Информатика в задачах управления

БОЛЬШАЯ ЛЕНИНГРАДСКАЯ БИБЛИОТЕКА - РЕФЕРАТЫ - Информатика в задачах управления

Информатика в задачах управления

Реферат сдавался в Бокситогорской средней общеобразовательной школе №2 на экзамене по информатике в 2006 г. и был защищен на «отлично»

РЕФЕРАТ

по «основам  информатики и вычислительной техники»

 ИНФОРМАТИКА В ЗАДАЧАХ УПРАВЛЕНИЯ

                                                                                          Выполнил:

                                                                 Проверил:

Содержание

Введение................................................................................................................................................................................ 3

1. УПРАВЛЕНИЕ В ИНФОРМАТИКЕ......................................................................................................................................................4

  1.1 ПОНЯТИЕ УПРАВЛЕНИЯ..........................................................................................................................4

  1.2 УПРАВЛЕНИЕ КАК ИНФОРМАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС....................................................................4

       1.2.1 РАЗОМКНУТАЯ СХЕМА УПРАВЛЕНИЯ........................................................................................5

       1.2.2 ЗАМКНУТАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ.......................................................................................6

2. АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ..............................................................................................................6

2.1 ВИДЫ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ВИДЫ ИХ ОБЕСПЕЧЕНИЯ.........................................................................................................................................................7

2.1.1 ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ.............................................7

2.1.2 ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ.............................................................9

2.1.3 АВТОМАТИЗИРОВАНИЕ ОФИСА.................................................................................................10

2.1.4 ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ..............11

2.2 Использование ЭВМ при управлении предприятием как объективная    необходимость               13

2.3 Готовность предприятия к использованию автоматизированной системы управления          15

2.4 Преимущества разработки автоматизированной системы управления специализированной фирмой...................................................................................................................................................................................... 17

2.5 Комплексная и системная автоматизация.................................................................................... 19

2.6 Программные средства для создания автоматизированных систем..................... 22

Заключение........................................................................................................................................................................... 25

Список использованных источников:.......................................................................................................... 26

Введение

    Трудно представить современную жизнь без техники, в частности, без информационных технологий. На каждом шагу мы сталкиваемся с компьютерной индустрией: мобильные телефоны, компьютеры, справочные системы, различные гаджеты и т.д. Сами того не замечая, мы пользуемся последними достижениями техники. Так почему некоторые люди до сих пор с опаской относятся к внедрению информационных технологий в процесс управления? Проявление это консерватизма или боязнь новшеств, страх перед своей некомпетентностью в данных вопросах?

   Я выбрал данную тему для реферата не случайно. Она частично связана с моей будущей профессией, и мне было любопытно рассмотреть вопрос управления с точки зрения информатики. Нужно заметить, что термин «управление» имеет хотя и схожее, но неоднозначное значение в науке экономике и информатике. Это была первая проблема, с которой я столкнулся.

В своей работе я использовал научные статьи, статьи из журналов и опыт работы моих знакомых, которые работают в сфере автоматизирования предприятий.

    Реферат состоит из двух частей. В первой я рассмотрю управление как информационный процесс.

   Во второй части я рассмотрю частный случай влияния информатики на политику управления -  автоматизацию предприятия.

       Цель моей работы – изучить процесс управления при использовании информационных технологий и ответить на вопрос: помогает ли информатика в решении задач управления?

1.   Управление в информатике

1.1 Понятие управления.

Жизнедеятельность любого организма или нормальное функционирование технического устройства связаны с процессами управления. Процессы управления включают в себя получение, хранение, преобразование и передачу информации.

    В повседневной жизни мы встречаемся с процессами управления очень часто: пилот управляет самолетом, а помогает ему в этом автоматическое устройство – автопилот; директор и его заместители руководят производством, а учитель – обучением школьников; процессор обеспечивает синхронную работу всех узлов компьютера, а каждым его внешним устройством руководит специальный контроллер.

    Управление – это целенаправленное взаимодействие объектов, одни из которых являются управляющими, а другие – управляемыми. Модели, описывающие информационные процессы управления в сложных системах, называются информационными моделями процессов управления.

    В любом процессе управления всегда происходит взаимодействие этих двух объектов – управляющего и управляемого, которые соединены каналами прямой и обратной связи. По каналу прямой связи передаются управляющие сигналы, а по каналу обратной связи – информация о состоянии управляемого объекта.

    Процесс управления имеет определенные общие закономерности. Их изучением занимается специальная наука, которая называется кибернетикой.

1.2 Управление как информационный процесс.

    Управление является информационным процессом. Действительно, для принятия тех или иных решений и их реализации требуется постоянно проводить различные действия с информацией: получить и обработать данные о состоянии регулируемого объекта и окружающей его среды, передать контролируемому объекту управляющие команды для изменения его состояния в соответствии с целью управления. Часто при организации процесса управления требуется также хранить поступающую информацию, для того, чтобы использовать её в дальнейшем. Таким образом, в ходе управления применяются все наиболее важные виды работы с информацией, фигурирующие в определении информационного процесса.

