Секретарь (Доклад)

БОЛЬШАЯ ЛЕНИНГРАДСКАЯ БИБЛИОТЕКА - РЕФЕРАТЫ - Секретарь (Доклад)

Секретарь (Доклад)

План

1.       Немного из истории.

2.       Возможности секретаря-референта.

2.1.                        Основные функции секретаря.

2.2.                        Современные требования.

2.3.                        Классификация секретарей.

2.4.                        Обязанности.

3.         Вывод.

1. Немного из истории.

Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.

А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.

2.     Возможности секретаря-референта.

Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в «форме» : тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения.,уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать «нюансы»  дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

Основные функции секретаря.

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

·           знания,  необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

·           знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

·           знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения  работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Современные требования.

Чтобы  отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами:

1.         иметь профессиональный имидж;

2.         хорошо владеть речью и письмом;

3.         обладать хорошей памятью;

4.         хорошо ориентироваться во времени;

5.         содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

6.         уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

7.         осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

8.         быть энергичным, проявлять инициативу;

9.         быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

10.     поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

11.     контролировать финансы офиса;

12.     быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых  вопросах фирмы.

Классификация секретарей.

Есть несколько позиций, которые занимают секретари:

RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.   

На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и  инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает  различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

Обязанности.

Без особого рода знаний,  умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

·           учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

·           оформление  (в том числе печатание) и рассылка  распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;

·           подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями  проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

·           оформление протоколов рассылок выписок из них;

·           анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

·           подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;

·           прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

·           организация приемов посетителей;

·           прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами  в обязанности секретаря включаются  функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

·           техническое обеспечение работы руководителя;

·           подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

·           организация приема работников и посетителей;

·           телефонное обслуживание;

·           подготовка командировок;

·           организация презентаций и специальных приемов гостей;

·           стенографирование;

·           контроль за праздничными и юбилейными датами;

·           обработка почты;

·           машинописные работы;

·           сбор деловой информации  и ее реферирование по заданию директора;

·           сбор материалов для докладов и речей руководителя;

·           ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности  и культуры  труда секретаря.

Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

3.      Вывод.

Помните: ваши ошибки – это ошибки того должностного лица, в структурном подразделении которого вы работаете.

Приступая к работе, ответьте себе на следующие вопросы: Что нужно сделать? Как? Когда? Какой ожидаемый результат?

Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все готово. Если вы целеустремленная и организованная, деловая, доброжелательная в общении с окружающими, обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь ждет вас.