Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

БОЛЬШАЯ ЛЕНИНГРАДСКАЯ БИБЛИОТЕКА - РЕФЕРАТЫ - Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

5

МОСКОВСКИЙ ОТКРЫТЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

Понятие инструментальных средств компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности.

Информационные технологии включают в себя методы пре-образования информации по заданному свойству в заданном на-правлении, что реализуется соответствующими средствами, на-зываемыми инструментальными. Также они включают в себя необходи-мый технический комплекс и соответствующее программное обес-печение, образуя сложные программно-аппаратные компьютер-ные системы с разнообразными функциями и возможностями поддержки управленческой деятельности.

Средства организационной техники, используемые в обеспечении управленческой деятельности:

Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда называются организационной тех-никой (оргтехникой). К ним относится достаточно большой пере-чень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Оргтехника, применяемая на конкретном рабочем месте, на-зывается малой оргтехникой. В настоящее время, данное определение не соответствует действительному положению вещей, по-скольку большая часть оргтехники изменила свои габариты, технические характеристики и пр., появились новые устрой-ства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и ис-пользуемые индивидуально. По современной классификации к ним можно отнести персональные компьютеры и их перифе-рийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефакс и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника -- эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым со-трудником для своего повседневного труда.

Современная организационная техника предполагает ее опре-деленную классификацию в соответствии с выбранным призна-ком. Наиболее распространенной является классификация по фун-кциональному признаку, которая однозначно связывает техноло-гический процесс обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями оргтехники. Однако это не исключает применения других классифицирующих признаков, например, элементной базы технических средств.

В настоящее время состав групп оргтехники претерпел суще-ственные изменения. Это связано с появлением различного рода новой техники для офисных технологий, выполняющей универ-сальные функции обработки документов при минимальных зат-ратах физического труда. Расширились возможности систем элек-тронной передачи документов на большие расстояния. В то же вре-мя разрабатываются новые и совершенствуются традиционные механические средства оргтехники.

Большинство пользователей испытывают различного рода зат-руднения при выборе какой-либо модели, предназначенной для об-работки документов в офисе. Чтобы оптимизировать процесс выбора технических средств для офиса, необходимо учесть ряд факторов:

* объем документооборота;

* временные характеристики документопотоков;

* объем документов, передаваемых и принимаемых по техническим каналам связи;

* объем копируемых документов как первичный, так и вто-ричный;

* фирма-производитель оборудования;

* стоимость оборудования;

* стоимость расходных материалов, частота их замены;

* технические и эксплуатационные характеристики оборудо-вания;

* способ эксплуатации технических средств;

* стоимость эксплуатации;

* эргономические характеристики оборудования;

* степень влияния на здоровье пользователя и т. п.

Всю совокупность средств организационной техники можно представить в виде следующих групп: Носители информации:

* носители на бумажной основе;

* носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для элект-роискрового копирования и т. д.);

* микроносители;

* звуконосители;

* видеоносители;

* магнитные носители;

* оптические носители.

Средства изготовления текстовых и табличных документов:

* ручные пишущие средства;

* пишущие машины;

* диктофонная техника;

* средства вычислительной техники.

Средства репрографии и оперативной полиграфии:

* средства фотографического копирования;

* средства диазографического копирования;

* средства электрофотографического копирования;

* средства термографического копирования;

* машины электронно-искрового копирования;

* средства микрографии;

* средства ризографического копирования;

* машины для гектографической (спиртовой) печати;

* машины для трафаретной (ротаторной) печати;

* оборудование для оперативной офсетной печати.

Средства обработки документов:

* фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резатель-ные машины;

* машины и устройства листоподборочные и сортировальные;

* скрепляющее, склеивающее и переплетное оборудование;

* конвертовскрывающие и резательные машины;

* машины для нанесения защитных покрытий на документы;

* адресовальные, штемпелевальные и франкировальные ма-шины;

* машины для уничтожения документов;

* агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

Средства хранения, поиска и транспортировки документов:

* первичные средства хранения документов (папки, коробки и т. п.);

* вторичные средства хранения документов (шкафы, ящики, стеллажи и т. п.);

* картотеки и картотечное оборудование;

* тележки для транспортировки документов;

* лифтовое оборудование;

* транспортеры и конвейеры;

* пневматическая почта;

* оборудование для хранения носителей информации.