Необходимо отметить, что первоначально все исследования в области информации относились к кибернетике. Однако с развитием науки область её проблем расширилась, изучались все новые аспекты работы с информацией. В результате возникла более общая наука – информатика, в которую в качестве составной вошла кибернетика. Системы, изучаемые в кибернетике, могут быть очень сложными, включающими в себя множество взаимодействующих объектов. Однако для понимания базовых понятий теории можно обойтись простейшей из таких схем, которая содержит всего два объекта – управляющий и исполнительный (управляемый). Примером может послужить система, состоящая из светофора и автомобиля.

1.2.1 Разомкнутая система управления

В простейшем случае управляющий объект посылает свои команды исполнительному объекту, без учета его состояния. В этом случае сообщения передаются  только в одном направлении.

Такой процесс не учитывает состояния управляемого объекта и обеспечивает управление по прямому каналу (от управляющего объекта к управляемому). Подобные системы управления называются разомкнутыми. Информационную модель разомкнутой системы управления можно наглядно представить с помощью следующей схемы:

Разомкнутыми системами являются всевозможные информационные табло на вокзалах и аэропортах, которые управляют перемещениями пассажиров. К рассматриваемому классу систем можно отнести и современные программируемые бытовые приборы.

Как правило, описанная схема управления не очень эффективна и нормально работает только до возникновения экстремальных условий. Так, при больших потоках транспорта возникают пробки, в аэропортах и на вокзалах приходится дополнительно открывать справочные бюро и т.п.

1.2.2 Замкнутая система управления. Обратная связь.

Более совершенные системы управления отслеживают результаты деятельности управляемой системы. В таких системах дополнительно появляется ещё один информационный поток – от объекта управления к системе управления; его принято называть обратной связью. Именно по каналу отдельной связи передаются сведения о состоянии объекта и степени достижения цели управления.

В том случае, когда управляющий объект получает информацию о реальном положении управляемого объекта по каналу обратной связи и производит необходимые перемещения по прямому каналу управления, система управления называется замкнутой. Информационная модель замкнутой системы управления наглядно представлена на схеме:

Главным принципом управления в замкнутой системе является выдача управляющих команд в зависимости от получаемых сигналов обратной связи. В такой системе управляющий объект стремится компенсировать любое отклонение управляемого объекта от состояния, предусмотренного целями управления.

Обратную связь, при которой управляющий сигнал стремится уменьшить отклонение от некоторой постоянной, принято называть отрицательной.

Примером замкнутой системы управления является обучение в классе. Управляющую систему представляет учитель, а ученики являются объектом управления. Прямой канал передачи информации – это передача знаний учителем, а обратная связь – ответы учеников, результаты контрольных работ, сочинений и т.д. Благодаря обратной связи в результате анализа проведенной контрольной работы учитель может провести дополнительный урок по данной теме.

Рассмотрев, в чем заключается понятие «управление» с точки зрения информатики, можно перейти к главной части моего реферата – автоматизация предприятия.

2. Автоматизация предприятия

Автоматизация сопровождает человеческое общество с момента его зарождения, она внутренне присуща его развитию. В методологии ее определяют как замещение процессов человеческой деятельности процессами технических устройств. С каждым новым открытием человек снимал с себя очередную "обязанность" и перекладывал ее на подручные средства, на животных, потом на машины. Появился компьютер, и человеку так захотелось и свою главную функцию переложить на машину, что даже споры разгорелись: может ли компьютер думать? Однако процесс познания нельзя переложить на машину, поскольку именно он направляет развитие. Если познавать будут машины, то и развиваться будут они, а не человек. Императив развития предполагает, что сначала человек должен познать процесс и только потом он сможет переложить его реализацию на машины. Невозможно автоматизировать ни один процесс, пока не получены знания о том, как, а главное, почему его осуществляет человек. Автоматизация идет следом за знанием, но никогда не предшествует ему. Кроме того, нужно понимать, что автоматизация - не самоцель. Она должна служить определенным целям. Российским фирмам она необходима, но, как и во всяком деле, ко всему нужно подходить с умом. Иначе автоматизация не принесет желаемых результатов или, может быть и так, даже усугубит положение.

Очевидно, что «ложная» автоматизация, не нужна. Вопрос надо ставить так: как изменить технологию управления фирмой, чтобы решить задачу выживания предприятия, или задачу улучшения финансовых показателей, или задачу построения стратегически устойчивого предприятия, или задачу контроля над предприятием со стороны собственников. Поставив вопрос таким образом, понимаешь, что без оперативной и достоверной информации решить его невозможно. А из каких источников поступает эта информация - из системы, или собирается вручную - это уже вопрос в каком-то смысле второстепенный. Поэтому немаловажно, с чьей позиции рассматриваются результаты автоматизации. Если задачей автоматизации является повышение управляемости, то, как правило, результат от автоматизации есть!

Для начала рассмотрим виды автоматизированных информационных технологий. Это необходимо, чтобы понять как, собственно, работает система автоматизации, каковы её составляющие, что главное в данном процессе.

2.1 Виды автоматизированных информационных технологий и виды их обеспечения

Существуют следующие виды информационных технологий:

·    Информационная технология обработки данных

·    Информационная технология управления

·    Автоматизирование офиса

·    Информационная технология поддержки принятия решений

Каждый из них имеет свой вид обеспечения. Рассмотрим их подробнее.

