Робота з базами даних в Мicrosoft Еxcel

БОЛЬШАЯ ЛЕНИНГРАДСКАЯ БИБЛИОТЕКА - РЕФЕРАТЫ - Робота з базами даних в Мicrosoft Еxcel

Робота з базами даних в Мicrosoft Еxcel

КУРСОВА РОБОТА

"Робота з базами даних в Мicrosoft Еxcel"

Вступ

Завдяки структурі свого робочого листа Excel 2000 є ідеальним інструментом для організації зв'язаної інформації в список. На робочому листі Excel список являє собою набір послідовних рядків, що містять визначену інформацію. Чисто теоретично список Excel аналогічний таблиці Access (чи іншої програми управління базами даних). Кожен стовпець списку називається полем, а кожен рядок - записом даних. Заголовки у верхньому рядку являють собою назви полів. У будь-якім полі можна вводити текст, числа, дати, формули чи гіперзв'язки.

У разі потреби список можна відсортувати або організувати усередині нього пошук визначеної інформації і використовувати фільтри для виділення групи інформації, що відповідає заданому критерію. Для складних списків Excel автоматично створює структури, що дозволяють підсумовувати й аналізувати групи записів. Великі і складні списки - відмінна відправна точка для записів зведених таблиць і зведених діаграм, за допомогою яких можна перетягувати поля на структурну сторінку для виконання складних задач аналізу даних без побудови формул.

Створюючи новий список, потрібно дотримуватись наступних основних принципів.

* Створювати тільки один список на одному робочому листі. Результати багатьох засобів роботи зі списками в Excel (включаючи Автофильтр) залежать від здатності правильно виділити список на робочому листі. Якщо необхідно створити кілька списків в основній робочій книзі, потрібно розмістити їх на різних робочих аркушах.

* Створювати один рядок заголовків з унікальною назвою кожного стовпця. Використовуючи опції форматування, слід виділити рядок підписів в області даних. Можна, наприклад, установити великий розмір шрифту і відокремити рядок заголовків границею. Excel проаналізує це форматування, відокремивши заголовки від іншої частини списку під час сортування чи підготовки звіту.

* Не залишати в списку порожні рядки чи стовпці. У противному випадку при виконанні сортування чи пошуку Excel проігнорує всі дані, розташовані нижче порожніх рядків чи правіше порожнього стовпця. Наявність порожніх комірок допускається.

* Починати введення списку можна з будь-якої комірки, однак не рекомендується залишати порожні стовпці ліворуч від списку. Можна залишити порожніми кілька рядків угорі списку, щоб згодом створити діапазон умов чи додати заголовок. Не слід забувати залишити як мінімум один порожній рядок між областю умов і власне списком.

* Щоб спростити введення даних, слід закріпити на екрані рядок заголовків.

При введенні нових даних в існуючий список Excel автоматично застосовує до них форматування і формули попередніх рядків, що звільняє користувача від необхідності заново форматувати новий рядок. Наприклад, якщо перша комірка попереднього рядка відформатована напівжирним курсивом, Excel автоматично застосує цей шрифт до першої комірки нового рядка, якщо користувач почне вводити в неї дані.

1. Створення баз даних в Мicrosoft Еxcel

База даних являє собою упорядковану інформацію, об'єднану в єдине ціле. На мал. 1 показаний приклад бази даних. Інформація в базі даних звичайно розміщається і зберігається в рядках і стовпцях, як у таблиці. На мал. 1 представлений список з адресами одержувачів у формі бази даних. У кожен рядок занесене ім'я, адреса, місто, штат і поштовий індекс. Оскільки список з адресами одержувачів являє собою інформацію, упорядковану певним чином (в один стовпець занесені імена, в іншій - адреси, у третій - назви міст і т.д.), він і є базою даних.

Мал. 1

Рядки в базі даних називаються записами, а стовпці - полями. Щоб було зрозуміліше, базу даних можна представити у виді картотеки, показаної на мал. 2. Кожна картка в шухляді - це запис у базі даних, а кожна категорія інформації на картці - це поле. На картках у шухляді інформація в кожен запис заноситься по шести полях: ім'я, прізвище, адреса, місто, штат і поштовий індекс. Оскільки кожна картка в шухляді містить інформацію того самого типу, картотеку можна назвати базою даних.

Мал. 2

У Excel база даних будується за аналогією з рядками і стовпцями, причому стовпець таблиці є полем, а кожен рядок - окремим записом. Інформація з кожного поля заноситься в окрему комірку таблиці. Наприклад, у таблиці, представленої на мал. 1, імена занесені в стовпець із заголовком Ім'я, прізвища занесені в стовпець із заголовком Прізвище і т.д. Для того щоб приступити до створення бази даних, помістіть курсор в комірку верхньої частини таблиці і введіть у рядку назви полів.

Щоб знайти окремі записи, використовуючи критерій пошуку, необхідно виконати наступне:

1. Помістити курсор у будь-яку комірку бази даних.

