Работа в редакторе Word 2000

БОЛЬШАЯ ЛЕНИНГРАДСКАЯ БИБЛИОТЕКА - РЕФЕРАТЫ - Работа в редакторе Word 2000

Работа в редакторе Word 2000

Содержание

1. Пользовательский интерфейс редактора Word 2000

2. Работа с документом на уровне файловых операций

3. Редактирование текста

4. Оформление таблиц

5. Средства рисования в Word

6. Интеграция OLE-объектов в Word

7. Создание и редактирование файлов HTML

8. Применение макросов

9. Решение базовых задач в Word

Литература

1. Пользовательский интерфейс редактора Word 2000

Основными элементами интерфейса являются: строка заголовка, строка основного меню, пиктографическое меню (панели инструментов), линейки, полосы прокрутки, строка состояний, окно документа. Опишем подробно перечисленные элементы.

Строка заголовка расположена вверху окна. В этой строке указываются имя редактируемого файла и название обрабатывающей программы (Microsoft Word).

Строка основного меню редактора Word расположена под строкой заголовка. В основном меню перечислены группы команд работы с документом. С использованием этих команд выполняются все действия в редакторе.

Пункт меню Файл содержит команды работы с документами на уровне файлов. С помощью команд этого меню создаются новые, открываются существующие и сохраняются редактируемые документы. Меню содержит команды подготовки документов к печати и завершения работы с редактором Word. В нижней части списка меню указан перечень имен файлов (документов) с которыми пользователь работал в последнее время. Выбор из этого перечня имени одного из файлов позволяет загрузить файл для редактирования.

С помощью команд пункта меню Правка осуществляется редактирование документа. Редактирование предусматривает работу с фрагментами текста, поиск и замену текста по заданной модели, переход к указанной странице по ее номеру или по поставленным в тексте документа закладкам, отмену и повторение введенных ранее команд.

Команды, находящиеся в пункте меню Вид, предназначены для выбора формы представления документа на экране. С помощью этих команд устанавливаются панели инструментов, линейки, осуществляется изменение масштаба изображения документа в окне редактора.

Команды пункта меню Вставка позволяют включать в текст различные объекты (принудительное окончание и нумерацию страниц, отсутствующие на клавиатуре специальные символы, сноски, примечания, оглавление и указатели, диаграммы, другие текстовые и графические файлы, закладки, гиперссылки и пр.).

С помощью группы команд пункта меню Формат выполняется форматирование текста (изменение шрифтов, величины межстрочных интервалов, абзацных отступов, смена регистров, установка многоколоночного текста и буквицы, автонумерация, задание стилей).

В пункте меню Сервис находятся команды лексико-грамма-тической обработки документов. С их помощью осуществляется проверка орфографии и подбор синонимов слов, включается режим автоматической коррекции для исправления типичных ошибок при наборе текста, устанавливаются опции режимов работы редактора Word, осуществляется запись макрокоманд, формируются адресные этикетки почтовой рассылки.

Команды пункта Таблица используются при работе с таблицами.

С помощью меню Окно осуществляется переключение с одного открытого документа на другой и разделение окна редактора на несколько частей.

В пункте меню Справка находится справочная информация о редакторе Word.

Пиктографическое меню (панели инструментов) расположено ниже строки основного меню и содержит пиктограммы (кнопки). После щелчка мыши по пиктограмме выполняется соответствующая команда редактора Word. Пиктографическое меню является альтернативой строке основного меню редактора и предназначено для ускоренного запуска команд.

В случае отсутствия требуемой панели инструментов на экране ее можно установить командой Вид-Панели инстру ментов-Имя Панели. Обычно при работе с текстом используются панели Стандартная и Форматирование. Панель Рисование активизируется для рисования графических объектов, а панель Таблицы и границы в основном применяется при работе с таблицами.

Редактор Word предоставляет пользователю возможность самому компоновать пиктографическое меню. В этом случае при выборе команды Вид-Панели инструментов-Настройка появится диалоговое окно Настройка. Выбрав в поле Категории этого окна имя группы команд и найдя в перечне Команды необходимую команду, достаточно отбуксировать ее на одну из активных панелей инструментов. В результате на этой панели инструментов добавится новая пиктограмма.

Линейки, как правило, расположены сверху и слева от редактируемого документа. С помощью линеек изменяется абзацный отступ, ширина колонок текста и размеры ячеек таблиц, а также устанавливаются позиции табуляции в тексте. Для изменения абзацных отступов и границ текста достаточно подвести курсор мыши к указателям и, удерживая нажатой левую кнопку, переместить их в нужную позицию. Линейки устанавливаются с помощью команды Вид-Линейки.

Полосы прокрутки. Справа и внизу от окна документа расположены полосы вертикальной и горизонтальной прокрутки текста. Они применяются в случае, если текст целиком не помещается на экране. Для прокрутки текста используется бегунок, передвигающийся по полосе. Перетаскивая мышью бегунок, пользователь имеет возможность быстро просматривать текст документа. Также в нижней части вертикальной полосы прокрутки размещены кнопки перехода на предыдущую или последующую страницу текста.

Строка состояния расположена в нижней части окна редактора Word. В эту строку выводится информация о текущем положении текстового курсора в документе, числе страниц в документе, режиме редактирования и пр. Текстовый курсор представляет собой вертикальный штрих. Его местоположение определяет позицию, с которой будет записываться поступающая с клавиатуры информация, включаться рисунок или таблица. Курсор перемещается с помощью клавиш управления курсором или мыши.

Окно документа -- окно, в котором отображается редактируемый текст. В редакторе Word имеется возможность активизировать несколько окон документов (осуществляется автоматически при открытии нового файла).

