Шпаргалка по Делопроизводству и ДОУ

БОЛЬШАЯ ЛЕНИНГРАДСКАЯ БИБЛИОТЕКА - РЕФЕРАТЫ - Шпаргалка по Делопроизводству и ДОУ

Шпаргалка по Делопроизводству и ДОУ

1.      Основные понятия о документе и терминология ДОУ.

Документ в переводе с лат. Означает «свидетельство», «способ доказательства.

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра ! и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появился термин «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчеркивает значения документа в управлении

 Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией ля передачи ее во времени и пространстве.

Федеральный закон «Об информации и защите информации» от 20.02 1995 г. дает понятие документная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющим ее идентифицировать.

Информация – ознакомление, разъяснение – сообщение о положении дел, сведения о чем либо, передаваемая людьми.

Источник информации – объект, в котором зарождается информация (теле, радио)

ГОСТ Р 51141-98 дает понятие официальный документ – это документ, имеющий право на использование в организации, созданным юрид. и физ. лицом, оформленным и удостоверенным в установленным порядке. Реквизит – обязательный элемент официального документа (дата, подпись, печать, текст документа и др.) Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени  месте создания которого содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа. Дубликат документа -  повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

       ДОУ –  отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

 Официальный документ – документ, созданный Рид. Или физ. лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

ДОУ- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

      Понятие ДОУ в организации:

       Процесс ДОУ состоит из следующих этапов: создание документов и их оформление; прием-передача документов; организация движения документов внутри организации; регистрация и контроль исполнения;информационно-справочная работа;хранение документов.

Понятие унифицированной система документации – УСД: система документации, создания по единым правилам и требования, содержащая  информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа – неизменная часть реквизита документа, содержащая в бланке документа, наносима при его изготовлении.

стандартизация  документов – это форма юридического закрепления, проведенной унификации и уровня ее обязательности (гос. стандарт –ГОСТ, отраслевой стандарт –ОСТ). Применения стандартов  повышает качество документов.

28. Неопубликованный документ

Понятие неопубликованный док-т (НД) выступает как противоположное понятию опубликованный док-т, публикация. НД не рассчитан на широкое распространение. Создан в ходе работы учреждений, отдельных лиц, отражает результат их деятельности. НД остаются в рукописном виде либо тиражируются в небольшом уол-ве экз. К ним относятся отчеты о НИР, диссертации, рукописи переводов, проекты, сметы. НД возникли исторически раньше, чем опубликованные. Сейчас издается всего лишь 20% сведений, полученных в процессе исследований, поэтому НД в 4 раза больше, чем опублик-х. Отчеты о НИР и опытно-конструкторских разработках (ОКР) – это док-ы (рукописные, напечатанные) содержащее детальное описание хода и результатов исследования. Отчеты подлежат обязательной регистрации во Всероссийском научно-техническом информ.центре. Депонированная рукопись-вид НД, законченная научная работа, представляющая интерес для узкого круга специалистов. В качествк ДР могут выступать статьи, тезисы научных докладов. Диссертация – квалифицированная науч.работа в опредленной области науки, прошедшая экспертизу и представлена к защите на соискание ученой степени. Сущест.два вида диссертаций: докторская и кандидатская. Автореферат диссертации – излагаются основные идеи и выводы диссертации. Личный вклад автора в разработку проблемы, степень новизны. Препринт – док-т предварительного характера. Рассылается ограниченному кругу лиц для предварительной оценки. Занимает промежуточное место между опублик-ми и неопублик-ми док-ми. Достоинство препринта в том, что он опережает официальную публикацию на несколько месяцев и более полно освещает исследуемые вопросы. Научный перевод – важнейшее средство обмена научной и технич.информацией. Обзорно-аналитические док-ты служат для неприрывного информационного мониторинга за развитием соответствующей области науки и техники. Виды: обзор состояния вопроса, информ.обзор, ежегодный доклад, ежегодный обзор.      

58. Основные разновидности официальных деловых писем.

   Письмо –напоминание- высылают. Если не последовало ответа на письмо –уведомление и не удалось получить ответ с помощью телефонных переговоров. Письмо сообщает о приближении или истечении исполнения какого-либо действия, события. Письмо состоит из 1-ого абзаца – первое предложение – ссылка на ранее высланное уведомление, - второе предложение – изложение сути дела, - третье предложение – информация о возможных санкциях, в случае отсутствия требуемых действий. Письмо-просьба – согласуется с употреблением глагола просить. Стратегия письма-просьбы – добиться решения вопроса. Тактика в достижении цели сводится к следующему: 1) сначала посылают напоминание 2) затем уведомления 3) после этого высылают письмо-просьбу. Пишутся серийно, их следует отсылать своевременно и регулярно до тех пор, пока просьба не будет удовлетворена. Ходатайство –тоже, что и официальная просьба о чем-либо. Информационное письмо –сообщение о каких –либо фактах или мероприятиях. Обычно с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций. С первых строк необходимо вызвать интерес адресата к деловому предложению, быть убедительным. Письмо –приглашение – цель – приглашение на деловое мероприятие (заседание, совещание и т.д.) Адресовать его можно конкретному лицу. Должно быть кратким, четким. В письме указывается цель приглашения. Структура письма – 1-й абзац – ключевая формулировка; 2-й абзац – информация о событии; 3-4 –й абзац –формула вежливости, просьба ответить. Благодарственные письма- пишутся с целью выразить адресату благодарность за его усилия в результате которых автор получил пользу, выгоду. Начинать надо письмо с фраз: «Сердечно благодарим..» Посылать письма уместно в следующих случаях –новому партнеру, - партнеру за крупный заказ, - за оказанный прием и т.д. Гарантийное письмо – состоит из 2-х частей: 1) выражение просьбы, 2) подтверждение гарантии. Адресату дают гарантии оплаты выполненной работы или предоставление услуг. В письме организация -адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу. Сопроводительное письмо –информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Особенность этого вида писем – унификация содержания и малый объем. Сопроводительные письма составляют, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинают фразой: « Направляем на согласование…»

2.      История развития документирования информации.

Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относятся, к примеру к 30 веку до н.э. Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружающие первобытно человека, символизировали понятия и явления. Например, стрела – символ войны. Разновидностью предметного является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. После появилось рисуночное, или пиктографическое письмо. Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном иллюстрирующие события из жизни племени. С течением времени рисунки упрощались, заменялись знаками, обозначающие слова. Позже знаками стали обозначать слога, а потом и отдельные буквы. Постепенно рисунки становились схематичными, появилась скоропись.

Различные виды письменности господствовали в странах Востока три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная системы – финикийская, восходящая и арамейская.

Финикийцы  создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. Греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначал определенный звук. Кириллица (славянская азбука) была создана на основе греческого алфавита, а затем реформировалась на протяжении 16-19 вв. Таким образом все системы письменности делятся на три типа: Рисуночная, или пиктографическая система. Содержала еще не тексты, а рисунки, изображавшие о чем идет речь.

Символическая, или идеографическая система. Один рисунок обозначает уже не событие, а одно слово. Звуковая, или буквенная система (например финикийское или греческое письмо).

МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ: Каменные плиты, деревянные и глиняные доски, кости. Папирус (Египет) – листы изготовляли из стеблей растений папируса. Папирусные документы обычно свертывали в свиток. В 3 в.до н.э.  был изобретен пергамент – особо обработанная кожа молодых животных

. Документы на новейших носителях информации

Перфорированный док-т – информация записанная путем перфорирования (пробивки) отверстий. Каждая перфорация содержит в себе информационную единицу, а сумма пробивок  - полную информацию. Для нанесения информ. в перфорированных док-х пробивают в разных комбинациях определенное кол-во  отверстий в заданной последовательности. ПД получили свое наз. Благодаря пробитым или вырезанным отверстиям, которые наз. Перфорацией. Ручные перфокарты дают возможность в 10 раз быстрее производить трудоемкие операции, как сортировка и подбор информации.  Перфокарты машинной сортировки – имеют междунородный стандарт (187,4х82,5мм).Перфолента-носитель информации в виде ленты (бумажной, лавсановой) на которою данные наносятся определенной последовательностью кодовых комбинаций отверстий. Каждая кодовая комбинация кодирует один знак и размещается на ленте перпендикулярно направлению ее движения. Микрографический док-т – док-т выполняется на микроносителе в виде микрокопии или оригинала микродокумента. Этот класс док-в составляют микрофильмы, микрофиши и микрокарты. Микрографические док-ты производятся в компактной форме на фото-, кино или оптическом диске. Отличительные особенности – малые физические размеры и вес, значительная информационная емкость. Магнитный док-т – информация записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя. Магнитный диск-носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи. Делится на жесткий (винчестер в внутри компа) и гибкий (дискета). Оптический диск – материальный носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча. Аудио-компакт диск – оптический диск с звуковой информацией (музыка, речь). Видеодиск – диск на котором в цифровой форме записывается текстовая, изобразительная и звуковая информация. Голограмма – док-т содержащий изображение, запись и воспроизведение которого производится оптическим способом с помощью лазерного луча без использования линз. 

Коммерческая переписка .

   Официально-деловая переписка делится на деловую и коммерческую переписку. Переписка с помощью которой оформляют экономические , правовые формы деятельности называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении сделок, по вопросам сбыта и снабжения, относятся к коммерческой корреспонденции. Рекламное письмо: посылают конкретным адресатам, оно содержит конкретное содержание  рекламируемых услуг и товаров. Цель – побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст содержит четкую конкретную информацию.  В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок. Письмо-запрос – согласуется с употреблением формулировки «Представляю запрос», «Направляю запрос». Письмо-предложение –это заявление поставщика о намерении продать продукцию заказчику. Письмо имеет четкое членение на абзацы. Предложение принято делать в 1-ом абзаце, во 2-м уточнять подробности предложения. Письмо помимо сведений обязательного характера должно включать : - вступительное выражение благодарности за запрос; - информацию о том, что входит в объявленную цену; - сопутствующую информацию о других товарах и услугах; - заключительное выражение надежды на принятие оферты заказчиком.

Письмо-претензия (рекламация) . Отправляют в адрес нерадивой организации- поставщика. Важно послать письмо оперативно, писать по существу. Письмо подписывает руководитель, ссылаясь на документы. Лучше прилагать их в виде копий, указать каким временем располагает адресат для исправления ситуации. Сообщая о санкциях, приводите в качестве основания нормативные правовые акты. 

3.      Приказное делопроизводство 16-18 вв.

Становление приказов произошло в конце 15 в.- начале 16в. становление русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства, порядок которого последовательно закреплялся в Судебнике 1497, 1550 гг, Собором уложении 1649 г.

Приказная система прошла в своем развитии ряд  стадий:   приказа как разового поручения -приказа как постоянного поручения - приказа – «избы» (канцелярии) - приказа как гос. органа с самостоятельными структурными подразделениями.

На раннем этап развития Древнерусского государства и первой феодальной раздробленности (до конца 15 в.) гос. учреждения еще не существовало. Управленческие  функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень огромным штатом чиновников. Устанавливались приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы проходят в стадии написания – чернописи, редакции, печати, моста (подписи на склейках).

Офисы того времени, назывались «приказными избами» или «приказами». Период становления и развития гос. Делопроизводства принято называть «приказным периодом» - по названию первых гос. учреждений – приказов. Этот период охватывает с 15 по 18 вв. Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включает следующие этапы: Поступление документа на рассмотрение; Подготовка дела к докладу; Рассмотрение и решение дела; Оформление документа, содержащего решение. Видовой состав документов в приказном делопроизводстве не был особо разнообразным, все существование в тот период группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Таким образом, история делопроизводства в 16-17 вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составлении, хранении и учета.

Документы, создаваемые на нетрадиционных носителях.

Кинофильмы, Диафильмы, грампластинки все это наз. Кинофотофонодокументами (КФФД). Содержит изобразительную, звуковую информацию, которая воспроизводится с помощью спец.технических средств (диапроектор, магнитофон, проигрыватель). Исключение составляет фотография, информация на которой воспринимается непосредственно, без помощи тех.средств. Главным преимуществом КФФД является комплексное воздействие на различные анализаторы человека.  По каналу восприятия информ-я зафиксированная в КФФД делят на три вида: визуальные (смотреть)диафильмы, слайды, немые кинофильмы; аудиальные (воспринимаемые на слух)грампластинки; аудиовизуальные (зрительно-слуховые) звуковые кинофильмы, видеофильмы. По способу документирования КФФД делят на три вида: кинодок-ты; фотодокум-ты; фонодокументы. Большинство КФФД это матричные док-ты. Фото и кинопленка, диск представляют собой матрицу, на которой воспроизводится изображение или диск. Кинодокумент –  это изобразительный или аудиовизуальный док-т, созданный кинематографическим способом. При быстрой смене отдельных снимков (24 кадра в секунду) кинодок-т позволяет получить впечатление движения заснятых движущихся объектов. По целевому назначению подразделяются на: художественные. Документальные, научно-популярные и учебные. Фотодок-т  представляет собой результат документирования с помощью фотохимической записи явлений объективной действительности в виде изображений. Различают на художественные, хроникально-документальные, научно-популярные.Фонодок-т – музыкально-звучащий док-т (запись голосов животных, птиц, людей, муз.инструментов). Делятся на ленточные (кинопленка и магнитная лента) и дисковые (в форме диска). Основными видами фотодок-в яв. грампластинки, фонограммы, компакт-диски.      

 Оформление писем, направляемых за рубеж.

   5 основных правил, используемые в зарубежном опыте при написании деловых писем.1) пишите коротко и просто2) пишите простыми словами, не придумывайте новых слов.3) обращайтесь к конкретному лицу, а не к определенной группе лиц.4) для выражения своих мыслей пользуйтесь принципом:«Внимание- Интерес- Просьба –Действия».5) используйте в письмах разговорную речь.

   За рубежом деловое письмо может быть построено по схеме: дата,  кому, от кого  Тема.

1) знакомство 2)изложение просьбы3)обоснование просьбы4)причины 5)последствия6)благодарность за последствие

   Особенности оформления делового письма на французском языке. Для деловых писем широко используется нормальный формат-210х297см, фА4 , конверт А 4. Часто используются конверты с прозрачным окошком на месте адресата, очень удобно. Конверт должен иметь фирменный знак. Текст печатают на ПК, либо пишут ручкой. Формулу вежливости желательно писать от руки. Нумерация  страниц осуществляется сверху лица арабскими цифрами по порядку. Левое поле листа должно быть достаточно широким, это свидетельствует об уважению к корреспонденту. Заголовочная часть – включает юридические реквизиты, необходимые для отправки писем: 1) логотип (фирменный знак) 2) наименование предприятия и его правовая форма 3) регистрационный номер в регистрах департамента 4) почтовый индекс 5) номера телефонов 6) расчетный счет 7) номер документа, посланного по факсу (если составляется на него ответный документ). При оформлении письма наименование организации и его адрес указывают в левом верхнем углу. Дата во французском делопроизводстве указывается в правом верхнем углу документа . Дата включает Место составления письма, затем саму дату; число цифрами, месяц буквами, четыре цифры, обозначающие год. Документ без даты не рассматривается и не имеет юр. силы. Если письмо адресовано конкретному лицу, то к обращению к нему не сокращаются слова «Господин», текст располагается под реквизитами. К нему предъявляется ряд требований; ясность, точность, краткость, вежливость, важна при приверженность к правде, ложь может привести к потере доверия клиента. При ссылке на документ, следует точно указать его. Общепринятые правила обращения. 1) мужчина пишущий др. мужчине обратиться может: «Уважаемый господин». 2) к женщине – «Госпожа». 3) высокую должность получателя необходимо подчеркнуть «Господин Министр». 4) к натариусам – «Мэтр» 5) при обращении  слова «Госпожа» и «Господин» не сокращают. Подпись находится в правом нижнем углу. Сначала указывают должность, затем подпись и расшифровка подписи. PS располагают ниже подписи и указывают двумя инициалами P.S. Приложения включают документы, сопровождающие письмо, оно указывается слева внизу первой страницы основного документа.

4. Унификация док-в и стандартизация управленческих док-в

Суть унификации сводится у сокращению неоправданного многообразия док-в, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применению в делопроизводстве. Результату работы при этом оформляются в виде национальных стандартов. Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды док-в (например ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) так и на унифицированные системы документации. ГОСТ Р 6.30-2003 важнейший нормативный док-т, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной док-ции (УСОРД). Кроме того, действуют: унифицированная система банковской док-ции; УС финансовый, учетной и отчетной бухгал-й док-ции бюджетных учрежденийи организаций; УС отчетно-статистической док-ции; УС док-ции Пенсионного фонда РФ; УС внешнеторговой док-ции. Полный перечень унифицированных систем документации и составляющих форм документов привожится в Общероссийском классификаторе управленческой док-ции ОК 011-931. Международная организация по стандартизации (ISO) (основана в 1946г.) Охватывает практически все сферы человеческой деятельности: научно-технич.прогресс, рациональное использование сырья и материалов, безопасность эксплуатации изделий и охрану окружающей природной среды. Ею утверждено свыше 9 тыс. международных стандартов, которые не имеют юр.силы., каждая страна имеет право использовать их полностью, отдельными разделами или вообще не принимать. Государственная система стандартизации – основной нормативный док-т по стандартизации в стране, подлежищий безусловному выполнению органами исполнительной власти, всеми предприятиями и гражданами, на деятельность которых распространяется деятельность стандарта. Одной из важнейших подсистем управленческой док-ции яв.система организационно-распорядительных док-в. Наиболее распространенные в управленческой деятельности, являются,  организационные (положение, устав, правила и инструкции) и распорядительные (постановление, приказ, распоряжение, решение). 

61. Нормативная основа организации архивного дела в РФ.

Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» // Ведомости Верховного Совета СССР. 1976. + Постановление Верховного Совета СССР «О порядке введения в действие Закона СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» // Ведомости Верховного Совета СССР. 1976. Положением о Государственном архивном фонде, утвержденном 4 апреля 1980 г., узаконено начатое еще в 1945 г. создание отраслевых фондов министерств, ведомств и организаций, осуществляющих государственное хранение документов Государственного архивного фонда. В 1994 г. для них определены условия временного и депозитивного хранения, устанавливаемые в соглашениях, заключаемых федеральными органами и другими организациями, держателями архивных документов, с Государственной архивной службой России.
Постановление Правительства РФ от 22 декабря 1992 г. № 1006 «Об утверждении Положения о Государственной архивной службе России».

