Документний фонд як інформаційний ресурс

БОЛЬШАЯ ЛЕНИНГРАДСКАЯ БИБЛИОТЕКА - РЕФЕРАТЫ - Документний фонд як інформаційний ресурс

Документний фонд як інформаційний ресурс

75

Документний фонд як інформаційний ресурс

Зміст

Вступ

Розділ 1. Особливості документного фонду як інформаційного ресурсу

1.1 Документ як основний елемент ДФ

1.2 Інформативність - функція і властивість ДФ

1.3 Документна та інформаційна повнота ДФ

Розділ 2. Інформаційний потенціал ДФ Рівненської ДОБ

2.1 Кількісний і якісний склад ДФ

2.2 Задоволення ІП користувачів засобами ДФ

Висновки

Список використаної літератури та неопублікованих видань

Додатки

Рівень наукового та інтелектуального потенціалу кожної держави визначається станом створення власної інфраструктури, становлення та розвитку соціально-орієнтованої документно-інформаційної системи, інтенсивним зростанням документних потоків і масивів інформації як вітчизняного, так і зарубіжного походження. Інформаційні ресурси є продуктом інтелектуальної діяльності суспільства і розглядаються в даний час як стратегічний ресурс розвитку будь-якої країни, який за своєю значущістю не уступає іншим - фінансовим, сировинним, матеріально-технічним [5].

Перед нашою країною постає завдання - cтворення розгорнутої структурованої системи документно-інформаційних ресурсів, а відтак, розбудови інформаційного суспільства.

В широкому розумінні інформаційні ресурси - це будь-яка зафіксована на традиційних чи електронних носіях інформація, придатна для збереження і розповсюдження, зокрема:

· опубліковані і неопубліковані документи;

· повнотекстові бази даних;

· бібліографічна продукція;

· довідково-бібліографічний апарат (ДБА) бібліотек, в тому числі каталоги і бібліотечні картотеки, електронні бази даних (ЕБД);

· фактографічні бази даних;

· оглядово-аналітична продукція;

· послуги, пропоновані на інформаційному ринку;

· комп'ютерні мережі зв'язку;

· програмні засоби, що забезпечують створення інформаційних систем і розвиток телекомунікаційних мереж;

· і, насамкінець, це установи, в т.ч. бібліотеки, які створюють інформа-ційну продукцію, накопичують і використовують інформаційні ресурси.

21 століття - це суспільство інформативного типу, суспільство, в якому інформація є визначальним чинником науково - технічного прогресу

В Україні на рівні держави прийнято пакет законодавчих документів, спрямованих на інформатизацію українського суспільства. Зокрема, закони України „Про інформацію”[1], „Про науково-технічну інформацію”[2], „Про Національну програму інформатизації”[5], які юридично закріпляють права громадян на доступ і отримання необхідної інформації. В умовах демократизації та інформатизації суспільства, впровадження ринкової економіки суттєво підвищується роль інформаційних та документних фондів у задоволенні інформаційних потреб суспільства.

Інформаційний потенціал суспільства значною мірою залежить від якості сукупного документного ресурсу держави й технологій його використання. Інформація є невід'ємною складовою частиною документного фонду.

Актуальність теми курсової роботи визначається важливістю документного фонду як інформаційного ресурсу в житті суспільства. Він є джерелом наукової, виробничої, художньої, побутової та іншої інформації, і акумулює в собі всі культурні, духовні, наукові та виробничі надбання людства.

Основною функцією будь-якого документного фонду є його інформативність. Адже фонд який містить документи але не містить потрібної інформації у цих документах не може існувати як важливий інформаційний ресурс суспільства.

Документний фонд -- це не довільно зібрані документи, а підібрані на основі старанного їх відбору, у відповідності до завдань інформаційної установи і потреб її користувачів. Документний фонд створюють не самоцільно, а для широкого громадського використання. Всі ці ознаки характеризують суть документного фонду. Чим якісніший фонд, тим повніше задовольняються потреби користувачів, тим краще виконує інформаційний заклад покладені на нього суспільством функції.

Наукова розробленість теми.

Оцінюючи роль останнього десятиріччя в розвитку і збагаченні знання про документ, можна констатувати, що з часів Поля Отле даний період виявився найпліднішим по глибині і масштабам нових ідей, продуктивності їх осмислення і практичного впровадження. Без перебільшення можна стверджувати, що багато в чому це відбулося завдяки роботам Г.Г. Воробйова

Навчальний посібник Ю.Н. Столярова «Документарний ресурс»[51] (М., 2001.- 152 с.) став підсумком багаторічних напрацювань автора, квінтесенцією його вчення про сутність і статус документа у всіх проявах.

Автор переконливо доводить, що кожна установа, підприємство, організація функціонує на основі системи документних ресурсів, серед яких важливе місце посідають документні фонди бібліотек, архівів, музеїв, фондів НТІ.

Актуальній проблемі організації та модифікації інформаційних ресурсів надавалося уваги у роботах таких відомих фахівців бібліотечної справи, як Л.Й. Костенко [29], А.А. Соляник [45, 46, 47], В.І. Терешин [54, 55] та інших. В цих роботах особливу увагу приділено аналізу структури фонду бібліотеки та його розподілення для адаптації технології бібліотечного обслуговування до потреб користувачів.

У статті Ю.В. Яковлєвої [63] запропоновано реалізацію оцінки інформативності знайдених документів.

Методи оцінки якості фонду розкрито в роботі Ф.М.Шукюрова [62]. Автор приділяє увагу вивченню інформаційних потреб фахівців і ступеню відповідності їм довідково-інформаційних фондів. Для виявлення відповідності кількості документів у фонді числу запитів запропоновано використовувати метод кореляційного аналізу.

Процеси інформатизації суспільства зумовлюють інтегрування інформаційних ресурсів ДОБ, спеціальних бібліотек та органів НТІ країни в межах єдиних регіональних систем.

В умовах переходу до інформаційного суспільства, і зростання ролі електронних комунікацій перед бібліотеками постає проблема формування фондів електронних документів і забезпечення їх багатоаспектного використання. Створенню загальнодержавної системи галузевих серій електронних видань як основи документорозповсюдження, що полягатиме у формуванні в бібліотеках упорядкованих зібрань електронних документів, їх наступному тиражуванні та поширенні на комп'ютерних носіях інформації присвячена робота Т. Шерепи [60].

Поняття «повнота» все частіше з'являється в спеціальній літературі. Ю.Н. Столяров запропонував прийняти в якості загального критерію ефективності роботи наукових бібліотек повноту обслуговування ними користувачів [51]. В основі цього критерію лежить забезпечення повноти бібліотечних фондів які є накопичувачами як ретроспективної, так і поточної інформації, і від їх стану залежить задоволення інформаційних потреб читачів.

Повноті документних фондів бібліотек присвячена стаття В.І. Терьошіна [55].

На сьогоднішній день тема дипломної роботи розкрита в не повному обсязі. Дуже мало науковців досліджували питання та проблеми документного фонду як інформаційного ресурсу. Недостатньо уваги було приділено таким питанням, як: інформативність документного фонду, документна та інформаційна повнота фонду.

Отже, на сьогоднішній день питання та проблеми документного фонду як інформаційного ресурсу є досить актуальними, тому, що документні фонди відіграють важливу роль в інформаційному середовищі.

Мета дипломної роботи полягає в аналізі та вивченні документного фонду як інформаційного ресурсу.

Об”єкт дипломної роботи: документний фонд.

Предмет дипломної роботи: - функціонування документного фонду

Завдання дипломної роботи:

· охарактеризувати документ як основний елемент ДФ;

· розкрити інформативність як функцію і властивість ДФ;

· розглянути документну та інформаційну повноту ДФ;

· визначити кількісний і якісний склад ДФ Рівненскої ДОБ;

· проаналізувати стан використання ДФ Рівненскої ДОБ;

· вивчити рівень задоволення інформаційних потреб користувачів засобами ДФ;

Рішення поставлених задач потребувало використування таких наукових методів: аналізу, синтезу, абстрагування, узагальнення, моделювання.

Наукова та практична цінність даної роботи полягає в дослідженні теоретичних та практичних питань щодо характеристики та розкриття фонду як інформаційного ресурсу, які висвітлюються на сторінках різних джерел і системно викласти їх у даній роботі. Результати дослідження можуть бути використані у практичній роботі бібліотек щодо формування та використання ДФ, а також у навчальному процесі підготовки спеціалістів для документно-інформацйної сфери.

Структура роботи. Робота складається з вступу, основної частини, висновків, списку використаної літератури, додатків.

Аналіз актуальності досліджуваної проблеми, постановка мети та задач дослідження, наукова новизна та практичне значення одержаних результатів подаються у вступі.

У першому розділі роботи розкривається поняття про документ як основний елемент ДФ, інформативність як функція і властивість ДФ, документна та інформаційна повнота ДФ.

У другому розділі проаналізовано інформаційний потенціал ДФ Рівненської ДОБ: зокрема вивчено кількісний і якісний склад ДФ бібліотеки стан його використання та задоволення інформаційних потреб користувачів засобами ДФ.

У висновках підведені підсумки результатів дослідження з теми.

Список використаної літератури включає 64 назви публікацій з профілю теми дослідження, є доповненням до основного змісту роботи. У дипломній роботі вміщено 10 додатків, які містять статистичні дані РДОБ.

Термін “документ” використовується в багатьох галузях знань, де він трактується залежно від специфіки тих об'єктів, котрі ця галузь вивчає і котрим надає статус документа.

Термін "документ" став активно застосовуватися в інформаційно-комунікаційній діяльності порівняно недавно, наприкінці ХІХ-початку XX ст. Він був уведений у науковий обіг відомим бельгійським ученим Полем Отле, у значенні, близькім до широкого значення поняття "книга".

Поль Отле (1868--1944) і його найближчий сподвижник і однодумець Анри Лафонтен (1854--1943) є основоположниками документації як практичної діяльності і прикладної наукової дисципліни, їхні погляди й ідеї знайшли практичне втілення в діяльності Міжнародного бібліографічного інституту, створеного в 1895 р. і в 1931 р. перейменованого в Міжнародний інститут документації. За рішенням Міжнародного конгресу по документації (Париж, 1937) на базі інституту була створена Міжнародна федерація по документації (МФД), що існує з 1938 р. по дійсний час [Швец.-Водка58, 17].

Пояснюючи поняття "книга" і "документ", П. Отле писав: "Книга [Le Livre] (Biblion або Document, або Gramme) -- це термін, який вживають умовно для вираження всього обсягу поняття документа. Він містить у собі не одну тільки книгу у власному значенні слова, рукописну або друковану, але й журнали, газети, рукописи і графічні репродукції будь-якого роду, креслення, гравюри, карти, схеми, діаграми, фотографії і т.д. аж до реальних об'єктів в музеї [Столяров Ю.Н. Теорія відносності документа // НТБ. - 2006. - №7. - С.73-7852, 73]. Незважаючи на таке ототожнення понять "книга" і "документ", П. Отле в той же час продовжував уживати словосполучення "книга і документ", тобто мав на увазі, що вони відрізняються одне від одного. Визначення власне "документа" і пояснення, навіщо знадобилося вводити цей термін, поряд з "книгою", у цій роботі немає. Відзначаючи цей факт і спираючись на весь зміст "Трактату про документацію", А. Сускі робить висновок про те, що документом Отле називав "будь-якйй" носій семантичної інформації, незважаючи на те, чи має він утілення субстанціальне або енергетичне". Введення терміна "документ" пояснюється тим, що поняття "документ" було ширше за своїм обсягом, ніж "книга", тому що не мало на увазі обмежень ні з боку матеріальної сутності предмета, на якому записувалася (або за допомогою якого передавалася) інформація, ні з погляду знакової системи, що застосовувалася для запису змісту [Швец.В.58, 17].