2. Работа с документом на уровне файловых операций

Новый документ создается командой меню Файл-Создатпъ. В результате на экране появляется диалоговое окно Создать, в котором пользователю требуется выбрать шаблон документа. Имеется возможность создать документ в виде Web-страницы, Записки, Отчета, Письма, Списка публикаций и пр. (например, выбрав вкладку Общие и тип -- Новый документ, нажать ОК).

Подготовка к набору текста. Перед набором текста целесообразно установить параметры документа. Для их установки требуется выполнить следующие действия.

1. Определить размеры страницы документа. Для этого необходимо активизировать диалоговое окно Параметры страницы с вкладками: Поля, Размер бумаги, Источник бумаги, Макет (с помощью команд Файл-Параметры страницы).

С помощью вкладки Поля пользователь задает отступы (границы размещения) текстового документа от краев листа. Используя вкладку Размер бумаги, определяют размер бумажного листа и его ориентацию. Редактор Word позволяет создавать документы на листах формата А5 (размер почтовой карточки), формата А4 (обычный печатный лист), формата A3 или установить собственный размер листа.

2. Установить шрифт и его параметры (стиль, цвет, размер). Для этого используется команда Формат-Шрифт. В появившемся диалоговом окне команды можно:

изменить шрифт и его начертание (утолщенный, курсив);

размер шрифта и цвет текста;

задать специальные эффекты -- например, верхний (степень) и нижний индексы, скрытый или перечеркнутый текст, применять прописные символы и пр. С применением этих эффектов возможна, например, подготовка простейших математических формул вида [xi1]2-1.

Если воспользоваться вкладкой Интервал команды Формат-Шрифт, то возможно:

поместить текст выше или ниже линии строки на заданную величину (поля Смещение и На),

уплотнить или растянуть текст на заданную величину (поля Интервал и На).

С использованием вкладки Анимация устанавливаются различные видеоэффекты (мигающий фон, мерцание, двигающаяся пунктирная рамка и пр.). При печати документа эти эффекты не проявляются. Как правило, они используются при создании Web-страниц или для привлечения внимания на этапе редактирования документа.

Для изменения шрифта и других параметров в уже набранном фрагменте текста требуется выделить этот фрагмент и затем использовать возможности команды Формат-Шрифт.

3. Определить способ выравнивания текста, установить величину межстрочного интервала и абзацный отступ. Для этого необходимо в диалоговом окне команды Формат-Абзац установить значения полей Выравнивание, Интервал и отступ.

После выполнения перечисленных выше действий осуществляется набор текста.

Сохранение документов в редакторе Word осуществляется командой Файл-Сохранить (сохранить под старым именем) или Файл-Сохранить как (сохранить под новым именем). В последнем случае на экране появляется диалоговое окно Сохранение документа, в полях которого задается новое имя файла, указывается его местонахождение и тип (Document Word, Web-страница и пр.).

Пользователь имеет возможность поместить сохраняемый документ на Рабочий стол, в Персональную папку, в папку Избранное или Web-папку. Обычно в две последние папки помещаются создаваемые Web-страницы. Просмотр Журнала позволяет определить имена файлов, которые редактировались пользователем в последнее время.

Для чтения существующих на диске файлов используется команда Файл-Открыть. Пользовательский интерфейс этой команды подобен интерфейсу команды Файл-Сохранить как.

В диалоговом окне Открытие документа пользователю необходимо установить тип читаемого файла (Тип файла), выбрать папку, в которой располагается этой файл (Папка), и указать имя файла.

В списке команд меню Файл перед командой Выход приводится список имен файлов, с которыми пользователь работал в последнее время. Для открытия одного из этих файлов необходимо выбрать соответствующую его имени запись.

Вывод документа на печать. Перед началом печати документа рекомендуется проверить правильность расположения на страницах рисунков, таблиц, заголовков и т.п. Такую проверку можно выполнить при одновременном изображении на экране нескольких страниц документа. Для этого следует использовать режим предварительного просмотра. Чтобы переключиться в этот режим, требуется выбрать команду Файл-Предварительный просмотр.

В появившемся окне пользователь задает количество страниц документа, которые одновременно (в уменьшенном виде) выводятся на экран. Выход из режима осуществляется нажатием кнопки Закрыть.

Печать документа выполняется с использованием команды основного меню Файл-Печать, активизирующей диалоговое окно Печать.

К основным устанавливаемым параметрам печати относят:

* область Принтер. Содержит информацию о принтере, на котором будет печататься документ. Изменяя содержимое поля, пользователь имеет возможность выбрать для печати документа любой из принтеров сети.

* поле Копии. Указывает число бумажных копий документа.

* поле Страницы. Фишка все задает печать всех страниц документа; фишка текущая -- печать страницы, на которой находится текстовый курсор; фишка выделенный фрагмент позволяет распечатать заранее выделенный фрагмент; фишка номера определяет номера страниц, которые требуется напечатать. Номера страниц разделяются запятыми; диапазон страниц указывается через дефис. Например, при печати страниц с номерами 2, 4, 5, 6 и 8 требуется набрать 2, 4-6, 8.

* поле Вывести на печать. В нем определяются страницы, которые будут распечатаны. При этом на печать можно вывести весь документ, только страницы с четными или нечетными номерами.

3. Редактирование текста

Просмотр документа. С помощью команд пункта меню Buд задаются режимы просмотра редактируемого документа.

Обычный режим просмотра документа устанавливается командой Bud-Обычный. Режим позволяет просмотреть текст документа, не вдаваясь в детали разметки страниц.

В режиме Разметка страницы документ, содержащий рисунки, таблицы, многоколоночный текст и сноски, изображается в том виде, в каком он будет напечатан на бумаге. Выбор этого режима осуществляется командой меню Вид-Разметка страницы.

