Применение компьютерных технологий в бухгалтерском учете

БОЛЬШАЯ ЛЕНИНГРАДСКАЯ БИБЛИОТЕКА - РЕФЕРАТЫ - Применение компьютерных технологий в бухгалтерском учете

Применение компьютерных технологий в бухгалтерском учете

Диплом сдавался в 2000 году и конечно счас, в связи с введением нового плана счетов, толку от него маловато, но все же может кому-то может пригодиться, как основу все же использовать можно. Раньше, к сожалению, постоянного выхода в сеть не было поэтому и прислал только сейчас. Писал сам, даже умудрился за него схватить пятак, хотя на мой взгляд все-таки охинея порядочная, да к тому же приложения надо подделать, хреноваты они, но если вы проходили практику на каком-нибудь предприятии с установленным комплексом 1С, то это для вас не будет проблемой, к тому же и новый план счетов подсуните в текст.

Желаю удачи !!!

P.S.: сдавался в Санкт-Петербургском Торгово-Экономическом Институте, Учетно- Экономический факультет.

Так же прилагаю основу рецензии.

Если уберете из файла вступлание и рецензию, то оглавление по страницам будет точным.

Рецензия

на дипломную работу "Использование компьюторных технологий в бухгалтерском учете " студента учетно-экономического факультета группы 253 Волкова К.В..

Работа написана на актуальную тему "Использование компьюторных технологий в бухгалтерском учете". В ООО "Комплект" бухгалтерский учет ведется автоматизировано с использованием программы “1С:Предприятие”..

Студент показал высокую степень осведомленности как в области ведения бухгалтерского учета, так и в области его автоматизации.

В дипломной работе студент изучил возможности программ автоматизации бухгалтерского учета, исследовал их построение и принципы работы. Студент рассмотрел и исследовал по каждому разделу бухгалтерского учета его автоматизированное ведение .

К материалам  работы замечаний нет.

В приложениях к дипломной работе приведены печатные формы отчетов и документов используемых в программе “1С:Предприятие”.

При написании работы студент использовал основные нормативные документы, регулирующие учет и вопросы.

В целом работа написана со знанием принципов бухгалтерского учета, а также принципов компьютерной обработки данных и заслуживает хорошей оценки.

Главный бухгалтер _____________________________ /Симошкин А.Г./

 
Министерство  торговли  Российской Федерации

Санкт-Петербургский торгово-экономический институт

Учетно-экономический факультет

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

Допускается к защите

“______”_____________________2000 г.

 __________________________________

Дипломная работа

На тему

Применение компьютерных технологий в бухгалтерском учете

Разработал:

                                                                                         К.В.Волков

Руководитель:

                                                                                    проф. А.А.Терехов

Санкт-Петербург

2000

Введение....................................................................................................................................................... 3

1.Возможности современных бухгалтерских программ........................................................................... 7

1.1.Комплекс “БЕСТ-ПРО”...................................................................................................................... 7

1.2.Система “Турбо Бухгалтер 6.5”.......................................................................................................... 9

1.3.Программа “ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ”............................................................ 10

1.4.Система “1С:Предприятие 7.7”....................................................................................................... 11

2. Преимущества ведения компьютерного бухгалтерского учета.......................................................... 13

2.1.Общие сведения о программе......................................................................................................... 13

2.2. Краткая характеристика предприятия........................................................................................... 14

2.3.Автоматизация по видам учета....................................................................................................... 16

2.4.План счетов....................................................................................................................................... 18

2.5.Роль документов в автоматизации бухгалтерского учета............................................................. 21

2.6.Автоматизированное осуществление операций и проводок....................................................... 26

2.7.Отчеты в 1С:Предприятии.............................................................................................................. 31

2.7.1.Регламентированные отчеты.................................................................................................... 31

2.7.2.Стандартные отчеты.................................................................................................................. 33

2.7.2.1.Оборотно-сальдовая ведомость......................................................................................... 33

2.7.2.2.Сводные проводки.............................................................................................................. 34

2.7.2.3.Шахматка.............................................................................................................................. 35

2.7.2.4.Оборотно-сальдовая ведомость по счету.......................................................................... 35

2.7.2.5.Обороты счета (Главная книга).......................................................................................... 36

2.7.2.6.Журнал-ордер и ведомость по счету.................................................................................. 37

2.7.2.7.Анализ счета......................................................................................................................... 38

2.7.2.8.Карточка счета..................................................................................................................... 39

2.7.2.9.Анализ счета по субконто................................................................................................... 40

2.7.2.10.Анализ счета по датам....................................................................................................... 41

2.7.2.11.Анализ субконто................................................................................................................ 41

2.7.2.12.Карточка субконто............................................................................................................. 43

2.7.2.13.Обороты между субконто.................................................................................................. 44

2.7.2.14.Отчет по проводкам.......................................................................................................... 45

3.Автоматизация различных разделов бухгалтерского учета................................................................ 47

3.1.Учет кадров....................................................................................................................................... 47

3.2.Расчет, начисление и выплата заработной платы........................................................................ 48

3.3.Учет операций по расчетному счету и кассе................................................................................. 50

3.4.Расчеты с подотчетными лицами................................................................................................... 53

3.5.Учет основных средств.................................................................................................................... 54

3.6.Учет нематериальных активов........................................................................................................ 59

3.7.Учет материалов............................................................................................................................... 63

3.8.Учет МБП.......................................................................................................................................... 65

3.9.Учет поступления товаров.............................................................................................................. 69

3.10.Учет готовой продукции................................................................................................................ 71

3.11.Учет реализации товаров и готовой продукции......................................................................... 72

Заключение................................................................................................................................................. 77

Список использованной литературы....................................................................................................... 81

Приложение 1............................................................................................................................................ 83

Приложение 2.......................................................................................................................................... 103

Введение

Сегодня от бухгалтера ожидают не только аккуратного ведения учета, правильного расчета заработной платы и налогов, точного отражения проводок по документам, своевременного представления отчетности в налоговую инспекцию и во внебюджетные фонды, но и квалифицированных советов в области управления предприятием при поиске путей сокращения издержек, для более рационального ис­пользования имеющихся средств, для увеличения оборота и прибыли. Однако давать их, будучи ежедневно загруженным нелегкой, рутинной работой (особенно когда речь идет о довольно большом предприятии), крайне сложно. Много времени и сил уходит на обработку немалого количества доку­ментов, контроль оформления той или иной хозяй­ственной операции или сделки, на выполнение уто­мительных арифметических расчетов, проверку данных на смежных участках учета, не говоря уже о поиске причин различных неточностей и несты­ковок. Кроме того, бухгалтеру нужно регулярно от­слеживать многочисленные изменения инструкций и законов, регламентирующих ведение бухгалтерско­го учета и налогообложение, и при необходимости оперативно вносить нужные коррективы. Особенно непросто это делать, если тот или иной законода­тельный акт вступает в силу "задним числом". Не­пременной составляющей работы бухгалтеров так­же является подготовка многочисленных справок и отчетов, как для внутреннего использования, так и для представления в различные инстанции. И, на­верное, даже самый далекий от бухгалтерии человек, наслышан о том, как тяжело бывает готовить квар­тальные и годовые балансы. Ясно, что справиться с названным выше объемом задач, причем в стро­го определенные налоговыми органами сроки (не до­пустив при этом ни единой ошибки), без исполь­зования компьютерных технологий, проблематично. Именно потому все большее число бухгалтеров ли­бо уже используют, либо стремятся приобрести спе­циализированные компьютерные системы.

За последние годы наблюдается тенденция всеобщей компьютеризации, касающаяся всех областей деятельности. Это легко объяснимо – компьютер гораздо быстрее выполняет расчеты, позволяет автоматизировать сложные операции. Компьютеризация коснулась и финансово-экономической сферы деятельности человека. Финансово-экономический анализ деятельности предприятия и ведение бухгалтерского учета значительно упрощаются при применении новых компьютерных технологий. С помощью компьютера можно представить информацию в удобном для конкретного пользователя виде, значительно ускорить и упростить операции ее ввода и обработки, повысить наглядность и простоту конечных отчетов.

Если еще 10 лет назад основным инструментом аналитика и бухгалтера был калькулятор, то теперь практически ни одно предприятие не может обойтись без компьютера.

С внедрением компьютеров появилось множество специальных компьютерных программ, отвечающих нуждам бухгалтеров и других финансовых работников, компьютер стал главным помощником менеджера и финансового директора.

Зачастую в бизнесе информация и деньги – синонимы. В крупных компаниях накоплено огромные объемы данных о заказчиках, рынках сбыта, финансах, конкурентах. Если раньше эти сведения хранились на бумаге, – то теперь они хранятся в электронной форме – в виде баз данных. Но ценность любой информации определяется не только ее количеством, но и возможностью ее правильного представления. Ведение бухгалтерского учета в таких компаниях осуществляет большое количество работников, зачастую выполняющих "лишние" операции, которые может выполнять компьютер. С другой стороны в маленьких фирмах, где штат работников небольшой на бухгалтерию ложится как задачи бухгалтерского учета, так и финансового анализа. Все это приводит к широкому распространению компьютерных технологий в области бухгалтерского учета.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование компьютеров, необходимо применять в работе на них комплекс программных и аппаратных средств. максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность коммерческих компаний в компьютерных программах, поддерживающих  работу управленческого звена компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы ( бухгалтерские книги и журналы ) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера невозможно.

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.

Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты.

Компьютерные системы позволяют ввести дополнительные меры для поддержания контроля за использованием конфиденциальной информации на необходимом уровне. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

Потенциальные возможности уменьшения появления ошибок и неточностей в бухгалтерских документах.

Возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

Рассматривать современную комплексную информационную систему как “электронные счеты” ­– большое заблуждение. Широкая функциональность и интегрированность прогаммного продукта, апробированные технологии и эффективные методики оказания услуг, таких как консалтинг, внедрение системы, обучение персонала предприятия-заказчика, техническая поддержка эксплуатации системы, позволяют утверждать, что подобная система – мощный инструмент создания рациональной управленческой схемы.

Рынок бухгалтерских программ в нашей стране достаточно развит. Лидирующее положение на рынке бухгалтерских программ занимает компания "1С" - ей принадлежит свыше 50% рынка (февраль 2000). В прошлом году начались продажи "1С:Предприятия 7.7" – новой версии 1С:Бухгалтерии, которая обладает массой дополнительных возможностей. Также на рынке представлены такие бухгалтерские программы, как "БЭСТ", "Турбо бухгалтер". Существует также большое количество других бухгалтерских программ, которые не имеют широкого распространения.

Эти программы позволяют вести оперативный учет, статистический учет и бухгалтерский учет (синтетический и аналитический) , формировать отчетность, автоматизировать розничную и оптовую торговлю, вести складской учет и учет персонала.

Целью данной дипломной работы является исследование и описание возможностей использования этих программ по автоматизации  бухгалтерского учета в условиях нынешней экономической реальности Российской Федерации. Работа написана на материалах ООО “Комплект”, где дипломник работает в течении последнего года на штатной должности бухгалтера. Данное предприятие использовало до недавнего времени для ведения автоматизированной бухгалтерии программу “1С:Предприятие” версии 6.0 весьма устаревшую по сравнению с современными требованиями автоматизации. В связи с этим, предприятие приняло решение в течении первого квартала 2000-го года перейти на более современную программу, позволяющую как можно более полно автоматизировать все разделы бухгалтерского учета. Автор дипломной работы принимал непосредственное участие в этом процессе.

Дипломная работа состоит из 3-х глав, в которых расскрываются важнейшие аспекты темы исследования. Дипломная работа изложена на страницах машинописного текста и содержит десять таблиц. Кроме того, она включает два приложения на , а также библиографический список из двадцати шести наименований.

 1.Возможности современных бухгалтерских программ

На сегодняшний день существует громадное количество программ по автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Все эти программы обладают весма разным уровнем технического решения и степенью полноты перевода бухгалтерского учета с традиционных форм учета на компьюторную. Для того, чтобы определить каким набором функций должна обладать современная программа по ведению компьюторного бухгалтерского учета, мы рассмотрим в этой главе возможности наиболее известных и популярных сегодня на рынке программ автоматизации учета. Такое исследование осуществлено нами по поручению руководства ООО "Комплект", поставившего себе целью модернизировать старую программу на основе новой версии   1С:Предприятие, либо на другой приемлемой программе.

1.1.Комплекс “БЕСТ-ПРО”

Комплекс "БЭСТ-ПРО" предназначен для авто­матизации управления предприятиями в области про­изводства, торговли и сферы услуг.  В принципе эту программу ООО "Комплект" тоже может использовать. В структурный состав комплекса входят подсистемы ведения договоров, учета денежных средств и расчетов с контрагентами, уп­равления закупками и запасами, оперативного про­изводственного планирования, управления выпус­ком продукции, сбытом, учета основных средств, автотранспорта, кадров, заработной платы, управлен­ческого анализа, бухгалтерского и налогового учета.

Основой для ведения бухгалтерского учета в си­стеме "БЭСТ-ПРО" являются первичные документы, зарегистрированные в подсистемах, отвечающих за учет и управление финансовыми и материальны­ми потоками и персоналом.

Информационным ядром контура бухгалтерско­го учета является подсистема "Главная книга". В ней накапливаются все бухгалтерские проводки и фор­мируется вся необходимая внутренняя и внешняя бухгалтерская отчетность.

Контировка первичных документов в системе "БЭСТ-ПРО" осуществляется в два этапа:

• собственно формирование проводок по документам;

• отправка в подсистему "Главная книга".

Проводки могут формироваться как по отдель­ному документу, так и в пакетном режиме. Поддер­живается отложенная контировка документа. Фор­мирование проводок может производиться либо в ручном режиме, либо с применением механизма типовых операций. Для расчета сумм по произволь­ным алгоритмам имеется встроенный язык про­граммирования.

Операции, которые непосредственно не связа­ны с первичными документами, например закры­тие какого-либо счета, вводятся в подсистеме "Глав­ная книга" при помощи документов специального вида - бухгалтерских справок.

Система "БЭСТ-ПРО" располагает гибкой на­стройкой плана счетов. План счетов бухгалтерско­го учета имеет иерархическую структуру, которая определяется произвольно задаваемым кодом сче­та. Программа поддерживает работу как с балансовыми, так и с забалансовыми счетами. В си­стеме имеются средства для контроля корреспонден­ции счетов в бухгалтерских проводках.

Аналитический учет в подсистеме "Главная кни­га" организован на специальных аналитических сче­тах, называемых аналитическими картотеками. Аналитическая картотека представляет собой набор карточек с настраиваемой структурой. Реквизит­ный состав аналитической карточки определяется пользователем и может включать в себя данные из различных системных или произвольно созданных справочников и картотек. Каждая карточка может иметь до 5 уровней вложенности.

