Организация службы делопроизводства

БОЛЬШАЯ ЛЕНИНГРАДСКАЯ БИБЛИОТЕКА - РЕФЕРАТЫ - Организация службы делопроизводства

Организация службы делопроизводства

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Этот набор функций относится к типовым, так как регламен-тирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности -- от секретаря до управления делами.

* организация и документационное обслуживание совеща-ний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллеги-альных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

* бездокументное обслуживание руководителей (организа-ционно-техническое обеспечение, подготовка командиро-вок, телефонное обслуживание, прием посетителей, орга-низация работы приемной и т.п.).

2. Протокольная группа создается в органах местного само-управления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет сле-дующие функции:

* подготовка проектов нормативно-распорядительных доку-ментов (редактирование, оформление и выпуск) руковод-ства органа местного управления, писем, справок, их согла-сование со структурными подразделениями;

* анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

* организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

* прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

3. Отдел рационализации делопроизводства может носить на-звания: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:

* разработка и внедрение мероприятий по совершенствова-нию технологии делопроизводства;

* разработка нормативно-методического обеспечения дело-производства (положений, инструкций, правил, регламен-тов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);

* разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

* разработка классификационных справочников (номенкла-тура дел, классификаторы, перечни документов со срока-ми хранения и др.);

* организация и проведение мероприятий по совершенство-ванию квалификации работников службы делопроизводст-ва и специалистов аппарата управления.

4. Экспедиция -- специализированный участок, осуществляю-щий прием и отправку поступающих по почте и курьерской свя-зи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

* прием поступающих документов, их сортировку и распре-деление по структурным подразделениям;

* доставку документов в структурные подразделения;

* обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

* количественный учет поступающих и отправляемых до-кументов.

5. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

* регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

* формирование и ведение справочно-информационного массива;

* контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согла-сования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

6. Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспек-ция) выполняет:

* контроль за сроками исполнения документов;

* контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

* анализ исполнительской дисциплины;

* информирование руководства о ходе выполнения доку-ментов и поручений.

7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:

* прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

* подготовку обращений к рассмотрению руководством;

* контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

* извещение заявителей о результатах рассмотрения их об-ращений;

* формирование и хранение дел с документами по обраще-ниям;

* анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

* организацию приема граждан по личным вопросам руко-водством организации.

8. Машинописное бюро (Центр подготовки документов) вы-полняет:

* перепечатку документов с черновиков;

* считку и правку текстов документов;

* учет выполняемой работы.

9. Копировально-множительное бюро выполняет:

* копирование текстов;

* тиражирование текстов документов;

* подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

10. Архив осуществляет:

* прием от структурных подразделений обработанных и под-готовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

* учет, систематизацию, хранение и организацию использо-вания документов;

* контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

* подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

Нормативными доку-ментами за службой делопроизводства закреплены традицион-ные технологические функции.

По мнению специалистов-документоведов и практических ра-ботников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе -- внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалифика-ции).

Функция «совершенствование применяемых форм и мето-дов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки доку-ментов с использованием электронной обработки текстов, элек-тронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной теле-фонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмот-рены специализированные, предназначенные для выполнения но-вых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств). Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалифика-ции ее сотрудников.

Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заме-нили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизвод-ства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопро-изводства в аппарате управления, но и не сформулированы*.

* Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.,1998, с. 5-6.

Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом -- Еди-ной номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Наряду с этой номенклатурой наименования долж-ностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении заработной платы в различных отраслях народ-ного хозяйства.

В настоящее время основным нормативным документом, рег-ламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор про-фессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и слу-жащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник*. Согласно этим нормативным документам по характе-ру труда работники службы делопроизводства делятся на три ка-тегории: руководители, специалисты и технические исполнители.

* Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. -- М., 1995; Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. -- М., Минтруд РФ, 1998.

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцеляри-ей, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, цен-тром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. На-именование должности «начальник» или «заведующий» указыва-ется с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя -- планирование и распреде-ление работы, подбор и расстановка кадров, координация дея-тельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Ко-личество руководителей не должно превышать 20% общего чис-ла делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, по-мощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, коррек-тор. Функции специалистов связаны с выполнением как техни-ческих и оперативных задач, так и творческих операций по ана-лизу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно уста-навливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами долж-но быть 2 : 1. В последнее время слово «специалист» стало обо-значением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители -- экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно принятой в стране классификации, преобладаю-щую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы ко-пировальных бюро.