В режиме Структура пользователь имеет возможность просматривать, создавать или изменять структуру документа. Под структурой понимают иерархию заголовков и разделов текста. Примером иерархии заголовков является оглавление книги. В этом режиме редактор осуществляет вывод только заголовков, спрятав текст документа. Здесь возможно увеличить или уменьшить уровень заголовка вместе со всем подчиненным ему текстом. При переносе заголовка все подчиненные ему подзаголовки и соответствующий им текст автоматически перемещаются вместе с ним. Выбор этого режима осуществляется с помощью команды меню Вид-Структура документа.

Режим Web-доку мент отображает редактируемый документ в том виде, в каком он будет просматриваться программой-броузером.

Масштабирование изображения документа позволяет изменить (увеличить или уменьшить) размер изображения текста на экране и осуществляется с помощью поля Масштаб на панели инструментов Стандартная или командой меню Вид-Масштаб.

Перемещение текста в окне. Большинство документов невозможно целиком просмотреть на экране. Для их просмотра требуется прокручивать текст в окне редактора. При этом возможна прокрутка с помощью клавиатуры или мыши.

В первом случае, используя клавиши управления курсором, текстовый курсор перемещают по редактируемому документу. При достижении курсором границы окна документа текст в окне начинает прокручиваться. Клавиши управления курсором могут использоваться в сочетании с клавишей <Ctrl>.

Во втором случае используются полосы прокрутки. На полосах прокрутки имеется прямоугольник -- бегунок (ползунок).

Удерживая на бегунке нажатую левую кнопку мыши и перемещая указатель мыши вместе с бегунком вдоль полосы прокрутки, пользователь перемещает текст в окне документа. Использование кнопок с двойными стрелками, находящимися внизу вертикальной полосы прокрутки, позволяет перемещать текст в окне на одну страницу вперед или назад.

Для перемещения текстового курсора необходимо установить указатель мыши в позицию, в которую требуется поставить курсор, и щелкнуть левой кнопкой мыши.

Выделение фрагмента в редакторе Word осуществляется с помощью клавиш управления курсором или мышью.

Для выделения фрагмента с помощью клавиш управления курсором необходимо:

подвести текстовый курсор к началу (концу) выделяемого фрагмента текста;

нажать клавишу <Shift> и, не отпуская ее, с помощью клавиш управления курсором выделить фрагмент текста;

отпустить клавиши.

Для выделения с помощью мыши необходимо:

позиционировать указатель мыши к началу (концу) выделяемого фрагмента;

нажать левую кнопку мыши, и, удерживая ее, передвигать указатель мыши до конца (начала) фрагмента;

отпустить левую кнопку мыши.

Для отмены выделения фрагмента текста достаточно щелкнуть мышью в любом месте документа или нажать одну из клавиш управления курсором.

Редактировании документа предполагает:

удаление -- удаляются отдельные части документа, которые необходимо исключить;

добавление -- в документ вводится текст начиная с определенной позиции;

перемещение -- перемещаются фрагменты текста с целью изменения последовательности изложения;

копирование -- мультиплицируются повторяющиеся фрагменты текста.

Для удаления ошибочно введенного символа слева от текстового курсора требуется нажать клавишу <BackSpace>. При удалении символа справа от курсора применяется клавиша <Del>.

Для удаления больших фрагментов текста их целесообразно предварительно выделить и затем нажать клавишу <BackSpace> или <Del>.

Существуют два режима добавления текста: вставка и замена. Для переключения этих режимов используется клавиша <Insert>. Во время вставки вводимые символы, слова и предложения включаются в текст. Сам текст при этом смещается вправо, освобождая место для новых символов. При замене вводимые символы включаются в текст вместо существующих, начиная с позиции текстового курсора. Существующие символы автоматически удаляются и новая информация как бы вводится вместо старой.

Таким образом, для добавления текста в документ необходимо:

установить текстовый курсор в требуемое место;

включить режим вставки или замены;

осуществить набор текста с клавиатуры.

Для перемещения или копирования фрагментов текста в редакторе Word существуют две технологии. Первая предусматривает использование Clipboard (буфера обмена), а вторая -- drop-and-drap. Первая технология предпочтительнее при перемещении или копировании фрагментов на большие расстояния. Вторую технологию следует применять для перемещения фрагментов на небольшие расстояния (в пределах видимого текста).

Буфер обмена применяется в редакторе Word при перемещении, копировании и удалении фрагментов текста. Под буфером обмена понимается участок памяти, в который временно помещается вырезанный или скопированный фрагмент текста или графики.

Алгоритм использования буфера обмена имеет вид:

выделить фрагмент, который необходимо переместить или скопировать;

вырезать (Правка-Вырезатъ) или скопировать (Правка-Копироватъ) этот фрагмент в буфер обмена;

подвести текстовый курсор в позицию, начиная с которой требуется поместить находящийся в буфере обмена фрагмент;

вставить фрагмент из буфера обмена в документ (Правка-Вставить).

Следует отметить, что в буфере обмена фрагмент по-прежнему остается. Поэтому его можно еще раз вставить в другой участок текста или в другой документ. Аналогично, используя буфер обмена, можно вставлять информацию в текст документа Word из другой Windows-программы и обратно. Например, можно вставить в документ Word участок таблицы Excel, предварительно его выделив и поместив в буфер обмена.

При помещении фрагмента в буфер обмена информация, находящаяся ранее в этом буфере, теряется. Однако, в отличие от предшествующих версий пакета Office 95/97, версия Office 2000 поддерживает до 12 буферов обмена. Для работы с ними следует использовать панель инструментов Буфер обмена.

Технология drop-and-drap применяется при перемещении фрагментов текста или графики в рамках одного документа.