2.1.1 Информационная технология обработки данных

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне исполнительной деятельности (рис.1) персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повышает производительность труда персонала, освобождает его от рутинных операций, возможно, даже приводит к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

·  обработка данных об операциях, производимых фирмой;

·  создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;

·  получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Рис.1 Квалификация персонала по уровням управления

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой (рис. 2) данных, отличающих данную технологию от прочих:

·  выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме законом предписано иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;

·  решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

·  выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;

·  выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

·  использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

Рис. 2 Основные компоненты информационной технологии обработки данных

 2.1.2 Информационная технология управления

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Информационные системы управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подразделений или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов (рис. 3).

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения.

На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

·  оценка планируемого состояния объекта управления;

·  оценка отклонений от планируемого состояния;

·  выявление причин отклонений;

·  анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов:

·  Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

·  Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов:

·  В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

·  Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

·  Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Рис. 3 Основные компоненты информационной технологии управления

2.1.3 Автоматизирование офиса

Исторически автоматизирование офиса началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизирование офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизирование офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее (рис. 4). Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональное автоматизирование управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Информационная технология автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Рис. 4 Основные компоненты автоматизации офиса

2.1.4 Информационная технология поддержки принятия решений

Системы поддержки принятия решений и соответствующая им информационная технология появились усилиями в основном американских ученых в конце 70-х — начале 80-х гг., чему способствовали широкое распространение персональных компьютеров, стандартных пакетов прикладных программ, а также успехи в создании систем искусственного интеллекта.

Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса (рис. 5), в котором участвуют:

·  система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;

·  человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

Рис. 5 Информационная технология поддержки принятия решений как итерационный процесс

Особенности информационной технологии поддержки принятия решений состоят в следующем

·  ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;

·  сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;

·  направленность на непрофессионального пользователя компьютера;

·  высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.

В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером (рис.6).

Рис. 6 Основные компоненты информационной технологии поддержки

принятия решений

2.2 Использование ЭВМ при управлении предприятием как объективная необходимость

Для развития фирмы необходимо создать определенную структуру, чтобы упорядочить ее деятельность, иначе при стремительных темпах роста через некоторое время может наступить «хаос». Какую-то структуру, вероятно, можно было бы создать и с помощью служебных инструкций и обучения персонала, но тогда в период развития эти инструкции пришлось бы постоянно переписывать, а смена персонала свела бы на нет все усилия. Поэтому лучше, если структура будет заложена в автоматизированной системе, которая будет иметь возможность развиваться вместе с фирмой. Тогда новые сотрудники, приходя на фирму, поневоле будут адаптироваться к существующей системе. Из этого можно сделать вывод об основном свойстве автоматизации: способствовать систематизации труда персонала на предприятии.

Многие руководители предприятий, поставившие своим сотрудникам задачу внедрить средства автоматизации на фирме, скорее всего, приведут другие аргументы: наладить учет, облегчить работу персоналу, сократить время на подготовку отчетности и т. п. Однако легко показать, что все указанные задачи сводятся к одной - систематизировать труд на предприятии. При кажущейся простоте это самая сложная задача для любого предприятия, и тем более нового, которое взаимодействует с такими же "новичками". Нередко случается, что руководство, не сумев организовать труд на предприятии, надеется, что внедрение автоматизации обеспечит решение этой задачи. В большинстве случаев такие надежды не сбываются. Образно выражаясь, автоматизация — это система с положительной обратной связью: кто работал хорошо, будет работать лучше, кто работал плохо, будет работать если не хуже, то, во всяком случае, не лучше. Поэтому руководителю, у которого возникло желание внедрить автоматизацию, необходимо ответить на первый вопрос: "Почему у меня возникло такое желание?" Часто предпосылкой автоматизации служат жалобы сотрудников бухгалтерии на то, что они «завалены» работой, или складских работников, которые выписывают накладных больше, чем имеется товара на складе. Такие жалобы порождают естественное стремление решить данные проблемы с помощью компьютера и при этом не затрачивать большие средства. Пойдя таким путем, руководство через некоторое время узнает, что большинство проблем осталось. С помощью компьютера люди стали работать быстрее, но в принципе мало что изменилось, потому что проблема была не столько в деятельности отдельных сотрудников, сколько в обеспечении их взаимодействия.

Здесь необходимо вспомнить о базисных свойствах систем: система, организующая взаимодействие своих элементов, даже без использования технических средств, способна сама выявлять и отчуждать элемент, не отвечающий ее целевой функции. Если, к примеру, на хорошо работающем предприятии с приходом на склад нового сотрудника начали пропадать накладные или обнаруживаться недостачи товара, то руководителю недолго придется размышлять, в чем причина. Но если на предприятии на различных участках спорадически возникают проблемы, то руководству трудно кого-либо винить, так как в данном случае причина не столько в нерадивости отдельных сотрудников, сколько в отсутствии систематизации труда, и вина за это возлагается только на руководство. Понимание этого породило в цивилизованном мире целый класс менеджеров, т. е. организаторов трудового процесса. Мы же только сейчас внедряемся в пространство самоорганизующегося взаимообусловленного взаимодействия. Из-за отсутствия необходимых знаний и опыта сумятица в умах естественным образом порождает сумятицу в терминах, и в результате продавца называют менеджером, магазин - складом, а программу, решающую одну задачку, — системой.