2. Виконати команду Данные Форма, щоб вивести на екран форму даних.

3. Клацнути на кнопці Критерии. У правому верхньому куті форми буде написане слово Критерии, а кнопка Критерии заміниться кнопкою Правка.

4. Ввести критерії пошуку у відповідні поля. Необхідно заповнити тільки ті поля, по яких буде здійснюватися пошук. Наприклад, якщо потрібно знайти всі записи, що мають відношення до Сан-Франциско, то слід ввести у поле Місто слово San - Francisco.

5. Натиснути клавішу <Enter> або клацнути на кнопці Правка, щоб повернутися до вихідної форми.

6. Для переходу між відібраними записами використовується кнопки Назад і Далее.

7. Завершивши перегляд записів, необхідно клацнути на кнопці Закрыть.

У критеріях можна використовувати символи підстановки * і?. Знак питання позначає будь-який символ, а зірочка - послідовність довільних символів. Наприклад, критерій Н? ll, введений у поле Ім'я, дозволить брати імена Hall, Hill і Hu // , а критерій *der - слова, що закінчуються на der (такі, як chowder і loader).

3. Сортування бази даних

Після того як створена база даних, її можна перетворити. Наприклад, можна розташувати записи в будь-якому порядку, виконуючи сортування бази даних. Коли Excel сортує базу даних, усі записи в ній розміщаються в тім порядку, що задаються для сортування. Якщо сортується база даних так, щоб усі записи розміщалися в алфавітному порядкую по іменах, то після сортування нова база даних буде містити ті ж записи, що і стара, але розміщені вони будуть в алфавітному порядку по іменах.

Сортування по полях, що містять дату чи час, буде виконане правильно тільки в тому випадку, якщо дата і час будуть представлені у відповідному для цих елементів форматі. Якщо користувач сам відокремив формат для дати і часу, і Excel не розпізнає його, то дати будуть сортуватися як текст, що, цілком ймовірно, не дасть потрібних результатів.

При сортуванні Excel не враховує регістр символів. Порожні комірки розміщаються наприкінці (не важливо, як виконується сортування: по зростанню чи по спаданню). Для того щоб сортування виконувалося правильно, необхідно вказати поля, що будуть визначати новий порядок записів. Такі поля називаються ключовими. Іноді необхідно відсортувати базу даних відразу по декількох полях. Наприклад, якщо необхідно розмістити записи в базі даних в алфавітному порядку, використовуючи поле Прізвище в якості ключового, те після сортування всі прізвища будуть розміщені в алфавітному порядку, а імена - у довільному. Але можна відсортувати базу даних, використовуючи в якості першого ключового поля поле Прізвище, а в якості другого ключового поля - поле Ім'я. Щоб відсортувати базу даних потрібно виконати команду Данные Сортировка.

Для того щоб відсортувати базу даних, потрібно виконати наступне:

1. Якщо потрібно відсортувати тільки частину записів у базі даних, слід виділити їх. Якщо ж необхідно відсортувати всю базу даних - помістити курсор у будь-якій її комірці.

2. Виконати команду Данные Сортировка, щоб вивести на екран діалогове вікно Сортировка диапазона, як показано на мал. 4.

Мал. 4

3. У списку Сортировать по вибрати поле, по якому буде виконуватися сортування, і активізувати опцію по зростанню чи по спаданню, визначивши тим самим порядок сортування.

4. Якщо потрібно, щоб сортування виконувалося по декількох полях, необхідно вибрати їхні назви в списках Затем по і В последнюю очередь по. Спочатку сортування виконується по полю, зазначеному в списку Сортировать по, після цього - по полю, зазначеному в Затем по і зрештою - по полю, зазначеному в списку В последнюю очередь по.

5. Необхідно переконатися, що активізовано опцію Идентифицировать поля по подписям (первая строка диапазона) у нижній частині діалогового вікна. У результаті рядок, у який занесені назви полів, не буде брати участь у сортуванні.

6. Клацнути на кнопці ОК, щоб виконати сортування.

Іноді необхідно відсортувати базу даних по більш ніж трьох полях. Припустимо, що створено великий список з адресами в Excel і необхідно відсортувати цю базу даних по штатах, містам, прізвищам і, нарешті, по іменах. Оскільки в діалоговому вікні Сортировка диапазона передбачене сортування максимум по трьох полях, можна припустити, що таке сортування неможливе. Насправді його можна виконати поетапно. Для цього потрібно почати із сортування по тим полям, що мають найменший пріоритет, і послідовно виконувати сортування по більш важливих полях. Першим у кожній групі сортування слід вказати саме важливе поле. Наприклад, якщо спочатку потрібно виконати сортування по полю Прізвище, то його варто вказати в списку Сортировать по. Потім необхідно виконати сортування по полю Ім'я, виходить, його варто вказати в полі опції Затем по. Потім слід виконати сортування ще раз, вказавши в списку Сортировать по поле Штат, у списку Затем по-поле Місто і, нарешті, у списку В последнюю очередь по-поле Прізвище.