Создадим новую базу данных "Архив". Создание таблиц базы данных осуществим в режиме конструктора. В режиме конструктора назначаем имена полям таблицы и тип полей. В результате этих действий были созданы таблицы и им были присвоены следующие имена: "Документы", "Подразделение", "Носители", "Местонахождение носителя".

Для каждого поля таблицы был определен тип данных, в данном случае, были использованы следующие типы данных: "Текстовый", "Числовой", "Дата/Время".

Отобразим структуру таблиц воспользовавшись командой "Сервис-Анализ-Архивариус".

Текстовый тип данных позволяет вводить текстовую информацию, которая может содержать до 255 символов. Используется для хранения различных значений, которые не являются числами.

Числовой тип данных позволяет выбрать следующие форматы: "Основной", "Денежный", "Фиксированный", "С разделителями разрядов", "Процентный". Размер числового поля принимает значение целое - от - 32768 до 32767. Числа в различных представлениях (целые, вещественные) и могут иметь различную точность.

Дата/Время имеет встроенные готовые к использованию форматы для отражения календарного времени и даты.

Для определения типов данных полей "Наименование подразделения", "Ответственное лицо", "Местонахождение" используем текстовый формат, "Код подразделения" - числовой формат.

Применим для базы данных "Архив" поля подстановок. Создадим фиксированный список значений для поля "Наименование подразделения".

Перед тем как создать связь между таблицами, необходимо назначить ключевые поля. Ключевое поле должно идентифицировать записи в таблицы и являться уникальным. Для таблицы "Документы" ключом будет поле "Номер документа", "Подразделение" - ключевым полем является "Код подразделения", "Носители" - ключевым полем является "Код носителя", "Местонахождение носителя" - ключом является поле "Номер документа". Для того чтобы установить ключевое поле, необходимо перейти в режим конструктора и нажать на панели инструментов значок с изображением ключа, при этом курсор должен быть установлен на поле, которое нужно сделать ключом.