Программа поддерживает мультивалютный учет бухгалтерских операций. "БЭСТ-ПРО" автомати­чески контролирует балансовую стоимость средств в иностранной валюте и проводит расчет курсовых разниц. Текущие суммы остатков по мультивалют­ным счетам отображаются в таблице остатков по каждому виду валют.

Нередко в связи с изменением действующего за­конодательства возникает необходимость внесения корректив в уже задействованный бухгалтерский счет: в его разбиении на субсчета, в переносе в дру­гой раздел плана счетов или же понижении поряд­ка (уровня) счета. Для этого в системе имеется ре­жим "Реорганизация счетов".

В системе существует режим “Главной книги”. Он предназначен для анализа бухгалтер­ских записей по выбранному синтетическому сче­ту. Данные по счету сгруппированы по учетным пе­риодам. Система вычисляет итоговые обороты за период и рассчитывает сальдо по счету.

Для анализа оборотов и сальдо по счетам за вы­бранный период удобнее всего воспользоваться оборотно-сальдовым балансом. Обороты мо­гут отображаться как в целом по счету, так и в разрезе проводок за период.

По каждой проводке можно получить подробную информацию вплоть до указания первичного до­кумента. Обороты и сальдо по счетам, на которых открыт аналитический учет, отображаются в раз­резе аналитических карточек.

В системе "БЭСТ-ПРО" формируются все необ­ходимые внутренние и внешние, как квартальные, так и годовые бухгалтерские отчеты. При необходи­мости можно настроить и свои собственные формы отчетов.

Следует отметить, что система "БЭСТ-ПРО" прекрасно адаптируется к любым изменениям в дей­ствующем законодательстве и в полном объеме учитывает российскую экономическую специфику. В ней можно настроить любые, сколь угодно сложные алгоритмы расчета налогов; она превосходно справляется и с учетом бартерных операций, и с взаимозачетами.

1.2.Система “Турбо Бухгалтер 6.5”

"Турбо Бухгалтер 6.5" - это интегрированная среда, объединяющая в рамках одного рабочего места самые разнообразные возможности учета. Поскольку в ООО "Комплект" используется  только один компьютер, данная система имеет некоторые "излишние" возможности. Однако для полноты  исследования темы дипломной работы она нами также рассмотрена.

Программа "Турбо Бухгалтер 6.5" позволяет автоматизировать банковские и кассовые операции, расчет зарплаты, учет основных средств и нематериальных активов (ОС и НА), учет то­варно-материальных ценностей (ТМЦ) и малоценных и быстро изнашивающихся предметов (МБП), вести син­тетический, а также многомерный и многоуровневый аналитический учет, многовалютный учет, количест­венный учет, расчеты с контрагентами, делопроизвод­ство.

"Турбо Бухгалтер 6.5" обеспечивает составление, хра­нение и печать первичных бухгалтерских документов, внутренних отчетов (оборотных, шахматных ведомостей, журналов-ордеров, Главной книги и т. п.) и отчетов для налоговых органов.

С помощью программы можно выделить участки уче­та в бухгалтерии, вести бухгалтерии нескольких пред­приятий на одном компьютере, а также сводный учет по группе предприятий.

Программа содержит набор готовых форм первичных и отчетных документов, соответствующих текущему За­конодательству.

Гибкость и открытость является основой технологии "Турбо Бухгалтера". Благодаря этому пользователь мо­жет самостоятельно вносить изменения в настройки при изменении законодательства, адаптировать ее к специфи­ке учета на предприятии.

Программа содержит мощные средства программи­рования и широчайшие возможности для настройки программы, а также создания индивидуальных приклад­ных систем и автоматизированных рабочих мест.

Кроме того, появились версии для бюджетных организаций и сило­вых структур.

Для возможности удобного приобретения и дальней­шей эксплуатации программы были реализованы пять ее модификаций, ориентированные на разные категории пользователей.

• "Лайт" - простая в освоении и удобная в обращении бухгал­терская программа для уровня малых и средних предприятий;

• "Базовая" - комплексная программа для малых и сред­них предприятий, ведущих учет в одной валюте;

• "Проф" - комплексная программа для малых и сред­них предприятий, ведущих многовалютный учет;

• "Соло" - мощная программа для автоматизации бух­галтерии средних и крупных предприятий.

• "Сетевая" - версия, позволяющая нескольким пользо­вателям работать с нескольких рабочих мест в единой базе данных. В качестве клиентских мест используются версии "Соло" или "Проф".

Разработан специальный механизм создания так назы­ваемых "новых бухгалтерий" (для нескольких предприя­тий или участков учета).

1.3.Программа “ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ”

 Программа ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ представляет собой комплексную систему ведения бухгалтерского учета для предприятий любой чис­ленности и любого профиля и функционирует под управлением операционных систем: Windows, Windows for Workgroups, Windows NT, Windows 95, а также в раз­личных локальных сетях.

В стандартную поставку программы ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ как составные части входят программы ИНОТЕК ЗАРПЛАТА и ИНОТЕК ДОКУМЕНТЫ. Опционально поставляется модуль планирования и контроля исполнения бюджета ИНОТЕК БЮДЖЕТ, а также модули: ИНОТЕК ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА, ИНОТЕК СКЛАД и ИНОТЕК АРХИВАТОР.

Программа ИНОТЕК БУХГАЛТЕР ПРОФЕССИОНАЛ поставляется с интерфейсом на русском или англий­ском языках.

Данная программа  обеспечивает:

•  ведение журнала хозяйственных операций в рублях и валюте;

• ведение максимально развернутого аналити­ческого учета на основе настраиваемого плана счетов, имеющего семиуровневую иерархиче­скую структуру субсчетов, в разрезе до 3-х аналитических характеристик (объектов учета) по каждому счету (субсчету) и до 8-ми анали­тических отметок — по каждой проводке;

•  ведение мультивалютного учета с автоматизи­рованным расчетом курсовых разниц и возможностью замены базовой валюты (рубли) на любую иную валюту;

•  разноску проводок непосредственно из тела заполняемого первичного документа и по­строение документов на основе выполненных проводок;

•  учет взаиморасчетов с дочерними предпри­ятиями, сторонними организациями и подот­четными лицами;

•  ведение кассовой книги;

•  учет договоров и контрактов;

•  учет основных средств и нематериальных ак­тивов с возможностью выбора различных мо­делей расчета амортизации;

•  ведение учета товарно-материальных ценно­стей и списание их по средним ценам либо на основе методов ЛИФО и ФИФО;

•  возможность работы с системами штрихового кодирования;

• расчет заработной платы в нескольких валю­тах; начисляемая зарплата может быть рассчитана на основе сумм "чистыми на руки" (так на­зываемый обратный расчет);

• возможность настройки рабочих мест пользо­вателей с учетом ограничения их прав доступа к различным подсистемам, включая: планы счетов, журналы, хозяйственные операции и т.д.;

• формирование и вывод на печать первичных бухгалтерских документов; в комплект постав­ки входит встроенный редактор для разработ­ки необходимых дополнительных первичных документов;

•  формирование и вывод на печать форм бух­галтерской квартальной отчетности;

•  планирование и контроль исполнения бюджета предприятия (сметы проекта);

•  фактический и прогнозный учет с возможно­стью моделирования налогообложения;

• экспорт и импорт данных для электронных таблиц, текстовых редакторов, систем клиент-банк, биллинговых систем и др.;

•  ведение бухучета нескольких предприятий на одном компьютере (в одной локальной сети);

• формирование консолидированной отчетно­сти.

1.4.Система “1С:Предприятие 7.7”

Система 1С:Предприятие 7.7 может быть использована для ведения любых разделов бухгалтерского учета на предприятиях различных типов. По нашему мнению, которое мы аргументируем ниже, особенности этой программы позволяют рекомендовать ее для ООО "Комплект". 

1C: Предприятие может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

Разнообразные и гибкие возможности системы 1С:Предприятие позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.

Система 1С:Предприятие может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета:

• учет операций по банку и кассе;

• учет основных средств и нематериальных активов;

• учет материалов и МБП;

• учет товаров, услуг и производства продукции;

• учет валютных операций;

• учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредитора­ми, подотчетными лицами;

• учет расчетов по заработной плате;

• учет расчетов с бюджетом;

• другие разделы учета.

Система 1С:Предприятие обладает гибкими возможностями орга­низации учета;

• синтетический учет по многоуровневому плану счетов;

• учет по нескольким планам счетов;

• валютный учет и учет покрытия валют;

• многомерный аналитический учет;

• многоуровневый аналитический учет по каждому измерению;

• количественный учет;

• учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

Ввод информации в 1C:Предприятии может быть организован с разной степенью автоматичности:

• режим ручного ввода операций;

• режим типовых операций;

• режим автоматического формирования операций по докумен­там.

Исходя из рассмотренных выше возможностей наиболее распространенных бухгалтерских программ, следует, что современное средство автоматизации бухгалтерского учета должно обладать следующими возможностями:

• Вести учет по банковским и кассовым операциям;

• Вести расчет зарплаты;

• Вести учет основных средств и нематериальных активов (ОС и НА);

• Вести учет то­варно-материальных ценностей (ТМЦ) и малоценных и быстро изнашивающихся предметов (МБП);

•  Вести син­тетический учет;

•  Вести многомерный и многоуровневый аналитический учет;

•  Вести многовалютный учет;

•  Вести количест­венный учет;

•  Вести учет товаров, услуг и производства продукции;

•  Вести расчеты с бюджетом.

Система “1С:Предприятие” версии 7.7 обладает всеми перечисленными возможностями и следовательно соответствует современным требованиям к программам автоматизации бухгалтерского учета. Исходя из этого, а также из того, что на ООО “Комплект” уже была установлена более ранняя версия этой программы, для установки и освоения была выбрана именно эта система. 2.Преимущества ведения компьюторного бухгалтерского учета

В данной главе преимущества ведения компьюторного бухгалтерского учета будут рассматриваться на примере программы “1С:Предприятие 7.7”. Это обусловленно тремя причинами:

1)Данная программа наиболее распространена среди пользователей бухгалтерских программ на сегодняшний день;

2)Эта программа соответствует современным требованиям к системам автоматизации бухгалтерского учета, определенным в главе 1;

3)В ООО “Комплект”, на данных которого пишется этот дипломный проэкт, используется именно эта система.

2.1.Общие сведения о программе

Программа “1С:Предприятие 7.7” использует стандартный интерфейс для приложений к операционной системе  Windows 95. Функционирование системы делится на два раз­деленных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и не­посредственную работу пользователя по ведению учета или выпол­нению расчетов.

Конфигурирование. На этапе конфигурирования системы 1С:Предприятне выполняется настройка различных режимов систе­мы в соответствии с особенностями конкретного предприятия. При этом определяются структуры и свойства справочников и докумен­тов, описываются формы и алгоритмы построения отчетов, разраба­тываются виды расчетов, настраивается ведение синтетического, аналитического, количественного и валютного учета.

При конфигурировании системы разработчик конфигурации или администратор системы может также создать наборы прав доступа к данным, соответствующие пользователям разного уровня.

Работа пользователя. В этом режиме собственно выполняется функциони­рование системы в предметной области: осуществляется ввод доку­ментов и операций, заполнение справочников, формирование раз­личных отчетов, выполнение различных регламентных расчетов и т.д.

Пользователю предоставляется возможность ввода и обработки информации описанной в конфигурации структуры с использовани­ем алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования.

Так как, конфигурирование системы процес весьма сложный и требует специальных навыков програмирования, бухгалтерами данный режим не используется, а основная работа бухгалтера происходит в режиме пользователя функцианирующего на основе уже готовой конфигурации.

В программе используются следующие базовые понятия:

Константы. Как правило, константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представ­лять собой и периодически изменяемые данные. В основном это наиболее общая информация об организации, в которой ведется учет: «Наименование предприятия», «Размер НДС», «ФИО главного бухгалтера» и т.д.

Справочники. Предназначены для хранения сведений о множест­ве однотипных объектов, которые используются при ведении анали­тического учета и для заполнения документов. Обычно справочниками являются списки основных средств, ма­териалов, организаций, валют, товаров, сотрудников и другие. 1С:Предприятие поддерживает работу с многоуровневыми спра­вочниками и подчиненными справочниками.

Перечисления. Перечисления используются в системе для опи­сания наборов постоянных (не изменяемых пользователем) значе­ний. Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), тип учредителя (юридическое лицо, физическое лицо), типы сотрудников предприятия (штатный, со­вместитель) и т.д.

Документы. Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными в 1C:Предприятии могут использоваться документы. Как правило, на­бор документов 1С:Предприятии совпадает с набором реальных фи­зических документов, используемых в организации, которые требу­ется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, приходная и расходная накладная, кассовые ордера и т.д. Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его вы­писке (вводе в систему). Кроме того, документ обычно имеет печат­ную форму, которая представляет собой его «бумажный» эквивалент.

Журналы. Для просмотра документов в 1С:Предприятии преду­смотрены журналы. Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или все документы сразу.

Отчеты и обработки. Отчеты применяются для получения раз­личной информации, содержащей итоги или детальную информа­цию, подобранную по определенным критериям. Отчеты использу­ются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и т.д.), так и для фор­мирования данных для налоговых инспекций и других инстанций (баланс, налоговая отчетность, отчеты во внебюджетные фонды).

Обработки используются для выполнения различных сервисных или регламентных действий, например, индексации цен в справочни­ках товаров.

2.2. Краткая характеристика предприятия

В качестве примера автоматизации учета рассмотрим автоматизацию учета в ООО "Комплект", где я работал в качестве бухгалтера в течении последнего года.

Для отражения задач автоматизации учета и целесообразности применения системы автоматизации далее приводится краткая характеристика ведения учета на данном предприятии.

Бухгалтерский учет в данной организации реализует стандартную методологию учета для хозрасчетных организаций в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации. Он осуществляется на основе типового плана счетов с использованием типовых рекомендаций по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства. При этом:

• учет использования прибыли текущего года ведется по дебету счета 81 «Использование прибыли»  с последующим списанием накопленных сумм в конце года в дебет счета 80 при реформации баланса;

• для правильного отражения в учете отдельных финансово-хозяйственных операций возможно использование дополнительных счетов, предусмотренных типовым Планом счетов;

• форма бухгалтерского учета ведется с использованием регистров бухгалтерского учета, разработанных самим предприятием на основе предложенных в Указаниях;

• моментом реализации, используемым на предприятии является оплата;

• учет трудовых затрат на производство продукции (выполнение работ, оказание услуг) ведется в разрезе технологических операций. Это означает, что для каждого вида выпускаемых изделий определяется набор операций (например сборка, покраска и т.д.) совокупная стоимость которых и определяет сумму трудовых затрат в себестоимости изделия;

• учет общехозяйственных (накладных) расходов  ведется обособленно от прямых расходов и может списываться ежемесячно полностью на затраты реализованной продукции;

• незавершенное производство учитывается по стоимости списанных в производство, но не использованных на выпуск готовой продукции затрат, с учетов доли косвенных затрат, приходящихся на незавершенное производство согласно выбранной базе распределения, и полностью остается на предприятии;

• критерий стоимостной оценки основных средств, малоценных и быстро изнашивающихся предметов – в соответствии с нормативными актами Минфина РФ и Госналогслужбы РФ;

• способ  начисления амортизации по ОС – в соответствии с установленными нормами по видам оборудования. Дополнительно списывается 50% стоимости приобретенных ОС в первый год их эксплуатации.