Якщо порівняти це розуміння з тим, що було широко відомо і розповсюджене наприкінці XIX--початку XX ст., то можна зробити такі висновки:

1. П. Отле повернув терміну "документ" його первісне, найширше значення (засіб передачі інформації, рівний засобу навчання).

2. На ототожнення документа і книги вплинуло таке відоме значення документа: "те, що записано, що зафіксовано в книзі".

3. На розширення сукупного обсягу книги-документа шляхом включення в нього адміністративних архівних документів вплинуло найбільш розповсюджене значення поняття "документ" -- "акт, що засвідчує юридичний факт, що підтверджує яке-небудь право".

4. Розуміння документа як історичного джерела зближало його з іншими історичними джерелами -- музейними експонатами, які П. Отле також вважав документами.

У той же час не можна не побачити і значні відмінності від загальновживаного доти значення "документа". Назвати будь-яку книгу документом, дорівняти обсяги понять книги і документа -- це було сміливе рішення, що і зараз іноді зустрічає нерозуміння й опір.

Таким чином, у праці основоположника документації закладене досить широке розуміння документа як особливого засобу передачі інформації в людському суспільстві.

А. Сускі звернув увагу на те, що варто виділити таке значення документа, що визначає його як носій семантичної інформації, зафіксованої будь-яким способом (не обов'язково через запис). У цьому випадку документом можно було б вважати не тільки записи будь-якою роду, але й моделі, і скульптури, тобто документи трьох вимірів, що також містять зафіксовану семантичну інформацію. З огляду на роль семантичної інформації як засобу комунікації (зв"язку, спілкування) у людському суспільстві, А. Сускі запропонував назвати зміст документа "комунікатом" визначити документ як "носій зафіксованого комуніката". Загальну схему дії комунікації в людському суспільстві можна представити в такий спосіб:

Джерело інформації (комунікант) - Повідомлення (комунікат) - Реципієнт (споживач інформації).

Оскільки фіксування комуніката вимагає використання субстанціального носія, то попереднє визначення рівносильне наступному: "Документ є субстанціальний носій комуніката". Звідси з'являється можливість визначити документ як "субстанціальний засіб комунікації". Серед інших засобів комунікації документ відрізняється тим, що фіксування інформації дозволяє зберігати її і передавати в часі. Тому "документ є засіб комунікації в часі (часовий засіб комунікації)" [Швец.Водк58, 33].

В бібліотечній справі термін “документ” вживається давно, але особливо поширення набув тільки тепер і, коли постала необхідність одержати загальне поняття стосовно об'єктів, які піддаються обробці, зберігаються та видаються користувачам.

Так, Г. Швецова-Водка робить спробу окреслити головні ознаки поняття “документ”, що відповідає об'єкту бібліографічної діяльності.

Подібне тлумачення дає і П. Отле. Зараз ця концепція узгоджується з поглядами на документ як на будь-який матеріальний носій (речовий об'єкт) соціальної інформації.

Отже, документом, у широкому значенні, визнається будь-який матеріальний об'єкт, що несе закріплену (або зареєстровану) інформацію, яку можна використовувати для вивчення якого-небудь фізичного або інтелектуального явища. Цей об'єкт визнається достатнім свідченням, засобом доведення відповідного явища. Від всіх інших матеріальних об'єктів реального світу його відрізняють: не енергетичний, а субстанціональний носій, що дозволяє закріплювати інформацію для передачі її в часі, і обмеженість даних об'єктів певними зібраннями, створеними людиною, тобто наявність попереднього відбору для включення в зібрання, можливість виділення даного об'єкта з навколишнього середовища для включення в зібрання, наявність певного особливого підходу до вивчення даного об'єкта в тім аспекті, що передбачений людиною при організації зібрання. Це значення повинне охопити як матеріальні об'єкти, спеціально призначені для фіксування створеної людиною інтелектуальної інформації (наприклад, писемні документи), так і будь-які експонати музеїв (природні і штучні, у тому числі пам'ятки культури). Саме в цьому, широкому, значенні поняття "документ" вживається тоді, коли говорять узагальнено про "фонди бібліотек, архівів, музеїв", якщо у відношенні останніх не робити яких-небудь обмежень "[Швецова-Водка Г. Документ и книга в системі соціальних комунікацій. - Рівне, 2001. - 438с58, 29].

Технічна і технологічна революція, пов'язана з інформатизацією, внесла свої уточнення у вживання терміну. Пригадаємо: визначення документа починалося із слів матеріальний об'єкт Наступив момент, коли з'явилися в нашому житті об'єкти, якими ми сьогодні активно користуємося, але до матеріальних віднести їх не можемо. Дивлячись на екран монітора, ми бачимо інформацію, яка поступила до нас з віртуального простору. Вона невідчутна, нематеріальна, "взяти в руки" таку інформацію ми не можемо. Для того, щоб перетворити її на документ, треба скористатися матеріальним носієм: оптичним диском, дискетою, роздруком на принтері [Сукиасян Е.Р.От документа -- к ресурсу // НТБ. - 2007. - №7. - С.28-29,73, 28].

Документом, і це загальновизнано, є інформація, зафіксована на матеріальному носії. Матерія ж, за визначенням, може представати в двох різних, але рівноправних якостях - речовини і енергії, поля. Під документом приховано, інтуїтивно звикли розуміти речовинний носій інформації, але ніщо не перешкоджає тому, щоб визнати як носій інформації поле, енергію. І тоді ми класифікуємо документи як речовинні і енергетичні, або мережні. Бібліотека має справу і з тими, і з іншими. Інші - мережні - треба навчитися відбирати, фіксувати, враховувати і т.д. Цією новою і складною справою фондознавці вже посилено займаються [Столяров Ю.Н. Библиотека - двухконтурная система //Научн. и техн. б-ки.- 2002.- №1149, 7].

У Законі України "Про інформацію" наводиться визначення документа: "Документ -- це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві". Документом можна назвати будь-який матеріальний носій, на якому зафіксовано соціальне значущу інформацію з метою передачі її в часі та просторі. [Про інформацію: Закон України від 2.10.1992 // Голос Укр. - 1992. - 13 лист1].

Складність понять «документ» і «інформація» полягає в тому, що їх не можна визначити, виходячи тільки з теорії бібліографії. Вони --- міждисциплінарні, а може бути, і загальнонаукові або загальнофілософські [Г.Н. Швецова-ВодкаДОКУМЕНТ І ІНФОРМАЦІЯ В Світлі ТЕОРІЇ КОМУНІКАЦІЇ // Бібліографія. - 1997. - №4. - С.39-4859, 40].

З активізацією використання ЕД і поповнення ними ДФ, прийняттям окремих законів про ЕД та електронний документообіг, електронну торгівлю, поширенням закону про обов'язковий примірник на електронні носії інформації нагальною стає проблема уточнення існуючих або введення нових, загальних для всієї документально-комунікаційної сфери понять -- "ЕД", "фонд ЕД", "обов'язковий примірник ЕД", "електронний книжковий магазин", "електронна книжкова торгівля", "електронна передплата", "електронні способи" та "електронні джерела" документопостачання бібліотек тощо.

З'ясування різновидів та особливостей розповсюдження електронних видань має велике значення для визначення бібліотеками джерел документопостачання відповідних підфондів. Якщо електронні видання на оптичних дисках розповсюджуються через спеціалізовані магазини фірм-виробників або звичайні книжкові та Інтернет-магазини, то основним джерелом поповнення електронних підфондів бібліотек мережевими виданнями є сайти Інтернету, а способами -- електронне копіювання (безоплатне або платне), передплата автоматичного електронного розсилання, електронний обмін файлами, надходження по обов'язковому примірнику мережевого ЕД, електронна купівля та дарування [Соляник А. Термінологічний аспект проблем документопостачання бібліотечних фондів /А.Соляник // Вісник Кн. Пал. - 2006. - №6. - С.30-3364, 32].

У сучасному фондознавстві затвердилося поняття «документ» як позначення головного елемента документного фонду. За Столяровим, «документ є системоутворюючим елементом ДФ» [Столяров Ю.Н. Библиотека - двухконтурная система //Научн. и техн. б-ки.- 2002.- №1147, 8].

Документ як соціальний феномен має ряд особливостей, суттєво відрізняючих його від інших предметів вічного світу. По-перше, вміщена в ньому інформація не зменшується по мірі її використання, вона здатна бути переміщеною в просторі та часі необмеженій кількості людей, одночасно зберігаючись в тому ж обсязі. Отже, як би активно не використовувався ДФ, обсяг розміщеної в ньому інформації не зменшиться, інтенсивне використання фонду відіб'ється лише на фізичному стані нього документів, які його складають.

По-друге, кожен окремо взятий документ має обмежену кількість - «квант» - інформації, часто зовсім недостатню для досягнення поставленого користувачем завдання. Недостатня інформація знаходиться в інших документах, і завдання фонду - зібрати таку їх сукупність, яка була б достатня для задоволення і розвитку інформаційних потреб абонентів.

ДФ, по-третє, - це зосереджена в документах інформація в діалектичній єдності її спокою (фондозберігання) і руху (фондовикористання). Перед працівниками фонду постає подвійне завдання - забезпечити у фонді оптимальні умови як для зберігання, так і для використання документів, не віддаючи переваги ні одній, ні іншій стороні їх функціонування, оскільки друга безпосередньо пов'язана з першою: без належного зберігання не може бути і нормального використання, але зберігання, не орієнтоване на використання, безнадійно, а використання, не забезпечене зберіганням, неможливе.

Документ, по-четверте, є єдиним елементом який утворює ДФ. На це потрібно звернути увагу у зв'язку з тим, що деякі фондознавці а особливо інформатики схиляються вивчати в якості елемента ДФ ще і інформаційного посередника (комплектатора, оброблювача і фондозберігача), пошуковий образ документа і інші компоненти.

По-п'яте, документ фіксує знання, накопичені людством у всіх сферах його існування, тобто знання, пов'язані як з відображенням дійсності (духовної діяльності), так і з її перетворенням (матеріальна сфера); всіма сторонами людських зв'язків - єдиних (природних), суспільних та особистих. Тому кожен соціальний інститут потребує ДФ, а наявність його в такому інституті виступає як об'єктивний соціальний закон його функціонування. Окрім того, ця особливість визначає необхідність мати фонди різного змісту і призначення [Ільганаєва В.О. Бібліотека в сучасному інформаційному середовищі: основні стратегії розвитку / В.О.Ільганаєва // Вісник ХДАК: Збірник наукових праць.- Х.,1999.- Вип.1.- С. 30-3723, 35].

ДФ - це сукупність документів, які в силу суспільної значимості охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються і використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, інформаційному центрі тощо.

В залежності від установи, спеціально зайнятої зберіганням документів і організації користування ними, розрізняють ДФ бібліотеки, архіва, музея, органа НТІ та ін.[Кушнаренко Н.Н. Документоведение / Н.Н.Кушнаренко.- К., 2000.- 460 с.31, 138].