Банковская оргтехника'.

* машины для счета купюр;

* детекторы валют;

* машины для упаковки банкнот;

* банкоматы.

Малая оргтехника.

Офисная мебель и оборудование:

* специализированная мебель для служебных помещений;

* специализированное оборудование для служебных помещений.

Прочие средства.

Средства коммуникационной техники, используемые в обеспечении управленческой деятельности:

Эффективность управленческой деятельности в значительной мере определяется качеством реализации коммуникативной функции -- способностью информационного взаимодействия различных компонентов системы управления друг с другом и с внешней средой.

Организация коммуникаций предполагает решение следующих

опросов:

* определение внутренней структуры коммуникаций, то есть совокупности каналов передачи информации между конкретными структурными элементами системы управления;

* выработка квалификационных требований к управленчес-кому персоналу для эффективного использования коммуникаци-онной техники.

Для большинства видов коммуникационной техники и соот-ветствующих коммуникационных технологий (личное общение, общение на совещаниях, телефонная, телеграфная и телексная связь, почтовая и фельдегерская связь) перечисленные вопросы достаточно проработаны.

К средствам коммуникационной техники относятся:

* средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;

* средства и системы телеграфной связи;

* средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи;

* средства и системы кабельной и радиосвязи, включая опти-ко-волоконную и спутниковую связь.

Средства вычислительной техники, используемые в обеспечении управленческой деятельности:

Современные средства компьютерной техники могут быть клас-сифицированы следующим образом:

* персональные компьютеры;

* корпоративные компьютеры;

* суперкомпьютеры.

Персональные компьютеры представляют собой вычисли-тельные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного работника, в. т. ч. управ-ленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры 1ВМ РС и совместимые с ними компьютеры, а также персональные компьютеры Macintosh фирмы Арр1е. Интенсивное развитие современных информаци-онных технологий связано именно с распространением с нача-ла 80-х гг. персональных компьютеров, сочетающих относитель-ную дешевизну с достаточно широкими возможностями для пользователя.

Корпоративные компьютеры (иногда называемые мини-ЭВМ или main frame) представляют собой вычислительные системы, обеспечивающие совместную деятельность многих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы инфор-мационной деятельности при использовании одних и тех же ин-формационно-вычислительных ресурсов. Это многопользовательс-кие вычислительные системы, имеющие центральный блок с большой вычислительной мощностью и значительными информаци-онными ресурсами, к которому подсоединяется большое число рабочих мест с минимальной оснащенностью (видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования типа «мышь» и, воз-можно, устройство печати). В принципе в качестве рабочих мест, соединенных с центральным блоком корпоративного компьюте-ра, могут быть использованы и персональные компьютеры. Об-ласть применения корпоративных компьютеров - реализация ин-формационных технологий обеспечения управленческой деятель-ности в крупных финансовых и производственных организациях, создание информационных систем, обслуживающих большое чис-ло пользователей в рамках одной функции (биржевые и банковс-кие системы, бронирование и продажа билетов и т. п.).

Суперкомпьютеры представляют собой вычислительные сис-темы с предельными характеристиками вычислительной мощнос-ти и информационных ресурсов. Они используются в военной и космической областях деятельности, в фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании погоды.

Данная классификация достаточно условна, поскольку ин-тенсивное развитие технологий производства электронных ком-понентов, значительный прогресс в совершенствовании компь-ютеров и их наиболее важных составляющих элементов приво-дят к размыванию границ между указанными классами средств вычислительной техники.

Кроме того, приведенная классификация учитывает только автономное использование вычислительных систем. В настоящее время преобладает тенденция их объединения и вычислительные сети, что позволяет интегрировать информационно-вычислитель-ные ресурсы для наиболее эффективной реализации информа-ционных технологий.

