Программное обеспечение Lotus-Notes

БОЛЬШАЯ ЛЕНИНГРАДСКАЯ БИБЛИОТЕКА - РЕФЕРАТЫ - Программное обеспечение Lotus-Notes

Программное обеспечение Lotus-Notes

Министерство финансов Российской Федерации

Кафедра информатики

МОСКВА 2009

Содержание

Введение

Запуск Lotus Notes

Основные элементы интерфейса

Основные команды для работы с базой данных

Папки и представления

Почта и адресная книга Lotus Notes

Стандартные папки Lotus Notes

Стандартные представления Lotus Notes

Создание сообщений

Чтение сообщений

Работа с папками

Обработка почты

Безопасность

Использование Notes Help

Список использованной литературы

• Обратите внимание, что для сложности подбора пароля в строке ввода пароля отображается не один символ для одного нажатия на клавиатуре, а 2-3 в случайной последовательности.
• После правильного ввода пароля перед Вами открывается рабочая область.
• Ввод пароля предоставляет доступ к так называемому ID-файлу, в котором содержаться те данные, которые необходимы для подтверждения личности пользователя перед сервером Domino, в том числе и имя пользователя. Необходимо, чтобы каждый пользователь следил за сохранностью своего ID-файла и по возможности хранил его на дискете, т.к. кроме пароля ID-файл ничем не защищен и злоумышленник может путем подбора пароля получить доступ к серверу, захватив ID-файл пользователя. По умолчанию, ID-файлы для всех пользователей данного компьютера хранятся в каталоге Notes\Data и могут быть переписаны оттуда на дискету.

Строка разделена на восемь сегментов, которые содержат всплывающие меню и индикаторы.

Первый сегмент - индикатор обмена данными с сервером Notes. Изображение молнии означает, что идет обмен информацией с сервером. Если связь с сервером установлена с помощью модема, в этом сегменте появится соответствующая пиктограмма модема.

Второй сегмент - указывает на тип используемого шрифта в текущей позиции курсора. При нажатии мышью на этом сегменте появляется всплывающее меню со списком доступных шрифтов.

Третий сегмент - определяет размер шрифта.

Четвертый сегмент - позволяет определить стиль, который будет использоваться при форматировании абзацев.

Эти два сегмента также имеют всплывающие меню

Кроме основного меню существуют два типа контекстных меню:

· элементы меню, которые появляются в основном меню, в зависимости от активного элемента базы: Текст, Раздел, Вложения, Связь, Рисунок;

· меню, которое появляется после нажатия правой кнопки мыши на каком-либо из объектов. Этим объектом может быть значок базы данных, документ, выделенный фрагмент текста, поверхность рабочего пространства и т.д.

Обратите внимание! Список команд контекстного меню зависит от объекта, к которому оно относится, и от того, какие операции выполняются над элементами базы в данный момент

Окно рабочего пространства содержит несколько листов рабочего пространства. На листах находятся значки баз данных. Для удобства работы пользователя базы данных можно сгруппировать по определенным признакам, например, по тематикам баз.

Такую группировку проще всего выполнить путем "перетаскивания" иконки базы данных с текущего открытого листа на ярлычок другого.

Для переключения с одного листа на другой установите указатель мыши на ярлычок нужного листа и щелкните мышью.

Если в любом месте рабочего пространства нажать правую кнопку мыши, появится контекстное меню. Воспользовавшись верхней строкой «Свойства» этого меню для рабочего пространства можно изменить название страницы рабочего пространства и изменить цвет ярлычка.

Иногда необходимо добавить или удалить листы рабочего пространства. Как это сделать?

Для создания нового листа нажмите мышью на ярлычок листа, перед которым надо поместить новый лист. Выберите команду меню «Создание-Лист» или выберите соответствующий пункт контекстного меню (используя правую кнопку мыши) для рабочего пространства.

Для удаления листа из рабочего пространства нажмите мышью на ярлычок листа, который нужно удалить, и выполните одну из следующих операций:

нажмите клавишу «Delete»

выберите команду меню «Правка-Очистить»

воспользуйтесь командой «Удалить» лист из контекстного меню для рабочего пространства.

Следует иметь в виду, что при удалении листа со значками баз из рабочего пространства удалятся и значки этих баз. Это не означает, что база данных с ее содержимым будет удалена - впоследствии ее можно будет опять открыть и добавить в рабочее пространство.