• начисление основной заработной платы производственным рабочим - сдельное, остальным сотрудникам - месячный оклад, возможно начислять сотруднику одновременно как оклад, так и сдельную оплату труда;

• учет готовой продукции ведется по фактической себестоимости изготовления (без использования счета 37);

• реализация готовой продукции осуществляется только через склад готовой продукции;

• учет себестоимости продукции (работ, услуг) и остатков незавершенного производства ведется в разрезе видов продукции (работ, услуг), подразделений, видов затрат и каждого вида материалов и технологических операций.

Далее приводится модель учета выпуска продукции:

Поступление материалов от поставщиков дебет 10 кредит 60 и без ведения аналитического учета по 10 счету происходит списание ТМЦ на 20 счет. Оплата осуществляется обычным образом с расчетного счета или через кассу. Налог на добавленную стоимость  отражается на счете 19.

Общехозяйственные расходы (счет 26) списываются в конце месяца на счет 20 (Д20 К26).

Стоимость готовой продукции формируется на счете 20 и в последствии списывается на счет 40, а потом передается в реализацию на счет 46: дебет 40 кредит 20, дебет 46 кредит 40.

Финансовый результат от реализации определяется дебет 46 кредит 80 или дебет 80 кредит 46.

Списание материалов происходит по методу ФИФО.

Списание продукции происходит по методу ЛИФО.

2.3.Автоматизация по видам учета

Для организации аналитического учета по бухгалтерским счетам в системе 1C: Предприятие используются виды субконто. Виды субконто вводятся в конфигурацию для того, чтобы предоставить воз­можность назначать бухгалтерским счетам свойства ведения аналитического учета с использованием определенных типов данных.

Набор доступных видов субконто определяется на этапе конфигурирования.

Состав видов субконто, используемых в программе, определяется, с одной стороны, требованиями нормативных доку­ментов, регламентирующих порядок ведения на счетах аналитиче­ского учета (Инструкции по применению плана счетов бухгалтерско­го учета), а с другой стороны, возможностью получения бухгалтер­ских итогов в разрезе объектов аналитики, как для составления от­четности, так и для внутренних целей предприятия.

Виды субконто в данной конфигурации имеют тип перечисление и справочник.

В программе 1С:Предприятие справочники служат для хранения условно-постоянной информации, поддержки внутрифирменных или общих классификаторов. Также справочники обычно используются для организации аналитического учета.

Система 1С:Предприятие позволяет организовать многоуровне­вые справочники до 10 уровней вложенности. Использование много­уровневых   справочников   позволяет   организовать   услов­но-постоянную информацию и классификаторы с нужной степенью детализации, а также организовать ведение многоуровневого анали­тического учета по счетам.

Виды субконто, имеющие тип перечисление, предназначены для ведения аналитического учета по фиксированному набору значений. Такой вид субконто установлен для тех счетов (субсчетов), для ко­торых аналитический учет ведется по заданному набору значений. Как правило, такой набор значений регламентирован нормативными документами. Например, аналитический учет на субсчете 06.1 «Паи и акции» ведется в разрезе инвестиций в дочерние общества, в зависимые общества и в другие организации. Поэтому субконто2 «Ха­рактер инвестиций» имеет тип перечисление «Характер инвестиций» с указанными видами инвестиций. Для некоторых счетов тип суб­конто «перечисление» используется для автоматизированного состав­ления отчетности. Например, на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» аналитический учет ведется по субкон­то «Платежи в фонды» типа перечисление «Платежи в фонды». Зна­чениями перечисления являются отдельные составляющие расчетов: «взносы: начислено/уплачено», «взносы: доначислено/уплачено са­мостоятельно» и т. д.

В данной конфигурации содержится набор видов субконто, обес­печивающий возможность ведения аналитического учета по бухгал­терским счетам в необходимых разрезах, регламентированных требо­ваниями к ведению аналитического учета по конкретным счетам плана счетов.

Виды субконто, имеющие тип справочник, предназначены для ве­дения аналитического учета с набором значений, задаваемых пользователем. Конкретный набор значений обычно определяется объекта­ми учета конкретного предприятия. Как правило, справочник имеет наименование, совпадающее с на­именованием соответствующего ему вида аналитического учета, например «Контрагенты», «Материалы», «Основные средства» и т. д.

Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информа­цию о средствах предприятия, накапливаемых на счетах бухгалтер­ского учета. В этом субконто похожи на субсчета — они позволяют получать более мелкую градацию итогов внутри одного счета по определенному признаку. Например, с помощью субконто можно вести учет денежных средств на каком-либо счете в разрезе организаций. При этом вывод информации при получении отчетов можно органи­зовать таким образом, что внутри одного счета информация будет выдаваться по субконто, т. е. по организациям. С другой стороны, вывод информации можно организовать и по другому — так, чтобы информация собиралась по каждой организации со всех счетов, на которых ведется аналитический учет по организациям. Это позволя­ет получить полную информацию по взаиморасчетам с организацией, даже если они учитываются на нескольких синтетических счетах. Таким образом, использование субконто позволяет отслеживать на­личие и движение средств не только по счету, но и по одному объек­ту аналитического учета.

Ведение аналитического учета по конкретному счету определяет­ся настройкой субконто, задаваемой в плане счетов. Для одного сче­та может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например, для счета 60 может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: «Контрагенты» и «Основание». Аналитический учет, который основывается на не­скольких видах субконто по одному счету, называется многомерным, то есть имеет несколько разрезов представления информации. Вы­шеописанный пример с аналитическим учетом по счету 60, как раз иллюстрирует многомерность аналитического учета. Итоги мож­но получать как по контрагентам в разрезе основание, так и по основанию в разрезе контрагентов.

С другой стороны, аналитический учет может быть многоуровне­вым, если одним из субконто счета является многоуровневый спра­вочник. Например, на предприятии при учете товаров требуется по­лучать информацию, как по отдельным товарам, так и по группам товаров. В этом случае справочник «Товары» будет иметь много­уровневую структуру. При такой организации справочника товаров можно в дальнейшем получать итоговую аналитическую информацию как по группе товаров, так и по каждому товару в отдельности.

По счету может также вестись и количественный учет. Сама воз­можность ведения количественного учета задается на этапе конфи­гурирования. По конкретному счету будет вестись количественный учет, если для него задан соответствующий признак в плане счетов. Для количественного счета накапливается итоговая информация в количественном (натуральном) выражении. Возможность ведения количественного учета обычно использует­ся в совокупности с аналитическим учетом. В этом случае можно получать более полную отчетную информацию по объектам анали­тического учета — такую, например, как наличие товаров на складе, количество основных средств, закрепленных за одним подразделени­ем и тому подобное.

Система 1С:Предприятие позволяет вести валютный учет по не­скольким валютам. Сама возможность ведения валютного учета за­дается в конфигурации системы. Все используемые валюты задаются в справочнике валют. Конкретный счет считается валютным, если ему задан соответст­вующий признак в плане счетов. Для всех валютных счетов итоговая информация накапливается на счете для каждой валюты отдельно, а также по счету в целом. По каждой валюте итоговая информация по счету накапливается как в валютном выражении, так и в ее эквива­ленте базовой валюты. Если в справочнике валют имеется курс, то при вводе проводок будет автоматически вычисляться сумма проводки по валютной сумме и текущему курсу. Также при ведении валютного учета, в системе 1С:Предприятие предусмотрен учет курсовых разниц.

Ведение синтетического учета в полном объеме описано ниже по ходу работы.

2.4.План счетов

Перед учетом любых хозяйственных операций прежде всего опре­деляется план счетов, на основе которого в дальнейшем будет вес­тись бухгалтерский учет. На предприятиях может использоваться стандартный план счетов, установленный нормативными документа­ми а также другие специальные планы счетов.

Система счетов зависит от учетной политики предприятия. Как правило, на предприятии используется один план счетов, но на неко­торых предприятиях, таких как совместные, может использоваться и несколько планов счетов. В системе 1С:Предприятие предусмотрена возможность ведения нескольких планов счетов.

Сам план счетов создается на этапе конфигурирования. При этом часть счетов может быть введена уже на этапе конфигурирования, такие счета обычно играют важную роль в работе различных элемен­тов конфигурации — документов, отчетов. Остальные счета вводятся уже при работе с информационной базой. Такой дифференцирован­ный ввод счетов служит защитой от возможных ошибочных дейст­вий пользователя при работе с программой, которые могут нарушить целостность учета.

Если при конфигурировании системы было назначено несколько планов счетов, то в верхней части таблицы будут присутствовать за­кладки с названиями планов счетов.

В списке счетов выводятся колонки, отражающие различные дан­ные счета:

Код. – полный код счета, включающий все коды вы­шестоящих счетов;

Наименование – наименование счета (субсчета): строка, отра­жающая назначение счета;

Вал. – признак ведения валютного учета. Использует­ся, если в конфигурации установлено ведение валютного учета. Если по счету или субсчету ведется валютный учет, то в графе «Вал.» ста­вится «+»;

Кол. – признак ведения количественного учета. Если по счету или субсчету ведется количественный учет, то в графе «Кол.» ставится «+»;

Заб. – признак забалансового счета. Если счет являет­ся забалансовым, то в графе «Заб.» ставится «+». Забалансовые счета не могут корреспон­дировать с балансовыми счетами. С другой стороны, по забалансовым счетам не контроли­руется соблюдение принципа двойной записи;

Акт. – признак активности счета. Данный признак может иметь значения: «А» — активный, «П» — пассивный, «АП» — активно-пассивный;

Субконто1, субконто5 – это виды субконто счета. Количество этих колонок субконто определяется настроенным в конфигурации максимальным количеством субконто счетов.

Значения колонок определяют ведение аналитического учета по данному счету по указанным видам субконто. Например, указание в колонке «Субконто» вида субконто «Материалы» будет определять ведение учета по данному счету в разрезе материалов.

Все эти настройки в плане счетов позволяют при ведении бухгалтерского учета автоматически выполнять валютный учет, количественный, а также выполнять проводки по хозяйственным операциям.

План счетов имеет многоуровневую структуру. На верхнем уровне находятся счета, на нижних — подчиненные им субсчета. Как правило план счетов имеет два уровня вложенности, соответствующих  схеме «счет-субсчет».

Как уже говорилось выше, план счетов содержит часть счетов и субсчетов, введенных на этапе конфигурирования системы. Такие счета практически недоступны для редактирования в сеансе работы пользователя. Эти счета играют важную роль в целостной работе всей системы бухгалтерского учета на предприятии. У таких счетов можно редактировать только дополнительные реквизиты, если тако­вые имеются в плане счетов.

При вводе нового счета программа задает вопрос, будут ли у счета субсчета? Если ответить утвердительно, то счет при записи стано­вится группой, т. е. счетом верхнего уровня, и в дальнейшем может иметь субсчета. Счет-группа не может быть использован в провод­ках: в них могут быть использованы только его субсчета.

Если же при вводе счета ответить, что счет не будет иметь субсчетов, то такой счет не будет являться группой. Счет, не являющийся , группой, используется в проводках. Если в дальнейшем для такого счета потребуется ввести субсчета, то это можно будет сделать.

При вводе первого же субсчета данного счета в плане счетов будет автоматически создана группа с тем же кодом, который имел данный счет, а к коду самого счета будет добавлен код субсчета (0). То есть, фактически, существовавший ранее счет станет субсчетом созданной группы, при этом группа будет иметь тот же код, что был у счета.

На созданном субсчете будут автоматически отражены все итоги, которые были на счете. Например, если в плане счетов был счет «20», не имеющий субсчетов, а затем ввели субсчет «20.1», то счет «20» будет переименован в субсчет «20.0», и будет создан счет «20» являющийся группой для субсчетов «20.1» и «20.0». Такой механизм позволяет сохранять существующие итоги по счету, не имевшем субсчетов, на созданном автоматически субсчете.

Ввод субсчета принципиально не отличается от ввода счета. Если вводится новый субсчет для счета, который не был введен ранее, то в план счетов автоматически добавляется и сам счет.

При изменении настроек учета по субсчетам не могут быть отме­нены введенные настройки учета счета, которые автоматически рас­пространяются на субсчета, а могут быть лишь включены дополни­тельные настройки. То есть, если по счету включено ведение валютного учета, то нельзя его отменить у субсчета, а если ведение валютного учета по счету не включено, то его можно включить по субсчету.

При редактировании настройки аналитического учета счета пред­лагается диалог для выбора вида субконто из видов субконто опре­деленных в конфигурации.

В диалоге выбора вида субконто существует возможность дополнительной настройки ведения аналитического учета.

Если у счета задан один или более видов субконто, то у субсчета могут быть лишь добавлены виды субконто справа от уже введенных по счету.

Для счетов, созданных в конфигурации, изменяться могут только дополнительные реквизиты счета, то есть код счета и настройки учета изменены быть не могут.

При изменении настроек счетов (аналитического, валютного, ко­личественного учета, признака забалансовое) системе может потребоваться выполнить полный пересчет итогов. После изменения настроек счета будет выдано соответствующее предложение.

На этапе конфигурирования для любого реквизита планов счетов можно задать хранение истории изменения его значения. Подобные реквизиты планов счетов называются периодическими.

Если реквизит счета является периодическим, то для него будет храниться не только самое последнее значение реквизита, но и все ранее существовавшие значения с датами их ввода. История измене­ния значения сохраняется отдельно для каждого счета, независимо от историй других счетов.

Если хранение истории значения установлено для двух или большего числа реквизитов планов счетов, на экран будет выдан список для выбора нужного реквизита.

Таким образом, из рассмотренного выше следует, что план счетов в системе “1С:Предприятие” играет основополагающую роль в автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Именно в нем, благодаря установке разного рода реквизитов счетов, обусловливаются правила и структура ведения аналитического, количественного, валютного и синтетического учета. План счетов в системе “1С:Предприятие” воспринимается не только в традиционном бухгалтерском смысле, но и как основа алгоритмов автоматизации. Благодаря данным заложенным в план счетов строятся правила автоматического построения проводок в отдельных разделах автоматизации бухгалтерского учета. В тоже время он выступает как конструктор при подгонке автоматизации бухгалтерского учета для специальных нужд предприятия, создавая новые счета и определяя возможности для их включения в процес автоматизированного бухгалтерского учета. Правда некоторое колличество счетов, введенных в процессе конфигурирования и не подвластных обработке в плане счетов, существенно снижают возможности плана счетов как средства приспособления под определенные нужды предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета силами самого бухгалтера. Для введения же изменений посредством “Конфигуратора” требуются специальные знания в области програмирования, что для бухгалтера не всегда возможно. Этот аспект существенно снижает как производительность системы так и возможности ее полноценного использования.