ГАС России (Росархив) в соответствии с Положением от 17 марта 1994 г. № 552 «является федеральным органом исполнительно власти, находящимся в ведении Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, осуществляющим государственную политику в области архивного дела». В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. «совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации» образуют Архивный Фонд Российской Федерации. Специальные термины и определения, употребляемые в архивном деле, имеют несколько источников. Основной из них – ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы разновидности и технические требования.»Основные правила работы государственных архивов СССР.Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются Основные правила работы ведомственных архивов 1986 г. и Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Основные правила определяют главные задачи ведомственного архива, в соответствии с которыми определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории учреждения – источника комплектования и профиля архива.

5. Коллежное делопроизводство (19 в).

В начале 18 в. в России в период царствования Петра 1, происходит реформа приказного делопроизводства. В замен устаревшей системы приказов 1717-1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определнной отраслью или сферой управления и подчинялась сенату. В 1720 г был подготовлен и подписан Петром 1 «генеральный регламент» который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий. В этом документе имелась глава о структуре и функции канцелярии В «генеральном регламенте» давались общие правила составления документов, устанавливались требования к подписанию отдельных реквизитов. Для многих документов были установлены официальные бланки и разработан формуляр – правила расположения реквизитов на листе бумаге.  Появилось понятие гербовая бумага, на которой изготавливались документы для высших органов управления. В генеральном регламенте был подробно описаны правила удостоверения отдельных документов, например, что протоколы подписываются всеми членами коллегии. Также был установлен порядок пользования печатями. Появились порядочные системы регистрации. Регистрация велась в специальных журналах. В период колежного делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, именно в этот период появилось название АРХИВ.  В коллежном делопроизводстве появились совершенно новые названия документы: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и т.д. Между собой коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

32. Комплекс организационно-правовых документов. Основные разновидности и требования к док-м.

Назначение организационно-правовой документации (ОПД) – это организация системы и процессов управления, которая включает в себя: создание организации; установление ее структуры; определение штатной численности. К ОПД относятся  устав, уч.договор, положение, шт.расписание, правила внутр.распорядка, долж.инструкции. ОПД относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новыми.

Фиксируется созд.орган-ции.Устанавливаем ее структуру. Под нашу структуру определяем штаты (Штатное расписание и устанавливаем оклады каждому согласно ЕТС(Единая тарифная сетка в государственных учреждениях). Далее регламентируем деятельность всех сотрудников (Положения о персонале, Положение об отделе, Должностные инструкции). Формируем совещательные органы ( по Федеральному закону (ФЗ) 2 раза в год Собрание акционеров). Выбираем Совет Директоров. Регламентируем деятельность Аппарата Управления (Директора, Гл. бухгалтера, Юристов). Производим Лицензирование. Режим работы - Организовываем труд работников «Правила внутреннего трудового распорядка». Систему охраны. Реорганизация ( раз в 3-5 лет) - сокращение, расширение, открытие филиала в каком-то регионе, все это требует изменения в документацию надо вносить). Ликвидация предприятия в результате банкротства или по другим причинам. Оформление на станд.листе А4 1назван. учрежд. 2.наимен.структ.подразд 3. наимен.вида док-та 4.дата 5.номер 6.заголовок к тексту 7.подпись автора 8.согласование 9.гриф утверждения 10.печать. Гриф утверждения при внешнем согласовании. Виза под подписью либо на оборотной стороне. Для грифа согласования – отдельный лист. Дата док-та-дата утверждения. Дата  утверждения и дата подписания разные вещи.

61. Нормативная основа организации архивного дела в РФ.

Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» // Ведомости Верховного Совета СССР. 1976. + Постановление Верховного Совета СССР «О порядке введения в действие Закона СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» // Ведомости Верховного Совета СССР. 1976. Положением о Государственном архивном фонде, утвержденном 4 апреля 1980 г., узаконено начатое еще в 1945 г. создание отраслевых фондов министерств, ведомств и организаций, осуществляющих государственное хранение документов Государственного архивного фонда. В 1994 г. для них определены условия временного и депозитивного хранения, устанавливаемые в соглашениях, заключаемых федеральными органами и другими организациями, держателями архивных документов, с Государственной архивной службой России.
Постановление Правительства РФ от 22 декабря 1992 г. № 1006 «Об утверждении Положения о Государственной архивной службе России».

ГАС России (Росархив) в соответствии с Положением от 17 марта 1994 г. № 552 «является федеральным органом исполнительно власти, находящимся в ведении Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, осуществляющим государственную политику в области архивного дела». В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. «совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации» образуют Архивный Фонд Российской Федерации. Специальные термины и определения, употребляемые в архивном деле, имеют несколько источников. Основной из них – ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы разновидности и технические требования.»Основные правила работы государственных архивов СССР.Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются Основные правила работы ведомственных архивов 1986 г. и Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Основные правила определяют главные задачи ведомственного архива, в соответствии с которыми определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории учреждения – источника комплектования и профиля архива.

1. Министерское делопроизводство (19 в. нач. 20 в.).

Министерства от лат. Сл. Ministro – служу, управляю/ в России центральные отраслевые учреждения, созданные в 1812 г. Манифестом от 8 сентября 1802 г. в России были созданы восемь министерств, в замен Петровских коллегий: военно-сухопутных сил; 2 – военно-морских сил; 3- иностранных дел; 4- внутренних дел; 5- внешних дел; 6- коммерции; 7- финансов; 8 – народного просвещения;

коллегии были сохранены и расписаны между министерствами. Общее учреждение министров от 25 июня 1811 г. стало основным законодательным актом, определявшим организацию и порядок работы центральных учреждений. Министерство возглавлял министр, в его отсутствие – единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним. Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов, они делились на отделении – на столы. Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения всё «письмоводство» т.е. делопроизводство. Общим учреждением министерств устанавливался единообразный порядок производства дел во всех учреждениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы: Порядок вступления дел.Движение их, или собственно так называемое производство.Отправление дел.Ревизия. Отчеты. Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами. Организация приема документов Направление на исполнение и исполнение Регистрация документов и контроль за их исполнением Отправка документов

Законами устанавливались определенные правила составлении всех разновидностей документов. В документе выделялись заглавие, содержание, особые пометки, подпись, бланковые и конвертные надписи. В 19 в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком называли ЛИСТ, в левом верхнем углу которого делались банковские надписи, наименования ведомства, учреждении и т.д. от которого исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. В министерском делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов и также  устанавливается более четкая организация хранения документов. В 20 в. в 1911 г. было создано «Положение о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят. Изменения в проекте были не значительными: для улучшения оформлении документов 2 марта 1918 г. было принято постановление «о форме бланков гос. Учреждений» в нем перечислялись обяз. Реквизиты бланков документов. Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах, во многих похожих и в н.в.: Организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения. Регистрация документов должна быть однократно и в сокращенной форме.Число инстанция чрез которых проходит документ, сокращается по минимум.Наблюдение, руководство за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо. (всё разработано было Гос. Институтом  техники  управления в 1926 г.)

 Комплекс распорядительной документации

Руководство любой орг-ии наделяется правом издания распорядительной док-ии (РД).

Основное назначение РД -  регулирование деятельности позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. РД содержат решения идущие сверху вниз по системе управления (Руководитель – структур.подразд. – работник).

Каждый РД является юридическим фактом, который вызывает конкретные административно-правовые отношения на уровне предприятия. Сферы действия распределяются на следующие подгруппы: ПРАВОВЫЕ АКТЫ ДЕЙСТВУЮЩИЕ НА ФЕДЕРАЛЬНОМ УРОВНЕ (Издаются Президентом, Правительством и Органами Федеральной Исполнительной власти). ПРАВОВЫЕ АКТЫ ДЕЙСТВУЮЩИЕ НА УРОВНЕ СУБЪЕКТА РФ (Федеральный уровень - край, область, автономный округ, города Федерального значения Москва и Санкт-Петербург).ОТРАСЛЕВЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ  действуют в пределах конкретной отрасли.

ПРАВОВЫЕ АКТЫ ДЕЙСТВУЮЩИЕ НА УРОВНЕ КОНКРЕТНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ, УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ.ПРАВОВЫЕ АКТЫ ДЕЙСТВУЮЩИЕ НА ФЕДЕРАЛЬНОМ УРОВНЕ  подразделяются на акты регулирующие права граждан, акты межведомственного характера, между федеральной  исполнит-ой  власти и подведомственными учреждениями. Для принятия решений  все РД делятся на две гр.: 1)док-ы издаваемы е в условиях  Коллегиальности (Постановления, Решения); 2)док-ы Единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания).Издание РД: 1. Инициирование решения (обоснование издания РД) 2. Сбор и анализ инф-ции; 3. Текст проекта РД; 4. Согласование; 5. Рассмотрение руководством; 6. Подписание; 7. Доведение до исполнителя.

  Понятие «Архивный документ» и «Архив».

   Архивоведение- наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела. В своем развитии документ проходит эволюцию от записи информации на различных носителях до его архивного хранения. Архивное дело- отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов. Архивный документ- документ сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника. Государственные архивы- учреждение входит в единую систему Росархива. Осуществляет правомочия по владению, пользованию частью документов Архивного Фонда РФ, осуществляет хранение. Задачи  госархива: комплектование, учет, обеспечение сохранности, систематизации, обеспечение использования документов в научных и практических целях; контроль и руководство ведомственными архивами. Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории. Архивы делятся на комплектующие и некомплектующие(исторические). Временное хранение документов государственной части Архивного Фонда РФ осуществляют органы гос. Власти до передачи их на постоянное хранение в гос. Архивы. Ведомственный архив- архив, находящийся в подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив документы. Ведомственные архивы являются первой ступенью хранения архивных документов, передавая их по истечения срока хранения в гос. Архивы. Задачи ведомственного архива: комплектование документами (законченные), учет и обеспечение сохранности, использование хранящихся в архиве документов, подготовка и передача  документов в госархив. Архивный Фонд РФ- совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое значение. Архивный Фонд РФ состоит из государственной и негосударственной частей. Государственная часть- составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся гос. собственностью, муниципальной собственностью. В гос. часть Архивного Фонда РФ входят архивные фонды и архивные документы: гос.учреждений, организаций, предприятий, органов гос. власти, местного самоуправления, прокуратуры, действующих на территории РФ, др. общественных организаций. Негосударственная часть Арх.Фонда РФ составляют документы, находящиеся в частной собственности. Негосударственная часть Арх.Фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы общественных объединений и организаций, негосударственных объединений, физ.лиц. отнесение документов к составу Арх. фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности. Учетно-классификационной единицей Архивного Фонда РФ является  архивный фонд – совокупность архив. документов, исторически или логически связанных между собой.

1. Становление и развитие делопроизводства в советских учреждениях.

В результате октябрьских событий 1917 г. наряду с разрушением государственной машины Российской империи было формально ликвидировано  прежнее делопроизводство. Был произведен управленческий аппарат. Высшим органом управленческой власти стал Всероссийский съезд советов, в период между его съездами избирался всероссийский центральный исполнительный комитет – орган выполняющий функции законодательной и исполнительной власти. Для управления старой было сформировано правительство – Совет Народных Комисаров. 30 октября 1917 г. правительство издает декрет «О порядке утверждения т опубликования законов». Для улучшения качества оформления документов было принято Постановление от 2 марта 1918 г. «О форме бланков гос. учреждений». В этом документе перечислялись обязательные реквизиты бланков документов. В 1928 г. государственным институтом техники и управления совместно с архивной службой были созданы правила подготовки архивной части делопроизводства в го., профессиональных учреждениях, в которых давались рекомендации по составлению перечней документов в дел, циркулирующих в учреждения, правила их уничтожения.  В 1931 г. издан проект «общих правил документации и документооборота». В ведении указывалось: общие правила; организация документации и документооборота; прием, проверка, вскрытие и отметки о получении корреспонденции; разноска корреспонденции в учреждениях; организация отправки корреспонденции; - этому проекту не суждено было реализоваться, уже к моменту его издания. В 1932 г. гос. институт техники и управления был ликвидирован. В 1966 г. в рамках архивной службы был утвержден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому была поручена разработка Единой гос. системы делопроизводства. В проекте ЕГСД приняли участия: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, ВНИИ стандартизации. Определенную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы). Первыми были разработаны в 1972 г. ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец». В 1990 г. вышел ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документов. Требования к оформлению документов». В 80-х г. вышел документ «Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).  Развитие делопроизводства в советский период положило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в РФ. Необходимо отметить, что многие нормативные документы, созданные и принятые в этот период действуют и в н.в.

34. Комплекс справочно-информационных документов

Информ.о фактич. состоянии дел в системе управ. содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимает справ-информ и справ-аналитич док-ты. Это док-ты идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руковод.подразделения. Эти док-ты не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, эти док-ты сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Условно всю совокупность этих док-в можно разделить на справочно-информационные (протокол, докл.записка, сл.записка, факс, эл.сообщение) и справочно-аналитические док-ты (акт, справка, отзыв, заключение) Оформление докл.зап.: наим.струк.подразд.; наименование вида док-та; дата; регистр.номен; адресат; заголовок к тексту; текст; приложение; подпись. Акт – составляются комиссией, оформляется на общем бланке если является внутр.док-м, если внешн., то должен содержать юр.адрес организации. Реквизиты акта: наимен.организ.; наименование вида док-а; дата; регистрационный номер; место составления или издания док-а; заголовок к тексту; текст; подписи, если необходимо гриф утверждения и приложения.     

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве и в архиве.

  Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранение на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обусливающаяся их  культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших их  свое значение документов к уничтожению.     Экспертиза ценности документов в организации проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве, а заканчивается в государственном архиве:  Первым этапом – определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.  Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке док-ов к длительному хранению или сдаче в архив  учреждения.

     И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение их архива учреждения в Государственный Архив. Экспертиза ценности учреждениях проводится под руководством экспертной комиссией (ЭК). Отнесение документов к составу Архивного Фонда РФ осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документа. Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждения, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. В задачи экспертизы ценности документов входит: определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значении документов с целью отбора документов на гос. хранение или установления срок их хранения на основе принятых критериев.  Значительная часть док-ов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие содержат инф-ию, которая может потребоваться в течение многих лет. (Например, информация о гражданах, их работе, учебе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всем протяжении жизни человека.) И, наконец, определенная группа док-ов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие док-ты должны хранится постоянно.

    При экспертизе ценности документов личного происхождения необходимо учитывать: Значимость фондообразователя и его документов; Объективность и субъективность документов; Взаимосвязь документов фондообразователя с другими однотипными документами; Физическую сохранность документов. Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и т.д

 В процессе проведения  экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней: Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы; Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

1. Документоведение в кругу смежных дисциплин.

Документоведение – это запись информации на различных носителях по установленным причинам.

Носитель документирования информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущиеся машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

Существуют различные способы документирования, и их различие:Текстовое документирование. Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. ТД получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деят-ть гос. Учреждений, предприятий и отдельных лиц. техническое документирование. Является способом запечатления технической мысли. Технические документы отражают результат строительного и технологического проектирования, конструирования и др. работ по строительству зданий и сооружений. Технические документированные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, графики).Фотокино - видеодокументирование. Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.  Особенность фотодокументов возникаю в момент событий, они имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. с помощью микрофотокопирования получаются копи документов.Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.Документы на магнитных носителях. Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на который данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятно только машине.

Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способ записи, обеспечивающих отработку его информации электронно-вычислительной машиной.

. Формы организации работы с док-ми.

Службу ДОУ в зависимости от масштабов организации именуют по разному для министерства – управление делами, для организаций, уч.заведений – канцилярией. На малых предприятиях функции канцелярии выполняет секретарь.

Основой построения делопроизводственной службы яв. принятая в организации форма работы с док-ми – централизованная, децентрализованная или смешанная форма. При центр.форме вся обработка док-в производится в едином центре (в канцелярии или у секр-реф). Децентрализованная форма предполагает распределение док-в  между структурными подразделениями организации. При смешанной форме часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль), а часть децентрализовано (хранение док-в, формирование дел).Самая распространенная форма делопроизводственной службы является канцелярия. Структура канцелярии может включать в себя: экспедицию, секретариат, контрольную группу, копировальное бюро, архив. Состав канцелярии и численность её сотрудников зависят от масштаба организации, территориального размещения структурных подразделений. 

На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положения, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность. Квалификация, опыт работы.

    Цели  и организация экспертизы ценности документов

  Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность док-ов, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности документов, идет формирование Архивного Фонда РФ и уничтожение малоценных документов.      Отнесение док-ов к составу Архивного Фонда РФ осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документа. К критериям происхождения относятся: Роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли;Значимость выполняемых ею функций;Время и место образования документа;Значимость отраженных в документе событий;

Значение физического лица в жизни общества. К критериям содержания относятся: Уникальность и типичность информации документа; Ее повторяемость в других документах; Вида документа Подлинность документа К критериям внешних особенностей относятся: Форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа; Юридическая достоверность документа; Физическое состояние документа.       Экспертиза ценности документов проводится на основе: Действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечения управления; Положением об архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной Архивной службы России, нормативно-методическими документами.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного Фонда РФ создается экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных в кол-ве не менее 3-х человек.

 Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов.   Результатом работы ЭК является распределение документов на 4 группы по различным срокам хранения: Постоянного хранения в гос. архивах; Временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет) Временного хранения (до 10 лет) Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.  Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) и по личному составу передаются в ведомственный архив. Передача их осуществляется по описям. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранении уничтожаются с разрешения архивной организации.

      Уничтожение документов и дел оформляется по актам. Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющие грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии с специальными инструкциями.

9 . Законодательное регулирование делопроизводства

В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законодательством государственные стандарты, нормативно-методические документы общегосударственного действия. Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются. Законодательная регламентация документирования и работы с документами находится в настоящее время в Российской Федерации в стадии становления. Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (далее — ГК РФ), который определил правовые основы деятельности юридических лиц; и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания прав собственности. Ряд законодательных актов содержит нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так, ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" определяет: "на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях ив учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик". В Российской Федерации разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизация и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере — стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации: · национальные стандарты; · правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; · общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; · стандарты организаций. В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов устанавливающих правила оформления документов. В 1990-е гг. создана правовая основа хранения документов. В Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах состав Архивного фонда РФ включает две части: государственную и негосударственную. Государственная часть формируется из документов федеральных органов государственной власти, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, а также в частной собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России (Росархив) совместно с собственником этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы, их ценности. Росархив в соответствии с Положением о нем имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе архивов и об организации документов в делопроизводстве.

 Делопроизводственные службы: структура и организация работы.

ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с док-ми. Документирование – запись информ. На различных носителях (бум, эл.) Организация раб.с док-ми – это организация документооборота, хранение и использование док-в в текущей деятельности предприятия.  Задачи службы ДОУ:1.совершенствование форм и методов работы с документами;2.обеспечение единого порядка документирования,3.орган-ции работы с док-ми; 4.построения информационно-поисковых систем, 5.контроля исполнения и подготовки док-ов к передаче в архив в соотв-и с действующими  нормативами;6.сокращение документооборота;7.унификацию форм док-в;8.разработку и внедрение нормативных и методических док-в по   совершенствованию документацион. обеспеч. управления в орг-9.структур. подразделениях;10.внедрение новейших информ. технол. в работу с док-ми. Функции службы ДОУ можно разделить на технологические, организационные, методические. технологические  1.первоначальная (экспедиционная) обраб-ка входящих док-в;2.регистрация входящих, исходящих и внутренних док-в;3.ведение информационно-справочной работы по док-м орг-и;3.машинописное изготовление док-в (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение док-в;4.разраб-ка и проектир-е бланков5.подготовка док-в к отправке. организационные 1.подготовка к доклад. рук-ву поступ. док-в;2.орган. своеврем. рассмотр. Док-в руков-ом орган-и; 3.регулир. хода исполнения док-в, прохож-я и испол. док-в в устан. срок;4.орган-я хран.док-в в структурных подразд.5.организация раб. архива в соотв. с прав-и, инструкц. и метод. реком. Росархива;6.повыш. квалиф. раб-в делопроизвод-ой служ. и архив.;6.орган. рабоч.мест  в том числе автоматизир-ых (АРМ), услов. труда сотруд. 7.орган-я делопроизв-а по обращ.граждан;8.разраб-а ( с соответств. структур. подразд. орган-и) мероприят. по совершенств. форм и метод. раб.с док-ми. контрольные 1.контр. за прав-ю оформ.док-в, представ-х на подп. руков-у (т. е. исход. и внутр. док-в);2.контр.за срок. испол-я док-в;2.осущ. контр. за прав. оформ-я и формир-я в струк. подразд.  дел, подлеж.сдаче в архив;3.контр. за работой с док-ми в стр. подр. методические  1.разраб.Н.Д., инструк. по делопроиз-у, таб-я форм док-в и друг. норм-х док-в, 2.пров. эксперт. науч.практ.цен-и до-в; Состав канцелярии и численность её сотрудников зависят от масштаба организации, территориального размещения структурных подразделений.  На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положение, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность. Квалификация, опыт работы. В каждой орган-ции существует подразделения или отделы, например, канцелярия может включать в себя: экспедицию, секретариат, контрольную группу, копировальное бюро, архив). О каждом подразделен должно быть положение, в каждом подразделении существуют нач.отдела, специалист, сотрудник. На каждую должность должна быть должностная инструкция. В нее вход общее положение, должностные обязанности, что должен знать (положения, инструкции в зависимости от должности) за что несет ответственность, квалификация, опыт работы. Общее положение, назначение положения, задачи, структура, функции. Взаимодействие с др. подразделениями и службами предприятия, ответственность. Подписано нач.подразд., утвержд. Ген.дир. данной организации. От  того  насколько  профессионально   ведется  документация,  зависит  успех  управленческой  деятельности  в  целом.

Архивный путеводитель – архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведения об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Путеводитель является обязательным справочно-информационнным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов. В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе информации он может быть внутри и межархивным. путеводители подразделяются:На путеводитель по фондам архива;Краткий справочник по фондам архива;Тематический путеводитель по фондам архива; Путеводитель по архивам Путеводитель по фондам архива определяет состав архива на уровне фонда. Он содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающий название, номер, объем фонда, его крайние даты, историческую справку, аннотации, библиографию.

Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются названия фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и неаннотированными. Тематический путеводитель  по фондам архива сообщает сведения о фондах, определяемые конкретной  темой. В нем, в соответствии с темами, указываются название, номер фонда крайние даты, номера описей, содержащих документы по теме, научно-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиография. Дополнительно могут быть указаны сведения по истории фондообраззователя и условия доступа и использования документов.

Путеводитель по архивам включает сведения о ряде архивов, начиная с Архивного фонда РФ и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Архивного фонда РФ по хранилищам его всего или отдельных его частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Путеводитель состоит из основной части, в которой дается хар-ка фондов и док-ов и справочного аппарата, включающего титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. При составлении путеводителей главным требованием к ним является полнота отражаемых сведений, наличие справочных данных (архив, фонд, опись, единица хранения).    Обзор архивных документов – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных док-ов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими. Обзор архивного  фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедческий анализ. Тематический обзор док-ов включает систематизированные сведения о составе и содержании док-ов одного или нескольких арх.фондов по конкретной теме и их источниковедческий анализ.      Основной частью обзора являются аннотации архивных док-ов, сопровождаемые их поисковыми данными. В полном виде обзор состоит из хар-к учреждений-фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата. Основным отличием обзора арх. Документов от других видов научно-справочных док-ов  является ведение источниковедческого анализа. Справочный аппарат обзора состоит: из титульного листа, оглавления, предисловия (в котором сообщаются сведения о фонде и фондообразователе, структуре обзора, составе справочного аппарата, списка сокращений, указателя.).

10. Нормативно –методическое обеспечение делопроизводства

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

1. правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

2. организовать документооборот;

3. обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

1. законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

2. указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

3. нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

4. технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

5. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

6. унифицированные системы документации;

7. нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

37. Нормирование труда работников службы ДОУ

ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с док-ми. Задачи службы ДОУ:1.совершенствование форм и методов работы с документами;2.обеспечение единого порядка документирования,3.орган-ции работы с док-ми; 4.построения информационно-поисковых систем, 5.контроля исполнения и подготовки док-ов к передаче в архив в соотв-и с действующими  нормативами;6.сокращение документооборота;7.унификацию форм док-в;8.разработку и внедрение нормативных и методических док-в по   совершенствованию документацион. обеспеч. управления в орг-9.структур. подразделениях;10.внедрение новейших информ. технол. в работу с док-ми.  Функции службы ДОУ можно разделить на технологические, организационные, методические. технологические  1.первоначальная (экспедиционная) обраб-ка вход. док-в;2.регистрация вход., исход. и внутр. док-в;3.ведение информационно-справочной работы по док-м орг-и;3.машинописное изготовление док-в (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение док-в;4.разраб-ка и проектир-е бланков5.подготовка док-в к отправке. организационные 1.подготовка к доклад. рук-ву поступ. док-в;2.орган. своеврем. рассмотр. Док-в руков-ом орган-и; 3.регулир. хода исполнения док-в, прохож-я и испол. док-в в устан. срок;4.орган-я хран.док-в в структурных подразд.5.организация раб. архива в соотв. с прав-и, инструкц. и метод. реком. Росархива;6.повыш. квалиф. раб-в делопроизвод-ой служ. и архив.;6.орган. рабоч.мест  в том числе автоматизир-ых (АРМ), услов. труда сотруд. 7.орган-я делопроизв-а по обращ.граждан;8.разраб-а ( с соответств. структур. подразд. орган-и) мероприят. по совершенств. форм и метод. раб.с док-ми. контрольные 1.контр. за прав-ю оформ.док-в, представ-х на подп. руков-у (т. е. исход. и внутр. док-в);2.контр.за срок. испол-я док-в;2.осущ. контр. за прав. оформ-я и формир-я в струк. подразд.  дел, подлеж.сдаче в архив;3.контр. за работой с док-ми в стр. подр. методические  1.разраб.Н.Д., инструк. по делопроиз-у, таб-я форм док-в и друг. норм-х док-в, 2.пров. эксперт. науч.практ.цен-и до-в;

66  Менеджмент в архивах

     Менеджмент – современная система  управления предприятием, действующая в условиях рыночной экономики. Термин «Менеджмент» по сути является аналогом термина «управление», его синонимом. Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

      Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве: в положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения, состав док-ов архива, задачи и функции архива, права архива, орг-я работы архива. Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Федерации может организовывать, разрабатывать и принимать участие в подготовке нормативно-методических документов отраслевого назначения (различных перечней категорий документов со сроками их хранения, типовых (примерных) инструкций по ДОУ и номенклатур дел) как для внутреннего пользования в деятельности архива, так и для использования в работе с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

     Планирование: В архиве составляются: годовой план работы, план-график приема дел в архив. Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ. План-график приема дел в архив согласовывается со структурными подразделениями и утверждается руководителем организации. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени в дневниках учета труда. При расчете норм времени на основные виды архивных работ архивы могут руководствоваться Межотраслевым укрупненными нормативами времени на работы по ДОУ.

     В организацию труда персонала архива входит: подбор и рациональная расстановка кадров; эффективное использование материально-технических ресурсов; создание для работников благоприятных условий труда. Подбор работников происходит в соответствии со штатным расписанием архива. При этом учитываются личные и деловые качества, квалификация работников. При приеме на работу проводится инструктаж по технике безопасности и противопожарной безопасности, будущие работники знакомятся с распорядком работы архива, положением о нем. Один раз в 4 года проводится х аттестация. Для повышения квалификации работников на базе архивов периодически проводятся курсы, совещания, семинары. Архивист может быть привлечен к ответственности за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов, необоснованный отказ в приеме док-ов и доступа пользователей к ним.

     Маркетинг архивной информации – деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги архивистов. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, финансирование и материально-техническое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных и внебюджетных средств. Маркетинг арх. информации включает: изучение потребностей пользователей документной информации, прогноз потребности в архивных услугах, выявление потенциальных потребителей тех или иных архивных услуг; разработка перечня платных услуг, расширение рекламной компании с целью привлечения более широкого круга потребителей. Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой цене, определение места и времени продажи информации.

     Выполнение платных услуг. Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, утверждается руководителем организации. Архив на основе номенклатуры с учетом условий своей деятельности может разрабатывать перечень платных работ и услуг, более детально определяющий виды работ, производственных операций и исполнителей. При выполнении платных  работ и услуг отношения архива со сторонними организациями и потребителями должны закрепляться договором. (Пр. арх. маркетинга – копирование документов до выхода в Интернет, продажа микрофильмов и микрофиш документов, издания компьютерных версий документов и справочников)

11.     Структура, содержание и область применения ГОСТ 6.30-2003.

Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) федеральной архивной службой России.

Внесен научно-техническим управлением Госстандарта России. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. №65-ст.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, письма, акты. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документа; требования к оформлению реквизитов документа; требования к бланкам документа, включая бланки документов с воспроизведением гос. Герба в РФ 1.гос. Герб РФ, 2- герб субъект РФ, 3-эмблема/товарный знак орг-ции, 4-код орг-ции, 5- регистрационный № юр. лица, 6- ИНН/КПП, 7- код формы док. (ОКУД), 8- наимен. Орг., 9-справочные данные, 10- наименование имя док., 11- дата, 12-регист. №, 13-ссылка на регист. №, 14-место составление, 15-адресат, 16- гриф утверждения, 19- отметка о контроле, 20- текст, 21- отметка о наличии приложения, 22-подпись, 23-гриф согласования, 24-визы согласования, 25-оттиск печати, 26-отметка о заверении копии, 27-отметка об исполнении, 28 -отметка об исполнении и направлении док. в дело, 29-отметка о поступлении док. в орг., 30 –идентификатор электр. копии док.(отметка колонтитул/левый нижний угол). Требования к бланкам документа. 1. документ изготавливают на бланках, формат А4 и А5. должен иметь поля 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм- верхнее, 20 мм – нижнее. Бланки изготавливаются на белой бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются 2 варианта бланков – угловой и продольный.  Для организации и структ. Поддраз. Должностного лица устанавливаются след. Виды бланков документа: общий бланк; бланк письма, бланк конкретного вида документа. Номер страницы проставляют в посередине верхнего поля листа.

Общие правила организации документооборота в организации

Документооборот – это движение док-в на предприятии с момента их получения  или создания до завершения исполнения или отправки. Основная задача – оперативность и единообразие обработки док-в. Докумен-тообор. осуществл. в виде различ. потоков док-в. Объем документообор. зависит от 1.значимости орг-ции;2.от ее функц-й и уровня решаемых задач;3.от связей с внеш. организ-ми. В документацион.обеспечении сущест. 3 гр.док-в. Вход., исход., внутр.

Входящие на начальном этапе проход.1.первич.обраб-ку;2.предвар-ое рассмотрен.служ.ДОУ. Исходящие и внутрен. на нач-м этате проход.1.составлен.проекта док-та 2.провер.правильн.оформления 3.согласование док-та. Общими для всех групп явл.1.рассмотрен.док-в рукод-м, 2.регистр-я, 3.передача исполнит-м, 4.контроль испо-лнения  5.исполнение,6.подшивка в дела, 7.исполььз.док-в в справоч информац.целях, 8.подгот.к перед.в архив. Учет объема докум-оборота осущ-ся с целью получ. данных для расчета штат. числ-ти персон. делопроизв-ой службы. Входящие 1.докум. вышест..орган-й, орг-в власти;2.подведом-х орг-й, присыл-х отчетно-учетную док-ю и различного рода запросы;3.док-ы организаций-смежников и прочих организаций, обмен-ся информ. для решения вопросов, требующих совместных действий;4.жалобы и заявления граждан. Первич.обраб.1.проверка прав.дост.2.колич-ва лист.поступ.док-та, 3.наличия прилож.При отсутсвии лист.док-та илиприлож.а)ставится в извест.отправ-ль,б) отметка надок-те,в)отмет. в журн.регистр.(примеч.). Не вскрыв.письма-Лично, Конфиденциально. Входящ.док-ты распред-ся на регистр.и нерегист.Регистрируемые-входящ.№,дата поступ. Использ-ся порядковая регистр-ия по журн-лу в теч.одного года.Руков-ль-опред.испол-ля,сроки в виде резолюции на док-те. Исходящие- отправляемые из орг-ции. Основ.этапы: 1.сост.проекта док-та;2.провер.прав-ти оформ.проек.; 3.соглас.проек.;4.подпис.рук-лем;5.регистр;6.отправка; 7.подшив.копии в дело. Внутренние в рамках орг-ции. На этапах подгот-ки и оформл-я как и с исходящими. На этап.исполнения и завершения порядок операций как с входящими 1.перед-ча испол-лю;2.контроль испол-я;3.испол-е 4.отметка об испол-ии; 5.подшивка испол-го в дело.

Организация комплектования Архивного фонда РФ.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ. Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.   Работа по комплектованию архива документами складывается: из установленного профиля архива: определение источников  комплектования; определение состава документов, подлежащих хранению в архиве; организация комплектования.  Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.  Критериями источников комплектования являются: функционально-целевое назначение учреждения; масштаб его деятельности; вид организации; полнота отражения в ее документах ценной информации. Источников комплектования гос. архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Выделяются следующие группы источников комплектования: учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив; учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих  учреждений и организаций, либо не являются особо ценными; учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочной прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность; учреждения и организации, от которых осуществляется  повидовой выборочной прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций. В реальной архивной практике создаются два списка  источников комплектования: В первый список входят учреждения и организации, в деятельности  которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме. Второй список составляют учреждения и организации не сдающие свои документы в госархив, не находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования. Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки – источников комплектования, а также при приеме этих док-ов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кино-фото-фоно-видео-документов и электронных документов. При приеме док-ов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении док-ов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы. При выборочном приеме поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации. Передача дел в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи. Передача в ведомственный архив: передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава; передача производится через год после завершения дел делопроизводством; прием дел в архив производится зав.архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив; при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр; при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие; передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о наличии дел, указывается их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив; по окончании приема дел зав. Архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух  экземплярах описи дел долговременного хранения, вторые экземпляры возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение: передача дел в госархив производится ежегодно или раз в 3-5 лет, документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на госхранение в 2-х экз., документы передаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом                                     и страховыми копиями на особо ценные документы; при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и тех. Состояния; прием производится поединично, а особо ценные полистно, при первом приеме док-ов организации в архив вместе с ними передается историческая справка организации, док-ты негосударственных организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором; документы физических лиц поступают в госархив в результате дарения, завещания, купли-продажи.

12.  Сущность понятия «документ»

Документ создается в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель – материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению. В русский язык слово документ пришло Вов времена Петра 1 и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появились термины: деловая бумага, служебный документ, акт, выделяются счетные и исторические документы. Понятие документ используется Вов всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знание дает свое толкование этого термина. В зависимости какая отрасль знания дает это определение, само понятие документ определяют различным образом: документ – материальный объект, документ –носитель информации, документ – документационная информация. Официальное толкование данного темна дает ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения. - Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать.Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформлении. Функции документа. Любой документ обладает определенными функциями, выяснения которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре или экономической системе. Документ функционален или многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции.
Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная (относящуюся к прошлому, оперативная – текущая, перспективная – относящ. к будущему), социальная (создаются для удовлетворения различных потребностей), коммуникативная (документы – законы, указы, распоряжения. приказы, жалобы, переписка, договорные док.) культурная (способность сохранять и передавать традиции, ритуалы принятые в обществе – кинофильм, фото).  Специальные – управленческая (установление, закрепление правовых норм, док. влекующие за собой юр. силу),  правовая (изменения правовых норм и правонарушений – законы, указы), ф-ция исторического источника, ф-ция учета (статистический, бухгалтерский, оперативный). Свойства документа. Принято выделять несколько свойств документа:Юридическая сила документа, его свойство – свойство  быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Юридическая сила документа – это свойство официальное документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.Оригинальность документа. Слово оригинал от лат. «оригиналис» - первоначальный, самобытный. Оригиналы документов могут быть беловиками и черновиками. Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик – это последняя, переписанная набело редакция документа. Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик.Подлинность документа – в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ- документ, сведения об авторе, времени его происхождения. Это может быть первый или единичный экземпляр. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника, имеющую юридическую силу. Копийность документов. Копия документов – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть и, не имеющий юридическую силу. Среди копий различают: Выписка – копия часть документа, должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Особый вид – фото и светокопии.