Дополнительные настройки некоторых параметров рабочего пространства вы можете сделать, воспользовавшись вкладкой «Общие» окна диалога “Параметры настройки”. Для открытия этого окна выберите команду: «Файл-Сервис-Параметры»

Для задания параметров рабочего пространства на этой вкладке используется список Дополнительно. Выбрав нужные опции, нажмите мышью на соответствующие строки (они помечаются значком) и нажмите “ОК“.

Рабочее пространство на самом деле является специальной базой данных Notes и хранится в файле desktop.dsk в каталоге, где установлен Notes. По мере работы размер этого файла будет постоянно увеличиваться. Для контроля размера файла и его сжатия используется вкладка i в информационном окне свойств рабочего пространства.

Основные команды для работы с базой данных

Основные команды для работы с базами данных находятся в меню “Файл”. Если выделить значок базы данных в рабочем пространстве и выполнить команду “Файл-База данных”, то появится ниспадающее меню с командами для работы с базой данных.

Для открытия новой базы данных выполните команду:

”Файл-База данных-Открыть”

Появится окно диалога “Открытие базы данных”.

Последовательность ваших действий следующая:

Выберите из списка “Сервер” имя сервера или введите это имя непосредственно. Это может быть один из серверов Notes вашей организации или “Локальный компьютер” - если база данных расположена на вашей рабочей станции.

Выберите в списке баз данных имя базы, при этом в поле “Имя файла” будет отображаться имя файла базы данных, например, “БД Адресная книга” имеет имя файла names.nsf. Список баз данных может включать подкаталоги основного каталога данных Notes.

Нажмите кнопку “Открыть”.

Иконка базы будет автоматически добавлена в рабочее пространство на первое свободное место в текущей открытой странице.

Администратор Notes вашей организации может выделить некоторые базы данных, которые наиболее широко будут использоваться всеми сотрудниками. В этом случае можно для быстрого открытия базы данных воспользоваться командой меню “Файл-База данных-Открыть специальную”

Со значками баз данных, которые находятся в рабочем пространстве, можно выполнять следующие действия:

Изменять местоположение значка в пределах одного листа. Для этого установите указатель мыши на значке базы данных, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместите значок базы данных на новое место.

Упорядочить значки в пределах одного листа. Для этого выберите лист, на котором нужно упорядочить значки баз данных, затем выполните команду меню “Вид - Упорядочить значки”. В результате значки баз данных на листе будут расположены по горизонтали слева направо, начиная с левого верхнего угла листа.

Для удаления значка базы данных нужно выделить значок базы данных в рабочем пространстве и нажать ”Delete” или выполнить команду меню: “Правка - Очистить”

Обратите внимание, удаление значка базы не приводит к удалению базы с диска. Всегда можно снова добавить значок базы в рабочее пространство.

Важными элементами базы данных Notes являются папки и представления.

Представления - это списки документов, находящихся в базе данных, с некоторой информацией о содержимом этих документов. Практически представления - это фильтры, по которым отбираются документы из базы.

В зависимости от того, как спроектировано представление (по какому критерию отбираются документы при формировании представления), представление может содержать как список всех документов базы данных, так и части документов. Понятно, что разные представления одной базы данных могут содержать списки одних и тех же документов, но с различной информацией, извлеченной из этих документов.

Папки - это тоже списки документов, но в них не устанавливается никаких критериев отбора. В папку можно, как правило, добавить любой документ.

Представления и папки обычно имеют названия, отражающие критерии отбора или порядок формирования списка отображаемых в них документов, например, "Новости экономики\по дате".

При создании папки ее структура автоматически копирует структуру представления по умолчанию текущей базы данных. Нажмите кнопку "Дополнительно" и выберите тип папки отличный от назначаемого по умолчанию на основе текущей базы данных. Кроме того, папка может быть создана на основе структуры. Разрабатывать структуру папки имеет смысл в том случае, если в существующих представлениях информация не отображается в нужной форме. После того как папка создана, она отображается в области навигации до тех пор, пока не будет удалена.

Удаление папки

1.Откройте папку, которую нужно удалить.

2.Выберите Действия - Папка - Удалить папку.

Примечание: При удалении папки находящиеся в ней документы сохраняются в представлении "Все документы", если перед удалением папки не были удалены все имеющиеся в ней документы.

Чтобы поместить документ в папку

1.Выберите документ, который нужно сохранить.

2.Выберите Действия - Переместить в папку.

3.В списке "Выберите папку" выберите имя папки, чтобы использовать существующую папку. Если нужно создать новую папку, нажмите кнопку "Создать папку".

4.Чтобы переместить документ в папку и удалить его из всех других папок, нажмите кнопку "Переместить". Чтобы поместить документ в папку, не удаляя его из других папок, нажмите кнопку "Добавить".