Вони і прирівнені до них установи мають багато спільного. В них містяться одні і ті ж документи. Але кожен із фондів спеціалізується на придбанні переважно якогось одного виду. Інформаційні центри віддають перевагу науковим, інформаційним, машиночитаємим документам; архіви - текстовим документам, що несуть ретроспективну інформацію, і існують в єдиному екземплярі, виконаному в основному на паперовій основі; музеї - найбільш цінними у речовому відношенні документами-пам'ятками історії і культури. Лише БФ відрізняється універсальністю.

Документ в бібліотечній справі -- матеріальний об'єкт, що містить твори писемності або мистецтва у вигляді тексту, запису звуку, зображення або будь-якого їх поєднання, призначений для збереження і передачі в часі і просторі в цілях суспільного використовування, має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати бібліографічно як самостійний об'єкт обліку [Шилов В.В. Об измерениях в учёте библиотечных фондов // НТИ. - Сер.1. - 2008. - №3. - С. 17-2361, 17].

ДФ бібліотеки -- систематизоване зібрання творів друку та інших документів, підібраних у відповідності до завдань бібліотеки і потреб її користувачів.

Протягом багатьох століть історії бібліотечної справи зібрання книг називалося просто бібліотекою. Це пояснюється тим, що саме слово «бібліотека» вживалося у буквальному розумінні-- «зібрання» або «сховище» книг. Бібліотека (з греч.biblion -- книга і theke -- сховище) належить суспільству в цілому, його частині або окремому члену, забезпечена матеріально-технічно, впорядкована безліч документів, яку формують, зберігають і надають бібліотекарі користувачам -- фізичним і юридичним особам в цілях задоволення їх ІП [Столяров Ю. Документный ресурс51, 56].

Поняття «фонд» виникло значно пізніше і в перекладі з французької мови воно означає «основа чого-небудь». На початку XX ст. широкого розповсюдження набув термін «книжковий фонд» у зв'язку з перевагою обсягу книг у бібліотеках, але вже наприкінці 30-х років досить часто вживається поняття «БФ». У 60--80-ті роки завдяки працям Ю.В. Григор'єва та Ю.М. Столярова, уточнюється зміст поняття «БФ», його функції і властивості. Цей термін остаточно входить до бібліотечного лексикону. Продукцією (цінністю) бібліотеки є БФ, який формують, зберігають і надають в користування, тобто систематизована сукупність документів, а також бібліотечні, бібліографічні і інформаційні послуги, адресовані своїм (іноді -- і стороннім) абонентам [Столяров Док.Ресурс51, 11].

У понятті «БФ» знайшли точне розкриття основні його ознаки. БФ -- певним чином упорядковане, систематизоване, тобто бібліотечне оброблене, розміщене в приміщеннях бібліотеки, розставлене на стелажах і полицях, доступне для читачів зібрання документів. БФ -- не тільки твори друку (книги, газети, журнали тощо), а й інші види документів (діафільми, мікрофільми, грамплатівки та ін.). Фонд -- це не довільно зібрані документи, а підібрані на основі старанного їх відбору, у відповідності до завдань бібліотеки і потреб її читачів. І, нарешті, БФ створюють не самоцільне, а для широкого громадського використання. Всі ці ознаки характеризують суть БФ і дають можливість відрізнити його від фонду архіву, книжкового магазину, музею, бібліотечного колектора тощо. Фонд--це частина, одна із головних підсистем бібліотеки, яка виконує в ній роль основи. Чим якісніший фонд, тим повніше задовольняються потреби читачів, тим краще виконує бібліотека покладені на неї суспільством функції [Васильченко М.П. та ін. Бібліотечні фонди: (Навч. посібник). -Х.: Основа. 1993. -с.15211, 7].

У поняттях системного підходу документ є тим елементом, який породжує ДФ як систему.

Уявлення про те, що системоутворюючим елементом БФ є саме документ, знайшло визнання в бібліотечному фондознавстві не відразу. Аж до кінця 1970-х рр. було широко поширено переконання, що БФ породжується книгою (в широкому значенні), оскільки він формувався тоді майже виключно творами друку. Активні захисники тільки книги як фондообразуючого елементу є і сьогодні. Стрімке виникнення все нових і нових видів документів привело в 1960-е рр. до бурхливої дискусії про подальшу долю книги, а з нею і бібліотеки. З'явилися теорії відмирання книги, концепції «бібліотеки без книг», а заразом також без читача і бібліотекаря. Протест проти книги будувався на твердженні, що книгодрукування нібито породило індивідуалізм (оскільки книгу читає кожний по окремості, тоді як, скажімо, кінофільм дивиться відразу багато хто) і націоналізм (бо використовуються мова і писемність, доступна лише своїй нації). Крім того, твори друку, мовляв, незручні для зберігання, організації, пошуку і надання інформації, і бібліотека майбутнього матиме тільки інформацію, закріплену на машинних носіях, або припинить своє існування.

Оскільки книгу прийнято розуміти тільки як таке джерело, на якому інформація закріплена не безпосередньо, як, скажімо, на кінострічці, а семіотично, тобто перетворена в деякі знаки строго певного ряду -- букви, цифри, ієрогліфи, ноти і т. п., і є лише частиною можливих видів джерел інформації, необхідний збірний термін. Ним і став «документ». Для відрізнення джерел інформації, закріпленої за семіотичним принципом, від джерел інших видів користуються поняттями «твір друку», «рукопис», «машинопис» з їх подальшим розподілом на підвиди і різновиди [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. - М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. - 271с.50, 21].

Стосовно ДФ поняття "документ" вимагає особливих обмовок. Зі всього різноманіття в бібліотеці збираються лише документи портативні (нестаціонарні, мобільні), як правило, неавтентичні (тобто несучі інформацію не своїм носієм, а зафіксованою на ньому знаково-кодовою системою), виконуючі початкову функцію актуальної, оперативної, а не ретроспективної (ср. архів, музей) пам'яті; первинні, документологічні, концептографічні (ср. орган НТІ) [Столяров, Документарний ресурс51, 56]

Необхідний збалансований підхід до ФБФ різними видами документів з урахуванням їх дійсної ролі в інформаційному потенціалі суспільства.

Всі документи, що складають БФ, можна штучно поділити на такі основні групи: видання або твори друку (книги, газети, журнали, плакати, буклети, карти, ноти, стандарти і каталоги промислового обладнання); кінофотофонодокументи (кінофільми, діафільми, діапозитиви, магнітні фонограми, грамплатівки); неопубліковані документи (рукописи, звіти про науково-дослідні роботи, переклади, дисертації); репродуктивні документи (мікрофільми, мікрофіші, мікрокарти); машиночитані документи (перфострічки, перфокарти) тощо [Васильченко М.П. та ін. Бібліотечні фонди: (Навч. посібник). -Х.: Основа. 1993. -с.15211, 8].

Бібліотеки стають виробниками власних електронних інформаційних ресурсів. На базі масивів бібліографічної, реферативної, аналітичної інформації формуються різноманітні бібліотечні інформаційні продукти: електронні каталоги і картотеки, бібліографічні покажчики та реферативні видання, в електронному вигляді створюється наукова і методична література. Здійснюються роботи з оцифровування першоджерел з бібліотечних фондів та формування колекцій електронних документів.На даному етапі розробляють основні концептуальні засади створення загальнодержавної системи галузевих серій електронних видань як основи документорозповсюдження, що полягатиме у формуванні в бібліотеках упорядкованих зібрань електронних документів, їх наступному тиражуванні та поширенні на комп'ютерних носіях інформації [Шерепа Т.Система галузевих серій електронних видань: основні концептуальні положення // Бібл.вісник. - 2004. -№1. - С.26-2960, 26].

У практику бібліотек поряд з видавничою діяльністю входить тиражування на компакт-дисках окремих інформаційних продуктів та електронних ресурсів. Активізується формування електронних бібліотек, що вимагає певної організації електронної інформації, обліку й технологічного опрацювання електронних документів [Антоненко І., Баркова О. Електронні ресурси як об'єкт каталогізації: історія питання, термінологія, форматне забезпечення // Бібл. вісн. -- 2004. -- N 2. -- С. 11-228, 12].

Отже, вагомою складовою документно-інформаційного ресурсу сучасної бібліотеки стають електронні інформаційні ресурси, відомості про які мають бути включені до бібліотечних ІПС.

Документ як соціальний феномен має ряд особливостей, що істотно відрізняють його від інших предметів світу. По-перше, вкладена в ньому інформація не зменшується по мірі її споживання, вона здатна бути переданою в просторі і в часі необмеженому числу осіб, одночасно зберігаючись в колишньому об'ємі. Отже, наскільки активно не використовувався б БФ, об'єм інформації, що міститься в ньому, не зменшиться, інтенсивне споживання фонду позначиться лише на фізичному стані його документів. По-друге, кожний окремо взятий документ має обмежену кількість -- «квант» -- інформації, часто недостатньої для досягнення поставленої споживачем задачі. Бракуюча інформація є в інших документах, і задача фондовика -- зібрати в БФ таку їх сукупність, яка була б достатня для задоволення і розвитку безперервних ІП абонентів. Тут допустима аналогія БФ з таким фізичним явищем, як світло: він є єдністю переривчастого (квантів фотонів) і безперервного (світлової хвилі).

БФ, по-третє, -- це зосереджена в документах інформація в діалектичній єдності її спокою (фондозберігання) і руху (фондовикористання). Звідси перед бібліотекарем встає двоєдина задача -- забезпечити в бібліотеці оптимальні умови як для зберігання, так і для використовування документів, не віддаючи переваги ні тій, ні іншій стороні їх функціонування, оскільки друга безпосередньо пов'язана з першою: без належного зберігання не може бути і належного використовування, але зберігання, не орієнтоване на використовування, безглуздо, а використовування, не забезпечене зберіганням, неможливе [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. - М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. - 271с.50, 24].

Документ, по-четверте, є єдиним основоположним елементом, що утворює БФ.

З погляду бібліотеки як системи, БФ є її гомогенною, або однорідною, підсистемою. Якщо ж розглядати як систему сам БФ, то, оскільки він не має обмежень ні на зміст, ні на форму документа, він є системою різнорідною, різноманітною, або гетерогенною.

І, нарешті, по-п'яте, документ фіксує знання, накопичені людством у всіх сферах його буття, тобто знання, зв'язані як з віддзеркаленням дійсності (духовна діяльність) так і з її перетворенням (матеріальна сфера); всіма сторонами людських взаємостосунків -- природних, суспільних і особистих. Тому будь-який соціальний інститут потребує БФ, а наявність бібліотеки в такому інституті виступає як об'єктивний соціальний закон його функціонування. Крім того, ця особливість зумовлює необхідність мати фонди самого різного змісту і призначення [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. - М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. - 271с.50, 24].

У бібліотеках зосереджений понад мільярдний фонд. Окрім них, в країні функціонують архіви, музеї, інформаційні центри, і їх сукупна документарна фундація за об'ємом досить велика [Столяров Ю.Н. Документный ресурс. - М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. - 271с51, 25].

Як і всякий об'єкт, БФ має незліченну безліч властивостей. Науковому опису підлягають лише найістотніші з них, тобто такі, без яких фонд як самостійна система існувати не може. Багато властивостей БФ діалектично суперечливі і є єдністю протилежностей і рушійною силою розвитку фонду.