 Обработка основных документопотоков

Основой построения делопроизводственной службы яв. принятая в организации форма работы с док-ми – централизованная, децентрализованная или смешанная форма. При центр.форма- все док-ты регистрируются в одном месте (служба делопроизводства, секретарь). Такая система позволяет создать единый справочный цент по док-м. Децентрализованная – регистрация происходит в струк.подразделениях или в местах  составления или исполнения док-в). Смешанная – часть регистрируется централизованно, другая часть в структур.подразделениях. Регистрируемые док-ты делятся на несколько гр., каждая из которых регистрируется отдельно: вх, исх, внутр. Входящие на начальном этапе проход.1.первич.обраб-ку;2.предвар-ое рассмотрен.служ.ДОУ. Исходящие и внутрен. на нач-м этате проход.1.составлен.проекта док-та 2.провер.правильн.оформления 3.согласование док-та. Общими для всех групп явл.1.рассмотрен. док-в рукод-м, 2.регистр-я, 3.передача исполнит-м, 4.контроль испо-лнения  5.исполнение,6.подшивка в дела, 7.исполььз.док-в в справоч информац.целях, 8.подгот.к перед.в архив. Входящие 1.докум. вышест..орган-й, орг-в власти;2.подведом-х орг-й, присыл-х отчетно-учетную док-ю и различного рода запросы;3.док-ы организаций-смежников и прочих организаций, обмен-ся информ. для решения вопросов, требующих совместных действий;4.жалобы и заявления граждан. Первич.обраб.1.проверка прав.дост.2.колич-ва лист.поступ.док-та, 3.наличия прилож.При отсутсвии лист.док-та или прилож.а)ставится в извест.отправ-ль,б) отметка на док-те, в)отмет. в журн.регистр.(примеч.). Не вскрыв.письма-Лично, Конфиденциально. Входящ.док-ты распред-ся на регистр.и нерегист.Регистрируемые-входящ.№,дата поступ. Использ-ся порядковая регистр-ия по журн-лу в теч.одного года.Руков-ль-опред.испол-ля,сроки в виде резолюции на док-те. Исходящие- отправляемые из орг-ции. Основ.этапы: 1.сост.проекта док-та;2.провер.прав-ти оформ.проек.; 3.соглас.проек.;4.подпис.рук-лем;5.регистр;6.отправка; 7.подшив.копии в дело. Внутренние в рамках орг-ции. На этапах подгот-ки и оформл-я как и с исходящими. На этап.исполнения и завершения порядок операций как с входящими 1.перед-ча испол-лю;2.контроль испол-я;3.испол-е 4.отметка об испол-ии; 5.подшивка испол-го в дело.

Док-ты имеют регистрационные номера. Например: № 03-05/145 (03 индек струк.подразд; 05 номер по номенклатуре; 145 регистрационный номер). Или № 02/55 (02 вх.номер, индеек структ.подразд.в которой он будет исполнятся; 55 регистрацион.номер). №41 – для внутр.док-в. Резолюция на док-те(17 реквизит): наносится на док. рукописным способом руковод. или долж.лицом. Пишется на первом листе док-та в любом свободном месте, кроме полей. Включает в себя: кому; что делать; когда; личную подпись долж.лица; дату резолюции.

Организация документов и дел в пределах Архивного фонда РФ  в целом.

Организацию документов Архивного Фонда РФ включает их классификация и систематизация.Классификация – выработка научных основ организации документов,  установление логических и исторических связей между ними. Систематизация – физическая организация и упорядочении документов на основе схемы их классификации. Организация документов осуществляется:В пределах Архивного Фонда РФ;В пределах конкретного архива;В пределах конкретного архивного фонда. Организация документов – совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности, к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и др. особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. В основе организации док-ов находится архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.  До недавнего времени основными критериями организации хранения док-ов были:Принадлежность до-ов к историческим эпохам;Принадлежность док-ов к комплексам общесоюзного, республиканского, местного значения; Принадлежность документов к административно-территориальным единицам; Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; Принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя. В настоящее время критериями организации хранения док-ов являются: Формы собственности – государственная часть Архивного фонда РФ, федеральная собственность в ведении РФ, муниципальная собственность, негосударственная часть Архивного фонда РФ; Виды носителей, способы и техника закрепления информации – письменные и графические документы на бумажных носителя, кинофотофонодокументы, видеограммы,  электронные документы;  Сроки хранения – постоянное хранение в госархиве, музее, библиотеке, архиве негосударственного учреждения, временное хранение до передачи документов в госархив в ведомственном архиве, временное и депозитарное хранение в ведомственных архивах и отраслевых фондах, временное и депозитарное хранение док-ов негосударственной части Архивного фонда РФ в госархивах. Все критерии применяются в совокупности. Согласно им происходит организация док-ов в пределах Архивного фонда РФ.   Архивный фонд РФ – совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ. Архивный фонд РФ в зависимости от формы собственности на его документы состоит из государственной и негосударственной частей. Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью (федеральные архивы), государственной собственностью республик в составе РФ, краев, областей, автономной области, автономных округов, г. Москвы и Петербурга (республиканские, краевые, областные, окружные архивы), муниципальной собственностью (гор-(рай) архивы) В государственную часть Архивного фонда входят арх. Фонды и арх. Док-ты: Гос. учреждений, организаций , предприятий, действовавших на всем протяжении ее истории, учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от гос-ва; Органов гос. власти, местного самоуправления, прокуратуры, госучерждений, предприятий, организаций, воинских частей, действующих на территории РФ; Отечественных госучреждений, воинских частей, находившихся или находящихся за границей; Предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности; Органов учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ Других общественных организаций и объединений, образовавшиеся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, принятые в учреждении Федеральной архивной службы России; Копии арх. Док-ов на правах подлинников, а также копии арх. Док-ов, поступившие на законных основаниях в собственность государства из-за рубежа. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют док-ты, находящиеся в частной или иной негосударственной собственности, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение. Негосударственную часть Архивного Фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы: Общественных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профсоюзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений; Религиозных объединений и организаций (после отделения церкви от государства); Негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хоз-ва, других отраслей экономики, науки культуры, социальной сферы, средств массовой информации; Физических лиц (док-ты личного происхождения, фамильные, родовые архивы, коллекции док-ов) Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы ценности. Учетно-классификационной единицей Архивного фонда РФ является архивный фонд – совокупность арх.док-ов, исторически или логически связанных между собой.

1. Понятие «информация» и «документ».

Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией – ее получение, обработка, понятие каких-либо решений и их исполнения.  Информация- это сведения о лицах, фактах, событиях и явлений, вне зависимости от формы ее представления. Информация имеет большое значение, т.к. на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления. Носитель информации – объект, материальное тело, на котором фиксируется информация (тетрадь, лист бум., диск, дискета, компьютер, доска) Источник информации – объект, в котором зарождается информация (теле, радио, Интернет).Документ – от лат. Слова «Документум» - свидетельство -   это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию. Документирование – процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.

Технология регистрации док-в

Регистрация - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Задачи: учет количества документов; сохранности документов, контроля исполнения  документов; поиск документов в информационно-справочных целях. На практике в наст.время применяется три системы регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. При центр.форма- все док-ты регистрируются в одном месте (служба делопроизводства, секретарь). Такая система позволяет создать единый справочный цент по док-м. Децентрализованная – регистрация происходит в струк.подразделениях или в местах  составления или исполнения док-в). Смешанная – часть регистрируется централизованно, другая часть в структур.подразделениях. Регистрируемые док-ты делятся на несколько гр., каждая из которых регистрируется отдельно: вх, исх, внутр. Важный принцып регистрации однократность. Каждый док-т регистрируется один раз. Вход.регистр. в день поступления, исх. и внутр. в день подписания. Вход.док-ты распред-ся на регистр.и нерегист. Регистрируемые-входящ.№,дата поступ. Использ-ся порядковая регистр-ия по журн-лу в теч.одного года.Руков-ль-опред.испол-ля,сроки в виде резолюции на док-те. Исходящие- отправляемые из орг-ции. Основ.этапы: 1.сост.проекта док-та;2.провер.прав-ти оформ.проек.; 3.соглас.проек.;4.подпис.рук-лем;5.регистр;6.отправка; 7.подшив.копии в дело. Внутренние в рамках орг-ции. На этапах подгот-ки и оформл-я как и с исходящими. На этап.исполнения и завершения порядок операций как с входящими 1.перед-ча испол-лю;2.контроль испол-я;3.испол-е. 4.отметка об испол-ии; 5.подшивка испол-го в дело. Входящие на начальном этапе проход.1.первич.обраб-ку;2.предвар-ое рассмотрен.служ.ДОУ. Исходящие и внутрен. на нач-м этате проход.1.составлен.проекта док-та 2.провер.правильн.оформления. 3.согласование док-та. Общими для всех групп явл.1.рассмотрен.док-в рукод-м, 2.регистр-я, 3.передача исполнит-м, 4.контроль испо-лнения  5.исполнение,6.подшивка в дела, 7.исполььз.док-в в справочинформац.целях, 8.подгот.к перед.в архив. Входящие 1.докум. вышест..орган-й, орг-в власти;2.подведом-х орг-й, присыл-х отчетно-учетную док-ю и различного рода запросы;3.док-ы организаций-смежников и прочих организаций, обмен-ся информ. для решения вопросов, требующих совместных действий;4.жалобы и заявления граждан. Первич.обраб.1.проверка прав.дост.2.колич-ва лист.поступ.док-та, 3.наличия прилож.При отсутсвии лист.док-та или прилож.а)ставится в извест.отправ-ль,б) отметка на док-те, в)отмет. в журн.регистр.(примеч.). Не вскрыв.письма-Лично,Конфиденциально. Существует журнальня регист (до 1 тыс. док-в в год); Карточная (свыше 1 тыс. док.; формат А5, в 2-3 экз.); компьютерная регистрация (удобно, вносится большое кол-во информации. Эффект.контроль, информ-справоч.) Индексация док-в – проставление их порядковых (регистрационных номеров). Реквизит (12) ГОСТ Р 6.30-2003. Док-ты имеют регистрационные номера. Например: № 03-05/145 (03 индек струк.подразд; 05 номер по номенклатуре; 145 регистрационный номер). Или № 02/55 (02 вх.номер, индеек структ.подразд.в которой он будет исполнятся; 55 регистрацион.номер). №41 – для внутр.док-в. К индексам приказов по лич.составу допускается писать л/с или кадры (к). Регистрация начинается с №01, с 1 янв. до 31 дек. Каждого года включительно

69 (организация док-ов в архиве) (второй уровень организации документов)

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее документальный фонд. Документы, образующиеся в деятельности организации по срокам хранения подразделяются на: Документы временного срока хранения ( до 10 лет включительно); Документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет); Документы постоянного (вечного) хранения. Документы постоянного хранения, т. е. документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое , культурное значение, составляют архивный фонд организации, являющееся составной частью Архивного фонда РФ. Сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы их ценности; порядок экспертизы ценности документов. Архивный фонд – часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению.   Разновидностями архивного фонда являются: Архивный фонд организации, состоящий из док-ов,  образовавшихся в процессе ее деятельности; Объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности  двух или более организаций-фондообразователей, имевших между собой исторически или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.; Архивный фонд личного происхождения, состоящий из док-ов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода и принятых на хранение в архив организации. Архивной коллекцией называется совокупность отдельных  документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, видовому, объектному, авторскому, хронологическому и др.) Основными принципами фондообразования являются: Недробимость фонда; Единое название фонда; Единый номер фонда; Единое хранение фонда. Организация док-ов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения док-ов как фондовой учетно-классификационной единицы. Единица хранения – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающим их учет, поиск, использование.  Единицы хранения систематизируются в фонде по след. Признакам (структурному, хронологическому, функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному – в соответствии с функциями, отраслями, направлениями  деятельности фондообразователя, темами и вопросами, которых касается содержание документа; Номинальному – по делопроизводственной форме, видам и разновидностям док-ов; Корреспондентскому – по организациям и лицам, в результате  переписки с которыми образовались единицы хранения; Географическому – в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание док-ов, их авторы, корреспонденты; авторскому – по названиям организаций или фамилиям лиц, являющихся авторами док-ов.

Фондирование. Виды работ по фондированию. Предварительные этапы по фондированию.

Фондирование документов – распределение док-ов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве.  В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность док-ов, формируют фонд, определяют хронологические границы  фонда и документов  фонда.

В основе фондирования находится изучение самих документов – входящих, внутренних, исходящих. Фондовая принадлежность входящих документов определяется  по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнении, по содержанию док-ов. Исходящие документы относятся к фонду той организации, которая является их автором, их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов;  документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены, их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих – адресат.  Хронологическими границами архивного фонда являются: Организации – даты образования и ликвидации; Объединенного фонда – даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций; Личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода; Коллекции – даты самого раннего и самого позднего документ.

14. Информационные свойства документов.

Документная информация - информация, содержащаяся в документах.

Понятие «информация» произошло от латинского слова «informatio», что означает изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления. В широком смысле информация оп­ределяется как сведения о той или иной стороне материального мира и происходящих в нем процессах. При изучении информации учитываются закономерности ее создания, преобразова­ния и использования в различных сферах человеческой деятельности.

Информацию как продукт производства и применения отличает, прежде всего, предметное содержание. Она очень разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности: научная, техническая, производственная, управленческая, экономическая, социальная, правовая и т.п. Каждый из видов информации имеет свои технологии обработки, смысловую ценность, формы представления и отображения на физическом носителе, требования к точности, достоверности, оперативности отражения фактов, явлений, процессов. Важнейшими свойствами управленческой и экономической информации являются: • достоверность и полнота;  ценность и актуальность;  ясность и понятность. Одним из важнейших внутренних свойств информации является объём, дающий возможность её количественного измерения. В н. в. отсутствует универсальная мера для измерения количества информации.  Любой документ является многоуровневой информационной системой, где каждый уровень имеет свои количественные параметры. Есть физический уровень, синтаксический (знаковый), семантический (значимый), структурный, латентный и др. Документированная информация всегда содержится на каком-либо материальном носителе, постольку первое, самое общее представление о её количестве может дать физический уровень, т.е. натуральный (физический) объём, занимаемый информацией. Так, первоначальное представление о документах на бумажных носителях можно получить, измерив их в килограммах, в кубических метрах, а также по количеству единиц хранения (дел) и даже по длине полок в архивохранилищах. Для аудиовизуальных и машиночитаемых документов могут быть использованы такие единицы измерения как длина киноплёнки или магнитной ленты в метрах, количество фотографических кадров, видеокассет, магнитных или оптических дисков и т.п.

Информационный объём письменных документов можно выразить в печатных листах, условных печатных листах, в учётно-издательских и авторских листах, перейдя таким образом на синтаксический (знаковый) уровень. Печатный лист - это оттиск на одной стороне листа бумаги формата 60 ? 90 см. В условных печатных листах просчитываются оттиски на бумаге других форматов (например, 70 ? 90 см и др.) через специальный коэффициент. Учётно-издательский лист, также как и авторский лист, равен 40 тыс. печатных знаков, включая пробелы между словами, или 3000 см¦ графического материала (иллюстраций, карт и т.п.).

В информатике количество информации определяется с помощью такой единицы измерения как бит (двоичная цифра, используемая для кодирования любой информации). Восемь бит составляют 1 байт; 1 килобайт (Кбайт) = 1024 байт; 1 мегабайт (Мбайт) = 1024 Кбайт = 1048576 байт; 1 гигабайт (Гбайт) = около 1 млрд байт. Однако физический объём документа, также как и количество знаков в нём, т.е. синтаксический уровень, не дают представления о реальном количестве информации в документе. Подсчитать же это реальное количество весьма непросто. Не случайно отдельные авторы вообще считают подобный подсчёт невозможным. В поисках наиболее эффективных путей измерения реального количества документированной информации предлагаются различные способы, используются различные понятия. В частности, некоторые исследователи (Б.В.Бирюков, Г.Г.Воробьёв) предлагают так называемый тезаурусный подход. Для обозначения реального количества информации, вложенного в какой-либо информационный объём (в книгу, газету, официальный документ и т.п.), вводится понятие информационная ёмкость. Реальное же количество информации, извлекаемое конкретным потребителем, обозначается понятием информативность документа. Содержание всей информации в определённой информационной системе называется "тезаурус" (от греч. "thesauros" - запас). "С точки зрения информативности тезаурус каждого сообщения делится на три части: 1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) потери информативности - то, что дано, но не получено из-за рассеянности, спешки, незнания языка или предмета; 3) бесполезная информация - информационный шум"

1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) простая ассоциативная информативность - то, что автор не дал, но подразумевал и предполагал дать и получатель сумел извлечь, благодаря своей квалификации; 3) сложная ассоциативная информативность - то, что автор не дал, не предполагал давать, но получатель извлёк. Без ассоциативной информативности, кстати, немыслимо эффективное развитие научных исследований, равно как и вообще невозможен творческий процесс во многих других областях человеческой деятельности. Отношение информативности к информационной ёмкости называется информационной плотностью документа. Информационная плотность, как правило, меньше единицы, так как в каждом документе содержится определённое количество бесполезной информации для данного конкретного потребителя. Информационная ёмкость и информативность документа зависят от многих факторов: от языка, стиля (в текстовых документах), от структуры, степени формализации и т.п. Одним из важнейших внутренних свойств информации является её организация, структура. По способу внутренней организации информацию можно разделить на две группы: логически неупорядоченный набор сведений (данные); логически упорядоченный набор данных К примеру, попыткой логически упорядочить имеющуюся основную информацию в области документоведения является данное учебное пособие, которое делится на главы, разделы, абзацы. Повышение уровня внутренней организации любой документированной информации улучшает её восприятие, экономит время потребителя, влияет на эффективность принимаемых решений.