5.Примечание: При перетаскивании документа из представления в папку в Notes создается копия документа, которая добавляется в папку.

Для выбора атрибута почтового сообщения используется соответствующее поле диалогового окна.

Всего предусмотрено 12 атрибутов почтового сообщения: отправитель, тема, текст, важность, срочность, Кому, Копия, СК, Кому или Копия, Текст или Тема, Домен Интернета, Размер (байт).

Теперь определим, каким образом будет производиться проверка выбранного атрибута. Можно проверить, соответствует ли определенное поле-атрибут в точности указанному значению, или только содержит его в себе.

Выбор действий достаточно прост, т.к. возможно всего четыре варианта обработки почтового сообщения:

· Переместить в папку

· Скопировать в папку

· Изменить важность на...

· Удалить

Рассмотрим два аспекта обеспечения безопасности в Notes

1) безопасность учетных записей

2) безопасность баз документов

Существует несколько простых правил, позволяющих уменьшить вероятность несанкционированного доступа к серверу Domino. Необходимо чтобы пользователь задавал пароль для доступа к ID-файлу достаточно сложным. Администратор может потребовать от пользователя использовать пароль не короче определенного количества символов. Кроме того, необходимо, чтобы в пароле чередовались строчные и прописные символы, а также были включены цифры. Желательно, чтобы пользователь блокировал свою рабочую станцию вручную или задавал время блокировки при простое. Это делается либо нажатием клавиши F5 на клавиатуре, либо через меню «Файл-Параметры-Параметры настройки», как показано на рисунке

Для полной безопасности ID-файла желательно хранить его на съемном носителе и забирать с собой при уходе с рабочего места.

При работе с базами документов на сервере Вы можете задавать права доступа на базы документов.

Существуют различные уровни пользователей (уровни доступа), в том числе -- Корреспонденты, Читатели, Авторы и Редакторы.

· Читатели - могут только просматривать информацию в базах данных.

· Авторы - могут создавать новые документы в базах данных и редактировать созданные ими документы. Разумеется, Авторы могут просматривать информацию в базе данных.

· Редакторы - выполняют все функции Авторов, но могут редактировать и документы, созданные другими пользователями.

· Корреспонденты - могут только создавать новые документы в базе данных, но не имеют права на просмотр даже созданных ими документов.

Задание уровней доступа осуществляется в диалоговом окне «Управление доступом», вызов которого показан на рисунке

После выбора меню «Управление доступом», Вы можете проставлять уровень доступа к базе документов, естественно при наличии у Вас соответствующих разрешений на данную базу

Справочная система Notes организована как обычная база данных Notes. В состав справочной системы входят две базы - Справка Notes и Краткая справка. База Справка Notes содержит более 4500 документов - всю информацию, включая ту, которая требуется администраторам и разработчикам приложений. База Краткая справка содержит более 1100 документов, описывающих различные элементы Notes и объясняющих, как выполнять конкретные операции для пользователей Notes.

Кроме того, в состав документации Notes входит много других баз данных, содержащих рекомендации по установке, настройке системы, работе с Internet и другим вопросам. Справка Notes контекстно-зависимая. Это означает, что Вы получите доступ именно к тем разделам, которые Вам нужны в данный момент.

Как же воспользоваться справкой? Существуют две возможности: либо нажатие кнопки F1, либо выбор меню «Справка»

В дальнейшем ярлыки справочных баз попадают на рабочее пространство и Вы можете открыть их стандартным образом из Notes.

При открытии базы данных Справка Notes в зависимости от выбранного раздела Навигатора в области Представления будет тот или иной список документов или разделов.

Треугольники рядом с названиями разделов, обращенные вершинами к названию разделов, указывают на то, что разделы свернуты и могут содержать либо списки документов, либо списки разделов.

Треугольники, обращенные вершиной вниз, указывают на то, что соответствующие разделы развернуты.

Для того, чтобы быстро найти нужный раздел или документ начните ввод его заголовка прямо в окне “Представления”. При этом на экране автоматически появится окно для ввода строки быстрого поиска

База Справка Notes содержит общую информацию о возможностях системы Lotus Notes. Если у вас открыта или выбрана одна из баз данных, то в меню ? появятся дополнительные пункты - "О базе данных" и "Использование базы". Как уже отмечалось ранее, соответствующие документы входят в состав каждой базы данных Notes и содержат необходимую информацию по работе с конкретной базой данных.

Список использованной литературы

1. Руководство пользователя. Москва 2005 г.