Алгоритм ее использования имеет следующий вид:

выделить фрагмент, который необходимо переместить;

подвести указатель мыши на выделенный фрагмент;

нажать левую кнопку мыши и, не отпуская эту кнопку, переместить указатель мыши в позицию, начиная с которой требуется поместить фрагмент.

Повторение и отмена выполненных действий. Работая в редакторе Word, пользователь имеет возможность отменить или повторить последние выполненные действия. Отмена осуществляется с помощью команды Правка-Отменить и начинается с последнего действия в обратном порядке выполнения (последнее, предпоследнее и т.д.). Повторение действия, которое ранее было отменено, выполняется с помощью команды Правка-Повторить.

Использование стилей. Редактор Word ориентирован на создание документов, структура которых имеет несколько уровней иерархии. Так, например, данное пособие содержит разделы, главы, параграфы, обычный текст, подписи к таблицам и рисункам и пр. Оформления заголовков и подписей (шрифт, начертание, размеры, цвет, абзацные отступы и пр.) отличаются друг от друга. Для того чтобы избавить пользователя от форматирования каждого заголовка и подписи, используется таблица стилей. В этом случае достаточно один раз установить стиль заголовков раздела, главы, подраздела и подписи, а затем многократно его использовать.

Для форматирования абзаца согласно установленному стилю необходимо поместить текстовый курсор в этот абзац и изменить значение в поле Стиль панели инструментов Форматирование. Альтернативой является выполнение команды Формат-Стиль.

В поле Стиль диалогового окна этой команды определяется название стиля. Нажатие кнопки Применить устанавливает новый стиль. В этом пособии для названия разделов, глав и параграфов были использованы стили Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3.

Для установки новых параметров стиля следует выполнить команду Формат-Стиль. Нажатие кнопки Изменить позволяет вызвать диалоговое окно, в котором посредством кнопки Формат пользователь имеет возможность изменить параметры стиля (шрифт, абзац, нумерацию и пр.).

Использование стилей позволяет создавать документы с единым оформлением структурных заголовков, подписей и гиперссылок.

Если структурные заголовки документа определены с использованием стилей, то возможно автоматическое составление оглавления документа. Для этого необходимо выполнить команду Вставка-Оглавление и указатели. В результате в месте нахождения курсора появится список всех структурных заголовков с указанием страниц, на которых они расположены.

4. Оформление таблиц

Для работы с таблицей в текстовом редакторе Word используется группа команд Таблица основного меню.

Если выполнить команду Т'аблица-Нарисовать таблицу, то текстовый курсор примет вид карандаша и пользователь получит возможность самостоятельно начертить структуру таблицы в любом месте документа.

Для создания таблицы в том месте, где находится курсор, необходимо выбрать команду Таблица-Добавить таблицу. В результате вызывается диалоговое окно, в котором требуется указать число столбцов, число строк и ширину столбца. В последствии указанное число строк и столбцов возможно изменить. В поле Ширина столбца по умолчанию устанавливается значение Авто. Это значение определяет вставку столбцов одинаковой ширины в пределах полей документа.

Здесь имеется возможность определить стиль оформления таблицы. Нажатие кнопки Автоформат активизирует диалоговое окно. Из поля Форматы этого окна выбирается типовой формат оформления. Вид отформатированной таблицы отображается в поле Образец.

Для индивидуального, нетипового оформления таблицы необходимо выделить ячейки таблицы и выбрать команду Формат-Границы и Заливка. Средства вкладки Границы появившегося диалогового окна позволяют задать толщину линий обрамления заранее выделенных полей таблицы. Средства вкладки Заливка представляют возможность установить для выделенных ячеек таблицы узор, цвет и фон заполнения.

Работа с таблицей предусматривает выполнение следующих операций: добавление строк, столбцов или ячеек в таблицу; разделение таблицы; объединение и разбиение ячеек таблицы; удаление ячеек, строк и столбцов; сортировка строк; изменение ширины столбцов и высоты строк таблицы; запись формул.

Для добавления в таблицу новых строк (столбцов, ячеек) достаточно реализовать следующий алгоритм: 1) выделить то количество строк (столбцов, ячеек) таблицы, которое необходимо вставить;

вызвать из меню Таблица команду Добавить;

выбрать соответствующий пункт Столбцы слева/Столбцы
справа, Строка сверху/Строка снизу или Ячейки;

Для разделения таблицы на части необходимо поместить курсор в строку, за которой вводится раздел, и вызвать команду Таблица-Разбить таблицу. Эта команда выполняется и в случае необходимости ввода строки перед размещенной в начале текста таблицей.

Для объединения нескольких ячеек строки таблицы в одну необходимо выделить эти ячейки и вызвать команду Таблица-Объединить ячейки. Для разбиения одной ячейки на несколько следует поместить текстовый курсор в ячейку и вызвать команду Таблица-Разбить ячейки.

Для удаления ячеек, строк или столбцов таблицы необходимо предварительно их выделить и выполнить команду Таблица-Удалить с соответствующим пунктом (ячейки, строки и столбцы).

Для удаления содержимого выделенных ячеек, строк или столбцов таблицы необходимо нажать клавишу <Delete>.

Сортировка строк. Для упорядочивания информации в лексикографическом порядке требуется:

отпозиционировать курсор в столбец, содержимое которого требуется отсортировать;

вызвать команду Таблица-Сортировка;

задать направление сортировки.

Изменение ширины столбца и высоты строки осуществляется двумя способами. Первый способ предусматривает использование мыши. Необходимо поместить курсор мыши на разделительную линию столбца или строки (курсор мыши примет форму двунаправленной стрелки). Затем, нажав левую кнопку мыши и не отпуская ее, передвинуть разделительную линию на требуемую величину.

Второй способ позволяет более точно установить размеры. Для этого, предварительно переместив курсор в требуемую ячейку, вызывают команду Таблица-Свойства таблицы. Выбрав в появившемся диалоговом окне вкладку Столбец или Строка, устанавливают требуемые значения.