Рано или поздно появляется осознание необходимости уделять специальное внимание организации труда на предприятии. Приходит понимание того, что менеджер не принимает участия в процессе производства (торговля - это тоже производство услуг по продаже товара), а организует этот процесс. И вот когда необходимое понимание реализовалось на предприятии в конкретные решения и появились менеджеры в истинном смысле этого слова, начинается осмысленная деятельность руководства, направленная на систематизацию труда. Возникает необходимость автоматизировать не отдельные рабочие места, а технологические цепочки, после чего встает вопрос об автоматизации деятельности всей фирмы. Наивно при этом думать, что по всему офису будут бегать шустрые роботы и делать всю работу, а сотрудники - с умилением за ними наблюдать. Здесь опять происходит путаница в терминах: нарисованная картинка с роботами соответствует автоматическому, а не автоматизированному офису. Автоматизированная система помогает человеку выполнять операции, а не выполняет их за него. Главное при создании систем такого рода — определить, на каких этапах технологического процесса должен принять решение человек-оператор. Для этого необходимо отчетливо представлять весь технологический процесс, затем следует организовать труд людей в соответствии с данным знанием и уже после всего можно думать об автоматизации. Персонал должен знать: откуда и в каком виде он получает начальные условия для совершения операции; алгоритм или способ совершения своей операции; какой результат и в каком виде он должен получить; кому и что передать при завершении данной операции. Казалось бы, чего проще... Однако все это просто понять, когда речь идет о конвейере и рабочему необходимо завернуть одну гайку, которая у него под рукой. В системах организационного управления все несколько сложнее.

2.3 Готовность предприятия к использованию автоматизированной системы управления

Когда результат одной операции однозначно определяет начальные условия следующей операции, то операция линейная, для человека же она представляется рутинной. Например, один сотрудник выписал накладную клиенту для получения товара, а другой должен на складе выдать товар по этой накладной. Затем сотрудник в бухгалтерии обязан учесть расход данного товара с данного склада данному клиенту. Эта операция тривиальна, когда она однозначна. Если же однозначность отсутствует (как это бывает в реальной жизни), то необходимо определить точки принятия решения и ответственность за принятое решение. Если не касаться перспектив использования в этих точках интеллектуальных систем, то в общем случае ответственность за принятое решение лежит на человеке.

Нестандартные ситуации влекут за собой потери времени или денег. Сокращая время на их разрешение, или предотвращая их, предприятие экономит деньги. Однако предприятию нечего будет экономить, если персонал не будет знать, как отрабатывать стандартные ситуации, а тем более нестандартные.

Если персонал это знает, то независимо от использования средств автоматизации на предприятии труд систематизирован. В таком случае даже использование автономных средств автоматизации даст ощутимый результат. Для подобных предприятий легко создавать автоматизированную систему управления (АСУ), беда только в том, что таких предприятий крайне мало. Большинство предприятий характеризуется той или иной энтропией (мерой внутренней неупорядочности информационной системы). Поэтому прежде чем начать автоматизацию, следует оценить степень систематизации труда на предприятии и, насколько это удастся, свести труд отдельных людей в систему.

Организацией труда на предприятии призваны заниматься менеджеры. Помимо общего знания о технологических процессах, они имеют конкретный опыт работы на данном предприятии, так как именно им приходится разрешать нестандартные ситуации. Идеальный вариант, когда на предприятии один менеджер и он же - директор (да к тому же и владелец). Тогда ему достаточно делового набора Microsoft под Windows и пакета элементарных программ для сотрудников. К сожалению, такой идеальный вариант может быть реализован только в очень маленькой фирме с толковым и энергичным владельцем. Однако в большинстве же случаев владельцу - индивидуальному или коллективному — приходится организовывать труд на предприятии с привлечением менеджеров по найму.

Лемма*(следовательно). Если на предприятии больше одного менеджера, то их больше двух, ведь двоим нужен третий, чтобы разделить сферы ответственности. Так на предприятии возникает структура системы управления. Даже в самом простом случае мы получаем трехуровневую иерархическую систему управления.

Предположим, что в какой-то момент на предприятии создана оптимальная система управления (речь идет о "живой", человеческой, а не об автоматизированной системе управления). Понятно, что предприятие не сможет сколь угодно долго жить с этой системой управления, так как внешние условия непрерывно изменяются, и эти изменения должны отражаться в системе. Поэтому необходимы средства поддержания системы и обеспечения ее развития без потери свойств системности.