2.5.Роль документов в автоматизации бухгалтерского учета

В системе 1C: Предприятие информация о хозяйственных опера­циях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и сохраняться в журналах документов. При настройке конфигурации производится настройка документов и создаются не­обходимые журналы для их хранения.

Внешний вид журнала, его свойства, поведение управляющих элементов определяются при настройке конфигурации задачи и, в общем случае, может быть самым разнообразным.

Документ может автоматически формировать бухгалтерскую опе­рацию, отражающую соответствующую хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.

В процессе настройки конфигурации задачи можно создавать практически неограниченное число журналов документов и назна­чать для хранения в одном журнале документы нескольких видов, причем одни и те же документы могут отображаться в нескольких журналах. Кроме того, в системе 1С:Предприятие существуют общие журналы, в которых отображаются все введенные в систему доку­менты.

Так как вся работа с документами, в основном, ведется в журна­лах, эти два понятия будут рассматриваться вместе.

Количество журналов документов, с которыми может работать пользователь, определяется его набором прав и устанавливается в Конфигураторе.

Журналы документов предназначены лишь для удобного отображения списков документов — документ не связан «жестко» с каким-либо журналом. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, полностью определяется конфигурацией. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах.        

Кроме журналов, формируемых на стадии конфигурирования, в системе 1C: Предприятие существуют два предопределенных журнала — «Полный» и «Прочие».                                 

Полный журнал, как видно из его названия, отображает документы всех видов, и позволяет работать со всеми введенными в систему документами (разумеется, в пределах назначенных пользователю прав доступа).                                                 

Журнал «Прочие» используется для отображения тех документов, для которых в процессе описания конфигурации явно не указан конкретный журнал, в котором он должен отображаться.

Окно с журналом документов в общем случае представляет собой таблицу, имеющую четыре колонки, соответственно обозначающие: дата — дата документа, время — время документа, документ—  наименование вида документа, номер—  номер документа.

Эти четыре графы, как правило, присутствуют в любом журнале. Кроме них, при настройке конфигурации может быть определено неограниченное количество дополнительных граф. Дополнительные графы используются для вывода значений любых других реквизитов документов, которые отображаются в данном журнале. Каждая стро­ка журнала является ссылкой на документ.

В заголовке окна журнала выдается название журнала, заданное при конфигурации, и интервал видимости документов, который можно изменить при работе с журналом.

По значениям реквизитов, которые выводятся в основных и дополнительных графах журнала, можно осуществлять произвольный поиск.

Документы могут иметь три возможных состояния:

1)документ записан, но не проведен;

2)документ проведен ;

3)документ помечен на удаление.

Механизм отбора документов предоставляет пользователю воз­можность просматривать в журнале документы, отобранные по неко­торому значению их реквизитов или по видам документов: например, можно отобрать все документы по конкретному складу или конкрет­ной организации-контрагенту, или отобрать все приходные наклад­ные.

Механизм отбора настраивается в конфигурации. На этапе кон­фигурирования определяются виды отбора. Пользователь может вы­полнять отбор документов, используя только те виды отборов, кото­рые определены в конфигурации системы. Например, в системе может быть определено два вида отбора: «по складу» и «по контр­агенту». Конкретный склад или контрагент документа будет являть­ся значением отбора.

При устанновке отбора возможно задать колличество значений, ко­торые будут выбираться при заполнении списка существующих зна­чений до выдачи предупреждения. Это позволяет исключить ситуа­цию, когда заполнение списка существующих значений будет происходить очень долго. Эта функция полезна при обработке большого объема данных. Также возможно установить отбор по диапозонам дат и сумм в документах. Это полезно когда неизвестны их точные значения.

На протяжении всего сеанса работы в системе хранятся истории отборов. Если потребуется, можно вернуться к проводившемуся раньше отбору и выбрать его еще раз.

Отбор записей в журнале может быть включен принудительно. В этом случае при работе с журналом до­кументов пользователь всегда работает со списком документов, ото­бранных по некоторому значению, например, только с документами, которые он сам создавал. При этом документы, введенные другим пользователем, будут ему недоступны. Принудительный отбор уста­навливается на этапе конфигурирования и обычно не может быть отменен пользователем.

Как уже отмечалось выше, любая операция хозяйственной дея­тельности предприятия может быть зафиксирована путем ввода ин­формации в документ соответствующего вида и записи этого доку­мента в журнал.

Документ может иметь две ос­новные части: шапку и табличную часть.

К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для до­кумента, то есть имеют один экземпляр на документ. Например, для такого документа, как счет, это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки.Табличная часть документа представляет собой список однотип­ных данных, которых может встречаться более одного на документ. Это, например, список товаров с количеством и номенклатурой для того же счета. Такое построение позволяет бухгалтеру более быстро составлять документы. К тому же он не может держать в голове все данные нужные для оформления документа и при ведении ручного бухгалтерского учета бухгалтер не застрахован от ошибок. Такое же построение формы заполнения документа снижает вероятность появления ошибок. Если это обусловлено конфигурацией, форма ввода документа может проверять корректность и полноту введенных данных, что также снижает вероятность появления ошибок. В случае неправильного ввода могут появляться соответствующие сообщения. Практически любой документ имеет поля для ввода даты и номе­ра документа. Эти реквизиты обязательны для заполнения, и про­грамма не позволит закончить ввод документа, если они не заполне­ны. Данная функция позволяет автоматически вести учет документов и значительно снижает возможность их подложной выписки.

Уникальность номеров и правила их автоматического присвоения могут быть определены едиными для нескольких видов документов. Например, это может быть сквозная нумерация для приходных и расходных накладных.

Новый документ может быть введен путем копирования уже существующего документа. В результате на экран будет выдана форма документа, в которой все реквизиты, за исключением номера и даты документа, будут ско­пированы из реквизитов документа-образца, что также позволяет экономить время бухгалтера. Для этих же целей в 1С:Предприятии имеется возможность копировать информацию из документа одного вида в документ другого вида. В этом случае для ввода новых документов можно использовать механизм «на основании». Этот механизм позволяет, например, создать  накладную, перенеся в нее информацию из ранее выпи­санного счета. Эта процедура позволяет дополнительно уменьшить возможность ошибок при заполнении документа.

Наряду с режимом ввода «на основании», в системе 1С:Предприятие существует возможность создания подчиненных документов, которая позволяет организовывать цепочки взаимосвя­занных документов. Рассмотрим типичный пример реализации такой возможности. Клиенту был выписан счет на оплату товаров. При получении де­нег информация о платежном поручении была введена в систему со ссылкой на ранее выписанный счет. Позже, при выписке накладных на отпуск товаров по оплаченному счету, в накладные также была введена ссылка на счет. В этом случае между счетом и документами, которые «последовали» за счетом, устанавливаются отношения под­чинения. При работе с таким счетом можно вызвать на экран список всех подчиненных ему документов для просмотра и редактирование этих документов. Возможность установки между документами отношений подчинения задается на этапе конфигурирования.

Часто режим ввода «на основании» и возможность создания подчиненных документов используются совместно. В приведенном вы­ше примере заполнение накладных на отпуск товара удобно органи­зовать при помощи ввода «на основании», тогда накладные можно заполнять путем переноса информации из ранее выписанного счета.

Если для документа существует печатная форма, то она открывается в стандартном редакторе таблиц системы 1С:Предприятие. При необходимости, автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована без распечатки.

При записи документа в журнал существует возможность указать время документа.

Возможность указания времени записи документа является важ­ной особенностью системы 1С:Предприятие. По времени записи до­кументы сортируются в журнале в пределах одного дня, и в такой же последовательности документы будут обрабатываться при выполне­нии каких-либо расчетов или построении отчетов. Таким образом, время документа служит не столько для отражения астрономическо­го времени его ввода в систему, сколько для четкого упорядочивания документов внутри даты.                   

Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации доку­мента. Это действие дает возможность документу влиять на бухгалтерские итоги, а также в некоторых случаях позволяет формировать бухгалтерские проводки на основе данных введенных в документ.

Обычно после проведе­ния документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что на складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение, о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае документ не будет закрыт автоматически, а будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробо­вать провести документ. Эта функция документов позволяет вести дополнительный контроль за запасами на предприятии.

При отмене проведения документа отменяются все действия, ко­торые он выполнил в процессе проведения.

Для документов бухгалтерского учета проведение используется прежде всего для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции, информация о которой введена в документ.

Информация о движении средств отражается в бухгалтерском учете в виде бухгалтерских операций, содержащих бухгалтерские проводки. В процессе проведения происходит собственно запись проводок операции и отражение их в бухгалтерских итогах.

Если документ становится не проведенным, то из журнала прово­док удаляются проводки, сформированные этим документом. Также может быть удалена и операция, сформированная документом, если она сформирована только при проведении, что определяется в кон­фигурации. Кроме того, если документ при проведении изменял зна­чения периодических реквизитов справочников, то изменения, сде­ланные этим документом, также удаляются.

При работе в журнале документов и в форме документа сущест­вует возможность открыть операцию текущего документа, открыть журнал проводок для показа проводок текущего документа, а также выполнить переход в журнал операций и журнал проводок по текущему документу.

Из всего выше сказанного выходит, что документы в системе 1С:Предприятие играют основную роль для ввода информации о хозяйственной деятельности предприятия точно также как и в ручном бухгалтерском учете. Но в программе они выполняют также роль основания для формирования бухгалтерских проводок на основе этой информации. Кроме того они выступают как средство контроля за правильностью ввода информации, наличии запасов на предприятии и возможностью выписки подложных документов. Также они используются для создания печатных форм стандартных документов используемых на предприятии.

Важной особенностью документов является хранение и систематизация по отдельным группам информации о хозяйственной деятельности предприятия. Структура этого хранения определяется на этапе конфигурации. Но на предприятии зачастую требуется ведение весьма специализированных журналов документов и их форм. Создание же таковых средствами самого бухгалтера весьма затруднено, так как этот процес происходит на этапе конфигурации и требует специальных знаний програмирования. На этом же этапе задаются связи документов между собой и журналами документов. В связи с этим, изменение этих связей для специальных нужд прелприятия средствами самого бухгалтера также затруднено, что существенно снижает эффективность использования программы. 

2.6.Автоматизированное осуществление операций и проводок

Одной из основных деятельностей бухгалтерского учета является составление операций и проводок. Эта деятельность в системе 1С:Предприятие практически полностью автоматизирована. Данные о хозяйственных операциях предприятия в программе хранятся в виде операций. Каждая операция содер­жит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгал­терском учете хозяйственную операцию.

Каждая из проводок, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденции. Проводки, содержащие несколько корреспонденций, называются сложными. В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот.

Операция включает в себя не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую ее в целом, — это содержание опе­рации, ее общая сумма, дата, номер, а также другие реквизиты, опре­деляемые конфигурацией.

Операции могут автоматически формироваться документами, или вводиться вручную. Операции введенные вручную фактически яв­ляются документом специального вида «Операция», который не имеет собственно данных, как другие документы, а имеет только операцию.

Для просмотра операций в 1С:Предприятии предусмотрено два вида журналов - журнал операций и журнал проводок. Журнал операций позволяет просмотреть список операций. Притом каждая операция отображается в нем одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию. Журнал проводок позволяет просмотреть список проводок принадлежащих различным операциям в общей последовательности.

Информация в журнале проводок отображается более детально. В нем выводятся и данные самой операции и данные проводок (дебет, кредит, количество, сумма и т.д.). Оба журнала имеют возможности отбора операций (проводок) по различным критериям.

В обоих журналах существует практически одинаковый набор действий для манипулирования операциями, вызов режима ввода или редактирования операции, удаление операции и т.д. При этом все действия в журналах выполняются всегда на уровне целых опе­раций.

Остальные условия отбора операций могут быть самые различные и задаются при работе в сеансе конфигурирования. Так, например, возможно отобрать операции по о конкретной сумме операции или по конкретному объекту аналитиче­ского учета.

Журнал операций представляет собой таблицу, в колонках которой отражаются основные сведения об операции. Так как каждая операция принадлежит документу, то многие данные операции (например, дата, номер) являются также и данными документа. Кроме того, в журнале могут выводиться и другие данные о документе которому принадлежит операция.

Операции могут находится вследующих состояниях:

1)операция введенная вручную;

2)операция сформирована документом, причем, документ пока не проведен;

3)операция сформирована документом, и документ уже проведен.

С помощью отбора можно выделить из всех существующих опе­раций определенную группу операций, отобранных по некоторому значению. Например, вывести все операции с конкретной суммой или по конкретной организации. Видами отбора называются критерии, которые определяются на этапе конфигурирования. Пользователь, выполняя отбор, может использовать только те виды отборов, которые определены на этапе конфигурирования. Видом отбора может быть, например, «Сумма операции». Видом отбора может быть и какой-либо реквизит доку­мента или совокупность реквизитов, а также объектов аналитики.  Так, например, можно выбрать все операции, которые проводились с определенной организацией-поставщиком или клиентом. Заметим, что существуют предопределенные виды отбора по ви­дам документов. 1С:Предприятие позволяет отбирать проводки по счетам дебета или кредита, субсчетам, а также по наличию счета или cубсчета в проводке, вне зависимости от того, в дебете или в кредете проводки он используется. Данные возможности задаются при конфигурировании системы. Если выбрать текущее значение в окне «Счет», то в журнале будут отобраны проводки только с данным зна­чением субсчета. Если выбрать общее значение счета, то будут вы­браны проводки, содержащие все субсчета данного счета. Например, все проводки со субсчетами 69 счета.

Отбор может производиться по значениям из операций, находящихся в вы­бранном на данный момент интервале журнала операций, а не во всем журнале. Также возможно получить отбор с ограничением числовых значений или по сумме.

Каждая операция в 1C:Предприятии принадлежит документу (операции, введенные вручную, принадлежат документам специаль­ного вида «Операция»). Поэтому для идентификации операции можно использовать вид документа, которому она принадлежит, и ее номер.

При проведении проводок также ведется учет изменений по аналитике счетов. Во-первых, в проводке будут отражаться аналитика счетов дебета и кредита, во-вторых может использоваться многомерная аналитика, т.е. и по дебету и по кредиту будет указываться два и более значений субконто. Операции могут также вестись с учетом валюты, если в конфигурации определено ведение валютного учета.

Каждая  операция   (а,   следовательно,   и   проводка)   в 1С:Предприятии принадлежит документу (операции, введенные вручную, принадлежат документам специального вида «Операция»). Поэтому для идентификации операции можно использовать вид документа, которому она принадлежит, и ее номер.

Журнал операций и журнал проводок предназначены для про­смотра в виде списка существующих операций с разной степенью детализации. В обоих журналах существует практически одинаковый набор действий для ввода и редактирования операций. Эти деиствия выполняются всегда над операцией в целом, даже если они вызываются из журнала проводок (в этом случае действие относится к oперации, которой принадлежит текущая проводка).