 Виды и формы регистрации док-в

Регистрация - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Задачи: учет количества документов; сохранности документов, контроля исполнения  документов; поиск документов в информационно-справочных целях. На практике в наст.время применяется три системы регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. При центр.форма- все док-ты регистрируются в одном месте (служба делопроизводства, секретарь). Такая система позволяет создать единый справочный цент по док-м. Децентрализованная – регистрация происходит в струк.подразделениях или в местах  составления или исполнения док-в). Смешанная – часть регистрируется централизованно, другая часть в структур.подразделениях. Регистрируемые док-ты делятся на несколько гр., каждая из которых регистрируется отдельно: вх, исх, внутр. Важный принцып регистрации однократность. Каждый док-т регистрируется один раз. Вход.регистр. в день поступления, исх. и внутр. в день подписания. Вход.док-ты распред-ся на регистр.и нерегист. Регистрируемые-входящ.№,дата поступ. Использ-ся порядковая регистр-ия по журн-лу в теч.одного года.Руков-ль-опред.испол-ля,сроки в виде резолюции на док-те. Исходящие- отправляемые из орг-ции. Основ.этапы: 1.сост.проекта док-та;2.провер.прав-ти оформ.проек.; 3.соглас.проек.;4.подпис.рук-лем;5.регистр;6.отправка; 7.подшив.копии в дело. Внутренние в рамках орг-ции. На этапах подгот-ки и оформл-я как и с исходящими. На этап.исполнения и завершения порядок операций как с входящими 1.перед-ча испол-лю;2.контроль испол-я;3.испол-е. 4.отметка об испол-ии; 5.подшивка испол-го в дело. Входящие на начальном этапе проход.1.первич.обраб-ку;2.предвар-ое рассмотрен.служ.ДОУ. Исходящие и внутрен. на нач-м этате проход.1.составлен.проекта док-та 2.провер.правильн.оформления. 3.согласование док-та. Общими для всех групп явл.1.рассмотрен.док-в рукод-м, 2.регистр-я, 3.передача исполнит-м, 4.контроль испо-лнения 5.исполнение,6.подшивка в дела, 7.исполььз.док-в в справочинформац.целях, 8.подгот.к перед.в архив. Входящие 1.докум. вышест..орган-й, орг-в власти;2.подведом-х орг-й, присыл-х отчетно-учетную док-ю и различного рода запросы;3.док-ы организаций-смежников и прочих организаций, обмен-ся информ. для решения вопросов, требующих совместных действий;4.жалобы и заявления граждан. Первич.обраб.1.проверка прав.дост.2.колич-ва лист.поступ.док-та, 3.наличия прилож.При отсутсвии лист.док-та или прилож.а)ставится в извест.отправ-ль,б) отметка на док-те, в)отмет. в журн.регистр.(примеч.). Не вскрыв.письма-Лично,Конфиденциально. Существует журнальня регст (до 1 тыс. док-в в год); Карточная (свыше 1 тыс. док.; формат А5, в 2-3 экз.); компьютерная регистрация (удобно, вносится большое кол-во информации. Эффект.контроль, информ-справоч.) Журнальная- надежна,недостат.-медленный поиск. Карточная-располож.по различн.призн.-хронологичес.,авторск.,объектовый,географич. Поиск оперативен. Недостаток-потери карточек. Компьют.удоб.,оператив.Недост.-потеря информ.-вирусы. Сист.регистр.на ПК мож. создана:1.сист.управл.базами данных-Аксесс,2.электр.таб Эксель,Лотус;3.текст.редакт-р Ворд. Перечень не регистрир.док-в 1.поздравит.письма;2.приглашения;3.рекламн.письма;4.печат.издан (журн.)5.извещения о встречах;6.письма с помет. «лично»;7.программы совещаний. Индексация док-в – проставление их порядковых (регистрационных номеров). Реквизит (12) ГОСТ Р 6.30-2003. Док-ты имеют регистрационные номера. Например: № 03-05/145 (03 индек струк.подразд; 05 номер по номенклатуре; 145 регистрационный номер). Или № 02/55 (02 вх.номер, индеек структ.подразд.в которой он будет исполнятся; 55 регистрацион.номер). №41 – для внутр.док-в. К индексам приказов по лич.составу допускается писать л/с или кадры (к).

Регистрация начинается с №01, с 1 янв. до 31 дек. Каждого года включительно.

15.  Функции документа.

Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Функция документирования процессов, событий, действий и фактов. В первую очередь создания предприятия его производственно-хозяйственно деятельности. Отчетно – контрольная функция. Ряд документов предприятие обязано представлять в гос. И местные власти управления, предъявлять при контрольных проверках. Судебно-правовая функция. При решении хозяйственных вопросов с партнерами документы поддерживают юридическую силу претензий в арбитражном суде, служат доказательством при рассмотрении трудовых конфликтов. Учетно-кадровая функция. Документы по личному составу предприятия определяют статус работников и их правоотношения с администрацией, служат свидетельством их продвижения по службе, подтверждают  производственный стаж и размер заработка при наличии пенсии. Учебная функция. Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов и ведения дел. Функция исторического свидетельства технических движений или культурных ценностей. Документы предприятия, представляющие историческую ценность или относящиеся к памятникам своего времени. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать унифицированной системе документации.

Организация информационно-справочной работы по документам предприятия

Условием успешной деятельности службы ДОУ в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе. Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: 1) в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый док-т .2) в каком док-те находится конкретная информация по нужному вопросу. Информационно-справочная работа может быть построена с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации. Справочная картотека делится на две части:1) на неисполненные док-ты, 2) на исполненные.Справочные карточки передаются в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами. Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации док-в значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку док-та. Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершает управление организации в целом.

Учет документов архивного фонда РФ.

Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

 Учет архивных документов – установление количества и состава арх. док-ов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их кол-ву в учетных документах. В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения. Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдение сроков представления сведений по учету док-ов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам  органов и учреждений Росархива. В основе  государственного централизованного учета находится утвержденный 11.03.97 Росархивом. Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ.  Основной учета архивных документов является  единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.    Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения. Проведение учета основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. Первичными документами учета являются учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.  Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров. Архивный шифр включает номера архивного фонда, описи, единицы хранения, указываемые за аббревиатурой архива.   Учет документов  до и после 1917 года ведется раздельно. Документы и фонды после 1917 года имеют индекс Р и номер фонда. Учетные документы до и после 1917 года ведутся с самостоятельной порядковой нумерацией фондов.  При включении в госархив бывших партийных архивов их фонды отмечаются индексом П и порядковым номером фонда. Перенумерация фондов производится   в крайних случаях с разрешения вышестоящих архивных органов. Один раз полученный номер фонда остается за ним навсегда и не используется повторно даже в случае выбытия фонда.  К учетным документам архива относятся : (книга учета поступлений; книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, список фондов, список фондов с особо ценными документами; лист фонда, архивная опись, опись особо ценных документов, опись страхового фонда, реестр описей, реестр описей особо ценных документов, инвентарная книга учета дел с материальными ценностями; паспорт архива, паспорт архивохранилища, сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января; карточка фонда, дело фонда, внутриделовые описи и листы-заверители.  В книге учета поступлений док-ов фиксируются все поступления док-ов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание.Список фондов является перечнем официальных наименование и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке нарастания присвоенных им номеров. Лист фонда – содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о кол-ве, хронологии, составе его документов. Лист фонда является основным документом, отражающем все изменения в фонде.  Архивная опись – является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содерж. Систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначен для их учета и раскрытия их содержания.  Реестр описей служит для регистрации описей, их кол-ва и состава.  Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями – заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Паспорт архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве.  Карточка фонда – учетный документ, содержит название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда.  Дело фонда – своеобразное досье каждого архивного фонда.  Внутриделовые описи и листы-заверители используются для учета документов внутри дела.

16.  Признаки и свойства документа.

Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией ля передачи ее во времени и пространстве. Внешние признаки документа – документы изготавливаю на банках, формат А4 и А5, допускается использование банков формата А3 и А6 по ГОСТ 9327. Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20мм-левое, 10мм-правое, 20мм-верхнее, 20-нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или светлых тонов. Для организации устанавливаются следующие виды бланков документа: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа. Внутренняя форма документа – внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка. Формуляр документа. Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его ФОРМУЛЯР. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ – представляет собой графическу модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение реквизитов. ФООРМУДЯР, характерный для документов определенного вида (договор, протокол, акт), называется ТИПОВЫМ ФОРМУРЯРОМ. Реквизит документа – каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа. РЕКВИЗИТ – это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.  Реквизиты бывают графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми (из 2-х слов) или сложными (из частей грифы утверждения, согласования и др.).         Постоянные и переменные реквизиты – часть  информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон  (бланк) будущих документов, она назыв. постоянной частью, т.е. постоянными реквизитами – это символы и индексы, наносимые типографическим или др. способом. Дополняющая, корректирующая информация вносится при оформлении конкретного документа наз. Переменной частью т.е. переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в док. в процессе его подготовки и оформления. Обязательные реквизиты документа – Герб РФ-герб субъекта РФ-эмблема организации, код организации, наименование, справочные данные, наименование вида документа, дата, рег. №, подпись, печать.  Разновидность документа – организационные  (акты, учр. Договор, устав, инструкции, штатная численность, расписание и т.д.); распорядительные (приказы, распоряжения, решения); плановые (планы соц. И эконом. Развития, бизнес-план, финансовый и.т.д.); финансово-бухгалтерские (годовой отчет, баланс, креди. дог, кассовые книги); информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, док. записки);учетно-статистическая (отчеты, таблицы, журналы, переписка).  Свойства документа. Принято выделять несколько свойств документа:Юридическая сила документа, его свойство – свойство  быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Юридическая сила документа – это свойство официальное документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.Оригинальность документа. Слово оригинал от лат. «оригиналис» - первоначальный, самобытный. Оригиналы документов могут быть беловиками и черновиками. Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Беловик – это последняя, переписанная набело редакция документа. Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик. Подлинность документа – в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ- документ, сведения об авторе, времени его происхождения. Это может быть первый или единичный экземпляр. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника, имеющую юридическую силу. Копийность документов. Копия документов – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть и, не имеющий юридическую силу. Среди копий различают: Выписка – копия часть документа, должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Особый вид – фото и светокопии.

Контроль исполнения документов

   Контроль- это неотъемлемая функция управления. Контроль за сроками исполнения – важнейшая составная часть технологии ДОУ. Цель контроля за исполнением документов – содействие современному и правильному исполнению документов и поручений руководителя, получение информации, необходимой для оценки деятельности – подразделений и исполнителей  ЗАДАЧИ – формировать справочно-информационный банк данных по контрольным документам, корректировать массив информации при изменении срока исполнения, содержания заданий, информировать о ходе исполнения документов, напоминать о ходе неисполненных документах, анализировать уровень исполнительной дисциплины по учреждению в целом. Значение контроля в организации – контроль за исполнением документов осуществляется в любой управленческой структуре, и влияет на уверенность в себе, повышает уровень ответственности за выполняемую работу. Это содействие правильному исполнению документов и поручений руководителей, получении информации, необходимой для оценки деятельности подразделений.   Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательно: - Указом Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений».- Постановлением Правительства РФ, - др. нормативными актами, в т.ч. ГСДОУ. На контроль должны быть поставлены все документы, поступающие от Президента РФ. Типовой срок исполнения основной массы документов – 10-15дней. Срок исполнения – это конечная дата работы над документом.,  для вх. документов (с даты, указанной в регистрационном штампе), для внутренних документов – с даты их подписания или утверждения, для решений коллегиальных органов – с даты совещания, для устных распоряжений – с даты их отдачи. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения – в конкретный срок. Если в тексте пометка «срочно»- исполнение в 3 дня, пометка «оперативно» - 10-ти дневные, остальные – до месяца. Конкретные виды документов исполняются в закрепленные сроки (письма- 10дн, обращения граждан – от 15 до 30 дн, договоры – от 10 до 20 дн., платежные поручения – не позднее 2-х дней. Индивидуальные сроки исполнения. – устанавливаются в тексте документа или в резолюции и устных указаниях руководителя. Сроки индивидуального исполнения – от 10 до 30дн. Перенесение и изменение сроков исполнения документов – Если при получении документа исполнителем выясняется  невозможность его своевременного  исполнения, об этом докладывается руководителю. Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока задним числом не допустимо. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.  Перечень, подлежащий обязательному контролю – в каждой организации свой перечень док-ов ( создаваемых и утверждаемых руководителем) (распоряжения, приказы и т.д.). Технология контроля регистрации док-ов. Все документы принимаются и регистрируются. При получении документов проверяется правильность доставки корреспонденции, проверяется адрес, наличие всех листов, на всех документах проставляется отметка о получении (штамп), порядковый №, название организации. Документы делятся  на регистрируемые и нет. Определяется по перечню документов, который составляется в организации. Нерегистрируемые сразу передаются по назначению. Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние – в день подписания. Построение контрольной картотеки. Форму контроля выбирают из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используют автоматизированную систему контроля за исполнением документов. Сроковая картотека – используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 разделителями. 31 разделитель – это числа месяца, 32-й – это для карточек со сроком исполнения на следующий месяц. Зарегистрировав документы, расставляют карточки по срокам исполнения. На отдельные карточки выписываются все пункты распорядительных документов. По сроковой картотеке можно легко узнать, что на какой день должно быть исполнено. Когда документ исполнен, на обратной стороне ставится отметка об исполнении, за каким № отправлен документ и решение вопроса.     Автоматизация контроля за ходом исполнения документов. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется с использованием специализированных программ контроля. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения». На документ может ставиться отметка об исполнении (штамп в виде буквы К- в левом поле на уровне заголовка). Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по  исполнителям.   При настройке системы рекомендуется заложить перечень типовых справок (отчетов) – это отчет об отправленных документах, - отчет о вх. док-х, - отчет о док-х числящихся за исполнителем, - отчет об исх. док-х, отчет об неисполненных исходящих док-х, - отчет о выполнении внутренних    

    Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ

  Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.  Режим хранения документов предполагает соблюдение: температурно-влажностного режима ( документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19 градусов и влажности воздуха 50-58%, с нерегулируемым климатом 14-20 и влажности воздуха 45-60%, резкие колебания температуры и влажности не допускаются, архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации температуры и влажности воздуха и принятия мер по регулированию данного режима, тем. влажн. режим контролируется в помещениях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым – два раза в неделю); светового режима (постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте, освещение может быть естественным или искусственным, при этом свет должен быть рассеянным, при естественном на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра); санитарно-гигиенического режима (должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени , пыли, обязательном проведении влажных уборок, в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, запрещается расположение документов на полу, подоконниках, внеразобранных кипах, окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками, в случае обнаружении насекомых и плесени, архивохранилище должно подвергнуться дезинфекции); охранного режима (обеспечивается посредством технической укрепленностью и оборудованием архива, организацией системы архива, сигнализации соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранилища, опечатывания или опломбирования помещений вынос документов из архива осуществляется только по пропускам в установленном порядке). Архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под  него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или зданий; архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей; архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации док-ов, читальный зал, рабочая комната сотрудников; хранилища должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах; в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки; окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей; в  нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны хранится у ответственного лица, хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении.   Размещение документов в архивохранилище. Документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск; документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов; документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, документы личного состава хранятся отдельно; обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имеющиеся в оформлении драгметаллы документы; в ведомственных архивах документы постоянного хранения хранятся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, краткосрочного хранения – без связок по годам хранения; коробки и связки док-ов не должны выступать за пределы стеллажей, связки формируются не более 20 см. толщиной, коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки – горизонтально, коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указываются название и номер фонда, номер описи, первая и последняя в коробке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи. . Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке. Проверка проводится не реже одного раза в 5 лет. Проверка наличия и состояния дел проводится  путем  сверки описательных статей описи с описанием дела на обложках ( шифра,  название фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, кол-во листов).  На особо ценные и уникальные документы организации путем микрофильмирования создаются страховые копии. Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве составляет страховой фонд. Страховой фонд создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.

17. Юридическая сила документа.

Юридическая сила документа – это свойство официальное документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименования организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.Свойством документа можно назвать юридической силой – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Документ, который создается в организации, должен обрести юридическую силу, для того, чтобы он стал бесспорным и обязательным, для тех юрид. и физ. лиц, которым он адресован и чьи действия будут основаны на его положении.Влияет на приобретение документом юридической силы – это соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для такого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно- методическими материалами. Обстоятельства, указывающие на обретения документов юридической силы – требования законности документа, к ним можно отнести, соблюдение организацией, предприятием или должностного лица, готовящим документ: 1. Положение действующего законодательства.2. Соблюдение компетенции. 3. Соблюдение сроков, дающих право на разрешения вопроса.4. Соблюдения необходимости предварительного согласования вопросов с др. организациями, подразд. и должностными лицами5. Соблюдение требований к форме документа и его отдельным элементам (реквизиты

Учет документооборота в организации

Основные правила организации документооборота в организации (учреждении).Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. Основными правилами организации документооборота являются: оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов.) Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.  Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации). Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Учет объема документооборота. Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Учет объема документооборота организуется для установления: загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления; потребности организации (учреждения) организационной и электронно-вычислительной технике.При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

Научно-справочный аппарат к документам архивного фонда РФ

Система научно-справочного аппарата к документам архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о состоянии и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования. Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть: Межархивными (Росархив-архивы); Внутриархивными (архив-фонд); межфондовыми (фонд-дело); внутрифондовыми (дело-документ). Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня. Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах. Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совкупности они составляют архивную информационную среду. Архивные справочники могут быть обязательными – опись, каталок и дополнительными – указатели, обзоры. Основой  научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфика хранящихся в нем документов.  Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные и информационно-поисковые.

Принципы построения научно-справочного аппарата: Взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную  информацию на разных уровнях; Неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников; Преемственность научно-справочного аппарата ведомственных, государственных, муниципальных архивов; Единство методики создания научно-справочного аппарата и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника; Применение архивных справочников ко все документов при конкретных и четких функциях каждого справочника. АРх. справочники могут структурироваться горизонтально и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных док-ов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дел. Структура архивных справочников: Архивный фонд РФ, Центральный фондовой каталог Росархива; справочники и указатели общероссийского значения; сеть архивов; фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов; путеводители и указатели межархивного значения; архив путеводитель или краткий справочник; книга поступлений; список фондов; листы фондов; описи; каталоги; тематические обзоры; указатели; паспорт архива. Основные арх. справочники – опись, каталок, путеводитель, обзор документов, архивный указатель, историческая справка.

Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Наиболее распространенными видами каталогов являются (систематический, тематический, по истории учреждений, хронологический, именной, географический, названий фондов). Обзор архивных документов – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных док-ов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими. Обзор архивного  фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедческий анализ. Тематический обзор док-ов включает систематизированные сведения о составе и содержании док-ов одного или нескольких арх.фондов по конкретной теме и их источниковедческий анализ.   Основной частью обзора являются аннотации архивных док-ов, сопровождаемые их поисковыми данными. В полном виде обзор состоит из хар-к учреждений-фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата. Основным отличием обзора арх. Документов от других видов научно-справочных док-ов  является ведение источниковедческого анализа. Архивный путеводитель – архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведения об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Путеводитель является обязательным справочно-информационнным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов. В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе информации он может быть внутри и межархивным. Путеводители охватывают информацию на уровне Архивного фонда РФ, группы архивов, архива, ряда архивных фондов. В зависимости от этого путеводители подразделяются: На путеводитель по фондам архива;Краткий справочник по фондам архива;Тематический путеводитель по фондам архива;Путеводитель по архивам

18. Научно – историческая и практическая ценность документа.