Выполнение математических вычислений в таблице производится с помощью команды Таблица-Формула.

В поле Формула задается математическое выражение. Например: =Sum(Left) -- суммирование содержимого расположенных слева от текущей ячеек таблицы; =Average (Above) -- расчет среднего значения содержимого ячеек таблицы, расположенных сверху, =Round (A3) -- округление числа, хранящегося в первом столбце третьей строки таблицы. Выбор и просмотр имеющихся встроенных математических функций осуществляется в поле Вставить Функцию. Результат вычисления помещается в ячейку таблицы, в которой находится курсор.

5. Средства рисования в Word

Редактор Word позволяет включать в документ разнообразные графические фигуры. Вызов пиктографического меню Рисование осуществляется выбором команды Bud-Панели инструментов основного меню редактора и установкой фишки Рисование в появившемся окне. При этом предварительно требуется переключиться в режим просмотра Разметка страницы (команда Вид-Разметка страницы).

Пиктографическое меню Рисование содержит следующие основные группы пиктограмм (табл. 1).

С использованием пиктограмм группы 1 создаются простейшие графические фигуры. Для этого необходимо:

1) нажать пиктограмму требуемого образа (при нажатой кнопке курсор мыши на поле документа имеет вид прицела);

2) нажать в поле документа кнопку мыши и переместить (принажатой кнопке) курсор мыши. В результате в окне документа появится выбранная графическая фигура. Используя пиктограммы группы 2, можно задать цвета заполнения графических фигур, линий обрамления этих фигур и текста соответственно.

Для установки стиля (толщина, пунктир направление стрелок и др.) и цвета линии обрамления созданных фигур используются пиктограммы группы 3. Использование группы 4 команд пиктограммы Автофигуры позволяет включать более сложные образы.

Таблица 1 Пиктограммы панели инструментов Рисование

Группа команд 5, вызываемая нажатием пиктограммы Действия, используется для выполнения ряда преобразований над созданными объектами.

Так, например, в случае перекрытия несколькими графическими объектами друг друга для определения порядка их наложения используется команда Порядок. Выполнив эту команду для предварительно выбранного графического объекта, пользователь имеет возможность поместить его на передний или задний план относительно других графических объектов или текста.

Выполнив для нескольких предварительно выбранных графических объектов команду Группировать, пользователь объединяет эти объекты в один. Выбор нескольких объектов осуществляется при нажатой клавише <Shift>. В дальнейшем этот объект будет представляться и обрабатываться как одно целое. Обратное преобразование выполняет команда Разгруппировать.

Для получения вертикального (горизонтального) отражения объекта или выполнения его вращения пользователю следует выбрать этот объект и использовать команды Повернуть/Отразить.

Для установки величины минимального расстояния (шага перемещения), на которое перемещается объект при нажатии клавиш управления курсором по горизонтали и вертикали, надо выбрать команду Сетка и установить в появившемся диалоговом окне значения полей Шаг сетки по Горизонтали и Вертикали.

Использование группы команд 6 позволяет включать фрагменты текста, элементы художественного оформления текста (объекты приложения WordArt) и рисунки.

Приложение WordArt используется для создания специальных эффектов текста. К таким эффектам относят: разворот и вращение символов, установку для символов фона и тени, обрамление символов, запись текста по вертикали и дуге, растягивание и сжатие текста и др.

При запуске WordArt (команда Вставка-Объект-WordArt) пользователю необходимо выбрать стиль надписи и в появившемся диалоговом окне ввести исходный текст, установить вид шрифта и его величину.

Текст помещается в редактируемый документ и в дальнейшем будет называться объектом. Размеры этого OLE-объекта можно изменять непосредственно в документе. Для этого требуется подвести курсор мыши к одному из восьми размерных манипуляторов и, нажав на левую кнопку мыши, изменить его в нужном направлении. Для изменения текста, созданного в приложении WordArt, требуется, дважды щелкнув по объекту, повторно вызвать это приложение.

6. Интеграция OLE-объектов в Word

Проиллюстрируем использование OLE-технологии на примерах приложений Microsoft Graph (создание в документе диаграмм и графиков) и Microsoft Equation Editor (подготовка сложных математических формул).

Вызов каждого из этих приложений осуществляется по OLE-технологии выбором команды Вставка-Объект и указанием в окне Тип объекта имени приложения Microsoft Graph 2000 или Microsoft Equation Editor 3.0.

Приложение Microsoft Graph. Общеизвестно, что одним из способов наглядного представления информации является использование разнообразных графиков и диаграмм. Для их включения в документ редактора Word используется приложение Microsoft Graph.

При вызове приложения в место нахождения курсора вставляется диаграмма и на экране появляется окно Таблица данных. В этом окне располагается простейшая электронная таблица, данные которой являются исходными для создаваемого графика или диаграммы. Изменяя эти данные, пользователь изменяет данные диаграммы, которая включается в документ редактора Word.

Основное меню приложения содержит группы команд: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Серии данных, Диаграмма, Окно, Справка.

В группе Правка находятся команды работы с фрагментами диаграммы. Эти команды позволяют поместить информацию в буфер обмена (Вырезать, Копировать); извлечь информацию из буфера (Вставить); вставить и исключить строки (столбцы) в таблице данных; отменить последнее исправление и др.

В поле Серии данных содержатся команды, устанавливающие связь между строками (столбцами) электронной таблицы и элементами графика (диаграммы).

В поле Диаграмма задаются виды графиков или диаграмм (например, линейная, круговая, объемная) и устанавливается ее оформление (например, подписи к осям, название элементов диаграммы).

С использованием команды Формат изменяются атрибуты, шрифт, масштаб изображения и др.