Известны две методики расчета численности работников служ-бы делопроизводства.

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного ко-эффициента среднего уровня производительности труда работ-ников службы делопроизводства.

 Численность = 0,00016 * Д (в степени 0,98) * Р (в степени 0,1),ъ

 где 0,00016 -- постоянный коэффициент среднего уровня производи-тельности труда (рассчитан НИИ труда опытным пу-тем);

Д -- объем документооборота;

Р -- численность работников аппарата управления.

Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как меж-отраслевыми документами по нормированию труда, так и от-раслевыми нормативами. Межотраслевые нормативные доку-менты по нормированию труда разработаны на делопроизвод-ственные операции (регистрация, контроль, составление но-менклатуры дел и др.), на стенографические работы, на рабо-ты по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы. В этом случае расчет числен-ности проводится по формуле:

где Тн - трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1 (учитывающего затра-ты времени на личные нужды, обслуживание рабочего мес-та, отдых и т.п.);

Тн.н - трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рас-считана экспертным путем, равна 114,2 чел. ч);

Фп.в. - годовой фонд рабочего времени, равен 1910 ч.

В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и уч-реждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в од-ной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой -- необоснованное сокращение. Как след-ствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на со-держание управленческого персонала, так как специалисты ап-парата управления начинают самостоятельно выполнять дело-производственные работы по созданию, подготовке, оформле-нию, транспортировке, учету документов.

Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная чис-ленность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств -- 12--15%, для про-мышленных предприятий -- 0,5% общего числа работающих.

Первым источником для разработки должностных инструк-ций является такой нормативный документ, как Квалификаци-онный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный пере-чень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ*.

* Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. -- М., Минтруд РФ, 1998; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. -- М., 1991, с. 73.

 Второй источник при составлении должностных инструкций -- типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для от-дельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций значительно об-легчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламен-тирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмот-ренной штатным расписанием.

Третьим документом, который используется при разработке должностных инструкций, является Положение о структурном подразделении. Должностные инструкции регламентируют зада-чи и функции, устанавливают их распределение между работни-ками структурных подразделений, определяют содержание, ха-рактер и порядок деятельности каждого работника. Положение и должностные инструкции -- взаимосвязанные и взаимодопол-няемые документы, так как обязанности каждого работника ус-танавливаются исходя из распределения всего комплекса функ-ций, выполняемых службой делопроизводства, вытекают из за-дач и функций всей службы в целом.

К тексту должностной инструкции предъявляются требова-ния полноты определения задач, функций, обязанностей. Не-четкое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдель-ных работников. При закреплении в формулировках должност-ной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанно-стей создается чисто формальный документ, который не выпол-няет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее со-держания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаго-лы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Секретарь организует», «Референт составляет» и т.д. и при этом должна быть точно отражена степень самостоятельности в выполнении работы: «прини-мает участие...», «совместно с...», «организует визирование», «обеспечивает выполнение».

В разделе «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ве-дения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполне-ние основной задачи. Например, основная задача работника -- регистрация документов; в разных организациях эта задача мо-жет предусматривать выполнение таких работ, как ведение од-ного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компью-терной базы данных, передача информации, составление и ве-дение справочных картотек, обслуживание запросов специали-стов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанно-стей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разде-ле формулируются особенности подготовки и передачи доку-ментов, доступа работника к определенной информации, прави-ла обработки и передачи документов, методы и сроки выполне-ния обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В раздел «Права» вносят такие права работника делопроиз-водственной службы, как: принятие решений, получение ин-формации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возвра-та документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, кото-рая выделяется в отдельный раздел. В разделе «Ответственность» формулируются содержание и формы ответственности должно-стного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относя-щихся к его обязанностям. Ответственность может быть уста-новлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в со-ответствии с действующим законодательством и учетом специ-фики работы организации.

Два последних раздела тесно взаимосвязаны и позволяют ус-тановить критерии оценки труда.

Инструкция по делопроизводству (документационному обес-печению управления) -- основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок ра-боты с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.

Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат Ти-повые инструкции, а также действующие государственные нор-мативно-методические документы.

Структура Инструкции включает общие положения, темати-ческие разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распро-странения Инструкции (например, «Инструкция распространя-ется на все документы», «... на административные документы», «....кроме конфиденциальных документов» и др.), ответствен-ность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с до-кументами в учреждении в целом и в ее структурных подразде-лениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование», где определяются:

* вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;

* виды и разновидности документов, используемые для до-кументирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

* общие правила подготовки и оформления документов;

* правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

* порядок изготовления и размножения документов;

* правила оформления и заверения копий и приложений;

* порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

* порядок работы исполнителей с документами. Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих пра-вила подготовки документов коллегиального органа, а также за-местителей руководителя. Некоторые организации выделяют все перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа Правил (или Регламента) подготовки и оформле-ния документов.

Раздел «Организация документооборота» включает:

* порядок приема, обработки, распределения входящих до-кументов;

* организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

* основные инстанции движения документов;

* порядок подготовки и отправки исходящих документов;

* порядок учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» устанавливает организа-цию регистрации входящих, исходящих и внутренних докумен-тов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание приня-той технологии и порядок индексации документов.

В разделе «Организация справочной работы» устанавливают-ся принципы построения информационно-справочной работы в организации, даются описание справочных массивов, их дос-тупности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и класси-фикации справочной информации, технология информационно-поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением докумен-тов» устанавливает категории документов, подлежащие обяза-тельному контролю, порядок постановки на контроль, техно-логию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за ис-полнением документов, порядок информирования руководите-лей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит прави-ла хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хране-нию, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В Инст-рукции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы до-кументопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых доку-ментов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с доку-ментами, все технологические операции в их логической после-довательности. Инструкция -- регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специали-стов аппарата управления.

Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизвод-ства при участии архива, юридической службы. Инструкция ут-верждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные под-разделения для использования в работе.

В числе организационных документов делопроизводства с на-чала 1980-х годов применяется и такой нормативный документ, как Табель форм документов по типовым управленческим ситуаци-ям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управлен-ческой структуры, содержащий характеристику каждого докумен-та, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава при-меняющихся в аппарате документов, так и процедуры их подго-товки. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.

Методика разработки табеля создана ВНИИДАД*. Она включает:

* Вялова Л.М. О введении табеля документов, реализующих функции управления// -- Документоведение, документационное обеспечение управления. -- 1985. -- № 1(15), с. 10-14.

* предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному доку-ментированию. На этом этапе работы изучаются дейст-вующие государственные законодательные акты и норма-тивно-методические документы, регламентирующие про-цедуры документирования; организационные документы (устав, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в ор-ганизации (учреждении);

* определение структуры табеля. Как и любой классифика-ционный справочник, применяющийся в делопроизводст-ве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табе-ля будут управленческие функции, подразделами -- зада-чи, свойственные аппарату управления, во втором -- на-звания структурных подразделений. Внутри разделов до-кументы систематизируют либо по степени важности, ли-бо по алфавиту наименований;

* выбор формы табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия доку-ментов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. На-пример, табель может иметь такие графы:

код формы документа,

наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа,

наименование структурного подразделения, ответствен-ного за подготовку, периодичность составления,

согласование (внутреннее и внешнее) -- указываются ор-ганизации или структурные подразделения или должност-ные лица, участвующие в этом процессе,

подпись (должность лица, которое подписывает документ),

утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ),

печать (необходимость удостоверения документа печатью),

адресат -- организация (структурное подразделение, в ко-торое предоставляется документ).

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изго-товления текста документа, его регистрации, количестве созда-ваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлин-ника и др.

Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все операции с документами (должно-сти исполнителей и руководителей, принимающих участие в со-ставлении, подписании, визировании, утверждении, периодич-ность создания документа, характеристика применяемых техниче-ских средств создания, пересылки). После утверждения руководи-телем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводствен-ная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании -- внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.

Применение табеля позволяет:

* исключить возможность неоправданного создания новых форм;

* установить единую классификацию документов организа-ции в соответствии с управленческими функциями и зада-чами;

* учесть количество видов и форм документов.