Оскільки БФ складається з документів, він відтворює всі їх властивості і, крім того, має власні. До найважливіших з них відносять: цілісність, відкритість, множинність, динамічність, інформативність, керованість, кумулятив-яість, стохастичність, гетерогенність, надійність [Васильченко21, 6].

Під цілісністю БФ розуміють взаємозалежність, взаємообумовленість, взаємодію документів, що його складають: книг, журналів, газет, грамплатівок, карт тощо. Документи об'єднуються за різними ознаками: змістом, формою, мовою, часом видання, місцем зберігання тощо. Внаслідок цього утворюється ціла система фондів [Васильченко М.П. Бібліотечні фонди.- Харків: Вид-во «Основа», 1993. - 150с.11, 6].

У фондознавстві цілісність знайшла статус поняття в 1975 р. Цілісність -- інтеграційна властивість БФ, синонім його якості [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. - М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. - 271с.50, 42].

Цілісність забезпечується наявністю і проявом ряду інших властивостей, їх взаємообумовленістю і взаємодією.

БФ -- це ціле, що складається з багатьох частин, або складне ціле. Воно існує тільки завдяки саморозчленовуванню, тобто запереченню себе за допомогою розділення (диференціація) фонду на природні складові частини (Ю.В. Грігор”єв, 1973) або відносно самостійні підфонди. Але ці частини повинні взаємодіяти між собою, інакше не буде цілого.

Взаємодія частин, у свою чергу, означає заперечення ними самих себе і відновлення цілісності. В диференціації і інтеграції полягає діалектика БФ як цілого.

Рівні цілісності можуть бути різними. У міру якісного складу і кількісного збільшення фонду його цілісність підіймається.

Цілісність забезпечується також загальною метою, для досягнення якої і придбавають потрібні документи. Напрям формування БФ до наперед наміченої мети є, іншими словами, властивість цілеспрямованості ФБФ.

БФ властива відкритість, тобто залежність його обсягу і складу від зовнішнього середовища: складу та потреб читачів, потоку видавничої продукції, системи постачання, асигнувань на комплектування. Він відкритий також і до поповнення не тільки письмовими виданнями, а й документами, виданими на нетрадиційних носіях: мікрофільмами, мікрофішами, перфострічками, відєо-документами.

Одна із властивостей БФ є його динамічність. Вона виражається в постійному включенні до фонду нових і виключенні з нього непотрібних документів, коректуванні структури фонду, переміщенні документів в межах підфонду, фонду або групи фонду. Зростання числа документів, що спостерігається в світі, призводить до того, що збільшення БФ відбувається майже по експоненті [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. - М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. - 271с.50, 42].

Пряме механічне нарощування фонду називають екстенсивним їх зростанням. Для більшості бібліотек це не найефективніший шлях їх розвитку, він приводить до перенасичення документами, значна частина яких не використовується.

Властивість кумулятивності БФ виявляється в його спроможності накопичувати, збирати інформацію, що зафіксована в документах. Кумулятивність фонду забезпечує функцію збереження та спадкоємності людської культури. Похідним від кумулятивності є цінність БФ, його корисність для читачів.

Стохастичний (імовірний) характер БФ обумовлений можливістю помилки при включенні та вилученні з нього окремих документів, а також можливості відмовлення читачеві в потрібному документі. Оскільки відбір і замовлення бібліотекарем конкретних документів у фонд передує не тільки запитам читачів, а й виходу видань з друку, можливі помилки в придбанні документів. Бажано, щоб ці помилки були мінімальними, а замовлені видання користувалися попитом читачів.

Властивість гетерогенності (різнорідності) БФ зумовлена наявністю в ньому різноманітних за змістом, різнойменних за назвою та неоднорідних за формою документів, внаслідок чого з'являється можливість найповнішого задоволення найрізноманітніших запитів читачів.

Надійність БФ проявляється в повноті та оперативності задоволення читацьких потреб, у відсутності відмовлень користувачам. Властивість надійності фонду суперечлива за своїм змістом: чим менший фонд за обсягом, тим швидше і простіше можна знайти в ньому необхідний документ, проте тим більша імовірність відмовлення читачеві. Фонд не можна вважати надійним, якщо в ньому відсутні необхідні читачеві твори друку; якщо читацькі вимоги виконуються оперативно, але неповно, або, навпаки, повно, але не оперативно. Наявність усіх властивостей одночасно зумовлює високу якість БФ [Васильченко М.П. та ін. Бібліотечні фонди: (Навч. посібник). -Х.: Основа. 1993. -с.15211, 7].

Перераховані властивості БФ відображаються в надійності фонду -- кінець кінцем найважливішій його властивості, що характеризує вірогідність повноцінно і оперативно обслужити абонента. Термін «надійність фонду» запропонований В.І. Терешиним в 1973 р. Без урахування надійності всі характеристики фонду втрачають значення. Вона виявляється в його повноті, готовності до експлуатації, безвідмовності функціонування, довговічності [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. - М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. - 271с50, 47].

Залежно від виду бібліотеки встановлен мінімальний фонд, що вимагається для її відкриття, і оптимальний, необхідний для її раціонального функціонування. Максимум не встановлюється для бібліотек, що виконують меморіальну функцію (наприклад, функцію архіву) [Столяров Ю. Документный ресурс51, 56].

У інформаційному суспільстві повністю зберігаються основоположні принципи формування фонду і обслуговування користувачів, проте організація і технологія того і іншого якісно змінюються.

Ранжування результатів інформаційного пошуку пропонується здійснювати на основі багатокритеріальної оцінки релевантності знайдених документів, що враховує:

· фактори старіння документів (вік знайденого видання);

· статистичні дані щодо обігу документів;

· значущість автора (індивідуального або колективного) на основі даних файлів авторитетних записів.

Наведені критерії якнайкраще визначають інформативність ДФ. Перший критерій - старіння документів, як закономірний постійний процес зменшення з часом необхідності їх використання для отримання вміщеної в них інформації, однозначно пов'язаний з інтенсивністю використання документів. Значущість використання даного критерію для ранжирування можливо підвищити, якщо для нормування його числових значень використовувати одну з функцій, що апроксимують закономірності старіння літератури. Аналіз публікацій, присвячених теорії старіння інформації, дозволяє зробити висновок, що для апроксимації закономірностей старіння літератури найчастіше використовуються від'ємні експоненціальні та від'ємні показникові функції [Яковлєва Ю. В. Оцінка інформативності документів у пошукових системах наукових бібліотек // Науково-технічна інформація. -- К., 2004. -- № 4-- С. 52-54.63, 53].

Так само не викликає сумнівів цінність другого критерію, а саме - даних системи моніторингу використання ДФ.

Використання третього критерію - даних файлів авторитетних записів - можливе за умов розробки методів оцінки значущості авторів наукових публікацій. Перспективним розвитком цього напряму може стати автоматичний семантичний аналіз авторитетних записів, результатом якого буде ранжирування (бальна оцінка) індивідуального або колективного автора. Так, академічне видання матиме найвищу оцінку, вузівське - дещо нижчу і так далі. Питання введення такої оцінки потребує окремого дослідження за участю спеціалістів з інформаційних технологій і бібліотекознавців-практиків [Яковлєва Ю. В. Оцінка інформативності документів у пошукових системах наукових бібліотек // Науково-технічна інформація. -- К., 2004. -- № 4-- С. 52-54.63, 53].

Оцінка інформативності документів на основі запропонованої методики ранжування результатів пошуку є дуже важливим напрямом розвитку ІПС наукових бібліотек, але сьогодні вже можна дослідити й інші перспективні напрями, пов'язані зі збільшенням питомої ваги електронних наукових публікацій. Зокрема стане можливим впровадження автоматичної обробки текстів на базі методу індексування цитування, який добре зарекомендував себе в бібліотечній практиці.

Інформативність фонду відіграє велику роль в обслуговуванні користувачів.

Адаптація організації ДФ задачам обслуговування користувачів реалізується у самих різних формах: раціональне розміщення документів; наближення до зони оперативного обслуговування користувачів найбільш актуальних та інформативних підфондів; розробка та впровадження технічних засобів і автоматизованих систем для скорочення терміну пошуку документів у фонді; спрощення та прискорення обліку та обробки документів для скорішої доставки їх читачеві.

Слід підкреслити, що один з основних шляхів раціональної організації основного фонду -- створення у відділах обслуговування бібліотеки при читальних залах, на абонементі особливих підсобних фондів, куди включаються документи найбільш активного на даний момент попиту. Такі підсобні фонди дозволяють оперативно забезпечити читача документами, тоді як основний фонд через його віддаленість від відділу обслуговування, такої оперативності не дає. Наявність таких підсобних фондів характерно для книгозбірень з великими обсягами фондосховищ.

Слід підкреслити, що у практику бібліотек усе ширше входить вибірковий облік, у тому числі й у справі реєстрації заявок абонентів. Вибірковий облік скорочує час на збір необхідних даних у декілька (до 6 і більше) разів і, що особливо важливо, найчастіше дає більш точні дані, ніж суцільний облік, особливо, якщо використовується електронно-обчислювальна техніка.

Таким чином, поділ фондів сучасних бібліотек на активні та пасивні базується на обігу документів. В той же час цінність фонду будь-якої бібліотеки визначається багатством зібрань не тільки нової, але й старої літератури. Відділення документів, що запитується мало, від документів активного попиту та створення спеціальних сховищ для документів малого попиту практикувалося в Росії та на Україні ще у ХІХ ст. В теперішній час цей процес став необхідним, оскільки стрімко зростає кількість документів, що видаються, швидше старіє інформація, яка знаходиться в них. Застарілі з наукової точки зору документи треба передавати на депозитарне зберігання. Документи з фонду літератури, що має малий попит, рекомендується ділити на:

· ті, що мають інформативну цінність для абонентів, і які можуть бути включені в діючий активний фонд;

· застарілі з точки зору сучасної науки, і які можуть бути направлені у фонд депозитарного зберігання;

· ті, що втратили інформаційну цінність, і які можуть бути переведені до обмінно-резервного фонду [Самохіна Н. Організація інформаційних ресурсів для оптимізації їх використання // Бібл. вісн. - 2004. - №5. - С.15-2041, 19].

Необхідність зберігати застарілу літературу пов'язана з тим, що вона потрібна для досліджень, які дозволяють простежити розвиток тих чи інших проблем. Дуже часто з часом виникає підвищений попит абонентів на застарілі видання. Ця закономірність була виявлена ще у 30-ті роки XX ст. Щороку з пасивних фондів наукових бібліотек в активні повертається велика кількість документів. Так, наприклад, сьогодні спостерігаємо підвищений попит на літературу, яка була передана з відділу зарубіжної україніки до основного фонду НБУВ. Слід зазначити, що практично для кожної книги існує період максимального зростання кількості запитів на неї. «Пік» настає не завжди після видання книги, а часто через рік-два, а потім попит поступово за 3-4 роки спадає іноді до нуля.

Формування фонду відноситься до числа процесів, дію яких не можна розрахувати жорстко, з абсолютною точністю. І відбір документів, і організація фонду, і його використовування по самій своїй сутності носять характер вірогідності.