При окончании построения диаграммы достаточно установить курсор в текст документа Word, и приложение Microsoft Graph 2000 будет закрыто автоматически.

Размеры встроенной в документ диаграммы изменяются путем установки курсора на диаграмму и перемещения ее размерных манипуляторов. Для редактирования созданной диаграммы необходимо подвести к ней курсор мыши и дважды нажать на кнопку мыши. В результате это приложение будет вызвано опять.

Приложение Microsoft Equation Editor. Редактор математических выражений Microsoft Equation Editor ориентирован на создание сложных формул, как правило, содержащих матрицы, дроби, знаки суммирования и другие математические конструкции.

Окно приложения содержит пиктографическое и основное меню. Пиктографическое меню включает наборы шаблонов типовых математических конструкций и символов, упорядоченных по функциональному назначению. Для включения в формулу требуемой конструкции или символа пользователю необходимо зафиксировать курсор мыши на соответствующей кнопке пиктографического меню и выбрать курсором нужное.

Основное меню Equation Editor содержит команды настройки приложения.

Команда Просмотр позволяет изменить масштаб изображения математического выражения в окне приложения.

Команда Стилъ-Определитъ устанавливает соответствие между типами шрифтов системы Windows и стилями оформления математических конструкций приложения Equation Editor.

Команда Размер-Определитъ устанавливает размеры шрифтов (основного, индексов, степени, подиндексов и др.) и интервалов в оформлении математических конструкций.

Для закрытия этого приложения и возврата в исходный документ достаточно зафиксировать курсор мыши вне поля создаваемого объекта.

Изменение размера формулы в создаваемом документе и повторная активизация приложения для редактирования формулы осуществляются так же, как и для приложения Microsoft Graph.

7. Создание и редактирование файлов HTML

Формат HTML является форматом передачи информации через WWW. Редактор MS Word позволяет:

создавать и редактировать файлы HTML непосредственно, без использования документа Word в качестве промежуточного;

использовать специальные средства для построения Web-страниц, например шаблоны, мастера Web-страниц и множество графических и мультимедийных эффектов; а также разрабатывать файлы HTML в том виде, в каком они будут доступны при просмотре в WWW (реализация принципа WYSIWYG);

выполнять средствами Word редактирование, форматирование и проверку орфографии и грамматики;

применять макросы для автоматизации рутинных операций при создании файлов HTML.

Редактор Word предоставляет несколько способов создания файлов формата HTML с использованием мастера Web-страниц или шаблонов Web-страницы.

Мастер Web-страниц ориентирован на создание простейших Web-документов (несколько взаимосвязанных файлов HTML) с различным графическим оформлением. Для активизации мастера Web-страниц необходимо выполнить команду Файл-Создатъ и выбрать вкладку Web-страницы. В появившемся диалоговом окне предоставлен выбор шаблонов и мастеров построения Web-страниц. Пользователю следует выбрать один из мастеров и нажать кнопку ОК. При запуске мастера пользователю предоставляется возможность указать редактору MS Word желаемую структуру создаваемых Web-страниц, определить различные типы компоновок и стилей. Предлагаемые стили, шрифты, фон и таблицы соответствуют друг другу и оптимизированы для просмотра в WWW. По окончании работы мастера необходимо сохранить созданные страницы.

Шаблоны Web-страниц предназначены для создания простейших файлов HTML. В этом случае пользователю достаточно, выполнив команду Файл-Создать и выбрав вкладку Web-страницы, указать тип шаблона (Личная Web-страница, Мастер Web-страниц, Оглавление и проч.). Каждый из доступных шаблонов создает Web-страницу определенного типа.

Одним из наиболее удобных режимов редактирования файла HTML является режим Web-документа (Bud-Web документ). В этом режиме при форматировании текста, применении стилей, включении в документ таблиц редактор Word преобразует их в соответствующий код HTML. Для опытных пользователей, знакомых со структурой формата HTML, имеется возможность просмотреть HTML-код редактируемого документа. Для этого используется команда Вид-Источник HTML.

При необходимости просмотреть редактируемую Web-страницу в WWW достаточно выполнить команду Файл-Предварительный просмотр Web-страницы. Эта команда осуществляет запуск броузера Internet Explorer и загрузку в него редактируемой страницы.

Процесс создания гиперссылки состоит из двух этапов. Первый этап -- установка закладки. Второй этап -- определение ссылок на эту закладку.

Этап 1. Установка закладок.

Установить текстовый курсор в место, куда требуется поместить закладку.

Записать, используя команду Вставка-Закладка, в поле Имя закладки имя устанавливаемой закладки. Имя закладки не должно содержать символов «пробел». При необходимости использовать в имени закладки несколько слов целесообразно записывать последние с заглавных символов без пробелов. 3. Нажать кнопку Добавить.

В результате в месте нахождения текстового курсора установится закладка. Установившаяся закладка не просматривается на экране редактора, а используется лишь при ссылке в документе на это место.

Этап 2. Определение ссылок.

Установить текстовый курсор в место, откуда требуется переместиться на установленную ранее закладку.

Открыть диалоговое окно Добавление гиперссылки, используя команду Вставка-Гиперссылка.

Выбрать в поле Связать с область нахождения закладки.

Указать в диалоговом окне имя закладки, на которую необходимо перемещаться при активизации гиперссылки.

Нажать кнопку ОК.

Создание фоновых эффектов позволяет сделать документы более привлекательными. Эти эффекты наблюдаются при просмотре файлов HTML и документов Word (в режиме просмотра Web-документа, команда Bud-Web-документ).

Для установки цвета фона используется команда Формат-Фон. В появившейся палитре цветов пользователь выбирает требуемый цвет. Имеется возможность создать собственный оттенок, выбрав в нижней части палитры команду Другие цвета. Для использования в качестве фона документа текстуры требуется выбрать в палитре цветов команду Способ заливки.