К сожалению, средства поддержания системы управления, будучи включенными в саму систему, имеют тенденцию по мере роста числа элементов системы порождать побочные информационные потоки, которые со временем способны подавить основные. Этот процесс ведет к деградации организации. Попробую показать, какова его связь с проблемой автоматизации. Начнем с последнего этапа развития организации, когда система организационного управления практически подавила производственные структуры и начинается процесс деградации. Может показаться, что именно в этот момент необходимо ставить вопрос о внедрении системы автоматизации на предприятии. Так как объем информации стал чрезвычайно велик и без помощи компьютеров его не обработать, то необходимо приглашать команду "автоматизаторов", которые исследуют информационные потоки, направят их в компьютерные "русла", "обвяжут" сетями, и справки и сводки будут вылетать на столы руководителям, как газетные листы из печатного станка. Но опыт людей, занимающихся автоматизацией, показывает, что в такой ситуации никакая автоматизация не поможет. Кто будет ставить задачу "автоматизаторам"? Те же менеджеры и руководители отделов, которые захлебываются в потоке информации. Но когда начинается обследование их деятельности, то выясняется, что их работа заключается в проверке результатов предыдущей операции или их интерпретации для вышестоящего контролирующего звена. Подобные звенья в системе многократно дублируют исходную информацию и, следовательно, порождают обвальные информационные потоки. Но они никогда не сознаются в этом и будут уверять в абсолютной необходимости и сложности их труда.

Теперь предположим, что молодая фирма, только что набравшая сотрудников (да и то не всех), решила сразу оснаститься по высшему классу, а уж потом думать, что и как она будет делать. Такая ситуация встречается не так уж редко. И в этом случае затраты на автоматизацию не приводят к оптимальному результату. Формирование "живой" системы требует определенного времени и усилий конкретных людей с их личным опытом и знаниями. Сам процесс формирования системы носит отпечаток личностей, в нем участвующих, и поэтому противоречив. В общем случае для такой фирмы рано создавать систему автоматизации. С большой степенью вероятности через некоторое время данная система перестанет быть адекватной "живой" системе, которая неминуемо сформируется, если фирма будет эффективно работать. Итак, как всегда, истина лежит посредине. Фирма готова к автоматизации, когда деятельность отдельных элементов в ее "живой" системе начинает стабилизироваться: направление определено, состав менеджеров минимальный, но функционально полный, показатели деятельности фирмы стабильно растут. Теперь перед руководством фирмы  встает вопрос: «Создавать самим или заказать на стороне систему автоматизации фирмы?».

2.4 Преимущества разработки автоматизированной системы управления специализированной фирмой

В большинстве случаев целесообразно заказывать систему на стороне, а не создавать собственное подразделение разработчиков. Почему так происходит, рассмотрим ниже.

Нередко случается так, что руководство нанимает «околокомпьютерного мальчика», который приносит кучу дискет, на которых записано множество «неофициально» полученных пакетов программ (от редакторов текстов до пакетов трехмерной графики). После этого устанавливают на компьютеры весь этот ворох программ, который венчает легально приобретенная бухгалтерская программа, к примеру «Финансы без проблем». Теперь можно сказать, что офис компьютеризован. Бог в помощь такому руководителю и процветания его фирме!

Но бывает и иной подход. Руководитель дает объявление, что примет на работу людей, разрабатывающих АСУ, и такие люди находятся. Перед ними ставится задача создать автоматизированную систему для управления предприятием. Чаще всего, через некоторое время система становится недееспособной. Но предположим, что система работает. Так могло получиться, только если в процессе работы сложился дружный творческий коллектив. Но работа у данного заказчика закончилась. Что предстоит такому коллективу разработчиков, неужели его деятельность ограничится внесением эпизодических улучшений в созданное изделие? Скорее всего, разработчики, закончив проект, уволятся с предприятия заказчика и будут создавать аналогичные изделия для других. А с чем же останется заказчик? Так как работа производилась его персоналом, то никаких гарантийных обязательств по этой работе у него не осталось. Со всеми пожеланиями о доработках ему придется обращаться к самостоятельному коллективу, причем за отдельную плату. Следует вывод, что, пойдя по пути самостоятельной разработки, к тому же при очень малой вероятности хорошего результата, заказчик получает то, от чего хотел уйти.

Кратко обозначим основные преимущества внешнего разработчика, которые свойственны ему по определению.

Профессионализм. Внешний разработчик интегрирует не только опыт многих разработок, но и многих «живых» систем, которые ему пришлось автоматизировать.

Реализм. Разработчик должен отчетливо представлять степень реализуемости задания, тем самым предохраняя заказчика от неоправданных затрат финансов и/или времени на нереализуемые проекты. Это, на наш взгляд, самое важное преимущество.

Ответственность. Внешний разработчик несет перед заказчиком юридическую и финансовую ответственность за разработку в полном объеме (в отличие от собственного разработчика).

Экономическая целесообразность. Разработку системы может выполнить только подготовленный коллектив, имеющий концептуальные, инструментальные и технологические наработки. На оснащение, обкатку и наработку всего этого уходит немало времени и средств. Поэтому при относительно небольших планируемых сроках (до двух лет) на эту работу и разовом ее характере на данном предприятии разработка внешним исполнителем будет стоить дешевле, чем собственным. В некоторых случаях могут быть варианты, но это требует детального анализа.