Відбір і замовлення за часом звичайно передує не тільки запитам абонентів, але навіть виходу у світ нових документів. У момент придбання документів комплектатор ще не має сигналу зворотного зв'язку -- перевірка якості підібраних книг та їх фактичного попиту на них поки відсутня. Тому при формуванні БФ можливі помилки. Більш того, безпомилкове комплектування неоптимальне: воно може бути результатом аналізу всіляких варіантів відбору, що негативно позначається на оперативності придбання документів, якщо через втрати часу робота по комплектуванню взагалі стає можливою. Безвідмовність задоволення запитів як показник безпомилковості комплектування може бути досягнута лише в результаті надмірно надмірної і, отже, украй неекономічної надійності фонду. Тому бібліотеку характеризують як систему з відмовами, і задача фахівця -- оптимізувати їх число, характер і способи ліквідації.

Максимальна вірогідність того, що документи, придбані до фонду, користуватимуться активним попитом протягом наперед запланованого часу, досягається прогнозуванням ІЗ. Інший спосіб досягнення безвідмовності обслуговування -- використовування макросистеми ДФ, яка в змозі практично повністю задовольнити ІЗ абонентів [Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник. - М.: Изд-во: «Книжная палата», 1991. - 271с.50, 46].

Фонд як специфічна підсистема бібліотеки має, окрім інформаційної, ряд інших властивостей. До найважливіших з них відносять: цілісність, відкритість множинність, динамічність, керованість, кумулятивність, схоластичність, гетерогенність, надійність [Васильченко М.П. Бібліотечні фонди / М.П. Васильченко, Н.М. Кушнаренко, В.А. Мільман. - X.: Основа, 1993. - 152с11, 35].

Підтримка інформативності фондів представляє важливу задачу в умовах обмеженого фінансування наукових бібліотек. Один з ефективних шляхів її рішення полягає в розробці системи оцінки і відбору видань для формування фонду. Найбільше значення при рішенні цієї проблеми має розробка способу формування репертуару підписки на журнали, оскільки цей вид видань в максимальному ступені задовольняє ІП користувачів [Козлова Е.И. Формирование оптимальной подписки на научные журналы http://www.benran.ru/SEMINAR/SB-IK/99/DOC/Dokeik.htm26].

Враховуючи те, що у ДФ зосереджується значний інформаційний потенціал суспільства, всі духовні багатства, накопичені людством, якість і обсяги роботи будь-якої бібліотеки в значній мірі залежать від підбору книг, журналів та інших документів у її фонді. Саме ДФ є основою роботи бібліотеки. Саме вони визначають зміст, повноту і якість задоволення та розвитку ІП користувачів [Цимбалюк П.І. Інформаційний ресурс Бібліотеки. - Стратегічна основа її життєдіяльності [Електронний ресурс]. - Режим доступу: 56].

В інформаційному суспільстві повністю зберігаються основоположні принципи формування фонду і обслуговування користувачів, проте організація і технологія того і іншого якісно змінюються.

Обсяг, склад структура БФ змінюється під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливає на них через задоволення та формування ІП користувачів. Ядро БФ -- це необхідний мінімум документів, який повністю відображає функції, профіль, тип даної книгозбірні. Сюди входять найзначніші видання, які користуються постійним попитом читачів і на які припадає значний відсоток усіх видач за читацькими запитами [Бібл. вісн. - 2004. - №5. - С.15-2041, 17].

Крім того, масивам документів притаманна така властивість, як пристосованість для вводу та виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюдження. Структура документного потоку у процесі його розповсюдження по різних соціальних інститутах, що відповідальні за кумуляцію та збереження документів, перебудовується відповідно до вимог профілювання, раціональності розміщення, оптимальності використання та ін. Документний потік осідає у фондах з обмеженим простором. Ця обставина змушує проводити якісний відбір, профілювання, переведення фізично та морально застарілих видань до фондів допоміжного зберігання.

Як відомо, усі ДФ поділяються на дві групи:

1. Активні, які збирають документи інтенсивного попиту. Документи малого попиту та застарілі поступово направляються у фонди допоміжного зберігання (депозитарні, книгообмінні тощо). Ядро фонду при цьому зберігається.

2. Депозитарні фонди зберігають по профілю усі документи незалежно від року видання та інтенсивності попиту на них у даний період. Зберігають їх вічно, у зв'язку з чим фонд набуває функції державного архівного зберігання документів [Самохіна Н. Організація інформаційних ресурсів для оптимізації їх використання Бібл. вісн. - 2004. - №5. - С.15-2041, 17].

З точки зору кінцевої мети бібліотечної діяльності, найбільш важливою функцією фонду є його використання користувачами книгозбірні.

Найхарактернішою роботою, що відобразила дану тенденцію, є стаття І.Б. Іванової 1976 р. [Иванова И.Б. Качество формирования фондов и библиотечная статистика // Перспективы развития фондов библиотек: Сб. науч. тр. / ГПНТБ СО АН СССР.-- 1976.-- Вып. 28.-- С. 135-13822, 136], де була висловлена вдосконалена методика аналізу складу і використання фондів: в її основі -- отримання даних про запити і видачу конкретних видань, вимірювання відповідності складу фондів читацькому запиту, вихід на оцінку якості формування фондів. Отримання відповідних даних, за визнанням автора, вимагає значних витрат часу і можливе тільки при впровадженні автоматизованої системи збору і обробки даних про склад фонду і використання конкретних документів. Позитивні сторони даної методики (які дійсно є) -- вагомий аргумент, на думку І. Б. Іванової, для введення в бібліотечну статистику трьох додаткових показників: число документів фонду, число запитаних і число виданих документів. Але бібліотечна статистика -- це не тільки облік фонду. По суті, І. Б. Іванова запропонувала метод аналізу якості фонду на основі даних статистичних вимірювань [Шилов В.В.Об измерениях в учёте библиотечных фондов // НТИ. - Сер.1. - 2008. - №3. - С. 17-2361, 20].

Зазначимо, що інтенсивність функціонування ДФ, рівень відповідності їх складу потребам користувачів вимірюються такими кількісними показниками як документовидача, читаність, обіг і книгозабезпеченість. Ці показники є основними критеріями оцінки якості ДФ, орієнтованих на задоволення поточних ІП користувачів.

За стандартом ІФЛА, книгозабезпеченість одного жителя має становити 2-3 томи. В Україні цей показник значно вищий (див. дод 1).

Стандарт ІФЛА з книгообертаності дорівнює 5. Тобто кожна книга з фондів щорічно повинна пройти через руки п'яти читачів. Середній показник книгообертаності в Україні складає 0,9 (у Німеччині, наприклад, - 2,5).

Такий стан свідчить про наявність великих за обсягом фондів, котрі протягом багатьох років комплектувалися нераціонально, через що значний відсоток документів практично не використовується.

Виникає суперечлива ситуація: книжок забагато, а читати нема чого. Фонди багатьох публічних бібліотек перевантажені морально застарілими документами, котрі придбано ще за радянських часів, та дублетними примірниками. "Типова інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ", затверджена спільним наказом Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 10.08.01 за № 142/181 передбачає можливість списання матеріальних цінностей (у т. ч. бібліотечних фондів) як таких, що:

* непридатні для подальшого використання;

* виявлені в результаті інвентаризації як недостача;

* морально застарілі;

* фізично зношені;

* пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за умови, що відновлення їх є неможливим або економічно недоцільним і вони не можуть бути реалізовані) [Вилегжаніна Т. Публічні бібліотеки України крізь призму міжнародних стандартів ІФЛА // Бібл. планета. - 2006. - №4. - С. 4-712, 5].

Ще один стандартний показник ІФЛА стосується нових надходжень. На 1 000 жителів має бути 250 нових видань щорічно, або 0,25 нового видання на одного жителя (не примірників, а саме видань). У такому разі оновлення книжкового фонду за 5 років повинно становити 40% від загального фонду публічної бібліотеки.

Уважно проаналізувавши надходження до публічних бібліотек у кожній області, за даними 2005 року, можна зробити висновок, що деякі регіони України вже наближаються до міжнародного стандарту (див. дод. 2).

Найбільший показник - 0,39 нових видань на одного жителя - у Рівненській області. Це пояснюється тим, що в регіоні проводився експеримент з об'єднання мережі публічних і шкільних бібліотек. Зазначимо, що такі утворення міжнародним стандартом не передбачені (див. дод. 2).

Ще один показник показує, якою мірою відповідає міжнародним стандартам оновлення ДФ публічних бібліотек України (див. дод. 3).

Із наведеної таблиці видно, що в Україні тільки у м. Києві оновлення фондів бібліотек відповідає міжнародному стандарту, а саме - щорічному 5% - му надходженню нових видань. В інших регіонах оновлення фондів публічних бібліотек у середньому в 2,5 рази нижче світового стандарту [Вилегжаніна Т. Публічні бібліотеки України крізь призму міжнародних стандартів ІФЛА // Бібл. планета. - 2006. - №4. - С. 4-7ё12, 6].

Рівненська державна обласна бібліотека на теренах області - єдина велика багатогалузева публічна бібліотека. Це означає, що вона доступна різним верствам населення для ознайомлення з вітчизняними і зарубіжними документами, які представлені на різних носіях. Тому формування повноцінного ресурсного потенціалу для задоволення широких потреб користувачів є її головним завданням.

У 2003 р. спостерігалась тенденція збільшення кількості надходжень документів (майже у 1,5-2 рази), стабілізувалось надходження кількості назв і становило близько 4 тисяч щорічно. Сприяла цьому дія обласної Програми комплектування БФ, відповідно до якої у 4 рази було збільшено обсяги бюджетних коштів на придбання книг та періодичних видань [Ярощук В.П. Рівненська державна обласна бібліотека - головна бібліотека регіону // Бібліотеки Рівненщини: інновації, досвід роботи. -Рівне; Перспектива, 2004. -С.3-1264, 4].

ДФ РДОБ на 1.01. 2008 складає близько 585.102 тис. одиниць зберігання. За 2006 р. надійшло 7 793 одиниць зберігання; за 2007 р. надійшло 7 764 одиниці зберігання, що свідчить про незначне зменшення (0, 37%) кількості надходжень. В той же час у 2006 р. вибуло 8 762 одиниці зберігання, а у 2007 р. вибуло 9 002 одиниці зберігання, що свідчить про ріст (2, 87%) вибування фонду. Таким чином, за 2 роки з 1.01.2006 по 1.01. 2008рр. фонд зменшився з 587 309 до 585 102, що становить (0, 38%).

За результатами статистичних даних РДОБ документовидача на 1.01 становила відповідно: у 2006 р. - 811 303; у 2007 р.- 834 100 і у 2008р.- 807 398 одиниць зберігання, а кількість читачів по роках відповідно складала 42 114, 42 291, 35 650 (див. дод. 4, Табл.1).

Сьогодні поповнення і оновлення ДФ відстають від темпів старіння. У багатьох бібліотеках оновленість фонду (ОФ) практично відсутня.

В РДОБ нові надходження складають за 2007 р. склали 7 764 одиниці, що становить 1,32% фонду.

Визначимо такі показники як документообіг, читаність та книгозабезпеченість станом на 1.01.2006, 2007, 2008 роки. Результати розрахунків приведено в таблиці 2 (див. дод.4.,Табл 2).

За результатами розрахунків збудовано діаграми (див. дод.5).

На діаграмах наглядно видно, що книгообертаність за останній рік в РДОБ зменшилась з 1, 423 до 1,380, повернувшись до рівня, який був на 1.01. 2006 р. (1,381), в основному за рахунок зменшення книговидачі.