Для установки в качестве фона изображения следует нажать на кнопку Другая текстура и указать графический файл. Допускается использовать растровые изображения (расширения BMP и DIB), мета-файлы (расширения WMF и ЕМР).

Текстуры -- это единственный фоновый эффект для HTML-файлов. В документе Word имеется возможность использовать в качестве фона градиентную заливку, узоры или рисунки.

Для преобразования документов Word в HTML применяется команда Файл-Сохранить как \?еЪ*страницу. Редактор Word находит шаблон HTML.DOT, используемый при создании Web-страниц, и преобразует элементы документа в теги (специальные команды) HTML. В результате создается HTML-версия документа, близкая к оригиналу. Для обратного преобразования необходимо, воспользовавшись командой Файл-Сохранить как, сохранить HTML-файл, указав тип -- документ Word.

Приведем перечень элементов редактора Word, не сохраняемых в формате HTML: разделители страниц и разделов, колонки, элементы форматирования параграфов (интервалы, отступы и границы), табуляция, поля (за исключением гиперссылок), содержание и список источников, индексы, стили, комментарии, выделение исправлений, колонтитулы, сноски, автофигуры (рисунки, сделанные в редакторе Word при помощи панели инструментов Рисование), различные сложные эффекты (тени, рельеф), макросы, изменяемые OLE-объекты. Поэтому перед преобразованием из документа Word в формат HTML следует выполнить следующие действия.

Проверить изображения и обновить OLE-объекты (диаграммы, графики, формулы и пр.). После преобразования эти объекты станут статичными. Автофигуры, если не преобразовать их в файл изображения, будут уничтожены.

Сохранить копию документа Word. Эта копия может понадобиться после преобразования, например, для использования

диаграмм с изменяющимися данными при периодическом обновлении файла HTML.

Преобразовать многоколоночный текст в таблицу с несколькими колонками.

Проверить поля. Корректно преобразованы будут только поля с гиперссылками.

8. Применение макросов

Макрос Word -- последовательность команд текстового редактора Word, объединенных в одну команду. Применение макросов дает возможность пользователям самостоятельно совершенствовать редактор Word. Сфера применения макросов чрезвычайно широка. Как правило, они используются для сокращения цепочек реализуемых пользователем однотипных действий или при организации взаимодействия между редактором Word и разнообразными пользовательскими программами.

Макросы создаются с помощью протоколирования (протокол -- последовательная запись действий пользователя) или программирования на языке VBA (Visual Basic for Applications).

Создание макроса протоколированием. В этом случае при создании макроса текстовый редактор Word регистрирует все действия пользователя и сам переводит их в команды языка VBA. Рассмотрим процесс создания макроса на конкретном примере.

Пример 1. Создать макрос, который изменяет цвет выделенного фрагмента текста. Данный макрос, например, используется на этапе редактирования документа для упрощения процесса выделения фрагментов текста, требующих особого внимания.

Последовательность действий для создания макроса имеет вид:

Выделить любой фрагмент текста в документе.

Выполнить команду Сервис-Макрос-Начатъ запись.

Указать в поле Имя макроса появившегося диалогового окна имя создаваемого макроса (например, Изменить цвет) и при желании записать в поле Описание краткую аннотацию к макросу (длиной не более 255 символов).

Нажать кнопку ОК, в результате на экране появится пиктографическое меню, состоящее из двух кнопок: Стоп -- прекращение записи макроса и Пауза -- временная приостановка записи макроса. Указатель мыши видоизменяется, преображаясь в изображение магнитофонной кассеты. С этого момента действия с использованием мыши не регистрируются (кроме выбора команд из основного и пиктографического меню). Поэтому, если пользователю требуется выполнить позиционирование курсора или выделение фрагмента текста, то ему необходимо использовать клавиши перемещения курсора.

Выполнить последовательность действий, являющихся телом макроса. По условию -- эти действия изменяют цвет шрифта предварительно выделенного текста (команда Формат-Шрифт, в поле Цвет установить требуемый цвет). Отметим, что все выполняемые во время записи макроса действия протоколируются. Поэтому необходимо избегать выполнения ошибочных действий.

Завершить запись макроса, нажав пиктограмму Стоп в пиктографическом меню.

Создание макроса программированием. Основа процесса -- написание программы на языке VBA. Рассмотрим процесс создания макроса на конкретном примере.

Пример 2. Создать макрос, который перекодирует набранные в документе русскоязычные символы в англоязычные и наоборот. Данный макрос полезен при работе с двуязычными текстами. Часто при наборе теста пользователи не смотрят на экран. В результате возможна ситуация, когда часть символов оказывается набранной не на той раскладке клавиатуры. При обнаружении этого набранный текст приходится удалять и, переключившись, набирать повторно. Создание и использование предложенного макроса позволит избежать этого неудобства.

Реализуем последовательность действий.

Выполнить команду Сервис-Макрос-PedaicmopVisual Basic.

В появившемся окне редактора Visual Baric выполнить команду Вставитъ-Модулъ (Insert-Module).

В поле Имя f Name.) окна Свойства (Properties) указать имя создаваемого макроса (например, Перекодирование Текста).

В окне редактора набрать программу Перекодирование Текста на языке VBA.

Далее приводится текст программы:

Sub Перекодирование Текста () On Error Resume Next

Dim n As Integer 'Счетчик

Dim strSetRus As String 'Символы русской раскладки

'клавиатуры

Dim strSetEng As String 'Символы английской раскладки Dim strMisStr As String 'Исходная ошибочная строка Dim strCurrChar As String1Текущий символ Dim numChrPos As Integer 'Номер позиции текущего символа Dim strNewStr As String 'Перекодированная строка strMisStr = Selection.Text'Определим исходную ошибочную

'строку

' Символы английской и соответствующей ей русской ' раскладки

StrSetEng="QWERTYUIOP...qwertyuiop "

StrSetRus="JlIiyKEHnfflU3Xb...i4uyKeHriinu3Xb...."