К созданию своих коллективов разработчиков обычно тяготеют те фирмы, которые сами специализируются в этой или близких областях. Собирая или приглашая к себе коллектив разработчиков, фирмы чаще всего имеют в виду, что, выполнив работу для них, данный коллектив впоследствии создаст рыночный продукт, который окупит разработку и сохранит коллектив для последующих усовершенствований созданной программы. Конечно, резон в таком подходе есть, и существуют примеры успешной его реализации. Однако в общем случае стимулы у коллектива, который находится на постоянной зарплате в организации, гораздо менее сильные, чем у фирмы, привлеченной для выполнения конкретной работы за конкретное вознаграждение. Есть еще один психологический момент, связанный с разработкой, выполненной собственным коллективом. После того как работа выполнена и ее стали использовать на предприятии, база данных системы начинает очень быстро насыщаться информацией. Если концепция и средства разработки были выбраны неправильно, то это ведет к стремительному падению эффективности ее применения (пример: системы NTFS and Fat 32). Руководство в этом случае требует ее доработки, даже когда оно уже понимает, что неправильна сама концепция системы. Слишком тяжело принять решение о создании или приобретении новой разработки и тем самым признать свою прежнюю ошибку.

2.5 Комплексная и системная автоматизация

Основной проблемой, определяющей путь развития автоматизации предприятия, является выбор объекта автоматизации.

Проще всего, конечно, приобрести у разных фирм-разработчиков программы, автоматизирующие те или иные сферы деятельности: бухучет, работу в торговом зале или на складе. Но в этом случае может возникнуть ситуация, когда форматы данных, используемые в одной системе, не будут совместимы с другой, а значит, получить полную картину работы предприятия окажется довольно трудно. Отсюда вытекает, что приобретение программ разных производителей не позволит решить проблемы комплексной автоматизации.

По мере роста числа партнеров, товарооборота, количества складов или розничных магазинов и расстояния от них до центрального офиса требования, предъявляемые к системам автоматизации управленческой деятельности, становятся все более жесткими; они включают в себя единый формат базы данных, полноту функциональных возможностей, необходимость получения информации или данных, актуальных на данный момент времени. Следовательно, встает вопрос о системе комплексной автоматизации деятельности, которая должна обеспечить:

 •полноту и корректность данных;

 •гибкость и настраиваемость большинства параметров, отражающих специфику деятельности конкретного предприятия;

 •высокую надежность и быстродействие;

 •сохранность информации в базе данных и возможность ее быстрого восстановления;

 •возможность наращивания и модернизации системы. Соединение складской, бухгалтерской и финансовой систем в единый комплекс является, по мнению многих разработчиков, необходимым условием для реализации на предприятии управленческого учета в режиме реального времени.

При комплексной автоматизации предприятие оснащается набором автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых помогает решению той или иной задачи. АРМ имеет процедуры ручного или полуавтоматического (с дискет) ввода исходной информации, автономно производит ее обработку без привлечения информации из других АРМ. Результатом обработки является выходной документ, который сохраняется в базе данных АРМ или в приписанной ему области общей базы данных. Информационные связи между автономными АРМ разорваны, что дает почву для умышленных искажений, злоупотреблений, небрежности отдельных лиц или обычных ошибок и требует дополнительного контроля и дублирования информации. В системе же разрыв какой-либо информационной цепочки сигнализирует об аварии и локализует ее источник. При системной автоматизации предполагается, что объектом выступает не отдельная задача, а предприятие в целом или его часть, которая сама по себе образует систему.

Есть особенность в создании систем автоматизации организационного управления предприятием. Она заключается в необходимости автоматизировать управление предприятием, внедряя компьютерные средства в существующую систему управления в отличие от технологических автоматизированных систем, которые создаются одновременно с технологией производства. Эта особенность наиболее сильно проявляется при разработке именно СИСТЕМ. А поскольку системы автоматизации организационного управления предназначены для внедрения в существующую систему управления предприятием, то мы дополняем это название термином “интегрированная».

Системный подход требует, чтобы каждый объект или задача рассматривались не сами по себе, а с учетом взаимосвязей и взаимодействия с окружающими объектами и соответствующими задачами. При этом выбор окружения зависит от целевой функции автоматизируемого объекта.

Документы, имманентные (т.е. внутренне присущие) деятельности конторы, будем называть первичными. Внутренние справки, своды, реестры, регистры – это производные от первичных документов, сопровождающих перемещение материальных ценностей и движение денег. Есть еще документы отчетные, которые по сути – те же справки, но представляемые в контрольные органы и поэтому становящиеся документами. Назовем их (вместе со справками) вторичными. Разнообразные справочники, инструкции, положения и т. П. – нормативно-справочная информация. Теперь определим, что составляет базис данных предприятия. Понимая под базисом основные, элементарные, неизменяемые в дальнейшем данные, отражающие факты деятельности предприятия, придем к выводу, что его составляют данные из первичных документов. Вторичные документы и справки формируются на основе данных первичных документов, а нормативно-справочная информация не связана с фактами деятельности предприятия. Здесь необходимо подчеркнуть, что базис составляют именно данные из документов, а не сами первичные документы.

Начиная разработку системы автоматизации управления на предприятии, необходимо определить, что составляет информационное  содержание базы данных – основного системообразующего звена в системе. Естественно предположить, что основное содержание базы данных — это определенный нами базис. Базис данных задает схему базы данных автоматизированной системы и ее информационное наполнение.

Возникает вопрос: надо ли хранить в базе данных информацию из вторичных документов? В принципе в этом нет необходимости, так как мы можем в любой момент получить эту информацию, интерпретировав по заданному алгоритму набор данных из первичных документов, но на практике это бывает полезно для ускорения работы системы. Однако получить любой вторичный документ мы можем только в том случае, если нам будет одновременно доступен весь набор данных. Значит, в систему должны быть введены все данные.