З діаграми (див. дод.5) видно, що читаність станом на 1.01.2008 р. значно зросла. На 1.01. 2006 р. вона складала 19,264; На 1.01. 2007 р. вона складала 19,723; На 1.01. 2008 р. вона складала 22,648. Причиною різкого росту читаності стала різке зменшення кількості читачів (з 42 291на 1.01 2007р. до 35 650 на 1.01 2008р.).

Книгозабезпеченість виросла з 13,864 (станом на 1.01.2007р.) до 16,412 (станом на 1.01.2008р.).

Для розрахунку оптимального розміру комплектування можна користуватися методикою, яка базується на показнику книговидачі з фонду.

Суть методики полягає у визначенні оптимальних розмірів поточного комплектування на рік без урахування докомплектування. Вони розраховуються як 3,8 % до прогнозуємих розмірів книговидачі. Потрібно книговидачу (807 398 за 2007р.) помножити на 3,8% і це дорівнює 30 681 примірник.

Щоб розрахувати оптимальні розміри поточного поповнення фондів взято фактичну книговидачу з фондів та фактичне їх поповнення за 2 роки.

З таблиці (див. дод. 6) видно картину недоукомплектування по бібліотеці за 2 останніх років. Тобто це видання, які ще не встигли застаріти і досі потрібні користувачам наших бібліотек.

Якість ДФ визначається його типо-видовою, тематичною і хронологічною структурою, кількісним наповненням, ступенем відповідності фонду проблематиці й досягненням культурного процесу, досконалістю організації. Можна виділити як складові елементну і функціональну якості ДФ. Перша зумовлена його структурою і складом, функціональна - пов'язана зі спрямованістю на ефективне забезпечення всіх видів інформаційного обслуговування. Для досягнення оптимальної відповідності функціональної і елементної якості фонду необхідне вирішення ряду питань, пов'язаних із:

· з'ясуванням регіонального спектру ІР;

· визначенням причин і умов їх появи;

· розробкою принципів внутрішньої ієрархії, класифікації даних IP;

· вивченням середовища споживачів інформації, змісту і функціональних особливостей їх ІП;

· визначенням методів керівництва раціональним розвитком усіх структурних підрозділів ДФ.

Як пріоритетний метод вирішення згаданих проблем доцільно використовувати багатофакторний моніторинговий аналіз, сутність якого полягає «в постійному спостереженні за об'єктом, збиранні фактів щодо його характеристик, аналізі поточного стану і прогнозуванні майбутнього на основі виявлених закономірностей»[Терешин В.И. Полнота библиотечного фонда: теоретический аспект, пути реализации/ В.И. Терешин // Науч. и техн. б-ки. - 1984. - №6. - С. 3-855, 36]. Моніторингова технологія вивчення якості ДФ потребує визначення характеристик об'єкта, дослідження яких стане першочерговим. Розглянемо в зв'язку з цим типову структуру ДФ.

Формуванню наукового світогляду читачів, озброєнню їх знаннями закономірностей розвитку суспільства сприяють офіційні документи. Загальноосвітній характер фондів обласної універсальної бібліотеки зумовлює найбільший обсяг документів наукового та науково-популярного характеру, які допомагають пропагувати наслідки досліджень із різних наук, досягнення видатних діячів науки і техніки. Особливо широко науково-популярні видання представлені у розділах з питань природознавства, медицини, техніки і мистецтва [Васильченко М.П. Бібліотечні фонди. - Х.:Вид-во « Основа», 1993. - 150с.11, 17].

Чимало у фондах обласної універсальної бібліотеки документів виробничого характеру. Тут переважають масові видання для робітничих кадрів, середнього технічного персоналу, на допомогу оволодінню основами професії і підвищенню кваліфікації, про передовий досвід підприємств тощо. Ці документи, призначені переважно для спеціалістів сільського господарства, промисловості, зв'язку, для працівників охорони здоров'я, освіти і культури.

Серед навчальної літератури тут переважають підручники і посібники для середніх загальноосвітніх шкіл, технікумів, професійно-технічних училиш, вузів. Ці видання мають допомагати читачам у самоосвітній роботі щодо вивчення окремих питань, проблем, дисциплін. Основне місце посідають підручники з суспільних, загальнонаукових, загальнотехнічних дисциплін: філософії, політичної економії, історії, літературознавства, іноземних мов, радіотехніки тощо.

Довідкові видання представлені у фонді обласної універсальної бібліотеки універсальними та галузевими енциклопедіями, довідниками, словниками, призначеними для широких кіл читачів і фахівців певної галузі. Широко комплектує свої фонди обласна універсальна бібліотека також бібліографічними покажчиками, які використовуються для пропаганди знань. Отже, фонд обласної універсальної бібліотеки характеризується наявністю різноманітних типів видань.

Фонд обласної універсальної бібліотеки також різноманітний за видами документів, що його складають. Основне місце у ньому традиційно посідають книги і брошури. Книга -- неперіодичне текстове видання обсягом понад 48 с., а брошура---від чотирьох до 48 с. Книга є носієм найповніших, узагальнених і систематизованих знань і фактів. Для неї характерна широта тематичного діапазону та цільового читацького призначення.

У фонді обласної універсальної бібліотеки збираються газети і журнали. [Васильченко11, 18]. Неодмінно обласна універсальна бібліотека передплачує фахові журнали і газети.

Складовою частиною фонду обласної універсальної бібліотеки є кінофотофонодокуменги: кінофільми, діафільми, діапозитиви, магнітні фонограми, грамплатівки, СD. Їх тематичний склад відповідає складу книжкового фонду, тобто є універсальним.

Нормативно-технічні і технічні документи з стандартизації, патентні документи, промислові каталоги й інші документи цього характеру обласної універсальної бібліотеки збирають у своїх фондах в обмеженій кількості, якщо в регіоні є спеціальні бібліотеки.

За характером інформації і цільовим призначенням інформаційні видання поділяються на бібліографічні, реферативні і оглядові. Бібліографічними є видання, які надають інформацію у вигляді описів творів друку. Обласна універсальна бібліотека придбає переважно бібліографічні покажчики, які дають змогу слідкувати за виходом нової літератури [Васильченко11, 19].

До реферативних видань відносяться реферативні журнали, реферативні збірники, експрес-інформації, які розкривають зміст публікацій. Найчастіше обласна універсальна бібліотека придбає експрес-інформацію, яка містить розширені реферати опублікованих зарубіжних і неопублікованих вітчизняних документів про найважливіші досягнення науки і техніки. Оглядові видання містять концентровану інформацію, здобуту внаслідок відбору, аналізу, систематизації та узагальнення відомостей з первинних документів з певної теми за певний час. Усі вони в сукупності забезпечують повну оперативну і диференційовану (за видами і тематикою) вторинну інформацію про світовий потік різноманітних документів.

Для читачів-науковців і фахівців різних галузей знань призначені універсальні фонди наукового характеру, зосереджені в обласних універсальних бібліотеках.

Універсальним вважається ДФ, якщо в ньому представлені документи по всіх галузях знань, всіх типів (офіційні, наукові, науково-популярні, навчальні, довідкові і т.п.) і видів документів (видання, кінофото-фонодокументи, документи на новітніх носіях інформації, неопубліковані документи і т.п.).

Основну частину ДФ обласних універсальних бібліотек складають різноманітні видання: твори друку, поліграфічно самостійно оформлені, що пройшли редакційно-виробничу обробку, мають вихідні дані та призначені для передачі певної інформації.

Документи кожного виду всередині фонду групуються окремо, у підфонди, що утворять структуру БФ. Чим крупніша бібліотека, тим складніше структура її ДФ. Обласна універсальна бібліотека складена із підфондів різних докуменальних потоків (див. дод.7).

Галузеві підфонди бібліотек. Підфонди соціально-економічної, технічної, художньої, педагогічної і т.д. літератури в структурі бібліотеки оптимально самостійні, однак вони обов'язково доповнюють один одного, формуються взаємозалежно, і це сприяє інтегральності і цілісності загального фонду бібліотеки [Терешин В.И. Библиотечный фонд. - М., 1994. -173с.54, 135].

ДФ суспільно-політичної та економічної направленості в РДОБ складають найбільший відсоток - 154 369 (26, 4%) на 1.01.2008р. ДФ з художньої літератури складає 112 128 (19,2%). ДФ з техніки складає 107 269 (18,3%) (див. дод.8).

Документи що мають малий попит, рекомендується ділити на:

· ті, що мають інформативну цінність для абонентів, і які можуть бути включені в діючий активний фонд;

· застарілі з точки зору сучасної науки, і які можуть бути направлені у фонд депозитарного зберігання;

· ті, що втратили інформаційну цінність, і які можуть бути переведені до обмінно-резервного фонду.

Сучасна бібліотека виконує функції збору загальнодоступної електронної інформації, її впорядковування, формування колекцій ЕД, їх запису на комп'ютерні носії постійного зберігання.

На даний момент бібліотека знаходиться в ситуації, коли співіснують традиційна і автоматизована технології.

Є два напрями в роботі з ЕР:

· Створення власних ресурсів; ведення ЕК.

· Використання запозичених.

В інформаційному просторі бібліотеки ЕК - це єдиний засіб доступу до фондів, засіб пошуку необхідних даних та формування додаткової тематичної інформації. ЕК - це не лише підвищення оперативності пошуку інформації, але й надання ряду сервісних послуг для користувачів бібліотеки (підготовка тематичних покажчиків літератури, списків нових надходжень, тематичних довідок, рекомендованих списків літератури з навчальних дисциплін).

Центральне місце серед електронних форм посідає ЕК та ЕКС, які створені в бібліотеці 1991 і 1993 рр.

ЕК розглядається як система певним чином організованих БД і комплексу технічних, програмних, лінгвістичних і інформаційно-технологічних засобів, розрахованих на формування ведення БД, пошуку інформації в них, обробки, видачі її користувачам у необхідному вигляді.

Обсяг ЕК становить 43935 записів; в електронну картотеку статей влито 153 180 записів. Крім того, ведеться краєзнавчий ЕК та БД опису видань з іноземної літератури.

РДОБ працює з інтегрованою бібліотечно-інформаційною системою «ІРБІС», яка підтримує всі міжнародні формати обміну бібліографічних записів. Це докорінно змінює усталені форми бібліотечно-інформаційного обслуговування, надає нові можливості якісного та швидкого пошуку необхідної інформації.

Виходячи з вищевикладеного саме бібліотека забезпечуює вирішеня проблеми акумуляції, обробки, постійного зберіганя і поширеня наукових ІР.

ІП -- це комплекс наукових відомостей, необхідних споживачу інформації (фахівцю або групі фахівців, з'єднаних спільністю професійних, наукових або виробничих інтересів) для досягнення в певний час найефективніших результатів діяльності.

ІП діляться різними ученими на суспільні, колективні і індивідуальні [Евтюхина Е.А. Классификация информационных потребностей в библиотеке //Библиография. - 2008. - №1. - С.42-4720, 42].

Потреба включає наступні два основні моменти: 1) відчуття браку чогось і прагнення заповнити цей брак (стан потреби); 2) наявність уявлень, хоча б приблизних, про те, яка інформація потрібна (зміст потреби). В змісті потреби, у свою чергу, можна виділити вже відому інформацію (по якій здійснюється пошук) і ту інформацію, яка в даний момент часу невідома суб'єкту, але необхідна для задоволення наявної потреби. Ця інформація є предметом ІП суб'єкта.

