Проектирование автоматизированной системы малого предприятия

БОЛЬШАЯ ЛЕНИНГРАДСКАЯ БИБЛИОТЕКА - РЕФЕРАТЫ - Проектирование автоматизированной системы малого предприятия

Проектирование автоматизированной системы малого предприятия

4

Введение

Деятельность экономического объекта, предоставляющего услуги в сфере торговли, имеет ряд особенностей. В частности, необходимо:

· постоянно совершенствовать технологию обработки информации и внедрять новую технику для её обработки;

· работать с поставщиками разных производителей;

· четко реагировать на все складывающиеся на рынке тенденции;

· эффективно работать с клиентами и поставщиками одежды.

1. Обследование предметной области

1.1 Стенограмма интервью с руководителем предприятия

Каковы должны быть цели создания автоматизированной информационной системы на Вашем предприятии?

Автоматизированная информационная система необходима для улучшения качества и скорости обслуживания клиентов, упорядочивания данных, поступающих на предприятие.

Перечислите приоритетные направления деятельности Вашего предприятия?

Приоритетными направлениями деятельности нашего предприятия являются продажа одежды, покупка её по максимально низким (оптимальным) ценам, а также рекламная деятельность компании и заключение договоров с поставщиками.

На основе чего приобретается та или иная одежда?

Мы проводим анализ потребительского рынка, в котором выявляем спрос на отдельные товары нашего профиля. Необходимо также следовать тренду последней моды, проводить активную финансовую политику в процессе поиска поставщиков.

С кем взаимодействует Ваше предприятие?

Круг лиц, взаимодействующих с нами, не ограничивается только поставщиками и покупателями, помимо них мы активно взаимодействуем с банками, транспортными компаниями, рекламными компаниями и др.. Сеть наших магазинов располагается на территории города Омска, но в перспективе мы планируем расширять свои границы.

Каким образом поступает в компанию информация от поставщиков?

Вся необходимая нам информации поступает в наше распоряжение благодаря анализу рынка поставщиков посредством запросов от имени нашей компании.

Имеется ли в наличии в Вашем магазине система скидок?

Безусловно. Система скидок имеет разные цели. Это и привлечение покупателей, создание выгодного плацдарма для борьбы с конкурентами, а так же продажа сезонной продукции в преддверии нового сезона продаж.

Каким образом ведется учет операций с поставщиками и покупателями?

Все сделки находят своё отражение в соответствующих документах организации.

Каким образом производится доставка товаров от поставщиков?

Наша компания пользуется силами транспортных компаний, иногда прибегая к услугам железнодорожного транспорта.

Где хранятся товары компании?

В нашем распоряжении склад готовой продукции, в котором и временно хранится одежда. В последствии, по мере надобности, она поступает в торговые точки.

Каким образом хранится информация об операциях?

Большая часть информации хранится и передается в виде бумажных документов (бухгалтерская и налоговая отчетность, договоры, технические задания и т. д.). Некоторые из них дублируются в электронном виде.

Каково время хранения информации?

Время хранения информации определяется ее характером.

Какова организационно- штатная структура и квалификация кадров?

Штат сотрудников состоит из директора, 2-х бухгалтеров, кассиров, специалиста по связям с общественностью, продавцов-консультантов, грузчиков, водителя, уборщиц, заведующего складом, инженера по проверке качества продукции.

Какова компьютерная оснащённость в Вашей компании?

На предприятии имеются следующие компьютеры: 3-Pentium 4, 1-CORE 2 DUO E670; принтеры HP DeskJet F2280 и МФУ HP Color CM1312, факс Panasonic KX - TCD296RUT, обычные телефоны.

Какими программными продуктами Вы пользуетесь?

На предприятии используются программные продукты Microsoft Windows XP SP3, Microsoft Office.

Вы пользуетесь лицензионными программными продуктами?

Безусловно.

1.2 Краткая характеристика предприятия

«Сибирь» - это общество с ограниченной ответственностью (ООО), созданное в 1997 г.