База данных составляет информационное ядро системы, которое чаще всего размещается на одном компьютере – сервере локальной сети. Но это не обязательно. Первые системы создавались с распределенной базой данных, так как компьютеры были дороги, на предприятиях их было мало и выделять компьютер для сервера считалось роскошью. Распределенная система хранения данных к тому же повышала живучесть самой системы путем применения специальной схемы дублирования файлов данных на разных компьютерах. Сейчас это стало неактуально, так как те же цели достигаются более простыми средствами.

Определившись с базой данных, рассмотрим вопрос о количестве и размещении компьютеров. Естественно, что использование единой базы данных требует коммуникаций между всеми компьютерами и сервером. В настоящее время эти возможности предоставляет локальная сеть.

По мере развития предприятия может потребоваться включить в сеть больше компьютеров, чем может обслужить сервер на базе персонального компьютера. Такие проблемы уже начинают возникать перед некоторыми фирмами. Выход из этой ситуации очевиден – переход на новую компьютерную платформу. Но это сделать непросто, если переход потребует смены эксплуатировавшегося программного обеспечения и переобучения персонала. Сейчас активно обсуждаются вопросы мобильности программного обеспечения. Проблема эта не нова. В каком-то смысле нашей стране повезло, что до последнего времени компьютеры не были необходимым элементом в производственной жизни предприятий.

Теперь перейдем к размещению компьютеров. Очевидно, что каждый сотрудник, отвечающий за создание первичного документа, должен иметь средства для его создания. Отсюда вытекает требование функциональной полноты программно-технических средств системы. Каждый сотрудник, создающий документ, должен иметь доступ к компьютеру или терминалу.

Программное наполнение системы также должно охватывать все операции, в результате которых появляется документ. Это не означает, что система требует создания документов, которые по какой-либо причине на предприятии не используются. Просто информации, которая содержалась бы в этих документах, в базе данных не будет.

2.6 Программные средства для создания автоматизированных систем

В данном разделе обсудим вопрос о том, какие средства разработки целесообразно использовать для создания автоматизированной системы управления предприятием. Сразу надо отметить, что к этому вопросу нельзя подойти однозначно и прежде чем выбрать средство разработки, следует определить ее цель. Что надо создать: заказную уникальную систему или программный продукт для рынка? Будет ли это прикладная программ или инструментальная система? Какой предполагается срок жизни программы? Придется ли ее сопровождать (т.е. вносить изменения в нее по желанию заказчика) или только исправлять ошибки? Есть еще много вопросов, ответ на которые в какой-то мере влияет на выбор средств.

Если создается уникальная система по заказу, то важно понять, в течение какого времени она будет использоваться и с какой интенсивностью. Например, когда у нас, как грибы после дождя, стали появляться биржи, то им потребовалась система обработки биржевой информации как можно раньше. Пусть она работает медленно, но все же быстрее, чем человек. Пусть она делает ошибки, но все же меньше, чем человек. Значит, такую систему следует создавать быстро и с минимальными параметрами, т.е. «облегченную версию». Многие в то время прогнозировали - и не ошиблись, что большинству бирж отпущено полтора-два года. Приблизительно столько занимает разработка серьезной системы. Кто бы ею пользовался сегодня? Сейчас похожая ситуация наблюдается с банками, завтра та же участь ждет инвестиционные фонды, послезавтра настанет черед страховых обществ и т. п.

Тенденции такого развития видны многим. Поэтому появились фирмы, которые называют "фирмами быстрого реагирования". Они быстро постигают смысл насущных задач и создают программы на злобу дня. Безусловно, таким фирмам требуются программные средства, на которых можно просто и быстро создавать прикладные программы. Аналогичные задачи стоят перед программистами на предприятиях. Им надо как можно скорее разработать программу, отвечающую текущим потребностям. Собственно, для таких задач и создаются интегрированные пакеты типа MS Access, Clarion или Fox Pro.

Иные задачи стоят перед разработчиками рыночных продуктов или продуктов длительного применения (Например, «1С», «Консультант +»). Если фирма берет на себя обязательства перед покупателем, она не может позволить появиться на рынке ненадежному, или слишком медленному, или неудобному в использовании продукту. Поэтому для создания хороших рыночных продуктов выбираются средства, позволяющие делать их быстрыми, надежными и удобными. Здесь увеличенные затраты времени на разработку окупаются последующим беспроблемным сбытом. Общеизвестно, что максимальная индивидуальность, производительность и гибкость программ достигаются на языковых средствах разработки так называемого низкого уровня. Но пропорционально достигаемому результату возрастает количество труда, вкладываемого в разработку.

В качестве примера возьмем программу «1С» и «Консультант +».

В программе «1С» существуют различные конфигурации: «бухгалтер», «бухгалтер для бюджетных предприятий», «торговля + склад», «зарплата + кадры», «налоговая».

Это узкоспециализированная программа. Она помогает выполнять рутинную работу, а также проверяет все данные, итоговые суммы. В начале Вы составляете таблицы, затем вводите данные. После того, как все данные введены, «1С» начинает работать.

В программе существуют две главные команды: Отладчик и конфигуратор.