Проведений аналіз процесу формування ІП показав, що стан потреби виникає, коли є у суб'єкта інформації недостатньо для побудови ідеальної моделі діяльності. Уявлення про необхідну інформацію формуються на базі тієї, що вже є у суб'єкта інформації про компоненти і умови діяльності, тобто на підставі його інформаційного потенціалу (тезауруса) в певній області.

Таким чином процес формування ІП йде одночасно як би по двох взаємозв'язаних напрямах. З одного боку, в ході «базової» діяльності виникає стан потреби, створююче внутрішнє поле потреби. З іншого - інформаційний потенціал, що є у суб'єкта, засвоєні їм суспільні норми і способи дії ведуть до того, що стан потреби получає спрямованість на інформацію певної тематики і вигляду. При цьому спостерігається прямий зв'язок між багатством інформаційного потенціалу і досвіду суб'єкта і змістом його ІП: чим багатше і глибше знання і досвід споживача в якій-небудь області діяльності, тим точніше, його уявлення про потрібну інформацію; відсутність відповідного інформаційного потенціалу і досвіду веде до того, що уявлення суб'єкта про необхідну інформацію бувають, як правило, невизначені і неадекватні.

Дослідження характеру ІП, високий рівень забезпечення якими веде до підвищення рівня інформаційної культури спеціаліста, його правової та загальної культури, має на меті визначити закономірності їхнього формування, вплив об'єктивних і суб'єктивних факторів, динаміку розвитку [Кононученко Л. Становлення та розвиток теорії інформаційних потреб користувачів документально- інформаційних установ /Л.Кононученко //Вісн.Кн. палати. - 2004. - №7. - С. 42-4327, 42].

Структура документарних потреб неоднозначна і може залежати від їх змісту, ступені складності і від характеру діяльності особи [Селиверстова Е.Т. Функциональный характер потребностей как основа типологии библиотек /Е.Т. Селиверстова // Научн. и техн. б-ки.- 1991. - №4. - С. 6-12.43, 6].

На характер ІП, загалом, впливають такі фактори як рівень інформаційної культури, запас інформації, а вони в свою чергу залежать від освіти, характеру роботи, її стажу, віку, наукової кваліфікації. Потім у рамках кожної групи відбувається подальша диференціація споживачів з урахуванням професійних, індивідуальних та інших факторів.

Протягом останнього десятиріччя під впливом соціокультурних, соціодемографічних. економічних, політичних та правових факторів суттєво трансформувалася сучасна бібліотека як інформаційний заклад. Зазнали змін не лише функції бібліотеки, але й склад читачів та цілі відвідування публічної бібліотеки, форма і зміст запитуваних послуг [Слесаренко Л44, 26]. Невипадково в цій ситуації бібліотека стає предметом спеціальних досліджень, серед яких важливе місце посідає вивчення її читацької аудиторії та якість ІО користувачів.

Нова роль РДОБ характеризується посиленням її інформаційної функції, зумовленої тим особливим місцем, яке посідає бібліотека як основний національний носій і хранитель документальних та інформаційних масивів.

Відповідно до нових суспільних процесів, ІП та технологічних змін система інформаційного обслуговування користувачів РДОБ зазнала видозмінень та вдосконалення.

На сучасному етапі система обслуговування характеризується низкою таких основоположних ознак:

галузеве і міжгалузеве забезпечення документами і інформацією через систему читальних залів і ДБО;

комплексність обслуговування, тобто забезпечення користувачів всіма видами документів і інформації, що зберігається в фондах;

повнота і оперативність обслуговування;

диференційований підхід;

комфортність обслуговування;

¦ доступність документів і інформації як в межах бібліотеки, так і поза неї: Інтернет, МБА).

Система обслуговування читачів РДОБ розглядається на сучасному етапі як складна інформаційна система, яка має 4 рівні обслуговування:

І - до контрольно-пропускного пункту;

II - оперативне обслуговування;

III - обслуговування основними фондами;

IV - обслуговування спеціалізованими фондами.

Сектор бібліотечної статистики і реєстрації користувачів як самостійний підрозділ бібліотеки з 1994 року почав працювати над створенням електронних баз даних (ЕБД) читачів книгозбірні. У результаті впровадження новітніх технологій у секторі створене автоматизоване робоче місце (АРМ) пункту запису, відповідне програмне забезпечення якого дозволяє: зареєструвати нового читача у БД; перевірити і відкоригувати відомості "минулорічного читача"; перереєструвати "минулорічного читача": вивести списки та статистичні форми про склад читачів, інтенсивність читацьких потоків протягом дня, місяця, року на екран та роздрукувати їх; здійснювати автоматизовану видачу індивідуального читацького квитка на паперовому бланку; вивести списки боржників; виключити читачів із бібліотеки з подальшим визначенням терміну позбавлення права користуватися бібліотекою[Слесаренко Л. Користувач як об”єкт соціологічного дослідження / Л.Слесаренко // Пріоритети діяльності Рівненської державної обласної бібліотеки: Збірник статей з досвіду роботи. - Рівне: Волинські обереги, 2006. - С.27-32.44, 27].

Завдяки створенню нової БД для бібліотеки з'явилася можливість детальнішого і ґрунтовнішого аналізу й вивчення читацької аудиторії як головного об'єкта бібліотечної діяльності з диференційованим обліком її складу.

З цією метою до БД вносяться відомості про кожного користувача під час його реєстрації: прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, місце роботи, посада, освіта, місце навчання, паспортні дані, телефон. На підставі цих даних користувачу в автоматизованому режимі видається читацький квиток, який містить таку інформацію: категорія читача; номер читацького квитка; рік видачі; прізвище, ім'я, по батькові; освіта; рід занять: прізвище реєстратора.

На зворотній стороні квитка розміщується фото читача і ставиться печатка бібліотеки.

Згідно зі структурою індексів спеціалізації та соціальною ознакою кожному читачеві присвоюється категорія, яка вирізняється певною послідовністю шифрів, зокрема:

А -- наукові працівники, викладачі вузів, аспіранти;

В -- інженерно-технічні працівники, економісти;

Г -- вчителі середніх навчальних закладів;

Д -- працівники культури, мистецтва, друку;

Е -- фахівці сільського господарства:

Ж -- медичні працівники;

ПС -- інші спеціалісти:

2 -- робітники;

3 -- працівники сфери обслуговування;

4 А -- студенти вищих навчальних закладів;

4 В -- учні середніх спеціальних навчальних закладів;

5 -- пенсіонери, інші читачі.

Щоденно до ЕБД вносяться відомості з 400-500 контрольних листків з визначеними позиціями обліку, основними з яких є: книговидача за галузями знань, за мовами, кількість виданих кіно-фотофонодокументів, код бібліотекаря. Це досить трудомісткий процес, який у результаті дає вичерпні дані у вигляді статистичних таблиць кількісного складу читачів, відвідувань кожного структурного підрозділу книговидачі, кількості нових читачів у відділах, складу читачів за категоріями, освітою, віком, книговидачі за галузями знань, мовами, а також щомісячні та щорічні звіти про виконання планових показників загалом та у відсотковому співвідношенні.

З метою вдосконалення системи ІО в РДОБ проводиться вивчення ІП користувачів для покращення інформаційного обслуговування.

Опитування найбільш уживаний метод збору соціальної інформації. За допомогою опитування можна отримати повну картину функціонування громадської думки щодо проблем соціальної практики, про запити, потреби, інтереси та орієнтації, мотиви поведінки різних груп населення. Використання методу опитування дозволяє отримувати інформацію про сьогодення, про оцінку подій, які відбувались багато років тому, а також про плани на майбутнє. Інформація, яка буде отримана за допомогою опитування, досить легко піддається кількісному аналізу, а також інтерпретації після обробки.

Ціленаправлене удосконалення ІО користувачів в РДОБ - це постійний і важкий процес, яхкй заснований на бібліотекознавчих дослідженнях і включає вивчення складу фонду та його розвитку, співвідношення фонду ІП та контингенту читачів, враховуючи, що всі згадані фактори знаходяться у тісному взаємозв'язку.

Відділом методичної роботи та маркетингу з ціллю вивчення ІП користувачів, було проведено ряд локальних досліджень, спрямованих на поліпшення роботи бібліотек регіону та самої РДОБ: "Вивчення потреб і стану задоволення запитів вчителів історії та філологів літературою з питань національного відродження", "Стан використання періодичних видань читачами обласної бібліотеки", "Читацькі потреби та стан їх задоволення в Рівненській державній обласній бібліотеці".

Необхідність проведення дослідження викликана потребою визначити рівень обслуговування ІЗ користувачів згідно їх ІП.

Метою дослідження було вивчення потреб читачів обласної бібліотеки на книгу і бібліотеку, використання ДФ, визначення ступеня задоволеності інформаційних, змістовно-мовних потреб читачів - спеціалістів в літературі у видовому та тематичному аспектах і вироблення на цій основі конкретних науково-обгрунтованих рекомендацій щодо поліпшення стану обслуговування читачів.

Були використані переважно соціологічні методи з урахуванням специфіки та організаційної структури бібліотеки і категорії читачів.

В ході дослідження передбачалося одержати відповіді на такі важливі запитання: з якою метою читачі відвідують бібліотеку?; Наскільки задовільняють їх ДФ бібліотеки; Основні причини відмовлення на їх запити.

Одержана за допомогою різних методів вивчення інформація дала можливість виявити позитивні і негативні сторони в роботі інформаційного закладу з користувачами та визначити реальні перспективи для якісних змін в роботі по їх обслуговуванню.

Аналіз кількісного та якісного складу користувачів РДОБ свідчить, що найчисельнішою групою є студенти - 5809 (2007р.) респ. Другу позицію у структурі складу читацької аудиторії займають фахівці - 3232 (2007р.) респ., третю - школяри і службовці - 515 і 515 (2007р) респ.; науковці складають лише 255 (2007р) респ. (див. дод. 9,10).

Дослідження потоку запитів та частоти відмов бібліотеки дає відомості про надійність фонду і його інформаційної цінності. Зіставляючи кількість відмов В і запитів З, можна зробити висновок про якість комплектування фонду. Коефіцієнт частоти відмов фонду в обслуговуванні визначається за формулою

К = В/З 100 %.

Якщо, наприклад, фонд відмовив у 20 з 400 запитів, то коефіцієнт частоти відмов складає 5 %. Таким чином, статистичний аналіз БФ дає важливу інформацію, яка дозволяє значно підвищити надійність фонду.

Управління плануванням фондів та формуванням системи їх документопостачання повинно спиратися на зворотні зв'язки бібліотек з користувачами, видавцями ЕД, власниками веб-сайтів, передплатними агентствами, що розповсюджують БД та інші електронні видання [Cоляник А.А. Система поставок документов электронных ресурсов библиотек: организационно-управленческий аспект.

Слід зазначити, що практично для кожної книги існує період росту кількості запитів на неї, який доходит до максимуму. "Пік" наступає не завжди після видання книги, а часто через рік-два, а потім попит поступово за 3-4 роки падає іноді до нуля.

Основна ідея, яка лежить в основі динамічної бібліотеки, полягає у залученні досвіду користувача для покрашення обслуговування та удосконалення організації масивів документів. В умовах реальної бібліотеки процес модифікації простору ІР можна вважати постійною властивістю цієї системи. Якщо інтереси користувачів зміщаються в інші галузі або стають популярними нові предмети, організація масиву документів буде поступово змінюватися з урахуванням нових умов [Застосування сучасних технологій у поліпшенні бібліотечно-інформаційного обслуговування наукового та навчального процесів.