«Сетевые технологии» и преимущества их использования в обеспечении управленческой деятельности

В области компьютерных технологий в последние два десяти-летия не было, наверное, более активно развивающеюся направ-ления, чем становление и развитие вычислительных сетей, соста-вивших основу так называемых сетевых технологий. Наблюдав-шийся все эти годы бурный технологический прогресс микро-электроники проявился не только в чисто компьютерной сфере, но и в производстве средств связи, с помощью которых распре-деленные в пространстве компьютеры объединяются в единую систему -- вычислительную сеть. Можно указать следующие основные причины широкого распространения локальных вычисли-тельных сетей (ЛВС) в сфере управления.

Во-первых, повсеместное распространение относительно не-дорогих персональных компьютеров (ПК), вычислительные мощ-ности которых сегодня позволяют с успехом решать большинство практических задач.

Во-вторых, объективно существующие потребности пользо-вателей ПК одной организации обмениваться между собой ин-формацией, совместно использовать общие сетевые программ-ные, аппаратные и информационные ресурсы, а также получать доступ к ресурсам вычислительных сетей других организаций или учреждений.

В-третьих, появление на рынке широкого спектра аппаратных и программных коммуникационных средств, позволяющих легко и относительно дешево соединять ПК в ЛВС.

Следует иметь в виду и то, что немаловажными факторами, определяющими преимущество сетевого использования компью-теров, являются:

* устранение дублирования информации и проблем, связан-ных с актуализацией данных для отдельных пользователей одной организации;

* более экономичное коллективное использование в сети относительно дорогих ресурсов, таких как программное обес-печение, принтеры, дисковые массивы памяти большого объема и т. п.;

* общесистемное повышение производительности за счет вве-дения в сети специализированных компонентов, таких как файл-серверы, серверы баз данных, телекоммуникационные серверы и другие серверы приложений;

* наличие дополнительные сетевых услуг, таких как органи-зация электронной почты, проведение телеконференций и т. п.;

* более высокая надежность при наличии в сети дублирую-щих элементов единой распределенной системы обработки дан-ных, а также потенциал ее расширяемости.

Отметим и то, что хотя первые компьютерные сети 70-х гг. возникали в первую очередь как крупномасштабные (глобаль-ные) вычислительные сети, в конце 80-х и в начале 90-х гг. наиболее массовое распространение получили именно ЛВС от-дельных организаций или их структурных подразделений. По-зднее на базе ЛВС стали возникать более крупные -- корпора-тивные сети. Повсеместное распространение ЛВС, их расшире-ние, накопленный опыт, а также новые теоретические иссле-дования, в свою очередь, активизировали дальнейшее разви-тие крупномасштабных сетей. Весьма убедительным примером достигнутого сегодня прогресса в области проектирования и использования крупномасштабных сетей является всемирная компьютерная сеть Интернет, объединяющая в себе множество глобальных сетей.

Cостав и назначение системного программного обеспечения вычислительной техники, используемой для поддержки управленческой деятельности:

Системные программные средства предназначены для обеспе-чения деятельности компьютерных систем как таковых. В их со-ставе выделяют:

* тестовые и диагностические программы;

* антивирусные программы;

* операционные системы;

* командно-файловые процессоры (оболочки).

Тестовые и диагностические программы предназначены для проверки работоспособности отдельных узлов компьютера, ком-понентов программно-файловых систем и устранения выявлен-ных неисправностей.

Антивирусные программы предназначены для выявления и ус-транения вирусных программ, нарушающих нормальную работу вычислительной системы,

Операционные системы являются основными программными комплексами, выполняющими следующие основные функции:

* тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройка при первоначальном включении;

* обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных и программных компонентов вычислительной си-стемы в процессе ее функционирования;

* обеспечение эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.

Операционные системы классифицируются следующим образом: однопользовательские однозадачные системы (MC-DOC, DR-DOC); однопользовательские многозадачные системы (ОS/2, Windows 95/98);

* многопользовательские системы (системы семейства UNIX). Командно-файловые процессоры (оболочки) предназначены

для организации взаимодействия пользователя с вычислитель-ной системой. В компьютерах Нового поколения оно осуществля-ется более простыми методами, чем в ранних операционных сис-темах (например, Norton Commander или Windows 8 версий до 3.11). Часто программные оболочки создаются не просто с целью об-легчения работы, но и для предоставления пользователю дополнительных возможностей, которые отсутствуют в стандартном про-граммном обеспечении.