С помощью отладчика Вы можете менять установки (например, установки таблиц: количество ячеек, столбцов ...).

Конфигуратор предназначен для нескольких задач:

1.     Создание или изменение справочника (это используется такими организациями, как ОВД, военными, в общем, всеми, у кого нестандартная справочная система)

2.     Обновление

Работа с этой программой не вызывает затруднения, но для полного использования потенциала программы нужно пройти курс обучения.

Чем различается программа «1С» и «Консультант +»?

«Консультант +» - это сборник законов. В него входят все виды Кодексов. В любой момент Вы можете ввести в окошко поиска нужный Вам закон, и Вам тут же предложат все возможные дополнения к этому закону. «Консультант +» обновляется ежемесячно, ведь новые законы выходят чуть ли не каждый день.

Безусловно, компании потратили большие деньги на разработку этих программ, но они давно уже окупили себя, практически вытеснив своих конкурентов с рынка.

Не каждая фирма может позволить себе значительные инвестиции, если у нее нет уверенности, что полученный результат их окупит. Поэтому новые идеи чаще всего отрабатываются на интегрированных средствах и после их проверки переводятся на низкоуровневые.

Следует отметить, что для эффективной работы системы автоматизации деятельности предприятия должны базироваться на передовых технологиях. Можно с уверенностью сказать, что самым распространенным на сегодняшний день решением в этом случае является применение технологии клиент-сервер. Об этом свидетельствует и большое число представленных на рынке продуктов.

Выбор СУБД при построении системы автоматизации во многом определяет такие ее параметры, как производительность, масштабируемость, защищенность и надежность. Все СУБД, используемые в системах автоматизации, можно разделить на две группы: работающие по технологии файл-сервер и по технологии клиент-сервер.

Файл-серверная система имеет следующие недостатки:

 •большая нагрузка на сеть и повышенные требования к ее пропускной способности (при большом числе пользователей и значительных объемах обрабатываемой информации несоблюдение этих требований может привести к неработоспособности системы);   

•повышенные требования к ПК ввиду того, что обрабатываются данные на рабочем месте пользователя;

    •невозможность одновременной работы с данными;

    •невозможность соблюдения безопасности данных.

Клиент-серверная технология практически от всех перечисленных недостатков свободна, в первую очередь благодаря тому, что здесь вся обработка перенесена на сервер баз данных, а на рабочем месте пользователя только формируются запросы и отображаются результаты. Выбор конкретной СУБД определяется многими параметрами, среди которых можно назвать надежность и устойчивость, быстродействие, наличие средств разработки приложений, совместимость с другими платформами и ОС, поддержка компании-производителя.

Заключение

Очевидно, что ни в России, ни в мире еще не существует абсолютно совершенной технологии и полностью функциональной системы для автоматизации управления предприятием. Однако не нужно ждать чуда: с теми программами, которые уже имеются, можно и нужно работать, так как это все равно эффективнее ручного учета. Выбор системы - действительно сложная и неоднозначная задача. Здесь стоит учесть все: цену и функциональность, способ поставки и качество сервисного обслуживания. Но главное при выборе - солидность и надежность фирмы-разработчика. Вероятность разорения и ухода с рынка крупных компаний существенно меньше, чем мелких, перебивающихся от заказа к заказу фирм. Вывод из этого прост: ставьте на лидеров. Не нужно забывать и о правовых аспектах данных заказов: заключение контракта избавит вас от «недопонимания» фирмы-заказчика и исполнителя.

Совершая трудовую операцию, человек отвечает сам себе на вопрос: каков должен быть результат этой операции и как его получить? Сама трудовая деятельность, ее результаты являются ответом на все вопросы. От того, насколько верными знаниями о предмете его деятельности обладает человек и насколько он учитывает обстоятельства совершения трудовой операции, зависит его успех. Если знания с какой-то мерой объективности могут быть представлены в машинном виде, то алгоритмизировать учет обстоятельств совершения трудовой операции еще долгое время компьютеру будет не по силам. Поэтому напрасны надежды некоторой части пользователей на создание программы, которая избавит их от трех печальных необходимостей. Когда пользователь приобретает средства автоматизации, не зная, как и почему осуществляются в них те или иные операции, он постоянно будет пребывать в недоумении: почему компьютер выдал тот, а не иной результат и как он это сделал? Выход у работника только один: знать, думать и отвечать надо самому, а компьютер — это только помощник и не больше!

Я считаю, что автоматизирование предприятия позволяет упорядочить большое количество данных, выполняет рутинную работу за человека. Этот процесс необходим в современной жизни информационных технологий.

Список использованных источников:

1.      Аглицкий И.С. «Автоматизация учета в России: мифы и реальность», Бухгалтер и компьютер;

2.      Проскурин С.П.: «Десять вопросов на тему автоматизации», Бухгалтер и компьютер;

3.     Роговцев А. «Клиент-серверные технологии в системах автоматизации торговли», PSWeek;

4.      Скакун Ю. «Особенности автоматизации в России», Компьютерра;

5.      Шарова А.Л. «Как не стать жертвой информационных технологий», Бухгалтер и компьютер.

     6.     «Готовые экзаменационные ответы по основам информатики и вычислительной техники. 9 класс» – СПб.: Издательство «Тригон», 2004 г.