Ввод операции можно осуществлять, как находясь в журнале операций, так и в журнале проводок, при этом предусмотрено несколько способов ввода. В простейшем случае операцию можно ввести «вручную», т.е. заполняя в диалоге все необходимые данные для новой операции. При этом, конечно, придется проделать много ручного труда – ввести правильно счета, объекты аналитического учета и т.д. Для облегчения занесения данных при вводе новой операции предусмотрены следующие способы:

• копирование операции;

• ввод типовой операции;

• ввод документа;

• ввод операции на основании документа.

Ручной ввод:

Ввод счетов дебета и кредита проводки может выполняться как непосредственным вводом кода счета, так и выбором из плана счетов. При этом в проводке может быть введен или выбран только счет, не являющийся группой, то есть тот, который не может иметь субсчетов.

Ввод сложной проводки считается завершенным, когда сумма главной корреспонденции равна сложенным вместе суммам подчиненных корреспонденций. Ввод сложной проводки можно прервать, при этом сложная проводка окажется незавершенной, о чем будет сигнализировать пиктограмма стоящая слева от номера проводки.

При непосредственном вводе кода введенный с клавиатуры код сверяется с планом счетов. Если такого кода нет, автоматически от­крывается план счетов для выбора счета. Если введенный код явля­ется группой, то также автоматически открывается план счетов и курсор устанавливается на первый субсчет введенного счета.

Значения аналитики дебета и кредита будут запрашиваться, если у выбранных счетов (соответственно в дебете и кредите проводки) определено ведение аналитического учета. Количество и типы значений аналитики определяются также настройкой аналитического учета выбранных счетов.

Если по одному из выбранных счетов определено ведение валютного учета, то при вводе проводки будет запрашиваться валюта, сумма в валюте. Валюта вводится выбором из справочника валют. При этом обычно в строке проводки выводится курс валюты на дату операции.

Если по одному из выбранных счетов определено ведение коли­чественного учета, то при вводе проводки будет запрашиваться ко­личество.

Сумма проводки может вводится вручную и рассчитываться ав­томатически.

При вводе однотипных проводок (корреспонденции) операции может быть использован режим копирования.

При вводе и редактировании проводки сумма проводки может тематически рассчитываться на основании цены объекта аналитического учета и количества или на основании курса валюты и суммы в валюте. Автоматический расчет суммы проводки определяется использованием в данной проводке количественного или валютного учета.

В зависимости от установленного значения параметра сумма опе­рации может вводиться вручную или рассчитываться одним из двух возможных способов. Во-первых, сумма операции может автоматиче­ски рассчитываться как сумма всех проводок операции. Во-вторых, сумма операции может браться равной сумме первой проводки. Кроме того, в обоих способах для определения суммы операции может использоваться валютная сумма проводки.

Для автоматизации ввода стандартных или часто используемых операций  предусмотрен режим типовых операций. Он характеризуется тем, что наиболее часто используемые на предприятии операции вводятся в список типовых операций и при их вызове из этого списка часть реквизитов операции и прово­док будет уже заполнена значениями, определенными в шаблоне ти­повой операции.  Ввод типовых операций является частичной автоматизацией ввода операций и предназначен для ввода простых операций, требующих ввода нескольких проводок с расчетом их сумм. В более сложных ситуациях предпочтительнее пользоваться вводом операций с использованием документов.

При вводе типовой операции существует возможность использо­вать данные любой существующей операции для ввода типовой. При использовании данного режима программа делает попытку внести данные в выбранную типовую операцию из существующей операции. В результате, проводки новой операции могут оказаться почти полностью сформированными.

Наиболее мощным средством ввода бухгалтерских операций яв­ляется автоматическое формирование их документами. При этом пользователь только заполняет данные документа, а все необходи­мые действия по формированию проводок документ выполняет ав­томатически при проведении.

Для изменения операции, сформированной документом, как правило, редактируется документ, который перепроводится и вновь формирует операцию с учетом сделанных изменений. Однако, операции, сформированные документами, также могут редактироваться и непосредственно в форме операции. Данная возможность может быть определена на этапе конфигурирования для отдельных видов документов.

При желании можно исключить операцию из подсчета итогов. Эта возможность позволяет иметь операции, никак не влияющие на итоги и не попадающие в отчеты. Например, это могут быть зара­нее вводимые операции, которые в данный момент не должны вли­ять на квартальную отчетность по этому периоду.

1C: Предприятие имеет специальный меха­низм «Корректные проводки», который предназначен для контроля правильности заполнения операций с точки зрения методологии ве­дения бухгалтерского учета.  Он позволяет определить список допустимых проводок на уровне синтетических счетов и в дальнейшем осуществлять проверку операций на соответствие проводок введенному списку.

Очевидно, что соответствие проводок принятым нормативам ме­тодологии учета существенно зависит и от текущего законодательст­ва, и от типа предприятия и, наконец, от индивидуального опыта бухгалтера. Механизм «Корректные проводки» предоставляет пользователю возможность самому определить список допустимых (корректных) проводок на уровне синтетических счетов, а в дальнейшем использует этот список для контроля вводимых операций. Разумеется, заполнение списка корректных проводок (своего рода установка «правил учета») может выполняться лицом, ответственным за методологию ведения учета на предприятии, а собственно ввод проводок может осуществляться другими сотрудниками, действия которых будут проверяться системой.

В конфигурации при определении прав пользователей отдельным  категориям пользователей может быть запрещено вводить операции без использования контроля проводок. В этом случае механизм «Корректных проводок» будет обеспечивать защиту от записи в сис­тему операций, не соответствующих принятой методологии учета.

Кроме собственно контрольных функций, корректные проводки могут использоваться при вводе вручную проводок операций. При выборе корреспондирующего счета проводки существует возмож­ность ограничить список выбираемых счетов теми счетами, которые могут быть использованы в корреспонденции с уже введенным счетом проводки. Допустимые корреспонденции счетов выбираются из  введенных корректных проводок.

2.7.Отчеты в 1С:Предприятии

Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при использовании системы, целиком определяется при конфигурирова­нии. При вызове отчета на экран выдается форма настройки парамет­ров отчета. В ней нужно ввести значения параметров, определяющих состав данных, включаемых в отчет. Во всех отчетах указывается период, за который будут выдаваться данные бухгалтерского учета. Для настройки параметров отчетов используются в основном та­кие типы значений как Счет, Вид субконто. Значение субконто, Ва­люта. Совокупность параметров для отчета заданного вида можно со­хранить для последующего использования.

Одной из наиболее удобных возможностей системы отчетов 1С:Предприятии является возможность детализации (расшифровки) отчетов. Стандартные отчеты в данной конфигурации 1C:Предприятии представляют собой фактически целостную систему, которая позво­ляет формировать одни отчеты на основании других, детализируя данные отчета. При самом нижнем уровне детализации выполняется переход к конкретной проводке операции.

Печатные формы отчетов показаны в Приложении 1: Печатные формы отчетов

Используемые на практике отчеты можно условно разделить на несколько типов.

2.7.1.Регламентированные отчеты.

Это отчеты, предназначенные, для передачи различным контролирующим инстанциями. Состав и со­держание этих отчетов определяются различными государственными органами. Разумеется их состав зависит от страны в которой используется программа. Данные отчеты разрабатываются обычно фирмой 1С для России, и ее региональными партнерами для других стран. Кроме того, отдельные регламентированные отчеты могут создаваться самими пользователями программы, например, это может касаться специфических отраслевых или местных отчетных форм. Печаные формы по ним приведены в прил.1.

В комплект поставки 1С:Предприятия входит набор регламенти­рованных отчетов. Это, прежде всего, налоговые и бухгалтерские от­четы, предназначенные для предоставления налоговым органам, а также отчеты, предназначенные для предоставления в различные фонды.

Данный набор регламентированных отчетов ежеквартально об­новляется фирмой «1C» и распространяется среди зарегистрирован­ных пользователей программы.

Именно эти отчеты служат эквивалентами стандартных форм бухгалтерской отчетности. Так что формы и порядок сотавления этих отчетов хорошо известны бухгалтерам. Только при ведении ручного бухгалтерского учета им приходится самим заполнять и расчитывать нужные для них данные. В системе 1С:Предприятие они расчитываются, заполняются и формируются их печатные формы самостоятельно на основании данных бухгалтерского учета. Бухгалтеру достаточно просто приказать программе сформировать их.

Постановлением Правительства РФ № 914 от 29.07.96 (в редак­ции постановления Правительства Российской Федерации от 02.02.98 №108) утвержден Порядок ведения журналов учета сче­тов-фактур при расчетах по НДС. Указанное постановление обязы­вает плательщиков НДС при совершении операций по реализации товаров (работ, услуг) составлять счета-фактуры и вести журналы учета счетов фактур, книгу продаж и книгу покупок по установлен­ным формам.

Для формирования книги продаж в программе «1C: Предприятие» служит отчет «Книга продаж». Он формируется на основании введенных ранее документов «Счет-фактура» и «За­пись книги продаж». При его вызове на экран выдается запрос параметров вывода отчета, в котором необходимо указать, за какой период формировать отчет.

Сформированный от­чет открывается в виде табличного документа, который может затем быть выведен на печать.

Порядок формирования книги продаж зависит от значения кон­станты «Метод определения выручки», которая задает критерий включения в книгу продаж выписанных счетов-фактур.

Если константа принимает значение «По отгрузке», в книгу про­даж будут включены документы «Счет-фактура» и «Запись книги продаж», даты которых попадают в период построения книги.

Если константа принимает значе­ние «По оплате», в книгу продаж включаются документы, у которых в указанный период попадает дата оплаты (а не дата самого доку­мента). Так как, в самом общем случае, дата оплаты может быть лю­бой, то в книгу продаж будут включены документы с произвольной датой самого документа, но с датой оплаты, лежащей в диапазоне, указанном при построении книги продаж.

Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Книга продаж).

Для формирования книги покупок в типовой конфигурации «1C:Предприятия» служит отчет «Книга покупок». Он формируется на основании введенных ранее документов «Запись книги покупок». При его вызове на экран выдается запрос параметров вывода данного отчета, в котором необходимо указать, за какой период формировать отчет.

Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, который может за­тем быть выведен на печать.

В книгу покупок будут включены документы «Запись книги по­купок», у которых заполнены обе даты — дата оприходования товара (работы, услуги) и дата оплаты счета, и более поздняя из этих двух дат лежит в диапазоне, указанном при построении книги покупок. Записи в книге покупок упорядочиваются по более поздней дате из двух: даты оприходования товара или даты оплаты.

Следует иметь в виду, что подсчет итоговых сумм по графам кни­ги покупок выполняется с учетом знаков сумм, введенных в реквизит «Всего покупок, включая НДС» и в реквизиты раздела «В том числе» документа «Запись книги покупок», и с учетом флажка «Включать в итоговые суммы». В самом общем случае, итоговые суммы в графах книги покупок могут быть не равны сумме значений по строкам книги покупок.

Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Книга покупок).

2.7.2.Стандартные отчеты.

Обычно они входят в состав типовой конфигурации. Стандартные отчеты предназначенные для использова­ния практически в любых организациях и для любых разделов бух­галтерского учета. В основном, они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К стандартным относятся такие отчеты как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка сче­та» и другие. Такие отчеты используются очень широко непосредст­венно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.

Ниже мы рассмотрим в отдельности стандартные отчеты имеющиеся в конфигурации установленной на ООО ”Комплект”.

2.7.2.1.Оборотно-сальдовая ведомость

Оборотно-сальдовая ведомость содержит для каждого счета ин­формацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и кредиту за установленный период. Этот отчет является одним из наиболее часто используемых отчетов в бухгалтерской практике. Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Оборотно-сальдовая ведомость).

При выборе пункта «Оборотно-сальдовая ведомость» на экран будет вы­дан запрос для настройки параметров оборотно-сальдовой ведомо­сти. В этом запросе надо указать:

• за  какой  период  необходимо  сформировать  оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты нача­ла периода и даты окончания периода;

• составлять ли ведомость в целом по счетам (флажок «Данные по субсчетам» снят) и дополнительно показывать остатки и обороты на субсчетах (флажок «Данные по субсчетам» уста­новлен);

• показывать ли для счетов с признаком валютного учета остат­ки и обороты только в рублях (флажок «Данные по валютам» снят) или дополнительно по каждой валюте в отдельности (флажок «Данные по валютам» установлен). В первом случае в строках ведомости будет отражаться суммарный рублевый эквивалент валютных сумм, во втором — дополнительно пока­зываться данные в валюте.

Ведомость приво­дится в виде списка, в котором для каждого счета и субсчета, имею­щего ненулевое сальдо или обороты за данный период, приводятся код счета и субсчета, остаток на начало периода, обороты за период по дебету и по кредиту счета и остаток на конец периода.

Для счетов, по которым ведется валютный учет, в оборотно-сальдовой ведомости могут выводиться (если в настройке пара­метров отчета установлен флажок «Данные по валютам») отдельные строки по каждой валюте. В этих строках в графе «Счет», помимо наименования счета, указывается краткое наименование валюты, а суммы в них выражаются как в валюте, так и в рублевом эквивален­те.

В нижней строке ведомости выводятся итоги по оборотам и ос­таткам по всем счетам.

При просмотре ведомо­сти вы можете получить более подробные сведения о показателях по интересующему вас счету.

На экран будет выдано меню, в котором вы должны будете выбрать, какой именно отчет по счету вас интересует:

• карточка счета;

• ведомость по субконто;

• анализ счета;

• отчет по проводкам;

• обороты счета (главная книга);

• журнал-ордер (ведомость) по счету.

После этого будет выдан соответствующий отчет.

2.7.2.2.Сводные проводки

Список сводных проводок — это отчет, содержащий обороты ме­жду счетами (суммы в дебет одного счета с кредита другого) за не­который период времени. Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Сводные проводки).

При выборе пункта «Сводные проводки» на экран будет выведен запрос параметров вывода свод­ных проводок. В этом запросе надо указать:

• за какой период необходимо сформировать отчет о сводных проводках. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода;

• выводить ли сводные проводки без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указа­нием данных по конкретной валюте);

• сортировать ли сводные проводки в порядке счетов дебета проводки (флажок «По кредиту» снят) или в порядке счетов кредита проводки (флажок «По кредиту» установлен);

• Выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по суб­счетам» установлен) или только по основным счетам (флажок «Данные по субсчетам» снят).

После этого программа сформирует спи­сок сводных проводок и выведет его для просмотра. Для каждой корреспон­денции счетов, для которой в указанном периоде были выполнены какие-либо проводки, в списке сводных проводок выводятся номера и наименования счетов и итоговые суммы корреспонденции между ними. Если список сводных проводок приводится с учетом валют, то для валютных счетов указываются также и сведения по каждой ва­люте.