Состав и назначение прикладного программного обеспечения вычислительной техники, используемой для поддержки управленческой деятельности:

Прикладные программные средства обеспечения управленчес-кой деятельности классифицируются следующим образом:

* системы подготовки текстовых документов;

* системы обработки финансово-экономической информации;

* системы управления базами данных;

* личные информационные системы;

* системы подготовки презентаций;

* системы управления проектами;

* экспертные системы и системы поддержки принятия решений;

* системы интеллектуального проектирования и совершенствова-ния систем управления;

* прочие системы.

Системы подготовки текстовых документов предназначены для создания управленческих документов и различных информацион-ных материалов текстового характера. Они включают в себя:

* текстовые редакторы;

* текстовые процессоры;

* настольные издательские системы.

Системы обработки финансово-экономической информации предназначены для обработки числовых данных, характеризую-щих различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и для составления соответствующих управ-ленческих документов и информационно-аналитических материа-лов. Они включают в себя:

* универсальные табличные процессоры;

* специализированные бухгалтерские программы;

* специализированные банковские программы (для внутри-банковских и межбанковских расчетов);

* специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования.

Системы управления базами данных предназначены для созда-ния, хранения и манипулирования массивами данных большого объема. Разные системы этого класса различаются способами орга-низации хранения данных и обработки запросов на поиск инфор-мации, а также характером хранящихся в базе данных.

Личные информационные системы предназначены для инфор-мационного обслуживания рабочего места управленческого работника и, по существу, выполняют функции секретаря. Они, в частности, позволяют:

* планировать личное время на различных временных уров-нях, при этом система может своевременно напоминать о наступ-лении запланированных мероприятий;

* вести персональные или иные картотеки и автоматически выбирать из них необходимую информацию;

* вести журнал телефонных переговоров и использовать фун-кции, характерные для многофункциональных телефонных аппа-ратов;

* вести персональные информационные блокноты для хране-ния разнообразной личной информации.

Системы подготовки презентаций предназначены для квали-фицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Для современных технологий подго-товки презентаций характерно дополнение традиционных графи-ки и текста такими формами информации, как видео- и аудио-информация, что позволяет говорить о реализации гипер-медиа технологий.

Системы управления проектами предназначены для управления ресурсами различных видов (материальными, техническими, фи-нансовыми, кадровыми, информационными) при реализации слож-ных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия реше-ний предназначены для реализации технологий информационно-го обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального проектирования и совершенство-вания управления предназначены для использования так назы-ваемых CASE-технологий (Computer Aid System Engineering), ориентированных на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организаци-онного управления.

Заключение:

Таким образом, информационные технологии включают в себя методы пре-образования информации по заданному свойству в заданном на-правлении, что реализуется соответствующими средствами, на-зываемыми инструментальными. Также включают в себя необходи-мый технический комплекс и соответствующее программное обес-печение, образуя сложные программно-аппаратные компьютер-ные системы с разнообразными функциями и возможностями поддержки управленческой деятельности.

На настоящий момент существует достаточно широкий спектр продукции, призванной удовлетворить самые разнообразные нужды, как небольших компаний, так и компаний-гигантов. Эти программные продукты в полной мере охватывают все аспекты деятельности предприятий, от логистики, маркетинга, производства, сбыта, до бухгалтерского учета и управления персоналом.

Литература

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учеб-ник./Под ред. проф. Г.А.Титоренко. -- М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2001.

2. Годин В.В., Корнеев И.К. Управление информационными ресурсами: 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организа-ции». Модуль 17. -- М.: «ИНФРА-М», 1999.

3. Информационные системы в экономике: Учебник. / Под ред. проф. В.В. Дика. -- М.: Финансы и статистика, 2002.

4. Корнеев И.К., Година Т.А. Информационные технологии в управлении: Учеб. пособие для вузов/ ГУУ. -- М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999.