Документирование как научная дисциплина:1. изучает закономерности образца документов в различных областях человеческой деятельности.2. разрабатывает способы создания документов.3. исследует, разрабатывает методы организации документооборота и строения систем документирования.Следует помнить, что документ – это социальный объект, созданный человеком и для человека.Основная задача документирования является – исследования возникновения документа, это позволяет:1. отделить закономерно возникшие документы от случайных.2. позволяет прогнозировать развитие документов.Документирование изучает способы составления документов в их гинезиса и развитии. Затем дает им общую классификацию и оценку. Документирование занимается изучением различных документов в деятельности учреждений и должностных лиц. Документирование, как научная дисциплина уделяет внимание разновидности документов, учитывая при этом различные способы документирования и характеристику их систем.  Документирование тесно связано с источником ведения – научня дисциплина, исторические документы.

Порядок обработки предложений, жалоб граждан.

   Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности. 2 мая 2006г Президентом подписан новый ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» (№59-ФЗ) Ст. закона посвящена определению терминов: - обращение гражданина- направляется в гос орган, - предложение- рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных актов, улучшению социально-экономической сфер деятельности гос-ва и общества. –заявление- просьба гражданина о содействии в реализации его прав и свобод. – Жалоба- просьба гражданина восстановлению или защите его нарушенных прав. Граждане имеют право: - предоставить дополнительные документы и  обращаться с просьбой об их истребовании, - знакомиться с документами, касающимися рассмотрения обращения, - получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, - обращаться с жалобой, - обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения. Технология работы с обращением граждан требует  организации. Она включает:- прием и первичная обработка обращений, - регистрация обращений, - отправка на рассмотрение, - уведомление заявителя о направлении обращения в др. учреждения, - уведомление о длительном рассмотрении, - контроль за сроком исполнения и выполнение по ним решений, - информационно-справочная работа по обращениям, - извещение о решении, - анализ поступивших обращений. Все письменные обращения принимаются централизованно в одном месте. На документе в нижнем правом углу проставляется штамп учреждения, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним. После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию (срок регистр. 3 дня с момента поступления). После регистрации документ докладывается руководителю для принятия решения. Принятие решения должно быть основано на требованиях законов, изучении причин, обстоятельств. Весь процесс подлежит контролю. Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных вопросов. Заявления и жалобы , не требующие доп. изучения  разрешаются безотлагательно или в течении  30дней со дня регистрации. На всех письмах, жалобах заявленных при регистрации ставится отметка «Контроль» . Обращение снимается с контроля после выполнения принятого по нему решения, делается отметка в контрольно-регистрационной карточке. Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее по этому вопросу решение. Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация  по ним информационно-справочной работы. Один экз. в картотеку, др- в справочную картотеку. Результаты решения вопроса сообщают заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующие законодательству. Невозможность получения ответа – используется гос. Язык РФ. Обязательно ведется анализ этой категории документов. Составляются аналитические обзоры, справки, в которых отражаются вопросы, по которым были поданы обращения. На каждом док-те после решения и исполнения делается надпись, «В дело» и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение. Хранение обращений формирует в дела, вместе с обращением подшивается копия ответа и др. документы по этому делу. Законченные дела хранятся в учреждениях для справок. Сроки хранения этой категории – 5 лет, но предложения интересные для истории – хранятся вечно. Через год передаются в архив учреждения, а затем в ГОСАРХИВ. Сдача в архив включает: оформление дел, проведение экспертизы ценности, составления описи.  Личный прием – осуществляют руководители организаций или их замы. - устанавливается место и время приема. Информация о порядке приема вывешивается на видном месте , должны быть стол, стулья, за которым может быть оформлено обращение письменно. Рекомендуют использовать «немую справку» с образцами заявлений, адресами, тел., куда направляют граждан. Во время личного приема ведется журнал приема, в нем: дата приема, Ф.И.О. адрес, суть вопроса, Ф.И.О ведущего прием, результат обращения.  В конце приема надо сообщить о результате или, если, решение относится к компетенции иного органа – оказать содействие в определении этого органа.

Архивные описи

Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания. Функции описи:Информационная, раскрывающая состав и содержание документов;Учетная, учитывающая количество дел внутри фонда; Классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями  вопросами его деятельности. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения.  Описи составляются: На дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела личного состава; документы на спецносителях; входящие в архив ведомственные и служебные издания. При составлении описи  первичным документов является делопроизводственная номенклатура дел. Правила (основные требования) оформления описи:Нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером единицы хранения;Систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре; Описательные статьи описи заполняются в точном соответствии с заголовками включаемых в нее дел;

При внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные в опись вносятся полностью; На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела; Графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела; Опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной  структуры единого фонда учреждения; Документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела; Нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер -9999; Систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения; Каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей; При составлении описи учреждения на основании описей его структурных оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения,3 экземпляра описи личного состава; При составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем списки л/с, далее карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях; Личные дела формируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца; Описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами. Структура составления описи учреждения:Годовая структурная опись составляется в структурном подразделении;Годовая сводная опись составляется ведомственным архивом; На ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения – раздельно постоянного хранения и личного состава. Опись содержит:Титульный лист;  оглавление, предисловие, собственно опись, список сокращений, указатели, переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь, лист заверитель

19. Способы документирования.

есть такое понятие как носитель информации – это объект, материальное тело, на которое фиксируется информация (дск, бумага, компьютер)  Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относятся, к примеру к 30 веку до н.э. Началом передачи данных было предметное документирование.  Разновидностью предметного, является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. После появилось рисуночное, или пиктографическое письмо. Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном иллюстрирующие события из жизни племени. С течением времени рисунки упрощались, заменялись знаками, обозначающие слова. МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ были:Каменные плиты, деревянные и глиняные доски, кости. Папирус (Египет) – листы изготовляли из стеблей растений папируса. Папирусные документы обычно свертывали в свиток. В 3 в.до н.э.  был изобретен пергамент – особо обработанная кожа молодых животных. В н.в. для создания документов используются материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.) которые служат для закрепления и хранения на ний речевой, звуковой и изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена след. Образом: 1) бумажный носитель (несветочувствительная, термобумага, фотопленка, калька) 2) микроносители визуальной информации; 3) звуконосители; 4) видеоносители; 5) магнитные носители, 6) перфоносители магнитные для записи кодированной информации.Информатизация общества, бурное развитие микрорафии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на новейших, нетрадиционных, т.е не на бумажных носителях. Информации. Новейшие – фильмы, микрофиш, звуковые магнитные записи, дискетные носители для компьютерного чтения. Документы на новейших носителях информации делятся на: 1. документы на перфорированных носителях информации (перфоленты, перфокарты)2. документы на магнитных носителя (магнитные карты, дискеты и жесткие диски, видеодиски) 3. документы на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного луча (аудикомпакт – диски, видеодиски).

4. документы на галографических носителях информации (галограммы).

Работа с документами, содержащими КТ.

   Коммерческая тайна – научно-техническая, коммерческая , организационная, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной ценностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению. КТ- включает деловую информацию, технологии, открытия, изобретения и т.д. Обеспечение сохранности конфиденциальной информации требует соблюдения следующих условий: 1) определение сведений, составляющих КТ предприятия 2) обеспечение порядка их защиты. Сведения КТ предприятия можно разделить на 2 блока: 1) научно-техническая информация 2) деловая информация.   Научно-техническая информация – включает конструкции машин, чертежи, схемы, коды, ключи, программное обеспечение. Деловая информация  - сведения о финансах, сведения о денежных средствах, сведения о размере прибыли, планы развития предприятия, кадровый состав, учредительные док-ты,  Состав и объем сведений составляющий КТ определяются руководителем. Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя: - разработка инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ , - ограничение доступа к носителям информации КТ., - ведение делопроизводства, учет и сохранность док-ов, содержащих КТ, - использование организационных, технических и иных средств защиты, осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.  При поступлении на работу сотрудник подписывает обязательство о неразглашении КТ. Обязательство составляется в 1 экз. и хранится в личном деле 5 лет.  Примерный перечень, составляющий КТ. – сведения о новых технологиях, - методы управления, - финансовая деятельность, - размер прибыли, цели, задачи переговоров, - з/плата сотрудников, - сбыт продукции, - маркетинговые исследования. Если сведения из перечня КТ переносятся в документы, то они становятся конфиденциальными. Все документы, содержащие КТ , подлежат учету и спец. обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу. На документе с грифом КТ указывается количество экз.документов и место нахождения. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальных док-ов в журнале регистрации документов с грифом КТ. Все листы нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном  листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью). Документы с грифом КТ формируются в отдельное дело. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела подшивается заверительный лист.  Хранятся такие дела в сейфе, опечатанный должностным лицом. Движение (выдача и возврат) документов с грифом КТ должно отражаться в журнале учета выдачи документов с грифом КТ. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом КТ из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в журнале регистрации документов с грифом КТ.  По окончании года созданная комиссия выполняет следующие работы: - проверяет наличие всех документов с грифом КТ, - отбирает документы для архивного хранения, - отбирает документы для уничтожения. В случае утраты таких документов в известность ставится руководство, назначается комиссия. На утерянные документы составляется акт, в журнале ставят отметку об утрате. При передачи дел в архив на документы с грифом КТ составляется опись. Архивное хранение  производится в опечатанных коробках. На документы с грифом КТ, отображенные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью спец. машины, исключающим возможность восстановления информации.

Система каталогов в архиве

Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Каталогизация архивных документов – совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:

Определения вида каталога; Разработки схемы классификации в нем документной информации; Выявление и отбора документной информации для каталогизации;

Описания документной информации на каталожных карточках; Индексирования каталожных карточек; Систематизации карточек и ведения каталога. При определении вида каталога учитываются: уровень и профиль архива; структура, состав, содержание, степень разработанности фондов;  интенсивность и задачи использования документов; наличие и качество других архивных справочников; кадровые и материально-технические возможности архива. Наиболее распространенными видами каталогов являются (систематический, тематический, по истории учреждений, хронологический, именной, географический, названий фондов). Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. При их классификации можно использовать СХЕМУ единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР.   В международной документалистике приняты: Универсальная десятичная классификация; Классификация при помощи двоеточия. Выбор схемы классификации определяется составом документов архив и задачами их использования.  Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке арх. фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и  описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного (сообщается информация об одном документе), поединичного ( единице хранения), группового (связанны между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или док-ов. Каталожная карточка включает следующие атрибуты: Индекс классификационного деления; наименование рубрики и подрубрики; обозначение даты и места события; информационные сведения (описание содержания); название архива; название фонда; архивный шифр документа(номер фонда, описи, единицы хранения, листа); язык; способ воспроизведения; фамилия составителя; дата составления; в отд. случаях на оборотной стороне карточки может помещаться аннотация.   Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает: научно-методическое обеспечение работы; индексирование         карточек; систематизацию их по индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога; ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов. Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс – условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача, содержание информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме  и определение между этими делениями. Индексы могут быть: (буквенными, цифровыми, комбинированными). Они служат для определения места карточек в каталоге. Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр.

20. Оперативное хранение дел в организации.

Оперативное хранение документов производится в службе ДОУ, структурных подразделениях до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение делится на: - хранение документов в процессе их исполнения, - хранение исполненных документов. Во время исполнения документы могут храниться у исполнителя в спец. папках, помеченных в соответствии с номенклатурой дел: «Срочно», «На исполнение», «К заданию». В течение дня папки хранятся на столе, после рабочего дня убираются в сейф, шкаф. Законченные дела подшиваются в дело и строго учитываются. За сохранность отвечают руководители структурных подразделений. Дела хранятся:- в шкафах(обычные дела), в сейфах (с грифом конфиденциальности). На обложке дела пишется: - название организации, название структ. подразделения, индекс дела, количество листов в деле, даты первого и последнего док-ов, срок хранения дела, шифры каждого дела. Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится – для сохранности дел, для установления пропавших дел, для восстановления документов, не найденных в результате поиска, для поиска пропавших дел. Во время оперативного хранения дела могут выдаваться - сотрудникам предприятия(с указания руководителя), сторонним организациям (с указания руководителя).Выдача дел осуществляется под расписку. На дело, выданное, заводят карту-заместитель дела. Выдаются дела на срок не более 1мес. Сторонним организациям дела выдаются по письменному запросу и разрешению руководителя организации. Срок оперативного хранения дел составляет от1-го года до 3-х лет. После оперативного хранения завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10лет) сроков хранения сдаются в архив. Составление номенклатуры – важная функция делопроизводственной службы. В небольших организациях, не имеющих структурного разделения составляется одна номенклатура –составляет секретарь. Номенклатура большой организации составляется делопроизводственной службой. (номенклатура дел  № ------------  год, утверждаю, руководитель, подпись, наименование раздела, индекс дела, заголовок, кол.дел, срок хранения). Номенклатура печатается в 4-х экз. (1экз. у секретаря, 2-й – рабочий, 3-й- у лица отвечающего за архив, 4-й – в гос. архиве). После окончания года, номенклатуру дел закрывают, пересматривается она не реже, чем в 5 лет раз. В конце года она уточняется, утверждается и вводится с 1 января нового года. Передача дел в архив. Составляются описи дел, утверждает их руководитель. Описи должны получить одобрение ЭК организации, а описи на дела постоянного хранения – согласовываются ЭК архивной организации. Описи дел печатают в 4-х экз., которые передаются в гос. архив, а описи в архиве в организации - в 2-х экз. В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними. Дела временного хранения (до 10лет) передают в архив по усмотрению организации. Сотрудник архива, принимая дела, сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность оформления дел. С делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения справочного аппарата архива. Для передачи в гос. архивы, документы хранятся в архивах организации в течении сроков, установленных архивом РОССИИ (сроки от 5 до 7,5лет). Документы передаются в гос. архив по акту из архивов-организации в гос. архив.

Направление и цели использования архивных документов.

Использование документов архива – это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Использование арх. док-ов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

     Организация использования исторических документов в политических целях – исследование и изучение истории личных дел полит. Деятелей, номенклатуры управления, что касается экономической безопасности, в научных целях для написания научно-исследовательских работ, монографий. В культурных целях – проведение выставок арх. документов, экскурсий по архиву в целях ознакомления, организации публикаций.

21. Методы и способы документирования.

Документирование – это запись информации о процессах, фактах и событиях на материальном носителе и обеспечение ее опознавательными элементами – идентификаторами, называемыми реквизитами.  документирование в управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами соответствующей информации, т.е. создания документа. 70% всей документации представлено на бумажных носителях. 10% - структурированная информация в электронном виде. 20% информационного потока – неструктурированная информация в электронном виде – это файлы текстовых редакторов и электронных таблиц, сообщения. Существуют различные способы документирования, и их различие: Текстовое документирование. Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. ТД получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деят-ть гос. Учреждений, предприятий и отдельных лиц. техническое документирование. Является способом запечатления технической мысли. Технические документы отражают результат строительного и технологического проектирования, конструирования и др. работ по строительству зданий и сооружений. Технические документированные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, графики)

Фотокино - видеодокументирование. Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.  Особенность фотодокументов возникаю в момент событий, они имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. с помощью микрофотокопирования получаются копи документов. Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Документы на магнитных носителях. Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на который данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятно только машине. Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способ записи, обеспечивающих отработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Формирование дел.

  Формирование дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98). Дело- совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку. Формирование дел должно обеспечить:- оперативность поиска документов, надежность документационного обслуживания управления, сохранность документов. Формирование дел осуществляется : - службой ДОУ при централизованной форме ведения делопроизводства, структурными подразделениями, при децентрализованной форме ведения делопроизводства. Работа по оформлению дел состоит:- распределение и раскладка исполненных дел по папкам, расположение документов внутри дел в определенной последовательности, оформление обложки дел. Формирование дел позволяет: - ускорить, облегчить оформление дел перед сдачей в архив, сокращает затраты на обработку, - облегчение проведения ЭЦ дел, - обеспечение сохранности дел, - защита информации, - осуществление контроля за наличием и местонахождением документов. Требования к оформлению дел. Это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года. Возможны 2 вида оформления дел- полное и частичное (дела постоянного долгого хранения (Свыше 10лет) и по личному составу подлежат полному оформлению). Дела временного (до 10лет) – подлежат упрощенному оформлению. В делах проверяется правильность формирования. Эти дела остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и передаются в архив. Основное внимание сосредоточивается на делах постоянного (свыше 10л) сроков хранения. Полное оформление дел включает: - подшивку (переплет дел), - нумерацию листов в деле, - составление заверительной надписи дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, - оформление обложки дела. Переплет – (документы подшиваются на 4 прокола в твердую обложку, в конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи). Нумерация листов дела- предназначена для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности, нумеруются все листы , кроме внутренней описи и заверительной надписи. Заверительная надпись- в конце дела составляется заверительная надпись, в которой цифрой и прописью указывается кол-во листов. На обложке дела заверительную надпись запрещено. В дело прикладывается последним листом перед переплетом. (если уже переплетено, то наклеивают на верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела). Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых №, индексов, названий, дат, номеров листов. Внутренняя опись составляется для учета документах- особо ценных , личные, судебные. Опись подписывается составителем  с датой и расшифровкой Ф.И.О. Обложка дела – содержит сведения о составе и содержании документов дела, данные об организации, времени происхождения. Правила оформления обложки установлены ГОСТом 17914-72 (обложки дел длительного хранения). На обложке дела должны быть: - название учреждения, подразделения, где дело сформировано, индекс, заголовок дела, дата заведения и окончание дела, аннотация к документам дела ( для дел постоянного хранения, ценные документы), кол-во листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. Составление описи дел – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве. Опись дел- это архивный справочник, содержащий перечень единиц хранения. Опись – служит основным учетом и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Описи составляют в каждом структурном подразделении по окончании года на все дела: - постоянного, временного (свыше 10лет) , на дела по личному составу. Составление описей определяется инструкцией по ведению делопроизводства в организации. Ответственность несут руководители структурных подразделений. Опись заполняется в виде таблицы, включающей следующие графы: - порядковый № дела, индекс дела (тома, главы), заголовок дела, дата дела, кол-во листов дела, примечание. Описи подписываются составителем с указанием его должности, согласовываются с руководителем  и  утверждаются. Составляются описи в 2-х экз.  в течении года после завершения дел в делопроизводстве.

Формы использования документов Архивного Фонда РФ.