Имущество предприятия образуется за счет доходов от финансово-хозяйственной деятельности. Предприятие является юридическим лицом, имеющим самостоятельный баланс, расчетный и другие счета в банке, печать со своим наименованием, необходимые штампы.

Предметом деятельности «Сибири» являются:

1. Продажа одежды оптом:

· поиск новых клиентов;

· постоянные клиенты.

2. Продажа одежды в розницу:

· привлечение новых клиентов;

· сотрудничество с постоянными клиентами.

3. Рекламная деятельность компании:

· интернет-магазины;

· пиар посредством газетных изданий.

4. Приобретение одежды у поставщиков:

· заграничные поставщики;

· отечественные поставщики;

5. Осуществление индивидуальных заказов.

Исполнительным органом предприятия является администрация, возглавляемая директором. Организационно-производственная структура «Сибири» приведена на рис. 1.

Все работники действуют на основании положений об отделах и должностных инструкций, согласно которым определяются место, роль в системе управления предприятием, основные задачи, обязанности, права и ответственность за выполняемую работу. Дадим их краткую характеристику.

4

Рис.1.

Директор - является непосредственным лицом, отвечающим перед государством своим имуществом. Организует и контролирует обеспечение участков рабочими кадрами, изучает, подбирает и размещает служащих; организует планово-экономическую работу предприятия, составляет и анализирует статистическую отчетность, ценообразование, отвечает за внедрение перспективных стратегических направлений. Занимается поисками клиентов и контрактов в лучших условиях для получения прибыли с минимальными рисками. Занимается поиском оптимального решения.

Специалист по связям с общественностью - выполняет работу по реализации политики организации в области связей с общественностью и отдельных ее этапов. Участвует в разработке конкретных планов внутренней и внешней политики организации в области связей с общественностью. Осуществляет постоянное взаимодействие и поддерживает контакты с представителями средств массовой информации и общественности, знакомит их с официальными решениями и приказами руководства организации, подготавливает ответы на официальные запросы, следит за своевременным распространением информационных материалов о деятельности организации. Участвует в подготовке и проведении брифингов, пресс-конференций, других мероприятий и акций информационно-рекламного характера, проводимых с участием представителей средств массовой информации и общественности, обеспечивает их комплексное информационное и организационное сопровождение.

Инженер по проверке качества - выполняет проверяющую функцию: при поступлении товаров от поставщиков выявляет бракованные изделия, составляет специальный акт.

Бухгалтер - выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.). Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных затрат, подготавливает предложения по их предупреждению.

Администратор - осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

Заведующий складом - руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов.

Кассир - осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. Получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком.

Продавец-консультант - подсказывает клиенту всю необходимую информацию, проводит рекламную политику.

Водитель, грузчик, уборщик - обслуживающий персонал, необходимый для осуществления повседневных хозяйственных работ.

Автоматизации подлежат функции, выполняемые директором, бухгалтером и заведующего складом.

1.2 Описание деятельности предприятия

работа с клиентами;

работа с поставщиками товаров;

закупка товаров;

хранение товаров на складе;

проведение рекламных акций:

интернет-пиар;

газетный пиар;

использование средств телевидения;

учетная деятельность:

-бухгалтерский учет;

налоговый учет;

кадровый учет.

Работа с клиентами. Эта функция является если не самой важной, то уж одной из самых важных из всех функций, составляющих деятельность магазина. Именно исполняя эту функцию магазин получает прибыль, осуществляя тем самым свою цель. Достигается эта цель за счёт грамотной ценовой политики, системы скидок, известности магазина и др. На этой стадии клиент осуществляет свой выбор.

После того как на складе найден необходимый товар, составляется накладная. В накладной указывается наименование товара, его количество, цена и другие параметры.

После согласования накладной с клиентом осуществляется торговая сделка.

Выполнение торговой сделки. После составления накладной, обозначенные в нем товары выдаются клиенту в пункте, указанным продавцом.

После выполнения торговой сделки составляется карточка складского учёта товаров, в которой указывается характер произведенных операций, наименование и количество израсходованных товаров.