При вирішенні питань про переведення документів до підсобних фондів в умовах динамічної бібліотеки виникає багато проблем. Підходи, що основані на обчислюваннях (тобто підрахування кількості посилань на даний документ в подальших публікаціях, кількість запитів на даний документ, яка вимірюється частотою його видачі з книгосховища або часом, впродовж якого документ знаходився в обігу, вік документу), складно здійснити на практиці, тому що точні значення цих параметрів одержати, як правило, неможливо (за винятком віку документу). По-перше, невідомо, які періоди спостережень і які об'єми вибірок документів потрібні для одержання надійних результатів. По-друге, кожне вимірювання залежить від конкретних умов, які притаманні даній бібліотеці. По-третє, важливо відрізняти наукове використання документу від його використання для оглядів або інших ретроспективних цілей. Тобто стратегія переводу видань малого попиту до підсобних фондів, яка базується на показниках, що не можуть бути точно визначені, не може бути успішною. Тому пропонується алгоритм, який безпосередньо використовує динамічне середовище, у якому знаходяться документи і оснований на таких факторах:

· кількість книговидач даного документа;

· ранг даного видання в списку документів, які видані у відповідь на даний запит;

· думка користувача, яку він виносить відносно корисності документа з точки зору задоволення його ІП умов [Застосування сучасних технологій у поліпшенні бібліотечно-інформаційного обслуговування наукового та навчального процесів.

Тобто такий алгоритм оцінює не тільки старіння, але й якість документу тому що негативні оцінки користувачів можуть означати, що документи некорисні, а не застаріли. Ідея ж цього алгоритму полягає в тому, що ті документи, які мають досить високі показники вищезгаданих факторів, повинні бути переведені до зон оперативного обслуговування читачів, і навпаки видання з низькими показниками цих факторів можуть бути переведені до фондів допоміжного зберігання.

Виходячи з цього, було проведено дослідження з відповідності складу ДФ ІП користувачів на основі використання ДФ за класифікацією ББК 78.36 «Бібліотечні фонди і їх формування».

Було проаналізовано декілька підрозділів ДФ з використання користувачами бібліотеки за останні 2 місяця, а саме: 78.361 «Комплектування бібліотечного фонду»; 78.364 «Організація бібліотечного фонду»; 78.368 «Бібліотечні фонди спеціальних зібрань».

За роздільником 78.36 «Бібліотечні фонди і їх формування» нараховано всього 55 книг. Серед цієї кількості книг найбільш популярні видання підручників «Бібліотечні фонди» (автори Васильченко М., Кушнаренко М., Столяров Ю., Терешин В.), а також документи з формування бібліотечного фонду, з документних ресурсів бібліотеки.

Менше користуються попитом документи зі збереження бібліотечних і архівних фондів у неспрятливих екологічних умовах, забезпечення збереження фонду УНБ, репрографічного відтворення бібліотечних і архівних документів, старіння документів, бібліографічної моделі ядра ЦБС, рукописної та книжкової спадщини України.

Взагалі не запитувались книги з комплектування фондів Державної бібліотеки СРСР ім. Леніна, академічні видання в фондах бібліотеки Російської АН, методичні рекомендації з подальшого ефективного використання фондів неопублікованих БП 1985р., з організації продажу населенню документів з БФ.

За роздільником 78.364 «Організація бібліотечних фондів» нараховано 12 примірників. З них найбільший попит мають книги з проблем та теорії і практики збереження книжкового фонду.

Найменш користуються попитом документи з питань гігієни і реставрації ДФ, удосконалення організації депозитарної системи збереження ДФ.

Кількість видань за роздільником 78.368 «Бібліотечні фонди спеціальних зібрань» складає всього 27 примірників.

Найбільшим попитом користуються видання з організації і використання дисертацій в наукових бібліотеках світу, з краєзнавчої роботи в бібліотеках.

Найменшим попитом користуються книги про роботу з рідкими та цінними виданнями, найбільші газетні фонди наукових бібліотек країни (СРСР), фонди рідких та цінних видань в бібліотеках Російської Федерації.

Більшість видань з фонду видавались в 1985-1995 рр. На даний момент вони вже втратили свою актуальність. Але наукові видання мають інформаційну цінність для науковців і повністю відповідають профілю бібліотеки. З таблиці видно, що науковці складають невисокий процент з кількості читачів, а найбільший складають студенти. Тому ця частина фонду не користується попитом. Найбільшим попитом користуються підручники, а їх відсоток невеликий. Часто кількість примірників підручників у ДФ не відповідає ІП користувачів.

Щоб задовільнити ІП користувачів у документах за даною тематикою фахівці бібліотеки ведуть СКС. За розділом 78.36 «Бібліотечні фонди і їх формування» користувачам запропоновано 32 назви з періодичних видань за даною темою.

За роздільником 78.361 «Комплектування бібліотечних фондів» знаходиться 118 назв. Кількість періодичних видань з «обов'язкового примірника» становить 21 назв; зі «збереження фондів» - 87 назв; з фондів рукописів і стародруків, рідкісних видань - 38 назв; з ЕД - 33 назв.

Тобто, ми бачимо, що фонд періодичних видань може частково задовільнити користувача із запитів по даній темі.

Середня документозабезпеченість користувача, ступінь задоволення фондом запитів користувачів бібліотеки розраховується за формулою К =з/З, тобто шляхом порівнювання кількості задоволених запитів на документи з якоїсь теми -- з до загальної кількості запитів, що поступили до книгозбірні з даної теми -- З. Оптимальним вважається К = 1, тобто задоволення кожного запиту або документами з даного фонду (не менш ніж 75-80 % запитів).

Визначимо цей показник за даними РДОБ за 2 місяця. Впродовж двох місяців надійшло 336 запитів. Із них було задоволено 245. К =з/З = 245/336 х 100% = 72,9%. Тобто, задоволення кожного запиту або документами з даного фонду близький до оптимального.

· забезпечення необхідного рівня оновлюваності фондів для підтримки його постійної актуальності і відповідності сучасним ІЗ;

· передплата обов'язкового примірника видань з пріоритетних галузей знань;

· створення обов'язкового примірника видань авторів області для колекції бібліотеки;

· формування ДФ ІР бібліотеки шляхом доповнення до традиційного фонду повнотекстових ЕД та інформаційних БД;

· аналіз стану збереження фондів, створення необхідних умов для подальшого зберігання;

· перебудова структури організації фонду відповідно до нових завдань.

Підсумовуючи аналіз стану формування і використання ДФ РДОБ, слід визначити, що в умовах нестабільного комплектування бібліотечних фондів взагалі неможливо якісно і оперативно формувати ДФ.

На основі аналізу ДФ РДОБ, можна зробити висновки, що за 2 роки з 1.01.2006 по 1.01. 2008рр. численність ДФ зменшилась з 587 309 до 585 102, що становить (0, 38%). Відповідно документовидача теж зменшилась з 811 303 (2006р.) до 807 398 одиниць зберігання.

Число документовидач - це показник реального використання ДФ, його активності. Він виходить з того, що ІП знаходять своє більш чи менш повне відображення в зверненні до фондів, їх використанні. Чим більше навантаження на фонд, тим більше фізичне зношення, тим сильніше він потребує оновлення. Як слідство, гостріше потребує фінансування та бібліотека, в якій показники використання фондів вищі.

Книгообертаність за останній рік в РДОБ зменшилась з 1, 423 до 1,380.

За разрахунками РДОБ видно картину недоукомплектування по бібліотеці за 2 останніх років.

ДФ суспільно-політичної та економічної тематики в РДОБ складають найбільший відсоток - 154 369 (26, 4%) на 1.01.2008р.

Отже, якщо вважати, що такі кількісні показниками як документовидача, читаність, обіг і книгозабезпеченість є основними критеріями оцінки якості ДФ, орієнтованих на задоволення поточних ІП користувачів, то ДФ РДОБ бажано приділити більшу увагу з комплектування, використання, а також збереження ДФ.

Враховуючи те, що значний відсоток усіх видач за запитами користувачів припадає на невелику частку видань основного фонду, ефективна організація та керування документними масивами потребують адекватної реакції на зміни в задоволенні ІП користувачів книгозбірні.

Значна частина ЕР бібліотек поповнюється нині методом автокомплектування, тобто скануванням найцінніших традиційних документів з власних фондів, а також створенням окремих документів та БД, що не мають паперових аналогів. РДОБ використовує новітні технології в формуванні ДФ. ЕК -- це система, призначена для зберігання, каталогізації та пошуку документів з застосуванням ЕОМ. ЕК РДОБ забезпечує доступ до ІР не тільки користувачів бібліотеки, але й віддалених абонентів. ЕК є одним з найважливіших бібліотечних ресурсів, який набуває особливої цінності тоді, коли знаходиться у всесвітній мережі, що дозволяє забезпечити цілодобовий доступ до відомостей про БФ.

У 2007 році розроблена концепція ЕБ, яка ставить на меті обґрунтування основних засад та напрямків розвитку ЕБ РДОБ. Концепція визначає політику формування та представлення ЕБ і є основою для розробки профілю її комплектування, визначає пріоритети у відборі видань для переведення в електронний вигляд, вирішення технологічних проблем.

В Україні вже давно назріла потреба створення центру корпоративної каталогізації з єдиною системою лінгвістичного та методичного забезпечення, що сприяло б зменшенню витрат бібліотек України на каталогізацію та формування повноцінних каталогів. А поки що окремі бібліотеки самотужки створюють власну локальну мережу корпоративної каталогізації.

Враховуючи особливості регіону, технічні, технологічні, інформаційні ресурси, кадровий потенціал, на Рівненщині в 2004 році створено модель корпоративної каталогізації. Функції центру корпоративного об'єднання покладено на РДОБ.

Для більш якісного формування ДФ бажано запропонувати фахівцям бібліотеки:

1. вести облік відмов користувачам в документах, який на даний момент не ведеться;

2. продовжити роботу з вивчення ДФ на предмет відповідності читацьким запитам, наявності застарілої, зношеної, дублетної, непрофільної літератури,

3. посилити вплив на місцеві органи влади щодо додержання основних параметрів фінансування “Програм поповнення бібліотечних фондів на період до 2010 р.”;

4. активізувати пошук додаткових джерел фінансування з метою більш якісного комплектування ДФ;

5. ретельно вивчати вітчизняний книжковий ринок з метою придбання необхідної учбової, науково-популярної літератури, творів художньої літератури, з питань історії, права, техніки, педагогіки, особливо методики викладання предметів в загальноосвітній школі, документознавства, документних фондів, інформаційної діяльності, психології, особливо практичної тощо;

6. при передплаті періодичних видань особливу увагу приділяти вітчизняним, місцевим виданням з різних галузей знань;

7. з метою удосконалення тематичного складу ДФ для більш повного задоволення ІП користувачів РДОБ бажано організовувати моніторинги, цікавитись думками користувачів бібліотеки щодо прогалин у тематичному складі ДФ. На даний час відділи обслуговування поповнюють картотеку докомплектування ДФ, що відповідає ІЗ користувачів;

8. в роботі по формуванню фонду документів бажано використовувати можливості комп'ютерних технологій, мережі Інтернет;

9. з метою більш активного використання ДФ вести широку рекламну діяльність, запроваджувати інноваційні форми популяризації вітчизняної книги і періодичних видань. Наприклад, підтримувати рекламу книги в Інтернеті на Web-сайті.