'Анализируем символы исходной строки For n = 1 То Len(strMisStr)

'Извлекаем текущий символ strCurrChar = Mid(strMisStr, n, 1)

'Определим позиции текущего символа в английской

1раскладке

numChrPos = InStr(StrSetEng, StrCurrChar)

'Символ принадлежит английской раскладке If numChrPos <> 0 Then 'Заменяем на русский

strCurrChar = Mid(strSetRus, numChrPos, 1) Else

'Определяем позицию

numChrPos = InStr(StrSetRus, StrCurrChar)

'Заменим латинским

strCurrChar = Mid(strSetEng, numChrPos, 1) End If

1 Формируем перекодированную строку. strNewStr = strNewStr 4 strCurrChar Next n

'Меняем строку на перекодированную Selection.Text = StrNewStr End Sub

5. Сохранить созданный макрос и закрыть окно редактора Visual Basic.

В результате выполнения этих действий создан макрос перекодировки выделенных русскоязычных символов в англоязычные и наоборот.

Существуют три основных способа вызова макроса:

нажатием комбинации клавиш («горячих» клавиш);

с помощью пиктографического меню;

с использованием команд основного меню.

Выбор способа запуска макроса определяется самим пользователем исходя из собственных потребностей и предпочтений. Так, например, первый способ целесообразно использовать для запуска наиболее часто выполняемых макрокоманд. Второй способ отличает наглядность запуска. Третий иллюстрирует возможность вводить в основное меню собственные команды и тем самым совершенствовать меню Word.

Рассмотрим один из способов настройки -- вызов макроса с помощью пиктографического меню. Для настройки выполняются следующие операции:

1. Выбрать в основном меню команду Cepeuc-Настройка. В появившемся окне Настройка выбрать вкладку Команды.

Установить в поле Категории элемент Макрос.

Выбрать из поля Команды, которое содержит перечень имен существующих макросов активного шаблона, имя вызываемого макроса (в нашем примере -- Перекодирование Текста) и установить на нем указатель мыши.

При нажатой левой кнопке мыши отбуксировать появившуюся рамку пиктограммы в строку пиктографического меню. При этом уже находящиеся в этой строке пиктограммы сдвигаются.

С использованием кнопки Изменить Выделенный Объект диалогового окна Настройка выбрать или изменить значок для созданной пиктограммы (кнопки).

Нажать кнопку Закрыть в окне Настройка.

Для удаления пиктограммы из пиктографического меню достаточно выбрать в основном меню команду Сервис-Настройка и отбуксировать пиктограмму из панели инструментов обратно на диалоговое окно Настройка.

Похожим образом осуществляется включение макроса в основное меню и определение для его активизации «горячих» клавиш.

Следует отметить, что в Word 2000 существует встроенное средство изменения раскладки клавиатуры. Для его включения необходимо установить флажок Автоматическая смена клавиатуры на вкладке Правка диалогового окна команды Сервис-Параметры. Однако изменение раскладки происходит лишь в случае, если набран достаточно большой фрагмент текста. Поэтому данное средство не всегда работает адекватно желаниям пользователя.

9. Решение базовых задач в Word

В данном подразделе приведены алгоритмы решения базовых задач, описанных ранее.

Пример 3. Подготовка оригинала-макета визитной карточки.

В среде редактора Word при создания оригинала-макета визитной карточки требуется выполнить следующие действия.

Вставить логотип (название) компании. Для этого выполнить команду Вставка-Рисунок-ИзФайла. Выбрать в появившемся диалоговом окне имя файла, содержащего рисунок.

Оформить текстовую часть визитки. Для этого используются пиктограммы установки текстовых блоков, установки цветов заполнения и линий. При оформлении текста целесообразно использовать различные размеры, типы и стили шрифтов, разнообразные эффекты оформления (верхний, нижний индексы, разрядка текста и др.).

Закрыть окно создания рисунков. В результате на экране будет отображен оригинал-макет созданной визитной карточки.

Задать размеры визитки 40 мм х 60 мм.

Установить размеры листа не менее 200 мм х 240 мм, ориентация -- альбомная.

Мультиплицировать визитку на весь лист. Для этого используются команды работы с буфером обмена Правка-Копировать и Правка-Вставитъ.

Пример 4. Алгоритм формирования таблицы, иллюстрирующий баланс компании.

Поместить курсор в место создания таблицы.

Создать таблицу размером 15 строк и 3 столбца (команда Таблица-Добавшпь таблицу).

Выделить фрагмент ячеек второго и третьего столбцов таблицы со второй по пятнадцатую строки и разбить ячейки этого фрагмента на две (Таблица -- Разбить ячейки).

Выделить первый столбец таблицы и установить автонумерацию (команда Формат-Список).

5. Изменить ширину столбцов таблицы. Предварительно выделив таблицу, воспользоваться командой Таблица-Свойства таблицы.

Записать в ячейки таблицы текст и числовые значения.

Поместить курсор в последнюю

ячейку второго столбца и вставить необходимую формулу (команда Таблица-Формула). Аналогично вставить формулу в последнюю ячейку четвертого столбца.

Установить толщину линий таблицы, закрасить шапку и строку итогов таблицы серым фоном (использовать команду Формат-Границы и заливка или пиктограммы панели инструментов Обрамление).

Литература

1. Морозевич А.Н., Говядинова Н.Н., Левашенко В.Г. и др. Основы информатики. - Мн.: Новое знание, 2001. - 544 с.