Формы использования архивных документов: информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке;  представление документов пользователям для исследований; экспонирование  документов на выставках; использование документов в средствах массовой информации; проведение информационных мероприятий; выдача документов во временное пользование; публикация документов. Информационное обеспечение пользователей может быть либо по их запросам, либо по инициативе архива. Оно предусматривает выявление архивом информации по документам, подготовку и представление пользователям информационных документов. Исполнение запросов. Осуществляется при наличии в запросе названия организации или фамилии, имени, отчества запрашивающего лица, их почтового адреса, темы запроса, хронологических рамок запрашиваемой информации. Чем полнее информация в запросе, тем больше исходных данных для его выполнения. В основе поиска  запрашиваемой информации находится определение архивного шифра ( по схеме: архив – фонд – опись – единица хранения), по которому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хранящиеся в ней документы. Основным видом запросов являются социально-правовые запросы, преимущественно касающиеся пенсионных вопросов, подтверждения трудового стажа, размера зарплаты. Ответом архива является архивная справка (офиц. Документ, имеющий юридическую силу и содержащей арх. информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов); архивная выписка (копия части текста арх. документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива); архивная копия ( офиц. Документ архива, воспроизводящий арх. документ с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью архива.) Основными требованиями к тексту справки являются точность, сжатость, доступность текста, изложение материала в соответствии с хронологией  событий и поисковыми данными. Справка печатается на бланке архива, подписывается его руководителем, скрепляется печатью архива. Инициативное информирование. Предполагает ознакомление потребителя с документами архива. Оно может осуществляться в виде информационного письма, сообщающего о составе и содержании хранящихся док-ов и дающего рекомендации по их использованию, или в виде тематического перечня документов по какой-либо конкретной теме с указанием их хронологии и поисковых данных. Для работы исследователей с арх. документами в архиве создается читальный зал, оборудованный необходимыми средствами для работы. Исследователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления или отношения организации, учреждения, заинтересованных в их работе. Руководство архива дает разрешение на работу в читальном на один год. При первом посещении исследователи знакомятся с правилами читального зала, заполняют  анкету пользователя. На них заводятся карточки пользователя и личное дело, исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива, на основании которого они заказывают и получают  документы для работы с ними. Дела из хранилищ выдаются на основании  заполненного бланка заказа  и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Исследователь может получить под расписку в бланк заказа единовременно не более 5 описей и 10-20 дел не более чем на 5 дней с момента выдачи, максимально на 10 дней. При выдаче дел из хранилища в читальный зал они должны быть полностью оформлены. На время их отсутствия на их место помещается карта-заместитель дела. Выдача дел и документов во временное пользование  производится на основании акта выдачи, исходным документом которого является письменный запрос организации, нуждающейся в подлиннике документа. Выдача производится не более чем на 3 месяца. Она регистрируется в книге выдачи дел. На их место на время отсутствия помещается карта-заместитель дела. При выдаче и приеме дел в архивохранилище проверяется их состав и физическое состояние. При обнаружении дефектов составляется дефектный акт. Самым распространенным видом использования документов является их публикация. Выделяются научные, научно-популярные, учебные издания В соответствии с  составом  публикуемых документов издания могут быть пофондовыми, тематическими, видовыми. Публикации могут быть в корпусе, серии, сборнике, в виде альбома, буклета, плаката. К информационными мероприятиям относятся встречи с общественностью, экскурсии в архив, презентации, Дни открытых дверей, лекции, доклады, устные журналы, читательские конференции. На них могут проходить выступления архивных работников, знакомящих общественность с архивными документами, показ документов, ознакомление с работой архива. Все эти мероприятия относятся к формам массового использования архивных документов.

22. Требования к изготовлению документов

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов А4-210х297мм и А5 210х148мм). Бланки док-в изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Поля: левое 20мм; правое 10мм; верхнее 20мм; нижнее 20мм. Составив текст док-та, его надо правильно оформить, чтобы он имел юр.силу. Порядок оформления управленческих док-в определяет  ГОСТ Р 6.30-2003.  Установил 30 реквизитов.01гос.герб РФ; 02герб субъекта РФ; 03-эмблема организ. или товарный знак; 04-код организации; 05-основной гос.рег.номер юр.лица; 06-идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); 07-код формы док-а; 08-наименование организации; 09-справочные данные об организации; 10-наим.вида док-та; 11-дата док-та; 12-регистр.№ док-та; 13-ссылка на регистр.№ и дату док-та; 14-место составления или издания док-та; 15-адресат; 16-гриф утвержд.док-та; 17-резолюция; 18-заголовок к тексту; 19-отметка о контроле; 20-текст док-та; 21-отметка о наличии приложения; 22-подпись; 23-гриф согласования док-та; 24-виза согласования; 25-оттиск печати; 26-отметка о заверении копии; 27-отметка об исполнителе; 28-отметка об исполнении док-та и направлении его в дело; 29-отметка о поступлении док-та в организацию; 30-идентификатор электронной копии документа. При составлении и оформлении док-та обязательно указывается учреждение-автор (как правило указывается на бланке), вид документа (кроме писем), заголовок, адрес и дата, отметка о согласовании текста, удостоверение док-та (подпись, учреждение, печать), отметка о его прохождении и исполнении. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков: общий бланк (для всех видов док-в, кроме письма); бланк письма; бланк конкретного вида док-та (например приказа, акта и т.д.).

51. Правила регулирования деловой переписки.

  Деловая переписка является одним из элементов ведения любой деятельности. Грамотное делопроизводство и в сфере деловой переписки верный путь успешной деятельности. Деловое письмо с соответствующими реквизитами является документом с соответсвующими правовыми последствиями. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Деловое письмо относится к информационно-справочным документам, в разряд которых входят также: - справки, докладные записки, акты, письма, телеграммы. Одним из важнейших реквизитов является подпись ответственного лица, что давно практикуется для документов на бумажных носителях. Юридическая сила документа заключается в его правовом значении, правовой действительности. Деловое письмо как документ информационно-справочного характера приобретает юр.силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом. Информация относится к объектам гражданских прав (ст.128 ГК РФ). Информация является важнейшим элементом делового письма, поскольку оно представляет собой «документ, применяемый для связи, передачи информации». Государственные и негосударственные информационные ресурсы, как элемент состава имущества находятся в собственности:- граждан, органов гос.власти, органов местного самоуправления, организаций. Отношения по поводу права собственности на эти ресурсы регулируется гражданским законодательством РФ. Физ. и юр. лица являются собственниками тех документов, которые созданы за счет их средств, приобретены на законных основаниях. Собственник, содержащий сведения, относящиеся к гос.тайне, вправе распоряжаться ей только с разрешения органов гос.власти. Права собственника  информации (ст. 6 ФЗ «Об информации» собственник пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством РФ. Имеет право – назначать лицо, осуществляющее хоз.ведение информационными ресурсами или оперативное управление ими, устанавливать режим и правила обработки, защиты и доступа информационных ресурсов, определять условия распоряжения документами при их копировании. Информация, полученная гражданами на законных основаниях из государственных информационных ресурсов, может быть использована для создания производной информации при коммерческом распространении которой ссылка на источник информации обязательна. Право на доступ к информации из информационных ресурсов. Правами обладают граждане, органы гос.власти, органы местного самоуправления, организации, общественные объединения (ст.12 ФЗ об информации и защите информации). Собственник информационных ресурсов определяет порядок получения информации (указание места, времени, ответственных должностных лиц). Перечни информации и услуг предоставляются бесплатно. Обязанность владельца информации – владелец обязан предоставить информацию бесплатно по требованию лиц, которых она касается. Владелец обязан обеспечить соблюдение режима обработки и правил предоставления информации пользователю, установленных законодательством РФ. В отношении конфиденциальной информации гражданское законодательство определяет рамки ответственности работника (ст.137 УК РФ). Лица, получившие информацию незаконным путем, должны возместить причененные убытки. Ответственность владельца информации. Владелец несет юр. ответственность за нарушение правил работы с информацией в соответствии с законодательством РФ. Юр. и физ. лица, владеющие информацией о гражданах, несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки этой информации. Сведения конфиденциального характера- это информация, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ. К конфиденциальной информации относят информацию о гражданах. За нарушение несется уголовная ответственность. Перечень сведений  конфиденциального характера: 1)сведения о фактах, событиях частной жизни граждан 2)сведения, составляющие тайну следствия, 3)служебные сведения, доступ к которым ограничен 4)сведения,  связанные с проф. Деятельностью 5)сведения, связанные с коммерческой деятельностью 6)сведения о сущности изобретения. Сведения, которые могут составлять коммерческую тайну. Согласно п.1 ст.139 ГК РФ информация составляет служебную или коммерческую тайну, если – имеет ценность в силу неизвестности третьими лицами., к ней нет свободного доступа, обладатель принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять ком. тайну- учредительные документы, регистрационные документы, документы о платежеспособности, сведения о численности состава работников, сведения о загрязнении окружающей среды и т.д.

78. Доступ к документам Архивного Фонда РФ.

 Доступ к документам Архивного Фонда РФ определяется предусмотренными нормативными документами условиями использования архивных документов. В основе нормативных документов находится положение Конституции РФ о праве граждан свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. (ст. 29) Гарантия свободы массовой информации в области архивного дела определяется рядом архивных нормативных документов. Закон РФ об Архивном фонде РФ и архивах предусматривает принцип публичности архивов, архивных документов и справочников к ним, что означает возможность свободного доступа к ним любого юридического и физического лица. Пользователи архивных документов несут ответственность за их использование и сохранность.  В настоящее время доступ граждан к большинству архивных док-ов  является свободным, кроме случаев, когда документы отнесены к категории секретных. Допуск осуществляется как по отношениям в архивы учреждения, предприятий, организаций, так и по личным заявлениям граждан. Никто не вправе ограничивать их доступ к архивным документам. Ответственность за использование архивных документов несут сами потребители, обязанные в своих работах сообщать поисковые данные используемых документов и предоставлять в архивы, чьи документы использовались, обязательные экземпляры своих работ. Ограничения на доступ к архивных документам устанавливаются только в отношении сведений, составляющих  государственную тайну, на срок 30 лет со времени их создания. К ним  относятся сведения в военной области, в области экономики, науки, техники, имеющие приоритетное  и военное значение, в области внешней политики и экономики, обеспечивающие суверенитет и безопасность государства, в области разведывательной, контрразведывательной, оперативно-розыскной деятельности. Не могут засекречиваться данные: О чрезвычайных происшествиях и катастрофах; стихийных бедствиях, состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хоз-ва, а также о состоянии преступности; привилегиях, компенсациях, льготах, предоставляемых государством  граждан; фактах  нарушения прав и свобод человека и гражданина, размерах золотого запаса и государственных валютных резервах РФ.    Кроме того, ограничен доступ к архивных документам, содержащим сведения о личной жизни граждан. Их рассекречивание возможно только через 75 лет после их создания, если до этого доступ не был разрешен самим гражданином или его наследниками.    В связи с указанными ограничениями архивы делятся: на публичные – все госархивы России с единым правилом свободного допуска потребителей и использования арх. док-ов.; ограниченно-публичные – ряда министерств и ведомств с выборочным допуском потребителей и использованием архивных документов; доверительного типа – раяда министерств и ведомств с ограниченным допуском потребителей к служебным документам; закрытые – ряда министерств и ведомств, полностью закрытые для потребителей и использования ими архивных документов. По мере истечения сроков секретного хранения документов они рассекречиваются, и поступают в открытый доступ.

23. Классификация документов – распространение по группам на основе признаков содержания и формы составления с целью повышения эффективности работы с ними. Все док-ты обращающиеся в организации, можно классифицировать по видам деятельности (нормативные, организационно-распорядительные, бухгалтерские, научно-технические, проектно-сметные); по наименованию (распоряжения, отчеты, акты, протоколы, договоры); по способу фиксации инфор-ии (письменные, кинодокументы, электронные); по степени сложности (простые и сложные) простые – рассматривается один вопрос, сложные – несколько вопросов); по степени гласности (несекретные и конфидациальные); по юр.силе (подлинные и подложные); по срокам исполнения (срочные и несрочные). Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой док-в, организовать док-ы в делопроизводстве.

Основные разновидности официальных деловых писем.

   Письмо –напоминание- высылают. Если не последовало ответа на письмо –уведомление и не удалось получить ответ с помощью телефонных переговоров. Письмо сообщает о приближении или истечении исполнения какого-либо действия, события. Письмо состоит из 1-ого абзаца – первое предложение – ссылка на ранее высланное уведомление, - второе предложение – изложение сути дела, - третье предложение – информация о возможных санкциях, в случае отсутствия требуемых действий. Письмо-просьба – согласуется с употреблением глагола просить. Стратегия письма-просьбы – добиться решения вопроса. Тактика в достижении цели сводится к следующему: 1) сначала посылают напоминание 2) затем уведомления 3) после этого высылают письмо-просьбу. Пишутся серийно, их следует отсылать своевременно и регулярно до тех пор, пока просьба не будет удовлетворена. Ходатайство –тоже, что и официальная просьба о чем-либо. Информационное письмо –сообщение о каких –либо фактах или мероприятиях. Обычно с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций. С первых строк необходимо вызвать интерес адресата к деловому предложению, быть убедительным. Письмо –приглашение – цель – приглашение на деловое мероприятие (заседание, совещание и т.д.) Адресовать его можно конкретному лицу. Должно быть кратким, четким. В письме указывается цель приглашения. Структура письма – 1-й абзац – ключевая формулировка; 2-й абзац – информация о событии; 3-4 –й абзац –формула вежливости, просьба ответить. Благодарственные письма- пишутся с целью выразить адресату благодарность за его усилия в результате которых автор получил пользу, выгоду. Начинать надо письмо с фраз: «Сердечно благодарим..» Посылать письма уместно в следующих случаях –новому партнеру, - партнеру за крупный заказ, - за оказанный прием и т.д. Гарантийное письмо – состоит из 2-х частей: 1) выражение просьбы, 2) подтверждение гарантии. Адресату дают гарантии оплаты выполненной работы или предоставление услуг. В письме организация -адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу. Сопроводительное письмо –информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Особенность этого вида писем – унификация содержания и малый объем. Сопроводительные письма составляют, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинают фразой: « Направляем на согласование…»

Учет использования архивных документов.

Учет использования архивных документов необходим для дальнейшего планирования и совершенствования работы архива прежде всего развития научно-справочного аппарата, изучении эффективности использования отдельных категорий и групп документов, проведения маркетинговых исследований рынка, информации.

     Учет использования дел и документов архива ведется в следующих  учетных формах: книга выдачи дел из хранилища, журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, технических материалов, журнал регистрации посещений читального зала.

     Первичные документы ведомственного архива: журнал учета подготовленных информационных документов; журнал учета культурно-просветительских и пропагандистских мероприятий; журнал регистрации выданных копий, арх. справок и выписок из док-ов; журнал или контрольная картотека учета социально- правовых запросов; журнал регистрации исследователей и посещений читального зала, книга выдачи дел из хранилища; лист использования дела; личное дело исследователя.

       Первичные документы государственного архива: карточка учета форм использования документов, карточка учета тем исследований в читальном заел, журнал регистрации пользователей в читальном  зале, требования на выдачу дел, личное дело пользователя; картотека или журнал регистрации запросов российских или иностранных пользователей; журнал письменных обращений граждан, поступивших  через приемную, карточку учета изданий архива; лист использования дела.

      Итоговые документы по учету использования  документов являются – аналитические обзоры, научные отчеты, заключения, графики, диаграммы, составляемые Росархивом. На их основе идет планирование работы архивной системы, выделяются приоритетные направления ее развития.

      Требование на выдачу дел туда входит: ФИО исследователя, работника структурного подразделения, далее тема исследования; потом таблица с графами (6граф) 1-ая фонд№; опись№, ед.хр. №, Заголовок ед. хранения, расписка пользователя в получении, расписка сотрудника читального зала в приеме – формат А5.

24. Издание как вид док-та

Издание-основной вид опубликованного, печатного, полиграфического док-та. Это док-т предназначен для распространения в содержащейся в нем информации, прошедший редакционно-издательскую обработку. Издание делится на книжное, журнальное и лисовое(газета). Издания классифицируются по следующим признакам: целевому назначению. Объему, составу основного текста, структуре, степени аналитико-синтетической переработки информации и др.  По целевому назначению выделяют следующие типы изданий: официальное, научное, научно-популярное, производственно-практическое, справочное, издание для досуга, рекламное. По степени аналитико-синтетической переработки информации различают пять видов изданий: информационное, реферативное, библиографическое, обзорное. По информационным знакам: текстовое, нотное, картографическое, изоиздание. По способу печати издание может быть напечатано высокой, офсетной, глубокой, трафаретной  и др. специальными видами печати.  Издание может быть однокрасочным и многокрасочны (например детское). Формат изданий бывает большой, средний, малый и миниатюрный. 

56. Композиционные особенности служебных документов.

   Служебный документ посвящают одному вопросу. Документ краток, форма документа, имея определенную направленность, связанную с особенностями канцелярской сфер деятельности, является вместе с тем существенным признаком официально-делового стиля, отражая «официальный» характер. Тексты документов состоят из 2-х частей: 1) вводной, содержащей основания и мотивы составления документов. 2) основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы. Сплошной текст тяжело воспринимать, его делят на абзацы. Тексты документов большого объема подвергают рубрикации. Рубрикацией называют членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, использование заголовков, нумерации.  Рубрикация – является внешним выражением композиционной структуры текста – его объема, тематики.   Абзац- простейшая рубрика, отступ вправо вначале первой строки каждой части текста. Абзац служит переходом от одной мысли к другой. Важным средством рубрикации является также заголовки и подзаголовки. Заглавие всегда является структурной частью текста. Оно позволяет в краткой форме отразить тематику документа, его основную идею. Заголовок должен строго соответствовать содержанию документа, быть логичным, кратким. Текст служебного документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связанного текста. Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте. Тексты  в форме таблиц – при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах (используется в фин. Документах).  При составлении писем, факсов, справок используется трафаретные тексты (связанный текст может быть составлен произвольно на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации).

Часть вопроса 80.

Архивная эвристика.

    Эвристика – исследование ранее неизвестных методов.

 Поиск документов в делопроизводстве и архиве учреждения. Поиск док-ов в государственном архиве. Этапы информационного поиска. Для поиска документов или группы документов в делопроизводстве могут задаваться след. Реквизиты: Входящие, исходящие, внутренние документы( поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);Вид документа (письмо, приказ, договор и т.д.) Приблизительно хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних –подписания документа )Регион, по которому ведется поиск (страна, область);Организация Содержание, тема. Этапы поиска документной информации: Установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы; Установление архива, в котором может находится фонд необходимого фондообразователя; определение    в архиве номера фонда необходимого фондообразователя;  определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами. В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив-фонд-опись-единица хранения) по которому можно найти требуемый документ в архивохранилище.