При просмотре списка свод­ных проводок можно получить более подробные сведения по кон­кретному счету. При таком запросе на экран будет выведен отчет по журналу проводок, содержащий проводки с данной корреспонденцией счетов.

2.7.2.3.Шахматка

Шахматка — это отчет, содержащий табличное представление оборотов между счетами за некоторый выбранный период. Шахматка часто используется бухгалтерами, так как дает наглядное представ­ление о движении средств и обязательств организации. Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Шахматка).

Перед построением шахматки на экран будет выведен запрос параметров построения отчета. В этом запросе надо указать:

• за какой период необходимо сформировать шахматку. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания пе­риода;

• выводить ли шахматку без учета валют (при этом для валют­ных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте);

• выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по суб­счетам» установлен) или только по счетам в целом (флажок «Данные по субсчетам» снят).

Шахматка представляет собой таблицу, в которой строки соответствуют дебетуемым счетам, столбцы — креди­туемым счетам, а в ячейках (клетках) на пересечении выводятся суммы оборотов за выбранный период в дебет счета, указанного в левой части строки, с кредита счета, указанного в верхней части содержащего данную ячейку столбца. Слева и сверху в шахматке ото­бражаются номера счетов дебета и кредита, а справа и снизу — обо­роты по этим счетам.

В этом отчете существует также возможность запросить детализацию сведений по выделенной курсором кор­респонденции счетов. На экран будет выведен отчет по журналу проводок, содержащий проводки с данной корреспонденцией счетов.

2.7.2.4.Оборотно-сальдовая ведомость по счету

Для счетов, по которым ведется аналитический учет, можно по­лучить разбиение остатков и оборотов по конкретным объектам ана­литического учета (субконто). Соответствующий отчет называется «Оборотно-сальдовая ведомостью по счету». Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Оборотно-сальдовая ведомостью по счету).

При выборе пункта «Оборот­но-сальдовая ведомость по счету» на экран будет выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать:

• за  какой  период  необходимо  сформировать  оборот-но-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты нача­ла периода и даты окончания периода;

• по какому счету формировать ведомость;

• виды субконто, по которым ведется аналитический учет по счету;

• значение субконто (или группа субконто) указанного вида;

• вариант использования субконто:

Разворачивать   отчет в разрезе значений субконто данного вида;

Отбирать       отчет по указанному значению субконто;

Не учитывать    не разворачивать и не отбирать.

• включать ли в отчет суммарные остатки и обороты по группам субконто (флажок «Группы» установлен).

Параметры использования субконто могут заполняться в зависи­мости от того, по каким видам субконто ведется аналитический учет по данному счету. При этом порядок указания видов субконто в па­раметрах настройки отчета будет определять вложенность группиро­вок отчета. Так, например, если по счету 10 «Материалы» ведется аналитический учет по видам материалов и местам хранения, то можно в первом виде субконто (Вид субконто 1) выбрать материалы, а во втором (Вид субконто2) — места хранения. В этом случае в от­чете обороты и остатки по каждому материалу будут развернуты по отдельным складам. Если, наоборот, в первом виде субконто выбрать вид субконто «Места хранения», а во втором — вид субконто «Мате­риалы», то в отчете остатки и обороты по складам будут развернуты по отдельным материалам.

Ведо­мость представляет собой список по значениям субконто. Каждая строка ведомости содержит наименование объекта аналитического учета, остаток на начало периода, дебетовый и кредито­вый обороты и остаток на конец периода. В нижней части списка выведены итоговые данные: сальдо по счету в целом, развернутое сальдо (отдельно суммы по дебетовым и кредитовым остаткам) и суммарные обороты. Если операции с субконто проводились в иностранной валюте, отдельными строками выводятся суммы по каждой валюте и итого­вая сумма в рублях. Для счетов, по которым ведется количественный учет, выводятся данные по количественным остаткам и оборотам.

При просмотре ведомо­сти можно получить более подробные сведения о показателях по интересующему значению субконто. При использовании этой функции на экран бу­дет выведена карточка счета, содержащая все операции с использо­ванием данного объекта аналитического учета за отчетный период.

2.7.2.5.Обороты счета (Главная книга)

Отчет «Обороты счета» используется для вывода оборотов и ос­татков счета за каждый месяц. Он может быть очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности. Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Главная книга).

В запросе настройки оборо­тов счета надо указать:

• за какой период необходимо сформировать отчет. Период за­дается выбором даты начала периода и даты окончания перио­да;

• по какому счету формировать отчет. Если счет не указан, отчет формируется по всем счетам в целом без разделения остатков и оборотов по субсчетам;

• выводить ли обороты по счету без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указа­нием данных по конкретной валюте);

• выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по суб­счетам» установлен) или только по счетам в целом (флажок «Данные по субсчетам» снят).

Кроме того, в этом запросе можно установить, должны ли выво­диться остатки на начало и конец периода, суммарные обороты за период и обороты с другими счетами по дебету и кредиту данного счета.

Отчет представлен в виде таблицы, каждая строка которой содержит обороты по счетам за месяц. Коли­чество строк в отчете зависит от количества полных и неполных ка­лендарных месяцев, вошедших в период отчета. Количество колонок зависит от количества счетов, корреспондирующих с данным счетом в этом периоде.

При детализации на экран будет выведен отчет по журналу проводок, содержащий все провод­ки по счету за отчетный период (если курсор установлен на ячейку с начальным или конечным сальдо или с оборотами), или все провод­ки с указанной корреспонденцией счетов (если курсор установлен на ячейку с данными о корреспонденции счетов).

2.7.2.6.Журнал-ордер и ведомость по счету

Отчет «Журнал-ордер и ведомость по счету» по существу пред­ставляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обо­роты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям). Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Журнал-ордер и ведомость по счету).

В запросе настройки отчета надо указать:

• за какой период необходимо сформировать отчет. Период за­дается выбором даты начала периода и даты окончания перио­да;

• по какому счету формировать отчет;

• выводить ли обороты по счету без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указа­нием данных по конкретной валюте);

• выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по суб­счетам» установлен) или только по счетам в целом (флажок «Данные по субсчетам» снят);

• выводить ли остатки на начало и конец периода, суммарные обороты за период и обороты с другими счетами по дебету и кредиту данного счета;

• вариант детализации отчета:

Проводка        каждая строка отчета соответствует провод­ке;

Операция       каждая строка отчета соответствует опера­ции;

Дата            каждая строка отчета соответствует дате;

Неделя          каждая строка отчета соответствует неделе;

Декада          каждая строка отчета соответствует декаде, Месяц          каждая строка отчета соответствует месяцу;

Квартал         каждая строка отчета соответствует кварта­лу.

В зависимости от того, установлен режим вывода корреспонден­ции со счетами по дебету или по кредиту, отчет будет называться «Ведомость» или «Журнал-ордер». Если выбраны оба варианта, то отчет будет назваться «Журнал-ордер и Ведомость по счету».

Вид отчета зависит от выбранного варианта детализации. Строки отчета расположены в хронологическом поряд­ке.

Если выбран вариант детализации «Проводка», то в колонках от­чета будут также выводиться данные по операции. Количество коло­нок зависит от количества счетов, корреспондирующих с данным счетом в этом периоде.

При детализации, если отчет сформирован с детализацией по периоду, на экран выдается более детальный отчет. Если кур­сор был установлен на ячейку с начальным или конечным сальдо, или с оборотами, то выводится отчет по журналу проводок, содер­жащий все проводки по счету за указанную дату. Если курсор был установлен на ячейку с данными о корреспонденции счетов, то отчет содержит все проводки за эту дату с указанной корреспонденцией счетов.

Если в параметрах настройки отчета вы запросили детализацию по проводкам (операциям), то на экран выдается соответствующая операция для просмотра и редактирования. При детализации по проводкам курсор автоматически устанавливается на выбранную проводку в открывающемся окне просмотра и редактирования операции.

2.7.2.7.Анализ счета

Отчет «Анализ счета» содержит обороты счета с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и на конец периода. Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Анализ счета).

В запросе настройки отчета надо указать:

• за какой период необходимо сформировать отчет. Период за­дается выбором даты начала периода и даты окончания перио­да;

• по какому счету формировать отчет;

• выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по суб­счетам» установлен) или только по счетам в целом (флажок «Данные по субсчетам» снят);

• выводить ли обороты по счету без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указа­нием данных по каждой валюте).

Анализ счета представляет собой таб­лицу, в которой содержатся обороты счета с другими счетами за ука­занный период, а также сальдо на начало и на конец периода. Если анализ счета приводится с учетом валют, то отдельно выводятся данные по каждой валюте.

На экран будет выведен отчет по журналу проводок, содержащий проводки с данной корреспонденцией счетов. Если кур­сор при детализации был установлен на строки сальдо на начало или конец периода, то результатом детализации будет карточка счета за указанный в параметрах отчета период.

2.7.2.8.Карточка счета

В отчет «Карточка счета» включаются все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета — наименованию материала, органи­зации-поставщику и т. д. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки по­сле каждой проводки. Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Карточка счета).

В запросе настройки отчета надо указать:

• за какой период необходимо сформировать отчет. Период за­дается выбором даты начала периода и даты окончания перио­да;

• по какому счету формировать отчет;

• выводить ли проводки по счету по одной конкретной валюте

или по всем валютам.

Если для указанного счета ведется аналитический учет, вы може­те вывести карточку, отражающую проводки по данному счету толь­ко с конкретными объектами аналитического учета (субконто). Для отбора проводок в карточке по конкретным объектам аналитического учета следует выбрать значение субконто того вида, по которому нужно получить отбор, и установить флажок «Отбирать» напротив того вида субконто, по значению которого будут отбираться провод­ки. Если флажок «Отбирать» для нескольких видов субконто, кар­точка будет содержать только проводки, отвечающие всем условиям отбора по субконто.

Фактически, при использовании карточки счета с отбором по конкретным объектам аналитического учета отчет позволяет полу­чать карточки складского учета, карточки взаиморасчетов с контр­агентами и т. д.

Отчет содержит графы: «Дата», «Операции» (описание операций по данному счету), «Дебет» (кор­респондирующие счета и суммы операций по дебету выбранного сче­та), «Кредит» (корреспондирующие счета и суммы операций по кре­диту выбранного счета) и «Текущее сальдо» (Д — дебетовое, К — кредитовое). Для операций, выражаемых также и в количестве, в карточке счета приводится количество.

При детализации на экран выдается соответствующая опе­рация для просмотра и редактирования. При этом курсор автомати­чески устанавливается на выбранную проводку в открывающемся окне просмотра и редактирования операции.

2.7.2.9.Анализ счета по субконто

Отчет «Анализ счета по субконто» содержит итоговые суммы корреспонденции данного счета с другими счетами за указанный пе­риод, а также остатки по счету на начало и на конец периода в раз­резе объектов аналитического учета. Этот отчет может быть сформи­рован только для счетов, по которым ведется аналитический учет. Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Анализ счета по субконто).

В этом запросе надо указать:

• за какой период необходимо сформировать анализ счета по субконто. Период задается выбором даты начала периода и да­ты окончания периода;

• по какому счету формировать отчет;

• выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по суб­счетам» установлен) или только по счетам в целом (флажок «Данные по субсчетам» снят);

• выводить ли сводные проводки учета валют (при этом для ва­лютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам), или с учетом валют (т.е. с указа­нием данных по конкретной валюте);

• виды субконто, по которым ведется аналитический учет по счету;

• значение субконто (или группа субконто) указанного вида;

• вариант использования субконто:

Разворачивать   отчет в разрезе значений субконто данного вида;

Отбирать       отчет по одному значению субконто данного вида;

Не учитывать    не разворачивать и не отбирать;

• включать ли в отчет суммарные остатки и обороты по группам субконто (флажок «Группы» установлен).

Параметры использования субконто могут заполняться в зависи­мости от того, по каким видам субконто ведется аналитический учет по данному счету. При этом порядок указания видов субконто в па­раметрах окна настройки будет определять вложенность группиро­вок отчета. Так, например, если по счету 10 «Материалы» ведется аналитический учет по видам материалов и местам хранения, то можно в первом виде субконто (Вид субконто 1) выбрать материалы, а во втором (Вид субконто2) — места хранения. В этом случае в от­чете обороты и остатки по каждому материалу будут развернуты по отдельным складам. Если, наоборот, в первом виде субконто выбрать вид субконто «Места хранения», а во втором — вид субконто «Мате­риалы», то в отчете остатки и обороты по складам будут развернуты по отдельным материалам.

Для каждого субконто в отчете указываются: остаток на начало периода, итоговые суммы корреспонденции со всеми синтетическими счетами, обороты по де­бету и кредиту и остаток на конец периода.

Если по счету ведется количественный учет, то для каждого суб­конто выводится также и количественное выражение оборотов и ос­татков.

Если по счету ведется валютный учет, то выводятся и данные в валюте.

При детализации если курсор был установлен на строку с начальным или конеч­ным сальдо или с оборотами, то на экран будет выведена карточка счета, содержащая все операции по счету с данным субконто за от­четный период. Если же курсор был установлен на строку с корреспонденцией счетов, то на экран будет выведен отчет по журналу проводок, со­держащий все проводки за отчетный период по счету с указанной корреспонденцией счетов.

2.7.2.10.Анализ счета по датам

Часто необходимо получить обороты и остатки по счету на каж­дую дату определенного периода. Это может потребоваться, напри­мер, для анализа изменения во времени средств или обязательств организации, для проверки соответствия введенных в информацион­ную базу данных данным, указанным в банковских выписках, и т. д. Нужную информацию можно получить из отчета «Анализ счета по датам». Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Анализ счета по датам).

В запросе настрой­ки отчета надо указать:

• за какой период необходимо сформировать отчет. Период за­дается выбором даты начала периода и даты окончания перио­да;

• по какому счету формировать отчет;

• выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по суб­счетам» установлен) или только по счетам в целом (флажок «Данные по субсчетам» снят);

• выводить ли обороты по счету без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указа­нием данных по конкретной валюте).

Отчет представляет собой таблицу, где на каждую дату, в течение которой проводились опера­ции со счетом, содержатся обороты счета с другими счетами, сум­марные обороты, остатки на начало и на конец даты.

Если анализ счета по датам выводится по конкретной валюте, то в нем отображаются только сведения об операциях с данной валю­той.

При детализации на экран будет выведен отчет по журналу операций, содержащий все проводки за данную дату (если курсор установлен на строку с начальным или конечным сальдо или с оборотами), или все провод­ки за данную дату с указанной выбранной корреспонденцией счетов (если курсор установлен на строку с корреспонденцией счетов).

