Деловое письмо

БОЛЬШАЯ ЛЕНИНГРАДСКАЯ БИБЛИОТЕКА - РЕФЕРАТЫ - Деловое письмо

Деловое письмо

Содержание

1. Деловая переписка………………………………………………………………….3

2. Деловое письмо и его функции……………………………………………………5

3. Разновидности деловых писем…………………………………………………….7

4. Общая структура делового письма………………………………………………..9

5. Специфика делового стиля письма………………………………………………10

6. Оформление делового письма…………………………………………………....12

7. Приложение……………………………………………………………………….13

Список литературы…………………………………………………………..………14

1.Деловая переписка

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними

организациями. В большинстве организаций письма превалируют над остальными

документами.

Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей

информационно-справочных документов, используемых для решения главным

образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма

выделяют в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя

в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа,

факсимильной связи, электронной почты.

Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные,

сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма,

письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие

письма и ряд других.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

* документы оформляются на специальных бланках - бланках для писем - и

подписываются руководителем организации или его заместителем в рамках

предоставленной им компетенции;

* текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать

достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью

характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст

письма не должен допускать различного толкования;

* события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и

дополняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть

простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей -

вступления и заключения. Сложные в композиционном плане содержат:

вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса

или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил

какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части

(доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства

или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не

возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

2.Деловое письмо и его функции.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это -

информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и

другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо

обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается

воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности.

Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в

качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов

сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию,

поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки,

дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает

эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж

организации - автора документа.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом

языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью

последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск,

размножение) в сфере делопроизводства.

Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или

национальных языках в соответствии с действующим законодательством

Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в

сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке,

предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные

пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие

устройства персональных компьютеров.

В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной

основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой

информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения

компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Следует

подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является

бумага.

Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов

бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных

элементов - реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из

требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и

правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в

сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового

этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

3. Разновидности деловых писем

Письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения разного рода

договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает

как чрезвычайно гибкий, деловой документ, язык которого представляет

известные трудности при их унификации. Дело в том, что существует столько

разновидностей деловых писем, сколько возникает производственных ситуаций,

дающих повод для переписки. Поэтому классифицировать деловые письма - это

значит построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих

необходимость в переписке. Несмотря на многообразие таких ситуаций, их

диапазон, как уже отмечалось, не беспределен, что и позволяет разграничить

деловые письма по нескольким признакам.

Прежде всего, все письма можно разделить по функциональному признаку на

две группы:

1. письма, требующие письма-ответа;

2. письма, не требующие письма-ответа.

Письма, принадлежащие к первой группе, условно можно назвать

«письма-вопросы» и «письма-ответы», что, в свою очередь, позволяет

выделить:

* письмо-просьбу;

* письмо-обращение;

* письмо-предложение (письмо-представление);

* письмо-запрос;

* письмо-требование.

Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от

характера исходного письма. Письма-ответы должны всегда содержать индекс

того письма, которое явилось причиной для переписки.

Письма, не требующие ответа, следующие:

* письмо-напоминание;

* письмо-приглашение;

* письмо-подтверждение;

* письмо-отказ;

* сопроводительное письмо;

* письмо-извещение;

* гарантийное письмо;

* информационное письмо.

Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, среди

сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с

названием документа, который оно сопровождает.

По тематическому признаку письма можно разделить в соответствии с

классификатором функций данного предприятия на снабженческо-сбытовые,

административно-хозяйственные, производственные, по рекламе и т.д.

По тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой

корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет

экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности

предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам

материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой

корреспонденции.

Деловую переписку, касающуюся производственной деятельности предприятия,

следует отличать от переписки общественной - между профсоюзными и

общественными организациями.

4. Общая структура делового письма

Простое письмо - это малообъемный документ, в котором рассматривается

только один вопрос. Сложное письмо - многоаспектный документ, в котором

рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и

более страниц. Однако каким бы письмо ни было, в нем просматривается

простая структура - три части. В первой приводятся мотивы подготовки

письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и

другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во

второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей

может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ,

отклонение предложения и т.п.

В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда

только вторую.

Тексты сложных, многостраничных писем могут разбиваться на разделы,

пункты, а при необходимости - и на подпункты. Следует указать на важность

деления текста с помощью абзацев - отступов в строке при начале новой

смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает

его чтение и понимание. Для современной деловой переписки характерна

подготовка простых писем, в которых обычно рассматривается один вопрос.

Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А4.

5. Специфика делового стиля письма

Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при

прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов

(госкомитет, ОАО «Саратовгаз», ГипродорНИИ и т.п.) и аббревиатур (ГОСТ, ПК

и др.)

Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных,

отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с , в силу,

в целях и др.), сложных союзов (вследвствии того что; ввиду того что; в

силу того что и т.п.), а также словосочитаний-связок, служащих для

соединения частей сложного предложения (на случай, если…; на том

основании, что…; по той причине того, что…; тот факт, что…; и др.)

Язык делового письма характеризуется употреблением слов с «универсальным»

значением, таких, например, как «Слабо», «недостаточно», «мало». Вот

типичный случай их применения: «До настоящего времени подготовка к зимнему

сезону ведется слабо (недостаточно)». Употребление подобных слов позволяет

дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных

мероприятий по исправлению сложившегося положения.

В письме не следует употреблять слова и выражения, вышедшие из

употребления (архаизмы). Необходимо писать: не сего года, а этого года

(текущего года); не означенный, а названный и т.д. Использование новых

слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным.

Если в деловом письме автор документа - лицо юридическое, то действия

передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует…,

не возражает…, предлагает…; от третьего лица множественного числа: Совет

директоров, администрация предприятия убедительно просят…, от первого лица

множественного числа: просим…, сообщаем…, подтверждаем…

Если автор - лицо физическое, то действия передаются от первого лица

единственного числа: Прошу…, ставлю Вас в известность…, довожу до Вашего

сведения…; от первого лица множественного числа: поддерживаем…, одобряем…,

выражаем…; и т.д.

Еще одна специфическая особенность делового языка - ограниченная

сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать

в смысловые связи с другими словами:

инициатива - брать на себя, выступать с, проявлять, терять, уступать;

налог - взимать, облагать, платить, снижать;

руководство - брать на себя, возлагать, осуществлять, укреплять и т.д.

характерной особенностью стиля делового письма является широкое

употребление в текстах устойчивых языковых оборотов:

В порядке оказания технической помощи…

В связи со сложной экономической ситуацией… и т.д.

Извещаем Вас, что мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами

изделий…

Обращаемся к Вам с просьбой…

Одновременно с этим письмом высылаются…

Просим Вас не задерживать ответ…

Наличие их в деловом языке - следствие четкой регламентированности

служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической

ограниченности текстов документов.

Владение деловым стилем - это во многом и есть знание и умение употреблять

языковые формулы, модели речевых оборотов.

6. Оформление делового письма

Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с

угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным

расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном

органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата

А4 и А5. формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.

Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр

составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) -

печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство

выполненной работы.

Доработка:

Список литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная

система организационно-распорядительной документации. Требования к

оформлению документов. -М.: Изд-во стандартов, 2003

2. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству.2-е издание,

испр. И доп. - М.: «Март» Ростов-на-Дону: издательский центр «Март», 2006

- 320с.

3. Веселов П. В. Современное деловое письмо. - М.- 1990. - 150с.

4. Домащенко Г.А., В.А. Коробова, В.В. Костина Учебное пособие «Российский

заочный институт текстильной и легкой промышленности» - Москва,2007.

14