Накладная и карточка складского учёта товаров составляются в двух экземплярах, один из которых остается в магазине, а второй передается клиенту. Расчеты с клиентами осуществляются, как правило, в наличной форме.

Работа с поставщиками товаров и закупка товаров. Ведётся диаметрально противоположная деятельность: теперь магазин выступает в роли покупателя, а поставщик в роли продавца. Порядок составления и приведения в действие всех документов является аналогичным.

По запросу магазина составляется накладная с теми же параметрами, что и в первом случае, после составления товар доставляется получателю (магазину), который размещается на складе. Так же, как и в первом случае заполняется карточка складного учёта, только теперь со знаком плюс: товар не ушёл со склада, а, наоборот, пришёл на склад.

Стоит отметить лишь то, что магазин является не рядовым покупателем и соответственно масштаб его деятельности и анализа при совершении покупки значительно выше.

Денежные расчеты. Так как основная масса всех расчетов производится в безналичной форме, большинство финансовых операций проводит банк, согласно договору на банковское обслуживание.

В случае продажи товаров рядовому клиенту, большая часть денежных операций производится в наличной форме, после чего выручка сдаётся в банк и перечисляется на расчётный счёт компании.

При поступлении счета на оплату (от поставщиков, транспортных организаций, за рекламные услуги, за услуги связи и т. д.) оформляется платежное поручение (стандартная форма ЦБ РФ) в двух экземплярах. В соответствии с платежным поручением банк переводит средства с расчетного счета магазина на расчетный счет организации, выставившей счет. На следующий день после этого, на предприятие поступает банковская выписка, содержащая информацию о проведенных операциях.

Работа с персоналом. При приёме на работу претендент должен написать заявление на имя директора. После этого подписывается приказ о приеме на работу, и составляется трудовой договор согласно ТК РФ. На каждого работника заводится индивидуальная карточка с его личными данными: Ф.И.О., дата рождения, должность, образование, состав семьи и т. д.

1.3 Основные документы

Товарный отчёт:

Требование - накладная:

Карточка складского учёта:

Договор с клиентом:

Договор №

Дата______________

«Продавец»___________________________________________________ «Покупатель»______________________________________________________, вместе именуемые «Стороны», заключили договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ И СУММА ДОГОВОРА

1.1. Продавец обязуется предоставить, а Покупатель принять и оплатить следующую продукцию:

1.2. Сумма договора на дату его заключения составляет _____ (Сумма прописью) рублей, включая НДС.

2. ЦЕНА ПРОДУКЦИИ. ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ.

2.1. Цены, указанные в п.1.1. Договора, могут быть изменены по согласованию сторон. Цены на предварительно оплаченную Покупателем продукцию изменению не подлежат.

2.2. Расчеты за поставляемую продукцию осуществляются ПОКУПАТЕЛЕМ путем предварительного перечисления денежных средств на расчетный счет Продавца.

3. ДРУГИЕ УСЛОВИЯ.

3.1. Право собственности на продукцию, доставляемую автотранспортом, переходит к Покупателю в момент получения продукции от Продавца.

3.2. Ни одна из сторон не вправе уступать свои требования по Договору третьим лицам без письменного согласования на то другой стороны.

3.3. Во всем остальном, не предусмотренным Договором, стороны руководствуются действующим законодательством РФ.

3.4. Все разногласия и споры, которые могут возникнуть между сторонами из настоящего Договора и в связи с ним, будут по возможности, разрешаться последними путем переговоров.

3.5. В случае, когда возникшие разногласия не будут урегулированы путем переговоров, все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в Арбитражном суде по месту нахождения истца (ответчика).

3.6. Договор действует со дня его подписания сторонами по ….. года включительно, а в части расчетов -- до полного выполнения сторонами своих обязательств.

Счёт-фактура:

Счет-фактура № ___

Продавец

Адрес

ИНН продавца

Грузоотправитель и его адрес

Грузополучатель и его адрес

К платежно-расчетному документу №

Покупатель

Адрес

ИНН покупателя