2.7.2.11.Анализ субконто

Для видов субконто, связанных с несколькими синтетическими счетами, с помощью оборотно-сальдовой ведомости по какому-то одному счету нельзя получить полной информации об оборотах и итогах по субконто. Например, учет по субконто вида «МБП» ведет­ся на счетах 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» и 13 «Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов». При этом в балансе стоимость МБП приводится по остаточной стоимости. Конечно, можно распечатать ведомости по счетам 12 и 13 и вручную свести содержащиеся в них данные, однако это не очень неудобно. В таких случаях проще воспользоваться отчетом «Анализ субконто». В нем для каждого субконто (объекта аналитического учета) выбранного вида приводятся обороты по всем счетам, в кото­рых используется это субконто, а также развернутое и свернутое сальдо. Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Анализ субконто).

В этом запросе надо указать:

• за какой период необходимо сформировать анализ счета по субконто. Период задается выбором даты начала периода и да­ты окончания периода;

• виды субконто;

• значение субконто (или группа субконто) указанного вида;

• вариант использования субконто:

Разворачивать   отчет в разрезе значений субконто;

Отбирать       отчет по одному значению;

Не учитывать    не разворачивать и не отбирать;

• включать ли в отчет суммарные остатки и обороты по группам субконто (флажок «Группы» установлен);

• выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по суб­счетам» установлен) или только по счетам в целом (флажок «Данные по субсчетам» снят).

Параметры использования субконто могут заполняться в зависи­мости от того, по каким видам субконто ведется аналитический учет. При этом порядок указания видов субконто в параметрах окна на­стройки будет определять вложенность группировок отчета.

В графах анализа субконто указы­вается наименование субконто, сальдо на начало периода, обороты по дебету и кредиту и остаток на конец периода. Для каждого суб­конто приводятся остатки (сальдо) и обороты по всем синтетиче­ским счетам, для которых это субконто используется.

По счетам, на которых ведется количественный учет, для каждого субконто выводятся и денежное и количественное выражение оборо­тов и остатков.

Для валютных итогов в отчет включаются строки по каждой ва­люте (в валюте и в рублевом эквиваленте).

При детализации если курсор был установлен на строку с наименованием субконто или с итогами, то на экран будет выведена карточка субконто, со­держащая все операции с конкретным объектом аналитического уче­та за отчетный период.

Если же курсор установлен на строку с наименованием счета, то на экран будет выведена карточка счета, содержащая все операции за выбранный период по счету для данного объекта аналитического учета.

2.7.2.12.Карточка субконто

Если необходимо получить максимально полную картину опера­ций по объекту аналитического учета (субконто) или группе субкон­то, можно вывести «Карточку субконто». Этот отчет содержит все операции с конкретным объектом аналитического учета (субконто) в Хронологической последовательности с указанием реквизитов прово­док, остатков по субконто после каждой операции, на начало и конец периода. Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Карточка субконто).

Обороты и остатки выводятся в денежном выражении, а при ве­дении количественного учета — также и в натуральном выражении. При ведении валютного учета по тем счетам, для которых выбран данный вид субконто, в отчет включается информация и о валюте.

В запросе настройки от­чета надо указать:

• за какой период необходимо сформировать отчет. Период за­дается выбором даты начала периода и даты окончания перио­да;

• вид субконто;

• значение субконто (или группа субконто) указанного вида;

• производить ли отбор субконто. Если этот флажок установлен, то проводки, включаемые в карточку, будут отбираться по ука­занному значению субконто;

• выводить ли обороты по счету без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без детализации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указа­нием данных по конкретной валюте).

Вы можете вывести карточку, отражающую проводки по конкрет­ному объекту аналитического учета (субконто). Для этого следует выбрать в списке нужный вид субконто и значение субконто этого вида, установить флажок «Отбирать» и (по завершении установки всех параметров настройки) нажать кнопку «Сформировать» или «ОК».

Если флажок «Отбирать» установлен по нескольким видам суб­конто, карточка будет содержать только проводки, отвечающие всем условиям отбора по субконто.

Карточка субконто содержит гра­фы:

• «Дата»;

• «Операции» (описание проводок по данному субконто);

• «Дебет» (счета и суммы проводок, в которых данное субконто было задействовано по дебету проводки);

• «Кредит» (счета и суммы проводок, в которых данное субкон­то было задействовано по кредиту проводки);

• «Текущее сальдо» (обозначения: Д — дебетовое сальдо, К — кредитовое сальдо).

При наличии исходных данных выводится также количественное и/или валютное выражение оборотов и остатков.

При детализации курсор автоматиче­ски устанавливается на выбранную проводку в открывающемся окне просмотра и редактирования операции.

2.7.2.13.Обороты между субконто

Чтобы проанализировать обороты между одним или всеми суб­конто одного вида, и одним или всеми субконто другого вида, можно воспользоваться отчетом «Обороты между субконто». Этот отчет позволяет узнать, например, сколько товаров разного вида купил каждый покупатель, или, наоборот, — для каждого товара узнать суммарные объемы его закупок каждым покупателем. Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Обороты между субконто).

В запросе надо указать:

• за какой период необходимо сформировать анализ счета по субконто. Период задается выбором даты начала периода и да­ты окончания периода;

• значение субконто (или группа субконто) указанного вида;

• вариант использования субконто:

Разворачивать   отчет в разрезе значений субконто;

Отбирать       отчет по одному значению;

Не учитывать    не разворачивать и не отбирать;

• включать ли в отчет суммарные обороты по группам субконто

(флажок «Группы» установлен);

• выводить ли обороты по субсчетам (флажок «Данные по суб­счетам» установлен) или только по основным счетам (флажок «Данные по субсчетам» снят);

• выводить ли отчет без учета валют (при этом для валютных счетов будут отражаться итоговые данные в рублях без дета­лизации по валютам) или с учетом валют (т.е. с указанием данных по конкретной валюте).

Для получения отчета нужно указать хотя бы один вид основного субконто и хотя бы один вид корреспондирующего субконто. Отчет будет анализировать проводки, в которых корреспондируют значе­ния указанных видов субконто. По каждой паре значений субконто будут анализироваться все встретившиеся корреспонденции счетов.

Отчет представляется в виде таблицы, в которой приводятся наименования основного и кор­респондирующего субконто, а также корреспонденции счетов проводок, в которых встречались пары значений субконто указанных ви­дов. По каждой корреспонденции счетов выводятся обороты в де­нежном и в натуральном выражении.

При детализации на экран будет выведен отчет по журналу операций, содержащий все провод­ки за отчетный период с указанной парой субконто.

Также в программе предусмотрено создание специализированных отчетов непосредственно для данной организации и решающих более узкие задачи. Но формы этих отчетов создаются на этапе конфигурации и создание самостоятельно таких отчетов для бухгалтера весьма затруднительно без наличия у него навыков программирования.

2.7.2.14.Отчет по проводкам

Отчет по проводкам представляет собой выборку из журнала проводок по некоторым заданным критериям. В запросе настройки отчета надо указать, за какой период необходимо сформировать от­чет. Период задается выбором даты начала периода и даты оконча­ния периода. Печатная форма отчета имеется в прил.1 (Сводные проводки).

Включение проводок в отчет может быть ограничено фильтром. Фильтр задается в виде строки. В общем случае фильтр может со­держать одну или несколько корреспонденции счетов и (или) сим­вольных строк, разделяемых точкой с запятой «;».

Корреспонденции имеют вид:

п          проводки со счетом n;

п,т        проводки в дебет счета n с кредита счета т.

Здесь в качестве п и т может указываться звездочка («*»), она обозначает любой счет. Например, фильтр «*,51» означает, что в от­чет будут включены все проводки с кредита счета 51 «Расчетный счет».

В отчет включаются все записи из журнала операций, удовлетво­ряющие следующим условиям:

• если в фильтре указаны корреспонденции счетов, то проводка должна соответствовать одной из этих корреспонденции;

• если в фильтре указаны строки символов, то в проводке долж­на содержаться хотя бы одна из этих строк — либо в графе «Содержание», либо в наименовании субконто дебета провод­ки, либо в наименовании субконто кредита проводки.

В форме настройки параметров отчета предусмотрена возмож­ность сохранения часто используемых фильтров и их последующего использования.

Проводки в отчет могут быть отобраны по одной конкретной ва­люте. Для этого следует установить флажок «По валюте» и выбрать нужную валюту.

Проводки могут быть отобраны по конкретному номеру журнала, проставленного в проводках. Для этого следует ввести или выбрать номер журнала.

Для каждой включенной в от­чет проводки приводятся дата, описание проводки, счета дебета и кредита проводки, сумма проводки и наименования субконто дебета и кредита проводки, если по счетам дебета или кредита проводки ведется аналитический учет. Для проводок, выраженных в валюте, в отчете указывается наименование валюты, сумма в валюте и курс валюты, по которому была сделана проводка. Порядок записей в от­чете соответствует хронологическому порядку проводок в журнале проводок.

При детализации курсор автоматически устанавливается на выбранную проводку в откры­вающемся окне просмотра и редактирования операции.

3.Автоматизация различных разделов бухгалтерского учета

Вопросы автоматизации разделов бухгалтерского учета рассмотрены на примере конфигурации программы «1С:Предприятие 7.7», используемой на ООО «Комплект». Все примеры печатных форм документов  выполненные с помощью программы,  присутствуют в Приложении 2: печатные формы документов в «1С:Предприятие 7.7». Данная конфигурация позволяет автома­тизировать ведение учета по различным разделам. Ведение учета в ней основано на использовании документов, с помощью которых вводится вся информация по разделам. Сама же информация хранится в разного рода справочниках, где она может быть отсортирована и обработана по нужным признакам.

3.1.Учет кадров

В «1С:Предприятие 7.7» для учета данных о сотрудниках предназна­чен справочник «Сотрудники».

Поскольку многие реквизиты справочника «Сотрудники» явля­ются периодическими, работа со справочником требует определен­ной аккуратности. В этой связи в программу включен набор документов, предназначенных, в частности, для обслуживания справочника «Сотрудники». К ним относятся:

• приказ о приеме на работу;

• приказ о кадровых изменениях;

• приказ об изменении окладов;

• приказ об увольнении.

Для ввода в справочник «Сотрудники» нового сотрудника в конфигурации предназначен документ «Приказ о приеме на работу». Печатная форма имеется в прил.2 (Приказ о приеме на работу).

Документ имеет закладки «Общие», «Начисление з/пл», Допол­нительные доходы» и «Паспортные данные».

На закладке «Общие» указываются: номер и дата приказа, дата приема на работу, полные фамилия, имя и отчество сотрудника, подразделение, должность, характер трудовых отношений, оклад и количество иждивенцев.

Для правильного расчета отчислений во внебюджетные социаль­ные фонды и суммы удерживаемого подоходного налога важным яв­ляется характер отношений с работником.

Если работа в организации является для сотрудника основным местом работы, то следует заполнить реквизит «Кол-во иждивен­цев». При заполнении этого реквизита следует руководствоваться Инструкцией Госналогслужбы РФ от 25 июня 1995г. №35 «По при­менению Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»» (с изменениями и дополнениями).

Система также позволяет определить совокупный доход, облагаемый подоходным налогом, в реквизите «Тип вычета» указывается сумма в МРОТах, которая не облагается подоходным налогом.При выборе типа вычета для конкретного сотрудника следует ру­ководствоваться Инструкцией Госналогслужбы РФ от 25 июня 1995г. №35 «По применению Закона Российской Федерации «О по­доходном налоге с физических лиц»» (с изменениями и дополне­ниями).

При занесении данных нового работника предусмотрена возможность  автоматического формирования проводок по начислению за­работной платы. Для этого в группе реквизитов «Счет отнесения затрат по на­численной заработной плате» следует указать счет, на который будут отнесены затраты по начислению заработной платы и объекты анали­тического учета по нему. Остальные три документа служат для изменения разного рода данных о сотрудниках.

Так, для изменения значений периодических реквизитов сотрудника в программе предназначен документ «Приказ о кадровых изменениях». Его следует использовать:

• при переводе работника из одного подразделения в другое;

• при изменении количества иждивенцев и типа вычета из дохо­дов;

• при изменении месячного оклада и т. д.

Для тех случаев, когда требуется изменить оклады всем или группе сотрудников, используется доку­мент «Приказ об изменении окладов».

Прекращение трудовых отношений с работником оформляется приказом на увольнение. Для формирования данного приказа предусмотрен документ «Приказ об увольнении».

Все эти документы имеют влияние не только на базу данных о сотрудниках в справочнике  «Сотрудники», но и на все остальные компоненты программы для которых существенна эта информация. Например, на компоненты расчета и начисления заработной платы работникам. Это связано с тем, что программа «1С:Предприятие 7.7» действуют по принципу сквозного учета: любая операция влечет за собой изменение в регистрах учета.

3.2.Расчет, начисление и выплата заработной платы

Для автоматического начисления заработной платы в программе предназначен документ «Начисление зарплаты». Документ имеет экранную форму диалога с двумя закладками: «Ведомость» и «Ставки налогов».

Закладка «Ведомость» предназначена для ввода информации о суммах начисленной заработной платы. Также в ней указывается дата начисления заработной платы. Начисление заработной платы может происходить по любому количеству работников. Более того, начисленной заработной платы может происходить в разрезе отдельных подразделений предприятия. Для этого надо в реквизите «Подразделение» выбрать из справочника с одноименным названием структурное под­разделение, для сотрудников которого начисляется заработная плата. Если вы хотите рассчитать заработную плату по всем сотрудникам организации, данный реквизит заполнять не сле­дует. Данная возможность позволяет бухгалтеру значительно ускорить процес выполнения операций по заработной плате.

Ставки страховых тарифов и налогов указываются в закладке «Ставки налогов» документа «Начисление заработной платы».

В закладке указывается:

• законодательно установленный размер минимальной месячной оплаты труда;

• тарифы страховых взносов в Пенсионный фонд России, Фонд социального страхования Российской Федерации, федераль­ный и территориальный фонды обязательного медицинского страхования и Государственный фонд занятости населения Российской Федерации;

• ставка сбора на нужды образовательных учреждений.

После заполнения формы документ следует сохранить и провести .

При проведении документа «Начисление ЗП» будет автоматиче­ски создана операция с проводками по:

• начислению заработной платы;

• начислению страховых взносов и сбора на нужды образова­тельных учреждений;

• удержанию из заработной платы взносов в Пенсионный фонд России;

• удержанию подоходного налога.

Документ автоматически рассчитывает сумму подоходного налога на основании сведений о совокупном валовом доходе работника, размере минимальной месячной оплаты труда и предоставляемых работнику вычетах в порядке, определенном налоговым законода­тельством.

Данную сумму приходится корректировать вручную только в том случае, если она не совпадает с той, которую сотруднику следует начислить фактически. Например, при приеме сотрудника на работу не с начала месяца оплате подлежит фактически отработанное время исходя из дневной тарифной ставки за количество отработанных рабочих дней.

В тех случаях, когда сотруднику помимо основной заработной платы выплачиваются другие доходы, подлежащие обложению подо­ходным налогом, сумму этих доходов следует указывать перед вво­дом документа «Начисление зарплаты» в периодическом реквизите «Дополнительный облагаемый доход с начала года» на закладке «Дополнительно» в форме элемента справочника «Сотрудники». Тогда эти суммы будут включаться в расчет заработной платы.