25. Книга как основной вид издания

Книга является в современном мире основным источником передающим печатное слово от автора к читателю. Будь то литература техническая, научная либо художественная. Современные способы передачи информации пока не в состоянии компенсировать то, что доносит до нас книга – источник знаний. Первая книга у любого человека – букварь. История книги в России берет свое начало с печатного издания под названием «Апостол». Со времен Кирилла и Мефодия книга имела не только религиозное но и научное, Историческое, общественное содержание. По своей сути книга документом не является, хотя книга, как документ является объектом авторских прав писателя на произведение, как и любой документ. Книга имеет заголовок, введение, непосредственное содержание, оглавление и автора, что дает основание причислить книгу к документу. Не секрет. Что книга за исключением профильной литературы является объектом публичным, т.е. любой заинтересованный может получить от книги содержащуюся в ней информацию. Может это сделать по средствам приобретения книги либо с помощью библиотеки.

57. Официально-деловая переписка.

   Классификация переписки. По факту адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя переписка ведется между должностными лицами одной организации состоящими в отношениях должностного соподчинения, называются служебной.  Между разными предприятиями происходит обмен официальными письмами. Официально-деловая переписка  делится на деловую и коммерческую (переписка, с помощью которой  оформляют экономические , правовые формы деятельности – называют деловой корреспонденцией, а при заключении сделок, по вопросам сбыта – к коммерческой корреспонденции. Письма делят на обычные и циркулярные (направляются из одной организации в несколько адресатов).По структурным признакам деловые письма делят на – регламентированные (стандартные) – нерегламентированные, отражают необычную ситуацию. Виды письма: Деловая переписка представляет собой обмен информацией. 4 основных типа: 1) передача информации 2) передача указаний 3) убеждение (корректировка ранее переданной информации) 4) сбор, обработка, систематизация и анализ полученной информации. Письмо информационное – сообщается о каких-либо фактах. Построить письмо следует так, чтобы с первых страниц вызвать интерес адресата к предложению. Следует быть убедительным. Сопроводительное письмо документ информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Особенность этого вида писем –малый объем, их составляют, если необходимо пояснение о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Письмо –циркуляр- отправителем обычно является руководящая организация, которая информирует филиалы по какому-либо вопросу или отдает распоряжения. Письмо-извещение составляют для конкретного адресата. Часто оно является ответом на запрос. Письмо-заявление – носит персональный характер, поэтому указывают Ф.И.О. с указанием должности. Письмо делится на абзацы. В 1-ом излагают мотивы, во 2-м излагают по вопросу. Письмо-заказ- посылается при совершении сделки , содержит конкретные требования. Письмо –требование содержит настойчивую просьбу. Целесообразна следующая структура письма. 1)в 1-ом предложении изложить требования 2) привести сопутствующие детали 3) в заключении выразить благодарность за действия. Письмо-жалоба – начинают с урегулирования проблемы. Первая реакция должна быть положительной. Можно начать с комплимента по поводу замечательного обслуживания организации. В письмо следует включить достаточно аргументов для того, чтобы позиция жалующегося выглядела обоснованной. Письмо-просьба – запрос – согласуется с употреблением глагола просить, а письмо – запрос «направляю запрос, обратиться с запросом» и формулой мотивации «В целях».Письмо – подтверждение – уведомляет о получении документов, ценностей. Ключевыми фразами являются «Подтверждаем получение». Направление писем-подтверждений позволяет снять вопрос с контроля. Гарантийное письмо- состоит из 1) выражение просьбы 2) подтверждение гарантии  В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии оплаты выполненной работы. Письмо-дополнение может содержать прилагаемые к нему документы или быть неотъемлемой частью ранее подписанных соглашений с собственной нумерацией и ссылкой на дату подписания. Ключевые фразы: « В дополнение». Рекламное письмо- содержит описание рекламируемых услуг и товаров. Цель письма- побудить адресата воспользоваться услугами, заказать товар. Письмо –обращение – используют в период предвыборной агитации. Направляют одновременно тысячам конкретных адресатов. Письмо-ответ – составляют так: если положительно – сообщение о хороших новостях,  - объяснение обстоятельств , - окончание на положительной ноте. Письмо-отказ – должно состоять из 4-х пунктов: 1) вступление (очертить тему и плавно перейти к предмету) 2) факты, 3)анализ,4) причины  (предоставить причины и разъяснения отказа). Ответ на рекламацию – рассматривать нужно своевременно, если вина очевидна, нужно принести извинения и сообщить о предпринятых действиях. Закончить ответ надо выражением надежды на дальнейшее сотрудничество. Коммерческая переписка- запрос по вопросу: - о принятии к рассмотрению, - о поставке товара,- об изменении запроса. Особенности составления- обращение организации о представлении товаров и услуг состоит из 2-х частей: 1) излагается суть проблемы 2) ожидание ответа и их решения. Оферта – должна включать: - вступительное выражение благодарности на запрос, - информацию, что входит в объявленную цену, - информацию о др. товарах и услугах, - заключительное выражение надежды на принятие оферты заказчиком. Этикетные письма – (поздравления, извинения, открытки и т.д.) являются знаком уважения к адресату и формируют добрые отношения к организации. Письма должны быть искренними, короткими, посылаться оперативно. Благодарственные письма- пишутся с целью выразить благодарность за усилия, в результате которых автор получил пользу, выгоду. Мини-письма- особенность – стандартность содержания., несоблюдение некоторых формальных правил написания деловых писем. Текст мини-писем сводится к сжатому изложению сути дела. Уместен между деловыми партнерами, которые понимают друг друга «с полуслова».

 Электронные  документы и архивы. Информатизация архивного дела.

Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения  в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения. Объектами информатизации являются: комплектование архива; экспертиза ценности документов; создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников; учет документов архива и контроль за их сохранностью; создание страхового фонда и фонда пользования документами; информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей; контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота. Основные цели информатизации: организация учета документов Архивного фонда РФ; учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах; совершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и  выдачи архивных справок, использование документов; формирование страхового фонда и фонда пользования; проведения в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания; автоматизация организационно-управленческих функций архива.

 Этапы организации внедрения информационных технологий:

  Изучение делопроизводства и документооборота фондообразователя или направления работы архива,  подлежащего информатизации; разработка технического задания; поиск соответствующего программного продукта и фирмы – системного интегратора; заключение договора с фирмой, обеспечение ее техническим заданием; создание, установка, адаптация программы; сертификация и регистрация программного продукта; поддержка и обслуживание системы. Учетные базы данных ведутся для: составления в автоматизированном режиме документов централизованного учета; подготовки в автоматизированном режиме различного рода статистических данных, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменения объема, состава и состояния архивных документов. В обязательные реквизиты  базы данных входят: название учитываемой базы, ее объем, характеристика содержания информации, перечень источников данных, крайние даты введенных документов, даты начала и завершения или отметка о продолжении, базы данных, формат представления данных, правовой статус базы данных. Ввод данных осуществляется на основе обычных документов и в соответствии с ними. Оперативные внесения изменений в базу данных осуществляются ежегодно по итогам года. Базы данных могут содержать: архивные документы, учетные документы, научно-справочный аппарат. Обязательным элементом вводимых в базу архивных документов являются ключевые слова – термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания. Обязательными видами ключевых слов являются тематика, персоналии, география.  Результатами поиска документов в базе данных   могут быть текстовой файл или распечатка текста документа. Формой выдачи результатов поиска могут быть номера документов, библиографические описания, рефераты или полные тексты документов. При выборе программ для базы данных наиболее приемлемо является разработанная ЮНЕСКО специально для библиотек и архивов программа CPS/ISIS. Она позволяет вводить новые записи, корректировать, удалять имеющиеся  записи, автоматически создавать и поддерживать файлы быстрого  доступа, сортировать записи в любой последовательности, печатать электронные каталоги и т.д. Электронный документ – документ в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись). Задачей электронных архивов является обеспечение надежного централизованного хранения электронных  документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с максимально удобным и простым доступом как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации. В электронном архиве должны обеспечиваться: защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений,  возможность предоставления пользователям доступа к документам; возможность подтверждения подлинности документов; возможность предоставления документов в виде бумажной копии. Электр. Док-ты принимаются в архив после проведения экспертизы их ценности. Предпочтение отдается электронным документам, не имеющим бумажных аналогов. Другим критерием является их читабельность. Электронные документы поступают в архив через 5 лет после их изготовления. Их хранение производится в виде файлов, совокупности данных, записанных на жестком диске, дискете, стримере, лазерном диске. Единицей хранения – является физически обособленный носитель файла. Единицей учета – выступает комплект единиц хранения с записью файла или несколько файлов, составляющих единый программно-информационный объект. Систематизация проводится с помощью каталога.

26. Патентный и нормативный док-т

ПТ – содержит ин-ю о результатах научно-технической деятельности и о правах владельцев на изобретение. ПД  не может содержать непроверенных данных, подтверждается выводами гос.экспертизы, подлежит юр.охране государства.  Патентная документация – это док-ты составленные в соответствии с патентным законодательством и устанавливающие официальное признание наличия изобретения. Изобретение-новое техническое решение задачи в любой области социальной деятельности, дающее положительный эффект. Право на изобретение удостоверяется авторским свидетельством или патентом. Авторское свидетельство-док-т удостоверяющий право автора на  изобретение. Патент –док-т удостоверяющий официальное признание, официально зарегистрированный патентным ведомством РФ. Нормативный док-т устанавливает общие правила, касающиеся разных видов деятельности или их результатов. К НД по стандартизации относятся стандарты и технические условия. Стандарт – нормативный док-т содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, которые устанавливаются на основе достижений науки и утверждаются в соответствии с действующим законодательством. Виды стандартов: международный (ISO), межгосударственный (принятый государствами у которых единая политика в области стандартизации), национальный (стандарт принятый национ.органом одной страны по стандартизации). Технические условия – нормат.док-т разработанный для установки требований, регулирующие отношения между изобретателем и заказчиком.    Промышленный каталог – содержит перечень промышленной продукции, сведения об изделиях, тех.характеристики. Прейскурант – справочник цен, тарифов на продукцию, товары и услуги.      

Особенности служебных документов. Требования к языку и стилю.

   Язык  и стиль официальных бумаг отличаются от языка и стиля посланий, в которых авторы выступают как личности. Стиль изложения в деловых посланиях – формально-логический. Его признаки: нейтральность, унификация, стандартизация терминов. Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко. К стилю изложения информации предъявляют особые требования: - соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;- однозначность используемых слов и терминов;- нейтральность изложения. Особенного внимания требуют лексические нормы, т.е. правила применения слов в речи. Нарушение лексических норм приводит к искажению смысла  высказывания. Нарушение лексических норм  порой связано с тем, что путают слова, близкие по звучанию, но разные по значению. Например: предоставить и представить (предоставить – дать возможность воспользоваться чем-либо, представить – дать, передать что-либо). Для уточнения лексических норм рекомендуется обращаться к толковым словарям, спец. справочной литературе. Употребление имен собственных- в письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов и прежде всего в формулах обращения. При обращении учитываются служебное положение адресата, сфера деятельности. Используется формула: «Уважаемый!»  Выбор этикетных средств обусловлен коммуникативной заданностью послания. Только культура, такт и объективность в оценке ситуаций могут подсказать правильный выбор слов и выражений.

Номенклатура дел: структура и порядок оформления.

   Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Н.Д.- это многофункциональный документ, используемый в разных целях: - номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел. – каждое дело имеет указание срока хранения документов, включенных в него. – номенклатура дел используется при построении информационно- поисковой системы по документам предприятия. – номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками свыше 10 лет. – номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации.     Требования к номенклатуре. - охват всех документов , создаваемых в процессе деятельности организации, - раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения, - четкая формулировка заголовка дела, которая отражает состав и содержание документов, - систематизация для внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.  Виды номенклатур:  Типовая номенклатура – составляется для организаций однородных по характеру деятельности, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Примерная номенклатура – состав дел однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. Каждая организация должна составлять свою конкретную номенклатуру дел. Номенклатура составляется для каждого структурного подразделения. При наличии типовой номенклатуры заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации. Составление номенклатуры- сначала изучается состав, содержание документов. Изучают устав, положение, штатное расписание, классификаторы, картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел. Главным источником  являются документы организации. Очень важно знать и учитывать требования, закрепленные в нормативных документах, как Гос. Система Документационного обеспечения управления (инструкция по делопроизводству в ведомствах РФ , основные правила работы ведомственных архивов). Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатурных дел. Номенклатура ежегодно пересматривается и уточняется , а при изменении функций и структуры организации – заново составляется и согласовывается.   Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в ГОС. Системе ДОУ и в правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры представляет собой таблицу из 5 граф: индекс дела, заголовок дела, кол-во томов, сроки хранения и примечания. Номенклатура дел составляется в 3-х экз. ( 1-й экз. – хранится в службе ДОУ, 2-й экз. – в архиве, 3-й экз. – в структурном подразделении  в качестве  справочного пособия по формированию дел).

27. Нотное и картографическое издание

Нотное издание (НИ) – относятся к идеографическим (слоговым) док-м. где знаками служат условные обозначения, не отражающие реальных предметов  или явлений. Большую часть объема НИ занимают нотная запись муз.произведения. В отличие от текстовых изд. Нотные передают информ. при помощи спец.знаков-НОТ. Основную часть НИ составляет запись муз.произведений с текстом или без него. НИ делятся на три вида: научные, учебные, концертные.  Ноты это знаки, обозначающие звуки. Ноты пишутся на пяти горизонтальных линейках (наз.нотоносцем).  Точную высоту нот опред. ключ соль или скрипичный ключ. Существует ключ фа или басовый ключ. При ключе проставляются ключ.знаки – диезы и бемоли. Наиболее распространенные в муз.ноты пяти категорий: целая нота, половинная, четвертая, восьмая, шестнадцатая. При изучении древнеегипетских памятников обнаружены первые образцы обозначения мелодий с помощью пиктографического письма (рисунков). Картографическое издание (КИ) – Изображение построенное в картографической проекции - уменьшенное, обобщенное изображение поверхности Земли, поверхности др.небесного тела  или внеземного пространства в определ.системе условных знаков. Специфику КИ опред. Математически определенное пространство, использование картографических знаков-символов, отбор и обобщение изображаемых явлений. Изображаемые в КИ объекты обладают геометрической точностью, т.е. показаны в умен.виде в том месте. Где они находятся в действительности. Изучением и разработкой КИ занимается картография. КИ делятся на три вида: карты, атласы, глобусы. Картограф.Знаки – условные обозначения, применяемые для создания КИ. По форме КЗ могут быть геометрическими. Буквенными и наглядными.

Этикетные требования к тексту управленческого документа.

 Этикет – установленный, принятый порядок поведения, форм обхождения. В основе правил делового этикета лежат – вежливое уважительное отношение к партнеру, - соблюдение определенной дистанции между  работниками, занимающими разное положение, - умение говорить да и нет, не обижая партнера, - терпимость к чужому мнению, не совпадающим с вашим, - умение признать свои ошибки, быть самокритичным, - умение в споре использовать аргументы, а не авторитеты.. Отличают 4 основные составляющие делового письма: мысль, внятность, грамотность, корректность. Схема построения письма общая для всех видов переписки – привлечь внимание адресата, его интерес, побудить его к действию. В деловой письменной речи не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. В рамках деловой этики составителю делового письма не рекомендуется – побуждать адресата  к спешному решению фразами – «срочно», «незамедлительно», лучше употребить формулы «Прошу Вас ответить до …..», «Убедительно прошу Вас сразу сообщить о своем решении», - навязывать адресату желательное для Вас решение вопроса, «Прошу утвердить эту кандидатуру», - намекать на невнимательность, проявленную к вашей проблеме фразами «Предлагаю внимательно изучить»   Профессиональная этика – это кодекс поведения, тип отношений, которые представлены наилучшими с точки зрения выполнения работниками своих служебных обязанностей в той или иной сфере. Нормы этикета деловой переписки – бумага должна быть хорошего качества, чистой, - желательно, чтобы бланк письма  был с эмблемой организации,  ее полным наименованием, почтовым адресом, тел., - служебные письма печатаются на лицевой стороне листа без помарок, все стр., кроме первой нумеруются арабскими цифрами, - желательно избегать переносов, поля должны быть слева 2см.,- в правом верхнем углу под адресом организации ставится дата., - адрес куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне, - ниже в центре листа пишется вежливое обращение, например, «Уважаемый Иван Иванович!»,- заканчивают письмо словами благодарности за сотрудничество, - личная подпись ставится в правой стороне листа(факсимиле не допускается), - на все письма следует давать ответ, если адресат затрудняется с ответом, то именно это го должен написать «затрудняюсь с ответом», - сроки ответа должны выдерживаться, отсутствие ответа воспринимается как неумение вести дела. Можно отметить еще 2 особенности языка, носящие этикетный характер. – орфографическую(написание с прописной буквы местоимений «Вы» или «Ваш» как знак вежливости и уважения), способ изложения письма от 1-ого лица мн.ч.(«мы» или «я» использовать не целесообразно по соображениям этики). Местоимения 3-его лица в деловых письмах заменяют на существительные  (Завод просит. Школа направляет). Читая письмо, адресат сделает вывод, что автор аккуратен, воспитан, с высоким проф. Уровнем. Квалифицированная деловая переписка позволяет успешно решать вопросы и создавать имидж организации.

 Требования к лексике и стилистики текста управленческого документа.

Лексические нормы –правила использования слов в речи. Нарушение лексических норм приводит к искажению смысла высказывания. Ошибкой является неправильное употребление глагола ложить и класть. Имеют одно и тоже значение, но класть – общеупотребительное литературное слово, а ложить – просторечное. Нарушение лексических норм связано с тем, что говорящие путают слова, близкие по звучанию, но различные по значению (предоставить и представить) (предоставить- дать воспользоваться чем-либо, представить – отчет, справку).   Использование устаревшей лексики- (архаизмы и историзмы), в документах не должны употребляться (следует писать не сего года, а этого).    Заимствованные слова- использование их побуждает современность, но включение новых слов в деловое письмо должно быть обоснованным (Альянс – неправильно альянс слов и музыки, правильно союз слов и музыки).    Использование сокращений- сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам: 1) сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа;2) нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения; 3) не допускается сокращение, если оно может повлечь двусмысленность в восприятии фразы; 4) сокращения до одной буквы не допустимо, кроме традиционных текстовых сокращений (год-г., село-с., лист-л.). Отглагольные существительные- для деловой речи характерно использование отглагольных существительных(прибытие транспорта, обслуживание населения). Употребление языковых норм- устойчивые обороты обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом (сообщаем что…). Построение предложений- предложение – единая речевая единица, участвующая в образовании текста. От порядка слов зависит смысл предложения, смысловая точность речи определяет практическую и правовую ценность делового текста. При составлении текст разбивают на 2 части главную (факты, идеи) и второстепенную (уточнения, детали).