Для оформления операций по выплате сотрудникам аванса и за­работной платы по платежной ведомости в программе предназначен документ «Выплата зарплаты из кассы». В этом документе предусмотрена возможность выбрать вид выплаты: «зарпла­та» или «аванс». Печатная форма имеется в прил.2 (Платежная ведомость).

Если формируется платежная ведомость на выдачу аванса, то в реквизите «в размере» можно задать сумму аванса в процентах от оклада. Тогда сумма аванса будет рассчитана автоматически с учетом введенного процента.

Печатная форма платежной ведомости создается автоматически по форме №Т-53.

Форма документа имеет дополнительный элемент управления — кнопку «Заполнить». Если формируется платежная ведомость на выдачу заработной платы, то при нажатии этой кнопки в табличной части автоматически формируется список сотрудников, которым на­числена, но еще не выдана заработная плата. Графа «К выплате» формируется по данным на субсчете 70.1 «Расчеты по оплате труда» (кредитовое сальдо на дату составления ведомости). Это позволяет программе дополнительно контролировать и проверять процес выплаты заработной платы работникам, что существенно облегчает работу бухгалтера.

При проведении документа автоматически формируются бухгал­терские проводки по дебету субсчета 70.1 «Расчеты по оплате труда» и кредиту субсчета 50.1 «Касса в рублях».

Одновременно с этим процессом автоматически формируются в журна­ле по учету заработной платы расчетные ведомости и расчетные листки. Печатная форма имеется в прил.2 (Расчетная ведомость, Расчетный листок).

3.3.Учет операций по расчетному счету и кассе

Автоматизация учета денежных средств ведется по двум направлениям: по кассе и расчетному счету. Для этого в программе предусмотрено использование балансовых счетов 50 «Касса» и 51 «Расчетный счет». Ввод изменений по данным счетам осуществляется посредством электронных  документов соответствующих стандартным формам документов для операций по данным счетам в Российской Федерации.

Для оформления операций по счету 51 «Расчетный счет» в программе служат следующие документы: «платежное поручение» (печатная форма имеется в прил.2 (Платежное поручение)), «платежных требование», «платеж­ные требование-поручение», «заявление на аккредитив», «инкассовое поручение» и «выписка». Все эти документы за исключением «выписки» служат для ввода информации в их аналоговые печатные формы, которые будут использоваться в обращении на предприятии и зачисления в базу данных программы сведений о наличии данных операций на предприятии, но не формируют проводок по ним.

Для этого в программе предусмотрен документ «выписка» служащий также для сравнения данных по расчетному счету с выпиской из банка. Поскольку организация может иметь несколько расчетных счетов в различных банках этот документ может производить формирование проводок по всем имеющимся у организации счетам в разрезе субсчетов счета 51. Заполнение основных реквизитов документа происходит в соответствии с данными предприятия вводимыми вручную или с использованием справочников данных по ним имеющихся в программе. Если в выписке отражается операция, по которой в информаци­онной базе имеются документы, то информацию из этих документов можно автоматически перенести в соответствующие реквизиты. При заполнении табличной части документа, программа предложит выбрать вид операции по рас­четному счету:

• поступление;

• списание;

• поступление от покупателя;

• оплата поставщику.

В зависимости от того, какой вид операции вы выберите, при проведении документа будут сформированы различные проводки.

Если указан вид операции «Поступление от покупателя», то до­кумент автоматически определяет, какой счет нужно выбрать в каче­стве корреспондирующего. Если по указанным объектам аналитики за покупателем числилась задолженность на счете 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками в рублях», то из суммы поступления погашается эта задолженность. При этом формируется проводка по дебету счета 51 и кредиту счета 62.1. Для организаций с учетной по­литикой «по оплате» дополнительно по дебету счета 76.4 «Отложен­ные к уплате в бюджет налоги» в корреспонденции со счетами учета расчетов с бюджетом формируются проводки по налогу на добав­ленную стоимость, налогу на реализацию горюче-смазочных мате­риалов и налогу с продаж.

Если поступившая сумма превышает сумму задолженности или задолженность отсутствует, то часть поступившей суммы или сумма полностью зачисляется в кредит счета 64.1 «Расчеты по авансам, по­лученным в рублях». Если авансы подлежат обложению налогом на добавленную стоимость и налогом с продаж, то формируются про­водки по дебету счета 64.1 и кредиту счета 68.

Если указан вид операции «Оплата поставщику», то документ ав­томатически определяет, какой счет нужно выбрать в качестве кор­респондирующего. Если по указанным объектам аналитики перед поставщиком числилась задолженность на счете 60.1 «Расчеты с по­ставщиками и подрядчиками в рублях», то в первую очередь погаша­ется эта задолженность, при этом формируется проводка по кредиту счета 51 и дебету счета 60.1.

Если перечисляемая сумма превышает сумму задолженности или задолженность перед поставщиком отсутствует, то часть суммы или сумма полностью отражается как аванс поставщику по дебету сче­та 61.1 «Расчеты по авансам, выданным в рублях».

Возникающие положительные и отрицательные курсовые разни­цы при этом в зависимости от учетной политики либо сразу относят на счет 80 «Прибыли и убытки», либо сначала накапливают в тече­ние отчетного года на субсчете 83.4 «Курсовые разницы», а затем списывают сальдо курсовых разниц в конце года в дебет или кредит счета 80 «Прибыли и убытки».

Операции по кассе регламентируются нор­мативным документом «По­рядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвер­жденный решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. №40.

Для учета кассовых операций с наличными денежными средства­ми в «1С:Предприятии» используется счет 50 «Касса» в разрезе суб­счетов 50.1 «Касса в рублях» и 50.2 «Касса в валюте». В Плане сче­тов программы для субсчета 50.2 установлен признак ведения валютного учета («+» в графе «Вал»). Валютный учет под­держивается с помощью справочника «Валюты», в который заносит­ся история курса каждой используемой валюты. Во всех операциях с использованием субсчета 50.2 в проводках запрашивается вид валю­ты и ее количество. Рублевое покрытие (сумма проводки) рассчиты­вается автоматически.

Для автоматического оформления операций по поступлению на­личных денежных средств в  кассу организации в «1С:Предприятии» предназначен документ «Приходный кассовый ордер». Как и в документе «выписка», заполнение основных реквизитов документа происходит в соответствии с данными предприятия вводимыми вручную или с использованием справочников данных по ним имеющихся в программе. Печатная форма имеется в прил.2 (Приходный кассовый ордер).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, приход­ный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии и передается в кас­су для принятия наличных денежных средств. В этой связи с доку­ментом «Приходный кассовый ордер» работают дважды. Сначала его заполняют, сохраняют и распечатывают, а затем в конце рабочего дня или начале следующего после получения от кассира отчета про­водят.

В группе реквизитов «Корреспондирующий счет, аналитика» вы­бором из Плана счетов следует указать счет и объекты аналитиче­ского учета, по кредиту которого будет корреспондиро­вать счет 50.1 «Касса в рублях» при проведении документа.

Если к приходному кассовому ордеру прилагаются какие-либо документы, то они перечисляются в текстовом реквизите «Приложе­ние».

В тех случаях, когда получение денежных средств связано с опла­той за продукцию, товары, работы и услуги, облагаемые налогом на добавленную стоимость, в форме ввода следует включить режим «Указать в тексте НДС» и указать ставку налога (реквизит «Ставка НДС»). Сумма налога рассчитывается автоматически, исходя из кон­текста оплаты от суммы за вычетом налога с продаж.

В тех случаях, когда получение денежных средств связано с опла­той за продукцию, товары, работы и услуги, облагаемые налогом с продаж, в форме ввода следует включить режим «Учитывать налог с продаж» и указать ставку налога (реквизит «Ставка НП»). Сумма налога рассчитывается автоматически от общей суммы обратным пересчетом. Дополнительно можно установить вывод суммы налога с печатной форме ордера.

При проведении документа, если корреспондирующим является счет 62.1 «Расчеты с покупа­телями и заказчиками в рублях», то для организаций с учетной по­литикой «по оплате», в зависимости от указанного варианта реали­зации, могут быть дополнительно сформированы проводки по на­числению НДС, НГСМ и НП по дебету счета 76.4 в корреспонден­ции со счетами 68.2 «Расчеты с бюджетом по налогу на добавленную стоимость», 67.2 «Расчеты по налогу на реализацию горюче-смазочных материалов» и 68.30 «Расчеты с бюджетом по налогу с продаж».

Для автоматического оформления операций по расходу денежных средств из кассы организации с использованием расходного кассового ордера в типовой конфигурации предназначен документ «Расходный кассовый ордер». Порядок заполнеия основных реквизитов документа аналогичен предыдущим случаям. Печатная форма имеется в прил.2 (Расходный кассовый ордер).

В группе реквизитов «Корреспондирующий счет, аналитика» вы­бором из Плана счетов следует указать счет и объекты аналитиче­ского учета, по кредиту которого будет корреспондиро­вать счет 50.1 «Касса в рублях» при проведении документа.Как правило, при проведении документа «Расходный кассовый ордер» необходимо сформировать проводки.

Все поступления и выдачи наличных денег организации учиты­вают в кассовой книге по типовой форме №КО-4 (код по ОКУД 0310004).

В организациях, использующих компьютерный бухгалтерский учет, кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вклад­ной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется маши­нограмма «Отчет кассира».

Для составления отчета кассира в программе предна­значен отчет «Кассовая книга».

Для составления отчет следует выбрать пункт «Кассовая книга» в меню «Отчеты» главного меню и в форме ввода указать период, за который необходимо сформировать отчет.

Обращаем внимание, что кассовый отчет в программе, в соответствии с установленным порядком, формируется на основации введенных в информационную базу документов «Приход­ный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер», а не по про­водкам на счете 50 «Касса».

3.4.Расчеты с подотчетными лицами

В «1C:Предпрятии» учет расчетов с подотчетными лицами ведет­ся на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в раз­резе субсчетов:

71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;

71.2 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

Для субсчета 71.2 в Плане счетов установлен признак валютного учета — «+» в графе «Вал.».

Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу по виду «Сотрудники».

Для ввода в информационную базу данных авансового отчета в программе предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца. Печатная форма имеется в прил.2 (Авансовый отчет).

Прежде всего, на первой закладке нужно установить тип авансо­вого отчета - «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При этом дополнительно запрашивается валюта, в которой выдавался аванс и текущий курс этой валюты на дату составления авансового отчета. Остальные основные реквизиты документа заполняются аналогичено предыдущим случаям.

Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с со­трудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

В том случае, когда указанные расходы оплачены с учетом налога на добавленную стоимость, возмещаемого в установленном порядке из бюджета, следует дополнительно указать сумму НДС. При прове­дении авансового отчета по данной строке табличной части будет сформированы две проводки. Первая - на сумму без НДС по дебету указанного корреспондирующего счета и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1 или 71.2 в зависимости от типа авансового отчета). Вторая - на сумму НДС по дебету счета 19.5 «Налог на добавленную стоимость по работам и услугам сто­ронних организаций» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При проведении документа по каждой строке табличной части бу­дут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подот­четными лицами» (субсчет 71.1 или 71.2) и дебету счета, на который списываются затраты данного наименования.

Для «валютных» авансовых отчетов используется субсчет 71.2 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте». В этом случае ос­таток на счете 71.2 по данному сотруднику переоценивается, и сумма курсовой разницы списывается проводкой на счет 80 «Прибыли и убытки» или 83.4 «Курсовые разницы» в зависимости от учетной политики (значение константы «Счет курсовых разниц»).

3.5.Учет основных средств

Среди наиболее распространенных вариантов поступления основ­ных средств в организацию можно выделить:

• приобретение за плату у других организаций;

• строительство хозяйственным или подрядным способом;

• вклад в уставный (складочный) капитал;

• получение в безвозмездное пользование;

• в обмен на другие ценности по договору мены.

Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности, которые регулируются Положением по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/97 (утверждено приказом Минфина Рос­сии от 3 сентября 1997г. №65н).

Для регистрации поступления в организацию отдельных объектов основных средств в «1C: Предприятии 7.7» предназначен документ «Приобретение ОС за плату». Порядок заполнеия основных реквизитов документа аналогичен предыдущим случаям.

В том случае, когда приобретается основное средство по договору лизинга, в форме документа следует установить флажок «Для пере­дачи в лизинг».

При сохранении документа автоматически формируются про­водки по дебету субсчетов 08.4 и 19.1 (если сумма НДС больше нуля) и кредиту субсчета 60.1 «Рас­четы с поставщиками в рублях» по соответствующим объектам ана­литического учета. Для основных средств, приобретаемых по догово­ру лизинга, стоимость отражается на субсчете 08.11.

Если поставщику был перечислен аванс (предоплата), то допол­нительно формируется проводка по дебету счета 60.1 «Расчеты с по­ставщиками и подрядчиками в рублях» в корреспонденции с креди­том счета 61 «Авансы выданные» на сумму зачтенного аванса.

Для отражения в учете прочих затрат организации по приобрете­нию основных средств в «1С:Предприятии» предназначен универ­сальный документ «Дополнительные расходы на приобретение».

При проведении ав­томатически формируются проводки по дебету тех же счетов, кото­рые были выбраны в документе-основании.

 Если контрагенту был перечислен аванс (предоплата), то допол­нительно формируется проводка по дебету счета 60.1 «Расчеты с по­ставщиками и подрядчиками в рублях» в корреспонденции с креди­том счета 61 «Авансы выданные» на сумму зачтенного аванса.

После приобретения основных средств, они должны быть введены в эксплуатацию.Для отражения в учете этого факта хозяйственной деятельности в «1С:Предприятии» пред­назначен документ «Ввод в эксплуатацию ОС». Его следует исполь­зовать для зачисления на баланс организации (по дебету счета 01 «Основные средства») основных средств, ввод в эксплуатацию кото­рых оформляется актом по форме ОС-1, независимо от варианта их поступления в организацию. Порядок заполнеия основных реквизитов документа аналогичен предыдущим случаям. Печатная форма имеется в прил.2 (Ввод в эксплуатацию основных средств).

В реквизите «Источник поступления» следует указать, каким об­разом поступило в организацию данное основное средство из пред­ложенного перечня:

• капитальные вложения;

• вклад в уставный капитал;

• безвозмездное пользование;

• договор мены.

Если основное средство получено в счет вклада в уставный капи­тал, то запрашиваются реквизиты учредителя (участника).

Если основное средство получено по договору мены, то запраши­ваются реквизиты контрагента и основания расчетов.

В зависимости от выбранного источника поступления и дополни­тельной информации, в документе автоматически выбирается счет и признаки его аналитического учета, с которым будет корреспондиро­вать счет 01.1 «Собственные основные средства» при проведении документа.

В табл. 3.5.1.представлена сводная информация по корреспонди­рующему счету.

Таблица 3.5.1.

Виды корреспондирующего счета 1